Quy trình làm việc nhóm ngày càng trở thành một yêu cầu thiết yếu trong các tổ chức để triển khai công việc hiệu quả hơn. Các chuyên gia của Bitrix24 - nền tảng quản lý 4.0 hàng đầu thế giới đã gợi ý 8 cách giúp bạn nâng cao năng suất tổng thể của cả nhóm.

I. Nguyên nhân gây ra kém thiếu hiệu quả trong quy trình làm việc

Quy trình làm việc kém hiệu quả ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất và tinh thần nhóm.

- Thiếu giao tiếp rõ ràng

Khi các thành viên trong nhóm không thể thống nhất quan điểm được do giao tiếp kém, họ sẽ dễ hiểu sai thông tin, dẫn đến sai sót trong công việc.

- Sử dụng công cụ lỗi thời

Khi công nghệ tiếp tục phát triển với tốc độ chóng mặt, các công ty cần biết tận dụng những công cụ mới nhất để tránh bị tụt hậu so với đối thủ.

- Quy trình không hiệu quả

Quy trình có quá nhiều bước hoặc phức tạp sẽ dễ dẫn đến chậm trễ, hoặc khó khăn khi làm việc. Điều này không chỉ làm giảm năng suất, mà còn có thể dẫn đến sự mệt mỏi cho nhân viên.

- Thiếu mục tiêu rõ ràng

Nếu không có mục tiêu, hay mục tiêu không rõ ràng và chính đáng, các nhóm có thể đi chệch hướng, lãng phí thời gian và nguồn lực trước khi đạt được thành công.

- Đào tạo không đầy đủ

Những nhân viên chưa được đào tạo làm việc chậm hơn, hay dễ cảm thấy lạc lõng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả công việc.

- Phân bổ nguồn lực thiếu chính xác

Nếu không có chiến lược bố trí nguồn lực, các nhóm có thể quá yếu hoặc không được giao việc đúng lúc đúng chỗ, đòi hỏi phải triển khai ngay các kỹ thuật tối ưu hóa quy trình làm việc.

II. 8 cách cải thiện hiệu quả quy trình làm việc nhóm

1. Triển khai hệ thống giao tiếp xuyên suốt toàn công ty

Giao tiếp hiệu quả là chìa khóa cho sự thành công, và là chiến lược cơ bản để nâng cao hiệu quả quy trình làm việc.

Giao tiếp mạch lạc, kịp thời giúp tăng hiệu quả công việc.

Việc đưa mọi người vào cùng một hệ thống liên lạc cho phép tất cả các thành viên trong nhóm liên hệ với nhau nhanh chóng, mà không cần chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng, và dễ dàng lưu trữ lịch sử tương tác, chia sẻ tài liệu để xem lại trong tương lai.

Hãy nhớ rằng các công cụ liên lạc không chỉ đơn thuần là email, tin nhắn, gọi điện… thông thường. Sẽ rất thuận tiện khi tổ chức của bạn có thể quản lý và phân công nhiệm vụ, gắn thẻ các thành viên tham gia trong phần mềm quản lý doanh nghiệp của bạn. Đó là một hệ thống nơi tất cả các bên liên quan có thể xem thông tin cập nhật khi cần thiết, và không cần phải lục lọi trong núi email cũ để tìm kiếm dữ liệu.

Do đó, hệ thống quản lý toàn diện: giao tiếp, công việc, tài liệu… là một trong những phương pháp tốt nhất để nâng cao hiệu quả hoạt động nhóm, vì bạn có thể giảm thời gian và công sức dành cho việc quản lý liên lạc, và thay vào đó tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.

2. Tự động hóa công việc lặp đi lặp lại

Tự động hóa quy trình làm việc là bước tiến vượt trội trong các phần mềm quản lý hiện đại.

Tự động hóa có tác động mang tính cách mạng trong việc cải thiện hiệu quả quy trình làm việc của nhóm. Nhiều nhiệm vụ trong quy trình làm việc đòi hỏi ít hoặc không có sự sáng tạo của con người, và những nhiệm vụ này hoàn toàn có thể can thiệp bằng thuật toán để giải phóng thời gian và công sức cho nhân viên.

Tự động hóa có nhiều dạng khác nhau, từ tự động chỉ định khách hàng tiềm năng cho nhân viên phụ trách, đến gửi thông báo phê duyệt cho người quản lý. Bạn cũng có thể tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc. Chẳng hạn, khi một nhiệm vụ kết thúc thì nhiệm vụ nối tiếp sẽ lập tức được khởi động để tạo nên sự liền mạch.

Tự động hóa không chỉ nâng cao hiệu quả quy trình làm việc bằng cách tiết kiệm thời gian và hạn chế các lỗi thủ công, mà còn thúc đẩy môi trường làm việc minh bạch hơn.

3. Tăng cường hợp tác nhóm

Để đảm bảo tất cả các thành viên làm việc cùng nhau một cách hiệu quả, hãy bắt đầu bằng việc có một ổ lưu trữ tập trung cho tất cả thông tin của nhóm - nơi mọi người có thể tìm thấy thông tin họ cần một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể. Hãy hướng dẫn nhóm của bạn về quy tắc đặt tên và phân cấp tệp để dễ dàng tìm kiếm, và bạn sẽ thấy hiệu quả quy trình làm việc tăng lên đáng kể.

