Giao tiếp tương tác

E-Office Vitranet24 có bộ công cụ hỗ trợ giao tiếp, tương tác vô cùng hiệu quả. Các tính năng call, chat liên hệ được đặt ở mọi nơi giúp việc liên lạc diễn ra nhanh chóng. Một môi trường cộng tác và giao tiếp được trang bị giúp tốc độ liên lạc tăng nhanh, đem lại hiệu quả giao tiếp cao.

1. Lợi ích mang lại

- Cung cấp một môi trường giao tiếp được đảm bảo tính an toàn bảo mật thông tin.

- Các tính năng tích hợp như chat, hội thảo, video cuộc họp giúp cải thiện sự liên lạc trong tổ chức cũng như hỗ trợ kết nối với các đối tác bên ngoài hệ thống.

- Có thể truy cập vào hệ thống và dễ dàng giao tiếp trên mọi thiết bị có kết nối internet, tại mọi lúc mọi nơi giúp tăng tính di động và linh hoạt làm việc.

2. Ưu điểm

- Giúp lưu trữ thông tin tin nhắn theo từng nhóm làm việc, dự án, phòng ban,… và công cụ bộ lọc tìm kiếm giúp thuận tiện tra cứu, so sánh, đối chiếu tập trung trên một hệ thống.

- Đối với chức năng Hội thảo video có thể tạo cuộc họp trực tuyến lên tới 24 người dùng và không giới hạn thời gian họp.

- Có tính linh hoạt cao khi có thể tham gia họp, giao tiếp trong các nhóm từ mọi thiết bị có kết nối internet tại mọi lúc mọi nơi.

- Các công cụ giao tiếp và thực hiện xử lý công việc tích hợp trên một hệ thống tập trung giúp tăng sự tương tác trong nội bộ và nâng cao hiệu quả xử lý công việc nhờ vào sự giao tiếp có hiệu quả.

- Đối với mỗi nhóm làm việc, phòng ban có thể tự tạo một môi trường riêng biệt để dễ dàng xử lý công việc tập trung thông tin của duy nhất nhóm làm việc, phòng ban đó.

3. Các thao tác/màn hình chính

3.1. Môi trường giao tiếp trong Nhóm làm việc, dự án, phòng ban

- Có thể dễ dàng tạo một nhóm làm việc, phòng ban có phân bổ Người quản lý và các Nhân viên một cách nhanh chóng và dễ dàng

- Lợi ích đối với Người quản lý:

· Quản lý các thông tin, tài liệu riêng biệt theo từng phòng ban

· Tăng tính bảo mật thông tin giữa các nhóm làm việc, phòng ban khác nhau

· Dễ dàng tổ chức, phân bổ nhân viên theo từng nhóm làm việc, dự án

· Giúp theo dõi tiến độ thực hiện dự án và dễ dàng đánh giá

- Lợi ích đối với Nhân viên:

· Được tạo một môi trường làm việc trực quan giúp nhân viên dễ dàng theo dõi thông tin và tăng tính tương tác giữa các thành viên, từ đó giúp nâng cao hiệu quả xử lý công việc

Màn hình Bản tin trong một Nhóm làm việc/Dự án/Phòng ban

- Bản tin: Chứa các tin nhắn, thông báo được truyền tải trong nội bộ nhóm làm việc, giúp việc truyền thông tin có tính bảo mật cao và riêng biệt cho từng nhóm làm việc.

Màn hình Danh sách nhiệm vụ trong Nhóm làm việc

Nhiệm vụ: Nơi chứa tất cả các nhiệm vụ được tạo trong nội bộ nhóm làm việc, dễ dàng phân loại và tìm kiếm nhiệm vụ.

Màn hình Ổ lưu trữ trong Nhóm làm việc

Ổ lưu trữ: Quản lý các tài liệu liên quan đến nhóm làm việc, có thể là thông báo, nội quy, các quy định hoặc tài liệu công việc của nhóm.

Màn hình Lịch trong Nhóm làm việc

Lịch: Quản lý các sự kiện, lịch trình của nhóm, giúp các thành viên theo dõi được lịch trình chung của nhóm, lịch trình của các thành viên trong nhóm hoặc lịch trình của bản thân.

3.2. Môi trường giao tiếp nội bộ trong công ty

3.2.1. Chức năng tin nhắn trên dòng hoạt động

- Đây là chức năng thay thế cho email nội bộ, giúp truyền tải thông tin đến người nhận một cách nhanh chóng.

- Hệ thống cung cấp các bộ lọc tìm kiếm có sẵn giúp dễ dàng tra cứu các tin nhắn đã gửi và được lưu trữ trên hệ thống.

- Nhân viên có thể tương tác trong phần bình luận giúp tăng tính kết nối giữa các thành viên trong công ty.

Màn hình Tin nhắn trên Dòng hoạt động

3.2.2. Chức năng call/chat/video call

- Có các lợi ích như sau:

· Riêng tư, nhanh chóng: Là công cụ trao đổi thông tin của riêng công ty, tốc độ truyền tin tức thời

· Bảo mật: Hệ thống riêng tư được mã hóa bảo mật

· Chính xác: Tài khoản được xác thực, tìm kiếm nhanh chóng và chính xác người dùng

· Tiện lợi: Sử dụng được trên đa thiết bị có kết nối internet.

- Đối với tính năng Chat, người dùng có thể:

· Thoải mái tạo không giới hạn các nhóm trò chuyện

· Được cung cấp đa dạng tiện ích như dễ dàng mời người tham gia nhóm chat, tìm kiếm nội dung tin nhắn và tập tin, đính kèm tập tin,…

· Tạo nhiệm vụ thực hiện công việc trực tiếp từ nhóm trò chuyện hoặc từ một nội dung trong cuộc trò chuyện

- Đối với tính năng Video Call:

· Cuộc gọi Video HD, Audio Call

· Mời khách hàng và đối tác tham gia cuộc gọi

· Ghi âm cuộc gọi, chia sẻ màn hình

· Tài liệu biên bản cuộc họp

· Cập nhật hồ sơ CRM khi trò chuyện với khách hàng

3.3. Môi trường giao tiếp với đối tác ngoài hệ thống

- Chức năng cuộc gọi Hội thảo video cung cấp:

· Cuộc gọi Video chất lượng cao

· Kết nối bảo mật

· Mời đối tác tham gia kể cả chưa có tài khoản Bitrix24

· Tối đa 24 người tham gia hội nghị

· Ngoài ra, Bitrix24 còn hỗ trợ kết nối phòng họp Zoom

4. Kết luận

- Trên cùng một hệ thống cung cấp các môi trường giao tiếp khác nhau như:

Môi trường giao tiếp trong nhóm làm việc/dự án/phòng ban riêng biệt
Môi trường giao tiếp nội bộ trong công ty thông qua chức năng tin nhắn, call, chat, video call
Môi trường giao tiếp đối với các đối tác ngoài hệ thống thông qua chức năng cuộc gọi hội thảo video giúp tăng tính kết nối giữa công ty và đối tác.

- Mỗi môi trường giao tiếp cung cấp đa dạng các tiện ích hỗ trợ các thành viên gia tăng sự kết nối và đảm bảo thông tin được truyền tải tức thời và bảo mật.