Quy trình tạm ứng, hoàn ứng

STT

Nội dung

1

Khi đi công tác hoặc chi tiêu xong, Người YC tập hợp chứng từ và lập Bảng kê thanh toán tạm ứng (BKHU) và đính kèm với chứng từ gốc. Nếu đi công tác, LCT&GDD được duyệt cần phải chuẩn bị và đính kèm với BKHU.

Người YC sẽ nộp BKHU, LCT&GDD cùng với các chứng từ gốc liên quan cho Trưởng Bộ Phận để phê duyệt, rồi chuyển chứng từ thanh toán cho Kế Toán.

2

Khi nhận được BKHU, LCT&GDD đã được duyệt, Kế toán sẽ kiểm tra việc ký duyệt, tính chính xác và hợp lý của chi phí, hóa đơn chứng từ và số dư tạm ứng. Trong trường hợp không chấp nhận, kế toán chuyển trả lại người YC.

3

Nếu đã chính xác, Kế toán sẽ trình chứng từ quyết toán tạm ứng cho Kế Toán Trưởng theo qui định của Công ty để xem xét và ký kiểm soát. Các BKHU, LCT không được duyệt sẽ được trả lại cho kế toán để kế toán kiểm tra hoặc trả lại cho người YC.

4

Kế toán sẽ trình chứng từ quyết toán tạm ứng đã được Kế Toán Trưởng ký kiểm soát cho BGĐ phê duyệt theo qui định của Công ty. Các BKHU, LCT không được duyệt sẽ được trả lại cho kế toán để kế toán kiểm tra hoặc trả lại cho người YC.

5

Kế toán sẽ kiểm tra, ghi nhận nghiệp vụ, lập PC, PT, lấy chữ ký KTT và chuyển cho Thủ Quỹ để quyết toán thừa hay thiếu cho Người YC.

- Kế toán chuẩn bị PT làm 2 liên tương đương với số tiền đã tạm ứng và lấy chữ ký phê duyệt của KTT.

- Kế toán chuẩn bị PC làm 1 liên với số tiền được duyệt chi và lấy chữ ký phê duyệt của KTT..

6

Thủ Qũy sẽ xem xét việc thừa hay thiếu so với tạm ứng và chuẩn bị:

-  Người YC nhận tiền & ký PC, PT Thủ Quỹ sẽ đóng dấu “Đã Thanh Toán” trên chứng từ

-  Người YC  sẽ nộp tiền thừa và ký PC, PT Thủ Quỹ sẽ đóng dấu “Đã Thanh Toán” trên chứng từ.

-  Thủ Quỹ ký tên và chuyển trả lại toàn bộ PT, PC cho kế toán

7

Kế toán kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ đã đầy đủ chữ ký theo quy định trước khi lưu.