Dọn dẹp giấy tờ chỉ với các thao tác cực kì đơn giản của Vitranet24

12/05/2020  |  1682

Bạn từng rất sợ cảnh bàn làm việc "ngập tràn giấy tờ, chứng từ, sổ sách"!!!

Bạn từng mệt mỏi khi phải tìm kiếm 1 tờ quyết định, 1 tập hồ sơ dự án!!!

Bạn muốn văn phòng của bạn thật gọn gàng, không giấy tờ, tìm kiếm nhanh, sếp cần là có.

Vậy hãy sử dụng tính năng Quản lý, lưu trữ tài liệu của Vitranet24 để "dọn dẹp" thật gọn gàng văn phòng của bạn nhé!

     Với vấn đề quản lý tài liệu, văn bản, các chuyên gia Tư vấn quản lý của chúng tôi đã nghiên cứu và hoàn thiện Module "Lưu trữ và quản lý tài liệu trực tuyến" giúp doanh nghiệp xây dựng các kho lưu trữ công văn, tài liệu, tài nguyên khoa học và dễ dàng tìm kiếm:

1. Lưu trữ tập trung, khoa học

2. Chia sẻ nhanh, linh hoạt

3. Phân quyền chặt chẽ

4. Không bị giới hạn dung lượng

5. Bảo mật, an toàn

6. Có lịch sử sửa đổi

7. Chỉnh sửa trực tuyến

8. Xem tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau và trên mọi thiết bị di động

9. Tìm kiếm nhanh, chính xác

    Dưới đây là hình ảnh một số màn hình thao tác của hệ thống Quản lý công văn tài liệu Vitranet24 đang triển khai cho các khách hàng của mình. Module này là một trong những tính năng rất hiệu quả có trong E-Office Vitranet24, giúp bạn tăng cao hiệu suất làm việc, để mọi thứ bạn cần đều tập trung trong 1 phần mềm quản lý duy nhất. 

Một số màn hình tính năng khu vực Quản lý tài liệu, văn bản của Vitranet24

(Màn hình tổng thể Ổ lưu trữ tài liệu)

(Màn hình với các tính năng: chia sẻ/ sao chép/ phân quyền)

(Tìm kiếm tài liệu dễ dàng bằng nhiều công cụ hỗ trợ)

(Bạn sẽ theo dõi được quy trình duyệt văn bản đã tới người nhận hay chưa

 và nhận các cảnh báo kịp thời để điều chỉnh)

Kinh nghiệm quản lý hồ sơ tài liệu hiệu quả
Bên cạnh lựa chọn một Phần mềm quản lý văn bản hiệu quả, để tổ chức sắp xếp tài liệu, hồ sơ trong kho lưu trữ gọn gàng, khoa học, chúng ta cũng cần có các mẹo quản lý riêng. Sau đây, Vitranet24 xin chia sẻ tới bạn một số mẹo trong Quản lý tài  văn bản cả trong thực tế và trên môi trường online như sau:

Lựa chọn công cụ lưu trữ phù hợp
Với những khối lượng tài liệu lớn, việc lưu trữ bằng các cặp tài liệu hoặc túi phong bì nhỏ là điều không nên, vì khi cần tìm kiếm tài liệu sẽ rất khó khăn. Bạn nên chọn tủ hồ sơ có nhiều ngăn chứa, tủ loại có nhiều ngăn bên trên và cả hộc tủ bên dưới. Kích thước tủ cần phù hợp với số lượng tài liệu. Tương tự như vậy, bạn nên chọn công cụ khai thác và lưu trữ tài liệu trực tuyến phù hợp theo các tiêu chí này.

Phân loại tài liệu và lên danh mục tài liệu
Các tiêu chí để phân loại tài liệu thông thường bao gồm: Tên phông lưu trữ, thời gian, loại hình tài liệu, số lượng. Các loại tài liệu khác nhau cần được phân loại khác nhau:

Thường xuyên giải phóng diện tích lưu trữ
Số lượng tài liệu tại các cơ quan, tổ chức phát sinh thường xuyên. Vì vậy, điều cần làm là liên tục giải phóng kho lưu trữ để bảo quản tốt tài liệu có giá trị và quản lý tài liệu, hồ sơ hiệu quả.

14 năm kinh nghiệm phát triển các Hệ thống quản lý doanh nghiệp trên nền tảng Bitrix24 – công nghệ quản lý 4.0 social intranet hàng đầu thế giới, Vitranet24 thấu hiểu những khó khăn tồn đọng trong cách làm việc truyền thống của các doanh nghiệp, bước vào giai đoạn chuyển đổi số đây là một thách thức không hề nhỏ khi phải nâng cao tốc độ làm việc và cải tiến liên tục bộ máy quản lý. Bởi vậy chúng tôi đã đóng gói và hoàn chỉnh Module Quản lý văn bản tài liệu trực tuyến, được tích hợp sắn trong Hệ thống E-Office Vitranet24 giúp:

+ Tra cứu tài liệu chỉ vài giây

+ Tìm kiếm đầy đủ nội dung văn bản, dễ dàng tìm kiếm thông tin

+ Phân quyền thông tin rõ ràng, minh bạch tới từng nhân sự, phòng ban

+ Phân quyền sử dụng chi tiết đến từng file tài liệu giúp thông tin lưu trữ an toàn.

+ Tìm kiếm tới nội dung của file PDF thay vì chỉ tìm kiếm theo tiêu đề tài liệu

+ Ban hành và phê duyệt tài liệu trực tuyến

=> Tiết kiệm thời gian

=> Tối ưu quản lý tài liệu trong kỷ nguyên số.

Bạn có thể gửi yêu cầu cho chúng tôi qua số điện thoại 02432171617 | 02873096077 hoặc  email Vitranet24@vivicrop.com

Hoặc Trải nghiệm ngay tính năng Quản lý hồ sơ tài liệu tuyệt vời này qua đường link sau: Đăng ký dùng thử miễn phí!

Vitranet24 Tư vấn chuyển đổi số, triển khai Phần mềm quản lý doanh nghiệp!

- Tìm hiểu E-Office Vitranet24
- Tìm hiểu Phần mềm quản lý Bitrix24
- Tìm hiểu về chúng tôi Vitranet24