Triển khai phần mềm quản lý dự án là giải pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm mục đích nâng cao chất lượng và tối ưu nguồn lực trong thời kỳ chuyển đổi số. Phần mềm này hỗ trợ người dùng xuyên suốt quá trình, từ việc lên kế hoạch, triển khai đến theo dõi và cuối cùng là đánh giá kết quả dự án.

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án là một công cụ quan trọng giúp tổ chức, theo dõi và quản lý các hoạt động dự án một cách hiệu quả. Với khả năng truy cập và chỉnh sửa trực tuyến, người dùng có thể theo dõi toàn bộ tiến độ và nội dung của dự án mọi lúc mọi nơi. Tất cả thông tin quan trọng như thời gian, chi phí, nguồn lực, tài liệu, khách hàng và các bên liên quan khác sẽ được cập nhật trên một nền tảng duy nhất.

Sử dụng phần mềm quản lý dự án tạo điều kiện xử lý công việc trực tuyến hiệu quả

Đồng thời, nhà quản lý có thể điều chỉnh và sắp xếp nguồn lực phù hợp, đưa ra dự toán để đảm bảo dự án diễn ra theo đúng tiến độ, dựa trên những thay đổi trên hệ thống. Dữ liệu báo cáo trích xuất từ các phần mềm quản lý dự án là cơ sở để đánh giá hiệu quả cũng như năng suất của từng cá nhân.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý dự án

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ và tiên tiến của công nghệ, ứng dụng phần mềm quản lý dự án giúp ích cho doanh nghiệp trên nhiều khía cạnh so với cách thức quản lý trên giấy tờ truyền thống.

Thống nhất toàn bộ quy trình quản lý dự án trên một nền tảng

Một trong những ưu điểm của phần mềm quản lý dự án là việc thống nhất toàn bộ quy trình quản lý dự án trên nền tảng all-in-one. Điều này giúp cho mỗi thành viên trong dự án có thể theo dõi mọi khía cạnh từ tổng quan đến chi tiết mà không bị phân tán. Từ việc lên kế hoạch, phân bổ tài nguyên, sắp xếp nhiệm vụ đến trao đổi, theo dõi tiến trình công việc, quản lý thời gian, phân bổ tài nguyên,… một cách hợp lý.

Kiểm soát chặt chẽ dự án

Bằng việc theo dõi xuyên suốt quá trình trên phần mềm quản lý dự án, từ bước lên kế hoạch cho tới kết thúc, nhà quản lý có thể phát hiện kịp thời các rủi ro để đưa ra hướng giải quyết phù hợp. Đặc biệt trong những trường hợp dự án vượt quá thời hạn (hoặc vượt quá ngân sách), tính năng nhắc nhở có sẵn trên hệ thống sẽ tự động gửi cảnh báo.

Sử dụng phần mềm giúp việc quản lý và trao đổi dự án thuận tiện hơn

Tăng cường hợp tác và trao đổi

Thay vì giao tiếp thông qua một ứng dụng khác, một số phần mềm quản lý dự án sẽ hỗ trợ tích hợp công cụ giao tiếp, hoặc có sẵn tính năng giao tiếp như phần mềm Bitrix24. Điều nay giúp tối ưu việc trao đổi và hợp tác, đảm bảo tính bảo mật của các dự án.

Theo dõi tiến độ mọi lúc mọi nơi

Bước đột phá mới khi sử dụng phần mềm quản lý dự án so với hình thức quản lý truyền thống là cho phép người dùng chủ động theo dõi tiến độ mọi lúc mọi nơi. Chỉ cần một thiết bị điện tử thông minh có kết nối mạng, các thành viên có thể nhanh chóng truy cập vào ứng dụng, kịp thời đối phó khi có vấn đề phát sinh.

Tối ưu nguồn lực, tiết kiệm thời gian và chi phí

Thay vì tự ghi chép, tính toán thủ công như trước đây thì phần mềm quản lý dự án sẽ hỗ trợ người dùng tự động hóa quy trình. Những khâu xử lý rườm rà, không cần thiết có thể được loại bỏ, tránh gây lãng phí thời gian và tiền bạc, từ đó tiết kiệm thời gian cũng như chi phí cho doanh nghiệp.

Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản trị dự án hiệu quả cho doanh nghiệp

Tính năng của phần mềm

Các tính năng của phần mềm quản lý dự án cần được xem xét để đảm bảo rằng chúng đáp ứng đầy đủ nhu cầu và có khả năng phát triển và tùy chỉnh linh hoạt với nhu cầu và tốc độ phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

Giao diện thân thiện với người dùng

Tính thân thiện với người sử dụng là yếu tố quan trọng để đảm bảo ứng dụng được giải pháp công nghệ hiệu quả nhất. Một phần mềm quản lý dự án được thiết kế với giao diện các tính năng được bố trí khoa học kết hợp với hướng dẫn sử dụng dễ hiểu giúp cho người sử dụng có thể học hỏi và nắm bắt nhanh chóng các tính năng của hệ thống.

Giá cả

Mức chi phí là một yếu tố quan trọng quyết định đầu tư của doanh nghiệp. Tùy theo nhu cầu cũng như khả năng chi trả mà tổ chức có thể lựa chọn các giải pháp phần mềm quản lý dự án khác nhau.

Đơn vị cung cấp phần mềm

Độ uy tín và phổ biến của giải pháp là một yếu tố quan trọng để đánh giá chất lượng của phần mềm quản lý dự án. Một đơn vị có năng lực và thương hiệu uy tín sẽ là nhà cung cấp phần mềm tốt mà doanh nghiệp nên lựa chọn. Dịch vụ hỗ trợ từ nhà cung cấp cũng rất quan trọng để giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hệ thống quản lý dự án và khắc phục các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình sử dụng.

Sự tương thích của hệ thống

Sự tương thích với cơ sở hạ tầng là yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng giải pháp công nghệ được ứng dụng một cách hiệu quả nhất. Tổ chức cần phân tích chi tiết cơ sở hạ tầng trong nội bộ doanh nghiệp để từ đó có kế hoạch ứng dụng phần mềm quản lý dự án phù hợp.

Bitrix24 - Giải pháp phần mềm quản lý dự án và công việc hiệu quả

Bitrix24 thương hiệu công nghệ quản lý của Mỹ, phát triển trên nền tảng Bitrix site manager của Nga, hiện đang phổ biến toàn thế giới là một trong những hệ thống quản lý tiên tiến với hơn 12 triệu tổ chức sử dụng!