Đây là chức năng dùng để các quản lý tài liệu công ty, phòng ban và cá nhân với đầy đủ các chức năng phân quyền, chia sẻ trong nội bộ và chia sẻ file với đối tác bên ngoài.

1. Lợi ích mang lại

- Cung cấp không gian để người dùng tổ chức và lưu trữ tài liệu trực tiếp trên hệ thống.

- Các tài liệu chung của công ty, phòng ban được lưu trữ tập trung và có thể truy cập từ bất kỳ đâu.

- Đảm bảo bảo mật tài liệu với chức năng kiểm soát quyền truy cập.

- Bộ lọc tìm kiếm tài liệu thông minh

2. Ưu điểm

- Người dùng có thể tổ chức thư mục lưu trữ theo tài liệu cá nhân, tài liệu nhóm, tài liệu phòng ban, tài liệu công ty,…Hệ thống luôn ghi nhận lại các cập nhật mới, thay đổi về tài liệu, dễ dàng cho việc theo dõi trạng thái của tài liệu.

- Bitrix24 drive có thể tích hợp với các hệ thống khác như google docs, office 365, MS online. Cho phép người dùng di chuyển tài liệu từ hệ thống tích hợp qua ổ lưu trữ của bitrix và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến.

- Tài liệu lưu trữ trên drive có thể được phần quyền, chia sẻ tuỳ chỉnh theo nhu cầu của người dùng.

- Ngoài ra, đối với Bitrix24 drive desktop app, người dùng có thể đồng bộ dữ liệu từ ổ lưu trữ trên thiết bị với bitrix24 drive và ngược lại.

3. Các thao tác/màn hình chính

3.1. Phân loại tài liệu

- Người dùng có thể tạo, chỉnh sửa, phân loại tài liệu theo Công ty, Nhóm làm việc, Cá nhân, giúp quản lý tài liệu một cách có hệ thống và dễ dàng.

- Người dùng có thể tạo, chỉnh sửa, phân loại tài liệu theo Công ty, Nhóm làm việc, Cá nhân, giúp quản lý tài liệu một cách có hệ thống và dễ dàng.

3.2. Chia sẻ tài liệu

- Người dùng có thể tạo, chỉnh sửa, phân loại tài liệu theo Công ty, Nhóm làm việc, Cá nhân, giúp quản lý tài liệu một cách có hệ thống và dễ dàng.

- Chia sẻ tài liệu trong nội bộ và ra bên ngoài

- Thiết lập thời hạn và mật khẩu cho tài liệu được chia sẻ

- Hợp tác chỉnh sửa tài liệu trực tuyến

3.3. Bộ lọc tìm kiếm tài liệu

- Sử dụng bộ lọc tìm kiếm để tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng. Đồng thời có thể lưu lại bộ lọc, sử dụng nhiều lần, tiết kiệm thời gian và thao tác thiết lập.

3.4. Đồng bộ Drive với máy tính

- Ứng dụng Bitrix24 desktop hỗ trợ đồng bộ tài liệu từ ổ đĩa hệ thống với ổ đĩa lưu trữ của máy tính

4. Kết luận

- Sử dụng Chức năng quản lý tài liệu giúp:

• Quản lý và tổ chức lưu trữ tài liệu cá nhân, nhóm làm việc, công ty trực tiếp trên hệ thống.
• Dễ dàng phân quyền, chia sẻ tài liệu giữa các nhân sự trong công ty.
• Chuyển đổi tài liệu từ các hệ thống khác sang hệ thống bitrix nhanh chóng.
• Thao tác, chỉnh sửa tài liệu trực tuyến.