Những bước quản lý tốt dòng tiền trong kinh doanh

Đo lường dòng tiền

Cần chuẩn bị kế hoạch dòng tiền cho năm tiếp theo, quý tiếp theo và thậm chí là tuần tiếp theo. Vì một kế hoạch dòng tiền chính xác có thể báo động một cách tốt nhất cho những vấn đề trước khi nó xảy ra.

Hãy hiểu việc lập kế hoạch dòng tiền không chỉ là cái nhìn thoáng qua trong tương lai. Bạn cần phải được rèn luyện khả năng dự đoán rằng việc cân bằng một số yếu tố, bao gồm lịch sử thanh toán của các khách hàng, việc xử lý triệt để những khoản nợ của khách hàng khi xác định những chi phí sắp tới, và cả sự kiên nhẫn của các nhà cung cấp. Hãy cẩn trọng với những giả định mà không có cơ sở rằng các khoản phải thu sẽ tiếp tục đến với cùng tỷ lệ thời gian mà bạn có gần đây.

Đo lường dòng tiền hiệu quả

Bắt đầu một kế hoạch dự báo dòng tiền bằng cách thêm lượng tiền mặt đang có sẵn vào lúc bắt đầu của một thời kỳ tiền mặt khác để được nhận từ các nguồn khác nhau. Trong quá trình đó, bạn sẽ kết nối những thông tin thu thập từ những nhân viên bán hàng, những đại diện dịch vụ, nhân viên tín dụng, bộ phận tài chính và các nguồn khác.

Phần thứ hai của việc dự báo một dòng tiền chính xác là dự đoán chi tiết những khoản tiền cũng như thời gian chính xác sẽ chi trong thời gian tới. Điều đó có nghĩa là, bạn không chỉ phải biết khi nào bạn sẽ chi tiêu mà còn phải biết nó được chi trả vào cái gì.

Chẳng phải là điều dễ dàng để một người quản lý, điều hành, chủ một doanh nghiệp chuẩn bị một kế hoạch như vậy, nhưng nó là một trong những thứ quan trọng nhất mà buộc mỗi doanh nghiệp phải làm. Những kế hoạch này có tầm quan trọng và được xếp hạng ngang bằng với kế hoạch kinh doanh hay bản báo cáo công việc trong tất cả những vấn đề mà doanh nghiệp cần phải chuẩn bị cho kế hoạch trong tương lai.

Cải thiện những khoản phải thu

Nếu bạn được trả tiền ngay khi bạn vừa bán hàng thì bạn sẽ không bao giờ gặp vấn đề với dòng tiền mặt của mình. Nhưng thật không may, điều đó không xảy ra, nhưng bạn vẫn có thể cải thiện dòng tiền mặt của mình bằng cách cải thiện những khoản phải thu. Ý tưởng cơ bản là cải thiện nhanh chóng tốc độ mà bạn sản xuất vật liệu và vật tư ra sản phẩm, hàng tồn kho trở thành những khoản phải thu, và những khoản phải thu thành tiền mặt. Dưới đây là các kỹ thuật cụ thể để làm điều này:

₋ Đưa ra những chính sách giảm giá cho những khách hàng chi trả hoá đơn một cách nhanh chóng.

₋ Yêu cầu khách hàng thực hiện thanh toán tại thời điểm đơn đặt hàng được thực hiện.

₋ Yêu cầu kiểm tra tín dụng trên tất cả những khách hàng mới mà không thanh toán bằng tiền mặt.

₋ Loại bỏ những hàng tồn kho lỗi thời, hết hạn bằng bất cứ thứ gì mà bạn có thể nhận được.

₋ Phát hành hoá đơn kịp thời và ngay lập tức theo dõi nếu xuất hiện những sự chi trả chậm trong thời gian tới.

₋ Theo dõi những khoản phải thu để xác định và ngăn chặn những khách hàng trả chậm. Xây dựng một chính sách tiền mặt khi giao hàng là một cách khác để từ chối hợp tác với những khách hàng chi trả chậm.

