Cách mạng hóa việc lưu trữ giấy tờ với phần mềm quản lý tài liệu

Cách mạng hóa việc lưu trữ giấy tờ với phần mềm quản lý tài liệu
24.01.2024 222

Phần mềm quản lý tài liệu được xem là giải pháp quản lý khoa học trong thời đại 4.0 hiện nay. Với những lợi ích tuyệt vời, phần mềm quản lý tài liệu đang dần thay thế cách quản lý truyền thống rườm rà có nhiều rủi ro, đồng thời giúp doanh nghiệp yên tâm hơn về tính bảo mật thông tin cùng kho lưu trữ rộng lớn vô thời hạn.

Lợi ích của phần mềm quản lý tài liệu

phan-mem-quan-ly-tai-lieu-1

Cùng với sự phát triển của thời kỳ chuyển đổi số 4.0, để khắc phục những tồn tại của việc lưu trữ tài liệu thủ công, hệ thống phần mềm ghi chép, quản lý hồ sơ đã ra đời để giúp các doanh nghiệp:

  • Tiết kiệm chi phí: mọi thông tin được lưu trữ trên hệ thống phần mềm. Từ đó việc tổng hợp, tìm kiếm, thống kê… sẽ được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn, giảm bớt thời gian và công sức cho nhân viên.

  • Truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi: với việc áp dụng quản lý trên phần mềm, chỉ cần được phân quyền cho từng vị trí nhất định, việc truy cập lấy thông tin cần thiết có thể được thực hiện ở bất cứ đâu và trong mọi thời điểm.

  • Bảo mật thông tin, hạn chế thất lạc tài liệu: khi lượng thông tin cần lưu trữ ngày càng nhiều, lượng hồ sơ cứng sẽ tăng lên chiếm không gian văn phòng, việc quản lý không tốt sẽ dẫn đến thất lạc tài liệu hoặc rò rỉ thông tin. Phần mềm quản lý tài liệu được thiết kế với độ bảo mật thông tin cao, và với việc lưu trữ dữ liệu hệ thống giúp người quản trị có thể khôi phục lại được thông tin nếu mất.

  • Lưu trữ, truy xuất tài liệu nhanh chóng, dễ dàng: hệ thống dữ liệu tập trung sẵn có tại phần mềm quản lý tài liệu giúp người sử dụng dễ dàng tìm kiếm thông tin và truy xuất bất cứ khi nào cần chỉ với vài thao tác đơn giản, mà không cần vật lộn với mớ hồ sơ giấy tờ chứa đầy trong các ngăn tủ.

Ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu trong các lĩnh vực khác nhau

phan-mem-quan-ly-tai-lieu-2

Tác giả Dennis Dimka của tạp chí Forbes cho biết, sự linh hoạt của các phần mềm quản lý tài liệu khiến chúng trở nên hữu ích với doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề khác nhau. Trong đó có thể kể đến:

  • Chăm sóc sức khỏe: Hệ thống giúp lưu trữ và chia sẻ an toàn hồ sơ bệnh nhân, đảm bảo tuân thủ quy định và giúp cải thiện chăm sóc người bệnh.

  • Pháp lý: Các văn phòng luật và phòng ban pháp lý sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để quản lý tài liệu vụ án, hợp đồn, thư từ trao đổi… giúp họ tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện sự hợp tác.

  • Tài chính: Các tổ chức tài chính tận dụng các nền tảng phần mềm để lưu trữ và quản lý các hồ sơ giao dịch, báo cáo tài khoản và các tài liệu tài chính quan trọng khác, giúp đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định trong môi trường kinh doanh ngày càng phát triển.

  • Sản xuất: Các nhà sản xuất sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để lưu giữ tài liệu liên quan đến các thông số kỹ thuật sản phẩm, kiểm soát chất lượng và quy định an toàn, tạo ra một văn hóa cải tiến liên tục.

Những khó khăn thường gặp phải khi ứng dụng phần mềm

Theo Forbes, các doanh nghiệp khi ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu thường gặp phải những khó khăn sau:

  • Tích hợp: Tích hợp các nền tảng với phần mềm doanh nghiệp hiện có, và các ứng dụng bên thứ ba thường là một công việc phức tạp và tốn thời gian, giới hạn hiệu quả tổng thể của hệ thống.

  • Trải nghiệm người dùng: Nhiều phần mềm quản lý tài liệu gặp vấn đề về trải nghiệm người dùng, dẫn đến người dùng mới cảm thấy khó sử dụng và giảm năng suất.

  • Khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu quản lý tài liệu của họ cũng phát triển, khả năng mở rộng trở thành một vấn đề quan trọng khi mà một số hệ thống gặp khó khăn trong việc lưu trữ khối lượng lớn và độ phức tạp của dữ liệu ngày càng tăng.

  • Bảo mật: Trong thời đại của vô số cuộc tấn công mạng tinh vi, vấn đề bảo mật dữ liệu của phần mềm quản lý tài liệu là rất quan trọng.

Phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả cho doanh nghiệp

E-Office Vitranet24 là phần mềm giúp quản lý và chia sẻ tài liệu thuận tiện. Phần mềm cho phép lưu trữ và xem tài liệu bất kỳ lúc nào, bất kỳ nơi đâu, qua máy tính hoặc di động và ứng dụng đọc tài liệu online.

