Cách mạng hóa việc lưu trữ giấy tờ với phần mềm quản lý tài liệu

Cách mạng hóa việc lưu trữ giấy tờ với phần mềm quản lý tài liệu
24.01.2024 419

Phần mềm quản lý tài liệu được xem là giải pháp quản lý khoa học trong thời đại 4.0 hiện nay. Với những lợi ích tuyệt vời, phần mềm quản lý tài liệu đang dần thay thế cách quản lý truyền thống rườm rà có nhiều rủi ro, đồng thời giúp doanh nghiệp yên tâm hơn về tính bảo mật thông tin cùng kho lưu trữ rộng lớn vô thời hạn.

Lợi ích của phần mềm quản lý tài liệu

phan-mem-quan-ly-tai-lieu-1

Cùng với sự phát triển của thời kỳ chuyển đổi số 4.0, để khắc phục những tồn tại của việc lưu trữ tài liệu thủ công, hệ thống phần mềm ghi chép, quản lý hồ sơ đã ra đời để giúp các doanh nghiệp:

  • Tiết kiệm chi phí: mọi thông tin được lưu trữ trên hệ thống phần mềm. Từ đó việc tổng hợp, tìm kiếm, thống kê… sẽ được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn, giảm bớt thời gian và công sức cho nhân viên.

  • Truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi: với việc áp dụng quản lý trên phần mềm, chỉ cần được phân quyền cho từng vị trí nhất định, việc truy cập lấy thông tin cần thiết có thể được thực hiện ở bất cứ đâu và trong mọi thời điểm.

  • Bảo mật thông tin, hạn chế thất lạc tài liệu: khi lượng thông tin cần lưu trữ ngày càng nhiều, lượng hồ sơ cứng sẽ tăng lên chiếm không gian văn phòng, việc quản lý không tốt sẽ dẫn đến thất lạc tài liệu hoặc rò rỉ thông tin. Phần mềm quản lý tài liệu được thiết kế với độ bảo mật thông tin cao, và với việc lưu trữ dữ liệu hệ thống giúp người quản trị có thể khôi phục lại được thông tin nếu mất.

  • Lưu trữ, truy xuất tài liệu nhanh chóng, dễ dàng: hệ thống dữ liệu tập trung sẵn có tại phần mềm quản lý tài liệu giúp người sử dụng dễ dàng tìm kiếm thông tin và truy xuất bất cứ khi nào cần chỉ với vài thao tác đơn giản, mà không cần vật lộn với mớ hồ sơ giấy tờ chứa đầy trong các ngăn tủ.

Ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu trong các lĩnh vực khác nhau

phan-mem-quan-ly-tai-lieu-2

Tác giả Dennis Dimka của tạp chí Forbes cho biết, sự linh hoạt của các phần mềm quản lý tài liệu khiến chúng trở nên hữu ích với doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề khác nhau. Trong đó có thể kể đến:

  • Chăm sóc sức khỏe: Hệ thống giúp lưu trữ và chia sẻ an toàn hồ sơ bệnh nhân, đảm bảo tuân thủ quy định và giúp cải thiện chăm sóc người bệnh.

  • Pháp lý: Các văn phòng luật và phòng ban pháp lý sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để quản lý tài liệu vụ án, hợp đồn, thư từ trao đổi… giúp họ tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện sự hợp tác.

  • Tài chính: Các tổ chức tài chính tận dụng các nền tảng phần mềm để lưu trữ và quản lý các hồ sơ giao dịch, báo cáo tài khoản và các tài liệu tài chính quan trọng khác, giúp đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định trong môi trường kinh doanh ngày càng phát triển.

  • Sản xuất: Các nhà sản xuất sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để lưu giữ tài liệu liên quan đến các thông số kỹ thuật sản phẩm, kiểm soát chất lượng và quy định an toàn, tạo ra một văn hóa cải tiến liên tục.

Những khó khăn thường gặp phải khi ứng dụng phần mềm

Theo Forbes, các doanh nghiệp khi ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu thường gặp phải những khó khăn sau:

  • Tích hợp: Tích hợp các nền tảng với phần mềm doanh nghiệp hiện có, và các ứng dụng bên thứ ba thường là một công việc phức tạp và tốn thời gian, giới hạn hiệu quả tổng thể của hệ thống.