Quản lý những khoản phải trả

Đỉnh điểm của tăng trưởng doanh số bán hàng có thể che giấu rất nhiều vấn đề - đôi khi quá mức. Khi bạn đang quản lý một công ty phát triển, bạn phải xem xét chi phí một cách cẩn thận. Đừng để bị “ru ngủ” trong sự thoả mãn bởi đơn giản lúc đó chỉ là việc mở rộng doanh số bán hàng. Dưới đây là một số lời khuyên cho việc sử dụng tiền một cách khôn ngoan:

₋ Hãy tận dụng đầy đủ các điều khoản thanh toán nợ. Nếu một khoản nợ giải quyết trong 30 ngày, đừng trả nó trong 15 ngày.

₋ Sử dụng dịch vụ chuyển tiền điện tử để thực hiện thanh toán vào thời hạn cuối cùng. Bạn sẽ duy trì tình trạng hiện tại với nhà cung cấp trong khi vẫn nắm giữ, sử dụng những khoản tiền càng lâu càng tốt.

₋ Giao tiếp với các nhà cung cấp của bạn để họ biết trạng hiện tại của bạn. Nếu tới lúc cần trì hoãn việc thanh toán một khoản nợ nào đó, bạn sẽ cần tới sự tin tưởng và thông cảm của họ.

₋ Xem xét một cách cẩn thận những lời chào giảm giá của nhà cung cấp cho những khoản chi trả sớm hơn. Đây có thể là một số tiền cho vay khá tốn kém của các nhà cung cấp, hoặc là họ có thể cung cấp cho bạn với một sự giảm giá trên tổng chi phí. Sẽ có những trở ngại khi bạn thực hiện những lời chào này.

₋ Đừng tập trung quá nhiều vào giá thấp khi chọn nhà cung cấp. Đôi khi sự linh hoạt trong điều khoản thanh toán có thể cải thiện dòng tiền mặt của bạn hơn là việc mặc cả cho một mức giá hời.

Vượt qua sự thâm hụt

Sớm hay muộn, bạn sẽ nhìn thấy trước hoặc tìm thấy chính mình trong một tình huống mà lúc đó bạn thiếu tiền mặt để thanh toán cho những hoá đơn. Đó là điều bình thường, nhưng những tập quán kinh doanh hằng ngày có thể giúp đỡ bạn quản lý sự thâm hụt.

Vượt qua sự thâm hụt

Chìa khoá để quản lý sự thâm hụt tiền mặt là nhận thức vấn đề một cách sớm và chính xác nhất có thể. Ngân hàng thì thận trọng với khách hàng vay tiền mà muốn phải có tiền trong ngày. Họ rất muốn giúp bạn vay trước khi bạn cần nó, tốt hơn nữa là trước đó vài tháng. Nhưng vì một lý do nào đó mà bạn thiếu cẩn thận thì bạn sẽ bị thất bại trong kế hoạch của mình. Chủ ngân hàng sẽ không quan tâm tới việc giúp đỡ bạn.

Nếu ngân hàng không giúp đỡ bạn, hãy chuyển sang nhà cung cấp. Đây là người quan tâm tới bạn hơn là ngân hàng, và họ có thể biết nhiều hơn về công việc kinh doanh của bạn. Bạn có thể nhận được những điều khoản mở rộng từ nhà cung cấp với số tiền vay khổng lồ, chi phí thấp chỉ bằng cách yêu cầu. Đó chắc chắn là một điều đặc biệt nếu bạn từng là một khách hàng tốt trong quá khứ và cho họ biết về tình hình tài chính của bạn.

Xem xét việc sử dụng các trung gian như doanh nghiệp dịch vụ tài chính mà có thể trả cho bạn hôm nay cho những khoản phải thu mà bạn không thể thu về được trong một tuần hay một tháng tới. Bạn sẽ nhận về ít hơn 15% những gì bạn sẽ có thể thu bởi vì các trung gian này đòi hỏi một mức chiết khấu, nhưng bạn sẽ loại bỏ được những rắc rối trong quá trình thu hồi công nợ và có thể tập trung vào các hoạt động hiện tại của mình mà không cần phải vay mượn.

Yêu cầu những khách hàng tốt nhất của bạn đẩy nhanh tiến độ thanh toán. Trình bày về hoàn cảnh và, nếu cần thiết, đưa ra một chiết khấu phần trăm hoặc thanh toán trước một phần. Ngoài ra, bạn cũng nên theo sát những khách hàng khác của bạn – những khách hàng đã hơn 90 ngày chưa thanh toán. Đưa ra cho họ một giảm giá bất ngờ nếu họ chi trả ngay hôm nay.