Đây là quy trình dùng để nhân viên trong công ty làm các đề xuất cần được các cấp trên phê duyệt trước khi thực hiện, được thiết lập trong E-Office Vitranet24.

1. Lợi ích mang lại

- Giúp ban lãnh đạo hoặc người được giao nhiệm vụ dễ dàng phê duyệt tất cả hồ sơ/đề xuất trong công ty

- Quản lý, thống kê, xuất toàn bộ các file đề xuất

- Những người liên quan nhận được thông tin chính thức, chính xác và tức thời.

2. Ưu điểm

- Nhân viên có thể sử dụng các biểu mẫu có sẵn giúp thuận tiện tạo một đề xuất mới

- Các cấp phê duyệt có thể phê duyệt nhanh chóng, thuận tiện trên nhiều thiết bị

- Tiết kiệm thời gian, chi phí phê duyệt, in ấn

- Quản lý được tất cả đề xuất của công ty tập trung nơi

- Có thể sử dụng các bộ lọc tìm kiếm có sẵn để tìm nhanh một đề xuất

- Tự động tạo mã số theo quy tắc được thiết lập trước giúp lưu trữ các đề xuất một cách hệ thống theo thời gian

- Hệ thống tạo file PDF chứa nội dung chính và các thông tin phê duyệt được dùng làm trang bìa của mỗi đề xuất

3. Các thao tác chính

3.1. Lập đề xuất

(Đoạn giới thiệu ngắn tính năng này là gì, giúp việc gì)

- Người đề xuất sử dụng biểu mẫu có sẵn và thực hiện các công việc sau nhập các nội dung chính của đề xuất bao gồm:

· Tên đề xuất, phân loại đề xuất, nội dung chính,…

· Chủ động chọn người phê duyệt và thời hạn phê duyệt

· Chủ động chọn thêm người nhận thông báo sau khi đề xuất được duyệt để nắm thông tin và tiến hành thực hiện công việc

· Có thể sử dụng các công cụ tích hợp với hệ thống như Google Docs, Office 365,… để hỗ trợ soạn thảo văn bản gửi đính kèm với đề xuất

3.2. Phê duyệt đề xuất

- Tại màn hình phê duyệt, người duyệt đọc các thông tin được nhập bởi người lập đề xuất và có mục “Thông tin xem xét” của những người duyệt trước đó giúp những người duyệt sau nắm thông tin.

- Chỉ cần một người duyệt từ chối thì cả quy trình kết thúc.

3.3. Mẫu file PDF

- File PDF chứa đầy đủ các thông tin có thể dùng làm trang bìa cho một đề xuất bao gồm:

· Logo công ty, tên đề xuất, mã số đề xuất,…

· Các thông tin người duyệt, thời gian duyệt

4. Kết luận

- Sử dụng quy trình Duyệt đề xuất giúp bạn:

• Tạo và phê duyệt tất cả các đề xuất trong công ty một cách nhanh chóng và chính xác giúp tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn phê duyệt
• Những người liên quan nhận được thông tin chính thức, chính xác và tức thời.
• Quản lý, thống kê tất cả các đề xuất theo từng phân loại, mã số rõ ràng.