Đây là quy trình dùng để nhân viên trong công ty làm các đề xuất truyền thông nội bộ cần được các cấp trên phê duyệt trước khi tiến hành truyền thông, được thiết lập trong E-Office Vitranet24.

1. Lợi ích mang lại

- Giúp công ty truyền tải các thông báo đã được phê duyệt đến toàn bộ hoặc bộ phận nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác.

- Ghi nhận các số liệu thống kê về số lượng người đọc và chưa đọc thông báo để từ đó ban lãnh đạo có thể hiểu được tình trạng tiếp nhận thông tin của nhân viên. Từ đó có thể thay đổi kế hoạch truyền thông hoặc đưa ra các kế hoạch truyền thông mới giúp nâng cao mức độ tiếp nhận thông tin của nhân viên trong công ty.

2. Ưu điểm

- Nhân viên có thể sử dụng các biểu mẫu có sẵn giúp thuận tiện tạo một đề xuất thông báo mới.

- Các cấp phê duyệt có thể phê duyệt nhanh chóng, thuận tiện trên nhiều thiết bị.

- Tiết kiệm thời gian, chi phí phê duyệt, in ấn, truyền thông.

- Quản lý được tất cả thông báo của công ty tập trung tại một nơi .

- Có thể sử dụng các bộ lọc tìm kiếm có sẵn để tìm nhanh một thông báo.

- Tự động tạo mã số theo quy tắc được thiết lập trước giúp lưu trữ các thông báo một cách hệ thống theo thời gian.

- Có các danh sách ghi nhận số liệu về tổng số người nhận, đã đọc và chưa đọc. Quy trình cũng hỗ trợ tính năng xuất file excel các danh sách này.

- Để nâng cao mức độ tiếp nhận thông tin của nhân viên trong công ty, quy trình hỗ trợ chức năng chủ động gửi lại cảnh báo đến người chưa đọc nhằm nhắc nhở về các thông báo họ đang bỏ lỡ.

- Gia tăng tính tương tác giữa công ty/phòng ban gửi thông báo và nhân viên bằng tính năng bình luận dưới thông báo. Tại đâu nhân viên có thể chia sẻ thông báo đến người khác bằng cách nhắc đến (tag/mention) họ.

- Đối với những thông báo quan trọng và không được bình luận tránh gây xao nhãng thông tin, quy trình có hỗ trợ tính năng chủ động bật/tắt tính năng cho phép người nhận thông báo bình luận.

- Chủ động chọn ngày truyền thông và thu hồi các thông báo nếu cần.

3. Các thao tác/màn hình chính

3.1. Lập đề xuất truyền thông nội bộ

- Người đề xuất sử dụng biểu mẫu có sẵn và thực hiện các công việc sau nhập các nội dung chính của một đề xuất truyền thông gồm:

· Tiêu đề, loại thông điệp, nội dung truyền thông,…

· Có thể chọn từng cá nhân hoặc một/nhiều phòng ban được áp dụng truyền thông

· Có thể sử dụng các công cụ tích hợp với hệ thống như Google Docs, Office 365,… để hỗ trợ soạn thảo văn bản gửi đính kèm với đề xuất

· Chọn ngày bắt đầu và kết thúc truyền thông

3.2. Phê duyệt đề xuất truyền thông nội bộ

- Tất cả người có phân quyền duyệt đề xuất truyền thông trong công ty được thiết lập sẵn trong một danh sách; khi có một đề xuất cần duyệt, tất cả đều nhận được cảnh báo yêu cầu duyệt nhưng chỉ cần một người đã duyệt thì những người còn lại không cần duyệt tiếp.

- Tại màn hình phê duyệt, người duyệt đọc các thông tin được nhập bởi người lập đề xuất:

· Nếu duyệt “đồng ý” thì sẽ tiến hành truyền thông khi đến ngày được chọn trước trong đề xuất.

· Nếu duyệt “từ chối” thì người đề xuất nhận được cảnh báo về việc đề xuất bị từ chối kèm lý do, quy trình xử lý đề xuất truyền thông kết thúc.

3.3. Màn hình thông báo

- Có nút “Đánh dấu đã đọc” để nhân viên nhấn vào xác nhận việc đã đọc và nắm được nội dung thông báo.

- Có phần bình luận để nhân viên trong công ty tương tác làm rõ nội dung thông báo, đồng thời có thể nhắc đến một nhân viên khác để gửi thông báo này đến họ nếu trước đó danh sách người nhận không có người này.

- Có đính kèm các tập tin cần thiết khác cho truyền thông (nếu cần).

3.4. Màn hình danh sách tổng số người nhận, chưa đọc, đã đọc, số liệu thống kê

- Tính năng “Export to excel”: xuất file excel danh sách

- Tính năng “Gửi lại thông báo”: chỉ hiển thị trong “Danh sách người chưa đọc” nhằm gửi lại cảnh báo nhắc nhở những nhân viên có trong danh sách đọc thông báo.

- Màn hình hiển thị số liệu thống kê tổng số người nhận, đã đọc, chưa đọc, tỷ lệ người đã đọc, chưa đọc giúp ghi nhận mức độ tiếp nhận thông tin của nhân viên trong công ty.

4. Kết luận

- Sử dụng Chức năng truyền thông nội bộ giúp:

• Tạo và phê duyệt tất cả các nội dung truyền thông nội bộ một cách nhanh chóng và chính xác giúp tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn, phê duyệt, truyền thông.
• Những người liên quan nhận được thông tin chính thức, chính xác và tức thời.
• Quản lý, thống kê tất cả các đề xuất truyền thông theo từng phân loại, mã số rõ ràng.
• Cung cấp tính năng ghi nhận mức độ tiếp nhận thông tin của nhân viên trong công ty bằng cách cung cấp số liệu thống kê phần trăm tỷ lệ người đã đọc/chưa đọc mỗi thông báo, các danh sách tổng số người nhận, đã đọc, chưa đọc và hỗ trợ xuất file excel các danh sách này.
• Cung cấp tính năng hỗ trợ nâng cao hiệu quả truyền thông như chủ động gửi lại cảnh báo nhắc nhở những nhân viên có trong “Danh sách chưa đọc” về thông báo họ đang bỏ lỡ, chủ động bật/tắt tính năng bình luận của thông báo, chủ động thu hồi một thông báo trước thời hạn kết thúc truyền thông.