Phần mềm quản lý tài liệu được xem là giải pháp quản lý khoa học trong thời đại 4.0 hiện nay. Với những lợi ích tuyệt vời, phần mềm quản lý tài liệu đang dần thay thế cách quản lý truyền thống rườm rà có nhiều rủi ro, đồng thời giúp doanh nghiệp yên tâm hơn về tính bảo mật thông tin cùng kho lưu trữ rộng lớn vô thời hạn.

Lợi ích của phần mềm quản lý tài liệu

Cùng với sự phát triển của thời kỳ chuyển đổi số 4.0, để khắc phục những tồn tại của việc lưu trữ tài liệu thủ công, hệ thống phần mềm ghi chép, quản lý hồ sơ đã ra đời để giúp các doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí: mọi thông tin được lưu trữ trên hệ thống phần mềm. Từ đó việc tổng hợp, tìm kiếm, thống kê… sẽ được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn, giảm bớt thời gian và công sức cho nhân viên.

• Truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi: với việc áp dụng quản lý trên phần mềm, chỉ cần được phân quyền cho từng vị trí nhất định, việc truy cập lấy thông tin cần thiết có thể được thực hiện ở bất cứ đâu và trong mọi thời điểm.

• Bảo mật thông tin, hạn chế thất lạc tài liệu: khi lượng thông tin cần lưu trữ ngày càng nhiều, lượng hồ sơ cứng sẽ tăng lên chiếm không gian văn phòng, việc quản lý không tốt sẽ dẫn đến thất lạc tài liệu hoặc rò rỉ thông tin. Phần mềm quản lý tài liệu được thiết kế với độ bảo mật thông tin cao, và với việc lưu trữ dữ liệu hệ thống giúp người quản trị có thể khôi phục lại được thông tin nếu mất.

• Lưu trữ, truy xuất tài liệu nhanh chóng, dễ dàng: hệ thống dữ liệu tập trung sẵn có tại phần mềm quản lý tài liệu giúp người sử dụng dễ dàng tìm kiếm thông tin và truy xuất bất cứ khi nào cần chỉ với vài thao tác đơn giản, mà không cần vật lộn với mớ hồ sơ giấy tờ chứa đầy trong các ngăn tủ.

Ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu trong các lĩnh vực khác nhau

Tác giả Dennis Dimka của tạp chí Forbes cho biết, sự linh hoạt của các phần mềm quản lý tài liệu khiến chúng trở nên hữu ích với doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề khác nhau. Trong đó có thể kể đến:

• Chăm sóc sức khỏe: Hệ thống giúp lưu trữ và chia sẻ an toàn hồ sơ bệnh nhân, đảm bảo tuân thủ quy định và giúp cải thiện chăm sóc người bệnh.

• Pháp lý: Các văn phòng luật và phòng ban pháp lý sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để quản lý tài liệu vụ án, hợp đồn, thư từ trao đổi… giúp họ tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện sự hợp tác.

• Tài chính: Các tổ chức tài chính tận dụng các nền tảng phần mềm để lưu trữ và quản lý các hồ sơ giao dịch, báo cáo tài khoản và các tài liệu tài chính quan trọng khác, giúp đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định trong môi trường kinh doanh ngày càng phát triển.

• Sản xuất: Các nhà sản xuất sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để lưu giữ tài liệu liên quan đến các thông số kỹ thuật sản phẩm, kiểm soát chất lượng và quy định an toàn, tạo ra một văn hóa cải tiến liên tục.

Những khó khăn thường gặp phải khi ứng dụng phần mềm

Theo Forbes, các doanh nghiệp khi ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu thường gặp phải những khó khăn sau:

• Tích hợp: Tích hợp các nền tảng với phần mềm doanh nghiệp hiện có, và các ứng dụng bên thứ ba thường là một công việc phức tạp và tốn thời gian, giới hạn hiệu quả tổng thể của hệ thống.

• Trải nghiệm người dùng: Nhiều phần mềm quản lý tài liệu gặp vấn đề về trải nghiệm người dùng, dẫn đến người dùng mới cảm thấy khó sử dụng và giảm năng suất.

• Khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu quản lý tài liệu của họ cũng phát triển, khả năng mở rộng trở thành một vấn đề quan trọng khi mà một số hệ thống gặp khó khăn trong việc lưu trữ khối lượng lớn và độ phức tạp của dữ liệu ngày càng tăng.

• Bảo mật: Trong thời đại của vô số cuộc tấn công mạng tinh vi, vấn đề bảo mật dữ liệu của phần mềm quản lý tài liệu là rất quan trọng.

Phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả cho doanh nghiệp

E-Office Vitranet24 là phần mềm giúp quản lý và chia sẻ tài liệu thuận tiện. Phần mềm cho phép lưu trữ và xem tài liệu bất kỳ lúc nào, bất kỳ nơi đâu, qua máy tính hoặc di động và ứng dụng đọc tài liệu online.

Người sử dụng có thể quản lý tài liệu khoa học và hiệu quả, từ việc phân quyền quản lý tài liệu, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu cho đến việc chia sẻ tài liệu từ người này sang người khác, từ nhóm này sang nhóm khác…

E-Office Vitranet24 được xây dựng trên nền tảng công nghệ quản lý uy tín, tiên tiến thế giới Bitrix24. Do đó, người sử dụng hoàn toàn có thể yên tâm về khả năng bảo mật dữ liệu và khả năng tích hợp với các ứng dụng khác của riêng doanh nghiệp hay bên thứ ba. Phần mềm với giao diện tương tự trang mạng xã hội, thân thiện với người dùng.

Với 16+ năm kinh nghiệm triển khai các hệ thống thông tin, phần mềm quản lý doanh nghiệp cho hàng ngàn tổ chức doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự cho Quý khách hàng đang cần giải pháp quản lý tài liệu.

Thông tin liên hệ Vitranet24:

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ V&V

Trụ sở: 17 Hạ Hồi - Q.Hoàn Kiếm - TP.Hà Nội | Tel: 024.3217.1617

Văn phòng Hồ Chí Minh: 185Bis Võ Thị Sáu - P.Võ Thị Sáu - Q.3 | Tel: 028.7309.6077 - 090.369.6077

Văn phòng Đà Nẵng: 50 Nguyễn Hữu Thọ - Q.Hải Châu | Tel: 023.6307.1068

Email: vitranet24@vivicorp.com

Website: https://www.vitranet24.com

(Bài viết có sử dụng thông tin tham khảo từ Forbes: The Future Of Document Management Software)