  • Trải nghiệm người dùng: Nhiều phần mềm quản lý tài liệu gặp vấn đề về trải nghiệm người dùng, dẫn đến người dùng mới cảm thấy khó sử dụng và giảm năng suất.

  • Khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu quản lý tài liệu của họ cũng phát triển, khả năng mở rộng trở thành một vấn đề quan trọng khi mà một số hệ thống gặp khó khăn trong việc lưu trữ khối lượng lớn và độ phức tạp của dữ liệu ngày càng tăng.

  • Bảo mật: Trong thời đại của vô số cuộc tấn công mạng tinh vi, vấn đề bảo mật dữ liệu của phần mềm quản lý tài liệu là rất quan trọng.

Phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả cho doanh nghiệp

E-Office Vitranet24 là phần mềm giúp quản lý và chia sẻ tài liệu thuận tiện. Phần mềm cho phép lưu trữ và xem tài liệu bất kỳ lúc nào, bất kỳ nơi đâu, qua máy tính hoặc di động và ứng dụng đọc tài liệu online.

Người sử dụng có thể quản lý tài liệu khoa học và hiệu quả, từ việc phân quyền quản lý tài liệu, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu cho đến việc chia sẻ tài liệu từ người này sang người khác, từ nhóm này sang nhóm khác…

phan-mem-quan-ly-tai-lieu-3

E-Office Vitranet24 được xây dựng trên nền tảng công nghệ quản lý uy tín, tiên tiến thế giới Bitrix24. Do đó, người sử dụng hoàn toàn có thể yên tâm về khả năng bảo mật dữ liệu và khả năng tích hợp với các ứng dụng khác của riêng doanh nghiệp hay bên thứ ba. Phần mềm với giao diện tương tự trang mạng xã hội, thân thiện với người dùng.

Với 16+ năm kinh nghiệm triển khai các hệ thống thông tin, phần mềm quản lý doanh nghiệp cho hàng ngàn tổ chức doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự cho Quý khách hàng đang cần giải pháp quản lý tài liệu.

Thông tin liên hệ Vitranet24:

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ V&V

Trụ sở: 17 Hạ Hồi - Q.Hoàn Kiếm - TP.Hà Nội | Tel: 024.3217.1617

Văn phòng Hồ Chí Minh: 185Bis Võ Thị Sáu - P.Võ Thị Sáu - Q.3 | Tel: 028.7309.6077 - 090.369.6077

Văn phòng Đà Nẵng: 50 Nguyễn Hữu Thọ - Q.Hải Châu | Tel: 023.6307.1068

Email: vitranet24@vivicorp.com

Website: https://www.vitranet24.com

(Bài viết có sử dụng thông tin tham khảo từ Forbes: The Future Of Document Management Software)