Hợp tác nhóm hiệu quả giúp tăng năng suất của cả đội.

Bạn cũng có thể áp dụng các phương pháp quản lý như Scrum. Phương thức này dựa trên phản hồi và cải tiến liên tục, cho phép bạn giải quyết vấn đề và thích ứng với những thay đổi một cách nhanh chóng, cải thiện cả chất lượng công việc và sự hài lòng của thành viên nhóm.

4. Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Về bản chất, việc phân tích dữ liệu và xác định những thông tin giá trị đảm bảo rằng các quyết định dựa trên thông tin cụ thể thay vì trực giác, dẫn đến kết quả chính xác, kịp thời và hiệu quả hơn. Vì vậy, biết cách đo lường hiệu quả quy trình làm việc là hoàn toàn cần thiết đối với các doanh nghiệp muốn tăng năng suất làm việc.

Dữ liệu rất quan trọng để ra quyết định chính xác hơn.

Bước đầu tiên là thu thập dữ liệu liên quan, có thể là số liệu hiệu suất, theo dõi thời gian thực hiện, phản hồi của khách hàng, dữ liệu tài chính hoặc phân tích bán hàng... Với dữ liệu đó trong tay, bạn có thể tạo báo cáo theo thời gian thực chỉ bằng một cú nhấp chuột khi sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện đại, với đầy đủ thông tin chi tiết.

5. Kiểm tra quy trình làm việc thường xuyên

Trong công việc bận rộn hàng ngày, nhiệm vụ quan trọng này thường bị gác lại, nhưng bạn nên sắp xếp thời gian để xem xét và phân tích quy trình công việc của mình.

Kiểm tra quy trình thường xuyên để kịp thời giải quyết vấn đề phát sinh.

Bắt đầu bằng cách giải quyết mọi vấn đề đáng chú ý. Ví dụ: nếu bạn nhận thấy nhóm của mình liên tục phải đối mặt với sự chậm trễ trong việc hoàn thành nhiệm vụ, thì đã đến lúc kiểm tra, đánh giá, thu thập phản hồi của nhóm và thực hiện kế hoạch để chuẩn hóa quy trình làm việc.

Dành thời gian cho những cuộc kiểm tra thường xuyên này là chìa khóa để cải thiện hiệu quả quy trình làm việc. Cho dù đó là để giải quyết một vấn đề quan trọng hay thực hiện những cải tiến nhỏ, nó sẽ giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn, linh hoạt hơn.

6. Tối ưu hóa phân bổ nguồn lực

Phân bổ nguồn lực giúp nâng cao hiệu quả quy trình làm việc trong suốt các dự án bằng cách đảm bảo nhân sự, công cụ và công nghệ phù hợp luôn sẵn sàng khi bạn cần.

Phân bổ nguồn lực hiệu quả là rất quan trọng.

Để phân bổ nguồn lực tốt, hãy đầu tư thời gian vào việc tạo sơ đồ tổ chức toàn diện, ghi rõ từng nhân viên và điểm mạnh chính của họ. Đưa tất cả các nhiệm vụ của bạn vào phần mềm quản lý công việc, sau đó sẽ cho bạn thấy những điểm mạnh nào là cần thiết cho mỗi nhiệm vụ. Hình ảnh trực quan của tính năng lịch nhóm và lịch cá nhân cho phép bạn xem lịch trình của từng nhân viên. Vì vậy, khi bạn biết một nhiệm vụ có mức độ ưu tiên hàng đầu đang được thực hiện, bạn có thể điều chỉnh lại các nhiệm vụ ít quan trọng hơn.

Phân bổ nguồn lực thông minh có tác dụng tốt trong việc tăng hiệu quả của nhóm, tránh tình trạng kiệt sức do phụ thuộc quá nhiều vào một số cá nhân, và mang đến một môi trường làm việc tốt hơn.

7. Đào tạo đội nhóm của bạn

Đào tạo nhân viên những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc tốt hơn.

Trang bị cho mọi người những kỹ năng và kiến thức họ cần để thực hiện công việc, là một trong những cách cơ bản nhưng hiệu quả nhất để nâng cao hiệu quả quy trình làm việc. Ngay cả khi bạn đã làm việc theo cùng một quy trình trong nhiều tháng, nếu mọi người đều cải thiện được 1% ở cấp độ cá nhân, thì hiệu quả đối với năng suất tổng thể của bạn có thể rất lớn.

Một nhóm được đào tạo tốt sẽ được trang bị tốt hơn để xử lý các khó khăn, thích ứng với quy trình làm việc mới và đóng góp vào thành công của tổ chức.

8. Thiết lập vòng phản hồi và cải tiến liên tục

Vòng phản hồi là một cách tuyệt vời để thu thập những thông tin giá trị từ các cá nhân về những khó khăn mà ban quản lý cấp trên không phải lúc nào cũng nắm được.

Thu thập phản hồi từ mọi người để liên tục cải tiến quy trình.

Nhà quản lý có thể mở các cuộc họp và hỏi nhân viên về những lo ngại hay đề xuất của họ trong công việc. Hoặc tạo biểu mẫu phản hồi để bất kỳ ai trong công ty đều có thể đưa ra đề xuất.

(Theo: Bitrix24)