- Nó có thể cung cấp lợi ích mới cho doanh nghiệp và có giúp tạo ra nhiều lợi nhuận hơn không?
- Liệu nó làm cho công việc của nhân viên nhanh hơn và thoải mái hơn, nó có giúp tối ưu hóa chi phí, và quản lý việc giao tiếp với khách hàng và nhiều hạng mục khác tốt hơn không?
- Trước tiên, bạn nên chắc chắn trả lời câu hỏi, tại sao bạn cần thay thế hoặc nâng cấp phần mêm quản lý doanh nghiệp hiện tại, những thiếu sót của phần mềm hiện tại và vấn đề nào sẽ được giải quyết bằng cách mua một phần mềm mới.
- Hầu hết các phần mềm quản lý hiện nay có cùng các mô-đun cơ bản, nhưng các mô-đun này cung cấp các lợi ích khác nhau tùy thuộc vào từng phần mềm.

Để làm cho quá trình lựa chọn hiệu quả hơn, chúng tôi đã viết ra một số gợi ý mà phần mềm quản lý mới sẽ cung cấp.

1. Chọn lựa một phần mềm quản lý được xây dựng riêng hay một giải pháp sẵn có?

Đây là vấn đề khá lăn tăn với các doanh nghiệp qui mô vừa và nhỏ. Nếu bạn là doanh nghiệp lớn với qui mô nhân sự đông và thời gian tồn tại lâu chắc chắn bạn sẽ lựa chọ 1 hệ thống quản lý sở hữu code, tự phát triển và mở rộng theo nhu cầu của đơn vị mình. Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn đang ở phạm vi hẹp hơn có thể bạn cần sử dụng các phần mềm cloud (thuê dùng hàng tháng) để trải nghiệm công nghệ trước khi xác định được chính xác “mình cần gì” cho 1 hệ thống quản lý.

2. Phần mềm quản lý bảo mật cho phép bạn ngủ ngon:

Ngoài nhân sự, tài sản quý giá của các doanh nghiệp là dữ liệu của họ. Sẽ là sai lầm khi nghĩ rằng nếu dữ liệu được bảo mật trong máy tính cá nhân của người quản lý thì nó được bảo vệ tốt. Ngoài hành vi trộm cắp, mất mát và rò rỉ dữ liệu, nó có thể gây ra sự cố trong hoạt động của doanh nghiệp do gián đoạn trong xử lý dữ liệu. Bởi vậy công nghệ bảo mật dữ liệu là rất quan trọng khi chọn lựa phần mềm quản lý.
Trước khi chọn một phần mềm quản lý, bạn nên hỏi, nơi dữ liệu của doanh nghiệp được lưu trữ. Tính bảo mật của dữ liệu được đảm bảo như thế nào và lưu lượng của dữ liệu được tổ chức như thế nào? Bảo mật được tạo thông qua các hoạt động có chủ ý bao gồm sử dụng tường lửa để bảo vệ dữ liệu, tách dữ liệu trong máy chủ cơ sở dữ liệu chất lượng cao, sao lưu cơ sở dữ liệu và thậm chí tốt hơn - sao chép để phục hồi thời gian thực, quản lý máy chủ của một nhóm có thẩm quyền. Cần có một kế hoạch phục hồi cho một sự gián đoạn. Đây là tất cả các yêu cầu tối thiểu cho một phần mềm kinh doanh tốt.

Tìm hiểu các Phần mềm quản lý doanh nghiệp xây dựng trên công nghệ bảo mật của Vitranet24

3. Phần mềm quản lý đó có tính tuỳ biến và nâng cấp phát triển hay không?

Thế giới xung quanh chúng ta đang thay đổi với một tốc độ điên rồ. Các phần mềm quản lý phải theo kịp với những thay đổi này. Chúng ta nên lựa chọn một nhà cung cấp có đủ năng lực để phát triển liên tục, theo kịp nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp và luôn đổi mới.
Sẽ tốt hơn nếu chọn một đơn vị tư vấn quản lý doanh nghiệp tốt - một đơn vị có một đội ngũ mạnh và kiến thức cần thiết, để không chỉ theo kịp thời gian, mà còn đi trước một chút để tư vấn cho bạn các vấn đề sẽ phải đối mặt trong tương lai.

4. Một phần mềm với ứng dụng dùng tốt trên di động và thiết bị smartphone:

Trong mọi trường hợp, bạn nên chọn phần mềm quản lý với đầy đủ các App trên mobile, máy tính và tablet. Việc này giúp bạn có thể tương tác làm việc và xử lý công việc ở mọi nơi. Đối với các ứng dụng này điều kiện tiên quyết là sự ổn định, tốc độ và khả năng giao tiếp call, chat,…làm việc trực tiếp trên các App. 

    

(Ảnh minh hoạ App mobile của Bitrix24 - hệ thống quản lý do Vitranet24 cung cấp)

5. Chi phí nào là hợp lý cho một phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả?

Giá chắc chắn là một yếu tố quan trọng khi lựa chọn một hệ thống quản lý hoặc phần mềm quản lý doanh nghiệp. Lên kế hoạch tài chính dự trù trước khi trang bị một phần mềm quản lý mới hoặc nâng cấp là điều cần thiết.
Chi phí cho một hệ thống quản lý doanh nghiệp cơ bản thường bao gồm:
Chi phí phần mềm. = Chi phí bản quyền (hoặc chi phí thuê hàng tháng nếu là phần mềm cho thuế) + Chi phí triển khai ứng dụng + Chi phí nâng cấp tuỷ chỉnh hoặc phát triển về sau+ Chi phí cho đội ngũ duy trì và vận hành nó.
Do đó, bạn nên lên 1 phương án chi phí và không chỉ tập trung vào giá mua ban đầu của phần mềm.

Một số điểm sau đây giúp bạn cân nhắc một chi phí mua phần mềm phù hợp: 

+ Tìm hiểu, thời gian tồn tại của phần mềm là bao lâu và chi phí cập nhật là bao nhiêu:
+ Là giải pháp phần mềm cập nhật và nó có mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh không?
+ Liệu đơn vị cung cấp có phải là một đơn vị uy tín và nổi tiếng?
+ Hãy nhớ rằng chi phí thấp chưa chắc là lựa chọn khôn ngoan, bởi các phát sinh sau đó và liệu bạn có thể tự ứng dụng được nó hay không?
+ Dự trù các khoản chi phí cần duy trì phần mềm trong tương lai, những biến đổi và cơ hội rủi ro có thể xảy đến. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, hay tìm một công ty tư vấn quản lý để nhận được sự tư vấn tốt nhất.

Bạn có thể tham khảo Phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể của Vitranet24 – một giải pháp đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn để cải cách hoạt động quản lý của mình.

Chúc bạn sớm tìm được phần mềm quản lý hiệu quả và phù hợp.