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
9 lợi ích của phần mềm văn phòng điện tử
25.07.2024 62
Phần mềm văn phòng điện tử đang được ưa chuộng sử dụng tại nhiều doanh nghiệp bởi những lợi ích nó đem lại trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động.
Forbes: Xu hướng công nghệ cho nửa cuối năm 2024
23.07.2024 62
Chúng ta nên phát triển những xu hướng nào nửa cuối 2024, và những gì nên loại bỏ để có thể phát triển doanh nghiệp tốt hơn?
Làm sao lựa chọn CRM bất động sản phù hợp nhất?
23.07.2024 212
Một CRM bất động sản phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn là rất quan trọng để chuẩn hóa quy trình, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và chốt được nhiều giao dịch hơn.
Cải thiện vận hành với phần mềm quản trị doanh nghiệp
18.07.2024 279
Phần mềm quản trị doanh nghiệp là các các hệ thống và ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ, quản lý và tự động hóa các chức năng kinh doanh.
Vì sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý khách hàng?
10.07.2024 253
Trong thời đại số, việc quản lý và chăm sóc khách hàng là yếu tố không thể thiếu để tạo nên thành công của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu, chăm sóc khách hàng dễ dàng và hiệu quả hơn.
4 trụ cột của môi trường làm việc lành mạnh
05.07.2024 316
Một môi trường làm việc lành mạnh chắc chắn cần thiết cho sự thành công của doanh nghiệp. Nó giúp cải thiện sự hài lòng và năng suất của nhân viên, đồng thời giảm tỷ lệ vắng mặt và tỷ lệ thôi việc.
Cải thiện quản lý tài liệu với phần mềm quản lý văn bản
28.06.2024 249
Với sự gia tăng không ngừng số lượng tài liệu qua từng năm, phần mềm quản lý văn bản đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động và lưu trữ thông tin của một doanh nghiệp.
Forbes: 6 lợi ích chính của phần mềm quản lý quan hệ khách hàng
21.06.2024 420
Lợi ích của phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) trải dài trong toàn bộ chu trình bán hàng, từ việc xác định khách hàng tiềm năng cho đến việc khiến họ hài lòng và quay lại nhiều hơn.
Vì sao phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ cần thiết?
20.06.2024 315
Phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ là công cụ hàng đầu giúp giải quyết hiệu quả các vấn đề về quản lý và vận hành doanh nghiệp.
6 cách sử dụng công nghệ để cải thiện năng suất làm việc
15.06.2024 161
Sử dụng công nghệ phù hợp có thể giúp cải thiện năng suất và duy trì sự gắn kết của người lao động với doanh nghiệp.
Forbes: Cách chọn chiến lược phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp
13.06.2024 364
Một tổ chức thường sử dụng một hoặc nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp để bao quát tất cả các khía cạnh hoạt động. Forbes chia sẻ ngắn gọn những điểm mà chủ doanh nghiệp nên cân nhắc trước khi quyết định chiến lược phần mềm cho doanh nghiệp mình.
9 công cụ giao tiếp, công tác hiệu quả cho doanh nghiệp lớn
06.06.2024 225
Các công cụ giao tiếp, cộng tác là chất keo gắn kết nội bộ, giúp tăng hiệu quả công và việc và cải thiện việc quản lý vận hành. Các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý hàng đầu từ Mỹ, đã gợi ý 10 công cụ giao tiếp, cộng tác hiệu quả mà các doanh nghiệp lớn nên tham khảo.
Tăng tốc độ giao tiếp, cộng tác với E-Office Vitranet24
05.06.2024 284
Bạn đang gặp khó khăn trong việc kết nối các nhân sự từ nhiều phòng ban, tìm kiếm tài liệu cũ, hay mất nhiều thời gian để gửi thông báo cho toàn bộ nhân viên? Văn phòng số Vitranet24 sẽ giúp bạn giải quyết ngay lập tức các vấn đề trên.
6 công nghệ doanh nghiệp cỡ vừa không nên bỏ qua
04.06.2024 226
Cho dù bạn đang muốn tối ưu hoạt động, bảo mật dữ liệu hay cải thiện quan hệ khách hàng, 6 công nghệ được gợi ý bởi các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý tiên tiến từ Mỹ sẽ hỗ trợ bạn.
5 CRM di động tốt nhất năm 2024
31.05.2024 246
Phần mềm CRM di động giúp doanh nghiệp quản lý và kết nối với khách hàng một cách dễ dàng mọi lúc mọi nơi, mang lại sức sống mới cho hoạt động kinh doanh. Các chuyên gia của Bitrix24 - công nghệ quản lý tiên tiến từ Mỹ đã gợi ý một vài CRM di động mạnh mẽ doanh nghiệp nên tham khảo.
Quản lý
9 lợi ích của phần mềm văn phòng điện tử
25.07.2024 62
Phần mềm văn phòng điện tử đang được ưa chuộng sử dụng tại nhiều doanh nghiệp bởi những lợi ích nó đem lại trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 483
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Khai thác AI để vận hành xuất sắc trong sản xuất
20.05.2024 344
Trong kỷ nguyên sản xuất hiện đại, việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) vào các quy trình vận hành đã trở thành một chiến lược then chốt để đạt được Hoạt động xuất sắc và tối đa hóa các phương pháp Lean Six Sigma.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3108
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.