Elon Musk có thể làm việc lên đến hơn 100 giờ một tuần nhưng vẫn luôn có thể dành thời gian cho gia đình và sở thích cá nhân của mình. Làm sao vị tỉ phú này có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả như vậy?

Thực ra Elon Musk lên kế hoạch của một ngày của mình theo từng quãng thời gian nhất định và mọi thứ đều được ông lên kế hoạch từ trước. Phương pháp này có tên Timeboxing (đôi khi được gọi với cái tên Timeblocking) và trên thực tế nó được rất nhiều người khác sử dụng bao gồm Bill Gates và Cal Newport.

Timeboxing là gì?

Về cơ bản Timeboxing là hành động đặt ra những khoảng thời gian nhất định cho mỗi công việc mà bạn phải làm và thiết lập chúng vào lịch trình làm việc hàng ngày của bạn.

Việc lên lịch trước cho một ngày nghĩa là bạn sẽ phải tôn trọng kế hoạch đã được định trước và bạn sẽ có ít thời gian rảnh rỗi linh tinh hơn. Người xưa có câu “nhàn cư vi bất thiện”, khoảng thời gian rảnh rỗi không có việc gì làm đôi khi lại là một điều vô cùng xấu.

Theo định luật Parkinson, công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian chúng ta ấn định cho nó. Ví dụ: Nếu bạn đã chỉ định hai phút để viết và gửi Email, cuối cùng bạn sẽ gửi email quan trọng đó trong hai phút. Tuy nhiên, nếu bạn có cả ngày để viết email đó thì có thể bạn sẽ mất cả ngày.

Vậy nên, về cơ bản, phương pháp Timeboxing giúp bạn tạo ra giới hạn có ích để có thể thực sự làm việc hiệu quả. Thay vì lao đầu vào làm việc cho tới khi xong thì thôi, thì với Timeboxing, bạn chủ động lựa chọn khoảng thời gian bạn sẽ dành cho các nhiệm vụ quan trọng. Timeboxing dần trở thành một kĩ thuật quản lý thời gian hiệu quả được nhiều người áp dụng.

Phương pháp này giúp bạn ghi lại những công việc mình đã làm, vì vậy, vào cuối tuần hoặc cuối này, bạn sẽ biết được chính xác bạn đã hoàn thành được bao nhiêu công việc đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc của mình.

Elon Musk đã áp dụng phương pháp này như thế nào?

Cách áp dụng của Elon Musk là giới hạn cho những công việc của mình chỉ trong 5 phút. Ví dụ, Elon Musk chỉ cho phép mình ăn bữa trưa của mình trong vòng 5 phút hoặc ít hơn, thường là vào giờ nghỉ giữa một cuộc họp. Tuy vậy, bạn có thể làm theo phương pháp này theo một phiên bản "dễ thở" hơn theo những gợi ý sau:

- Chia trang giấy ra làm 2 cột và cột thứ nhất là để ghi lại kế hoạch ban đầu. Sau đó, nếu kế hoạch thay đổi hay có điều gì gián đoạn trong ngày, bạn sẽ xem lại kế hoạch ở cột bên cạnh và sau đó tiếp tục công việc từ thời điểm đó.

- Ước lượng thời gian cho từng kế hoạch cụ thể. Bạn cũng nên thiết lập một số khung thời gian ngắn giữa những kế hoạch đã vạch ra để giải quyết những việc xảy ra ngoài kế hoạch.

- Đôi khi những việc đột xuất bạn phải giải quyết ngay lập tức và có thể nằm trong khung thời gian đã được lên kế hoạch trước cho việc khác. Trong trường hợp như vậy, khung thời gian dự phòng sẽ giải quyết được vấn đề.

Ai cũng có 24 giờ mỗi ngày, điều khác biệt nằm ở việc quản lý thời gian có hiệu quả hay không. Với phương pháp Timeboxing này, hy vọng bạn có thể tận dụng được tốt khoảng thời gian của mình, biến bản thân trở thành một người năng suất hơn.

(Theo: GenK)