Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý tài liệu có nhiều chức năng hơn, khả năng tương thích tích hợp và tính linh hoạt hơn Google Docs, hãy tham khảo các gợi ý sau đây từ chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý tiên tiến từ Mỹ.

1. Bitrix24

Từ quản lý tài liệu, cơ sở tri thức, quản lý nhiệm vụ và dự án… Bitrix24 cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý hoạt động, ngay trên một nền tảng mạnh mẽ duy nhất.

Giao diện hệ thống.

Với Bitrix24, người dùng có thể chỉnh sửa và lưu trữ tài liệu cả trực tuyến và ngoại tuyến từ bất kỳ thiết bị nào, khiến nó trở thành phần mềm quản lý tài liệu lý tưởng cho nhân viên văn phòng và cả những người làm việc từ xa. Bạn có thể bảo vệ tài liệu của mình an toàn khỏi bị truy cập trái phép thông qua việc phân quyền truy cập và quyền chỉ đọc. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác nhóm, tiết kiệm thời gian và công sức vì các tệp được lưu trữ trong ổ lưu trữ của nhóm.

Ngoài quản lý tài liệu, Bitrix24 còn cho phép ghi chú cuộc họp, tạo danh sách việc cần làm của cá nhân hoặc nhóm, tạo thư mục tài liệu dự án cũng như theo dõi phân công và hoàn thành nhiệm vụ. Sau khi hoàn thành công việc trên tài liệu của mình, bạn có tùy chọn lưu trữ chúng trong ổ đĩa cá nhân hoặc nhóm của mình, sắp xếp chúng thành các phân loại cụ thể cho các dự án hoặc nhóm hoặc lưu chúng trực tiếp vào cơ sở kiến ​​thức của công ty bạn để dễ dàng truy cập và tham khảo.

2. Microsoft OneDrive

Đây là một nền tảng tạo, quản lý và chia sẻ tệp dựa trên đám mây, đồng thời cũng là một công cụ cộng tác làm việc. Bạn có thể dễ dàng tích hợp Microsoft OneDrive với Microsoft Office, khiến nó trở thành một trong những lựa chọn hữu ích để tạo và quản lý tài liệu. Bạn và đồng nghiệp có thể tạo, chia sẻ và lưu tài liệu, tệp và thư mục một cách dễ dàng.

Lịch sử phiên bản tài liệu cũng có thể được theo dõi, và hoàn nguyên về phiên bản trước nếu cần. Trên hết, người quản lý có thể kiểm soát cách truy cập từng tệp bằng cách cấp quyền chỉnh sửa cho những người được chỉ định. Những người khác có thể đọc những tài liệu này và không thể thay đổi bất cứ điều gì, giữ an toàn cho các tập tin.

3. Notion

Với Notion, người dùng có thể tạo tài liệu trong khi liên lạc với đồng đội. Đây là một ứng dụng quản lý tài liệu có thể được sử dụng để tạo ghi chú, danh sách việc cần làm và đánh dấu các liên kết giữa các chức năng khác như quản lý tác vụ, theo dõi dự án.

Giải pháp cũng có thể được sử dụng trực tuyến, ngoại tuyến và truy cập thông qua nhiều thiết bị.

4. ClickUp

Ban đầu được hình thành như một phần mềm quản lý dự án, ClickUp dần dần bổ sung thêm nhiều chức năng hơn và trở thành một giải pháp thay thế Google Docs. Tận hưởng tính năng cộng tác chỉnh sửa, lưu trữ và quản lý tài liệu cho cả nhóm cùng với nhiều danh sách nhiệm vụ cho các nhóm khác nhau trong công ty của bạn. Nhiều người dùng cũng có thể xem, chỉnh sửa và lưu cùng một tài liệu cùng lúc nếu cần. Ngoài ra, ClickUp còn cung cấp cài đặt quyền và phiên bản tài liệu nâng cao, đảm bảo cộng tác suôn sẻ và an toàn trên các tài liệu được chia sẻ trong nhóm của bạn.

5. Dropbox Paper

Dropbox Paper là giải pháp quản lý tài liệu cho phép nhiều người dùng truy cập, cập nhật và lưu tài liệu cùng một lúc – rất hữu ích trong việc tiết kiệm thời gian trong khi hoàn thành công việc và chia sẻ thông tin cùng một lúc. Nền tảng này cũng giúp người dùng có thể nhúng đa phương tiện vào tài liệu để làm cho cơ sở dữ liệu, quy trình làm việc và cơ sở kiến ​​thức trở nên toàn diện hơn.

Dropbox Paper có sẵn các danh sách việc cần làm và danh sách kiểm tra, giúp việc sắp xếp công việc của đội nhóm khoa học hơn, thúc đẩy hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.

6. Zoho Writer

Điều khiến ứng dụng quản lý tài liệu Zoho Writer trở nên khác biệt là hàng loạt tính năng nâng cao được cung cấp như: giao tiếp trong ứng dụng và chữ ký điện tử. Người dùng có thể nhúng đa phương tiện vào tài liệu để làm cho chúng sinh động và hấp dẫn hơn.

Một ưu điểm khác của Zoho Writer là nó là một phần của mạng Zoho Workspace. Điều này có nghĩa là Zoho Writer có thể được sử dụng kết hợp với các công cụ Zoho khác như CRM, Desk và Projects cùng nhiều công cụ khác.

Màn hình hệ thống.

7. Slite

Slite là một nền tảng quản lý tài liệu hợp tác và công cụ quản lý thông tin. Bạn có thể chia sẻ thông tin trong tổ chức một cách dễ dàng và liền mạch. Những tài liệu tham khảo luôn có sẵn bất cứ khi nào ai đó trong công ty cần chúng. Bạn cũng có thể nhúng hình ảnh, video, v.v. để làm cho thông tin trở nên thú vị và hấp dẫn.

Người dùng có thể tạo, chia sẻ và lưu tài liệu một cách dễ dàng. Sau đó, các tệp này có thể được sắp xếp thành các thư mục có thể được đặt ở chế độ công khai hoặc riêng tư. Việc làm này đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có quyền truy cập. Người quản lý và lãnh đạo cũng có thể theo dõi các thay đổi và phiên bản, để có thể hoàn tác mọi sửa đổi nếu cần.

Sở hữu một phần mềm quản lý công văn và tài liệu mạnh mẽ giúp doanh nghiệp truyền tải thông tin thêm hiệu quả, đẩy nhanh tốc độ tương tác và hiệu suất công việc. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý tài liệu hay phần mềm quản lý doanh nghiệp, xin mời liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại sau để được tư vấn chi tiết:

+ 024.3217.1617 tại khu vực Hà Nội.

+ 028.7309.6077 tại khu vực TP.HCM.

(Thông tin trong bài được dịch và biên tập từ Bitrix24)