Màn hình quản lý nhiệm vụ trong E-Office

Đây là chức năng dùng để các cấp quản lý giao việc, triển khai công việc đến cấp dưới, cảnh báo nhắc nhở thời hạn và báo cáo kết quả công việc, được thiết lập trong E-Office Vitranet24.

1. Lợi ích mang lại

- Giúp các cấp quản lý và nhân viên trong công ty có thể dễ dàng giao và thực hiện nhiệm vụ một cách nhanh chóng, linh hoạt trên nhiều thiết bị tại bất kì thời điểm, vị trí nào trong ngày.

- Trong quá trình xử lý nhiệm vụ, hệ thống cung cấp các chức năng giúp các vai trò tương tác tập trung tại một nơi giúp mọi người nắm bắt thông tin tức thời, từ đó nâng cao hiệu quả xử lý công việc.

- Ngoài danh sách nhiệm vụ, hệ thống còn cung cấp cách quản lý công việc thông qua các, biểu đồ Gantt, bảng Kanban, xem nhiệm vụ theo hạn chót, trong lịch,… giúp các cấp quản lý có thể xem một bức tranh toàn cảnh về tiến độ công việc và xác định các điểm chậm trễ, từ đó đưa ra các kế hoạch xử lý công việc hiệu quả hơn.

- Hệ thống cũng cung cấp tính năng báo cáo và xuất báo cáo sang file excel hỗ trợ công việc lập báo cáo một cách nhanh chóng và dễ dàng.

2. Ưu điểm

- Giao nhiệm vụ cho các thành viên trong công ty chỉ bằng vài thao tác đơn giản trên máy tính/ điện thoại.

- Các vai trò trong công việc được phân công một cách rõ ràng và có thể linh động thay đổi khi cần.

- Công việc có thể được gắn vào CRM/ dự án.

- Quản lý tiến độ công việc thuận lợi, trực quan theo nhiều dạng hiển thị:

· Danh sách

· Hạn chót (Deadline)

· Kế hoạch (Planner)

· Lịch

· Biểu đồ Gantt (Gantt chart)

· Kanban

- Cập nhật liên tục các thông tin về công việc mà không sợ bị bỏ sót thông qua các cảnh báo. Đặc biệt khi gần đến hạn chót nhiệm vụ, hệ thống tự động gửi cảnh báo nhắc nhở các thành viên trong nhiệm vụ hoàn thành công việc đúng hạn.

- Chat, bình luận, họp trực tuyến ngay trong tác vụ giúp tăng tính tương tác giữa các thành viên, giúp giải quyết công việc nhanh hơn, hiệu quả hơn.

- Không giới hạn số cấp tác vụ cha – con

- Có các thẻ (tag) cùng việc dễ dàng đính kèm tên dự án, tên nhiệm vụ cha giúp phân loại, quản lý và dễ dàng tìm kiếm.

- Hệ thống cũng cung cấp tính năng báo cáo và xuất báo cáo sang file excel hỗ trợ công việc lập báo cáo một cách nhanh chóng và dễ dàng.

- Có sự phân quyền theo từng nhóm người dùng chặt chẽ cho chức năng quản lý nhiệm vụ này.

Màn hình phân quyền theo từng nhóm người dùng

3. Các thao tác/màn hình chính

3.1. Giao, nhận và duyệt công việc

- Người giao việc tạo nhiệm vụ: cấp trên giao việc xuống; các phòng ban giao việc chéo lẫn nhau; cá nhân tự giao việc.

- Người chịu trách nhiệm, người tham gia: đánh dấu nhận việc và tiến hành công việc. Khi hoàn thành, tiến hành báo cáo kết thúc công việc tại phần bình luận của nhiệm vụ.

- Người giám sát: theo dõi thông tin công việc.

- Người giao việc phê duyệt tác vụ hoàn thành hoặc từ chối phê duyệt để tác vụ tiếp tục thực hiện lại.

Màn hình một nhiệm vụ

3.2. Màn hình danh sách nhiệm vụ

Màn hình danh sách nhiệm vụ xem theo dạng Danh sách

Màn hình danh sách nhiệm vụ xem theo dạng biểu đồ Gantt

Màn hình danh sách nhiệm vụ xem trên thiết bị điện thoại

3.3. Các màn hình khác

Màn hình phê duyệt nhiệm vụ của các cấp quản lý

Màn hình kết quả báo cáo

4. Kết luận

- Sử dụng Chức năng quản lý nhiệm vụ giúp:

• Các cấp quản lý có thể giao việc cho nhân viên và tiến hành thực hiện nhiệm vụ một các nhanh chóng và linh hoạt trên nhiều thiết bị.
• Người quản lý có thể dễ dàng quản lý công việc với nhiều mục đích thông qua các dạng danh sách theo lịch, hạn chót, biểu đồ Gantt, Kanban.
• Nâng cao hiệu quả công việc thông qua các tính năng tương tác dễ dàng giữa các vai trò trong nhiệm vụ và các cảnh báo nhắc nhở được hệ thống tự động gửi khi gần đến hạn chót.
• Quản lý tất cả công việc trong công ty một cách hệ thống thông qua việc tạo và đính kèm thẻ, tên dự án, nhiệm vụ cha vào các công việc giúp dễ dàng cho việc phân loại và tìm kiếm.
• Thực hiện báo cáo và đánh giá hiệu quả thực hiện công việc dễ dàng hơn thông qua tính năng báo cáo nhiệm vụ và xuất kết quả ra file excel.