Người sử dụng có thể quản lý tài liệu khoa học và hiệu quả, từ việc phân quyền quản lý tài liệu, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu cho đến việc chia sẻ tài liệu từ người này sang người khác, từ nhóm này sang nhóm khác…

phan-mem-quan-ly-tai-lieu-3

E-Office Vitranet24 được xây dựng trên nền tảng công nghệ quản lý uy tín, tiên tiến thế giới Bitrix24. Do đó, người sử dụng hoàn toàn có thể yên tâm về khả năng bảo mật dữ liệu và khả năng tích hợp với các ứng dụng khác của riêng doanh nghiệp hay bên thứ ba. Phần mềm với giao diện tương tự trang mạng xã hội, thân thiện với người dùng.

Với 16+ năm kinh nghiệm triển khai các hệ thống thông tin, phần mềm quản lý doanh nghiệp cho hàng ngàn tổ chức doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự cho Quý khách hàng đang cần giải pháp quản lý dự án và công việc.

Thông tin liên hệ Vitranet24:

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ V&V

Trụ sở: 17 Hạ Hồi - Q.Hoàn Kiếm - TP.Hà Nội | Tel: 024.3217.1617

Văn phòng Hồ Chí Minh: 185Bis Võ Thị Sáu - P.Võ Thị Sáu - Q.3 | Tel: 028.7309.6077 - 090.369.6077

Văn phòng Đà Nẵng: 50 Nguyễn Hữu Thọ - Q.Hải Châu | Tel: 023.6307.1068

Email: vitranet24@vivicorp.com

Website: https://www.vitranet24.com

(Bài viết có sử dụng thông tin tham khảo từ Forbes: The Future Of Document Management Software)


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Tối ưu vận hành với hệ thống quản lý doanh nghiệp
02.03.2024 72
Trong thời đại 4.0, việc xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ đang được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng. Với một hệ thống quản lý doanh nghiệp chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể nâng cao hiệu quả quản trị, năng lực cạnh tranh của tổ chức cũng như hướng tới sự phát triển bền vững.
Trí tuệ nhân tạo là gì? Hé lộ tương lai với AI
01.03.2024 10
Artificial Intelligence (AI), hay "trí tuệ nhân tạo" như được biết đến ở Việt Nam, là biểu tượng của sự sáng tạo con người, bao gồm nỗ lực không ngừng của chúng ta để tạo ra máy móc mô phỏng trí tuệ con người. Bài viết này bắt đầu hành trình khám phá để làm sáng tỏ AI, truy tìm nguồn gốc của nó, tiết lộ cơ chế hoạt động và dự đoán hướng đi của nó, từ đó vẽ nên bức tranh toàn diện về công nghệ biến đổi này.
Hệ thống văn phòng điện tử: Bí kíp cải thiện hiệu quả làm việc
29.02.2024 27
Trong thời đại công nghệ số, việc áp dụng hệ thống văn phòng điện tử đã trở thành một bước tiến quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Bài viết này sẽ đi sâu vào lợi ích và tầm quan trọng của việc triển khai hệ thống văn phòng điện tử, cũng như đưa ra một số gợi ý về cách lựa chọn và triển khai hệ thống phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Ứng dụng phần mềm chuyển đổi số để tối ưu hiệu quả kinh doanh
29.02.2024 668
Trong thế giới kinh doanh ngày nay, việc áp dụng phần mềm chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà đã trở thành yếu tố thiết yếu để tồn tại và phát triển. Công nghệ kỹ thuật số mang lại cơ hội để doanh nghiệp cải thiện quy trình, tăng cường hiệu suất và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Dưới đây là cái nhìn sâu sắc về cách thức phần mềm chuyển đổi số hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc thích ứng và phát triển trong kỷ nguyên số.
Phần mềm chăm sóc khách hàng và lý do doanh nghiệp nên trang bị
28.02.2024 265
Phần mềm chăm sóc khách hàng là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa các hoạt động liên quan đến khách hàng. Hệ thống giúp lưu trữ thông tin, theo dõi tương tác, quản lý các kênh liên lạc và tự động hóa quy trình bán hàng.
10 tính năng hàng đầu nên tìm kiếm trong hệ thống CRM hiện đại
22.02.2024 251
Để giúp bạn lựa chọn được giải pháp CRM phù hợp, các chuyên gia của Bitrix24 đã gợi ý 10 tính năng hàng đầu nên tìm kiếm trong hệ thống CRM hiện đại.
Làm sao để chọn giải pháp AI phù hợp cho CRM của bạn?
20.02.2024 360
Các chuyên gia của Bitrix24 đã đưa ra những gợi ý về cách lựa chọn và triển khai công cụ AI trong CRM, cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa tương tác với khách hàng, tăng năng suất và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.
4 xu hướng nổi bật về thị trường bán lẻ online 2024
06.02.2024 828
Theo báo cáo toàn cảnh thị trường sàn bán lẻ trực tuyến 2023 và dự báo 2024 được Metric công bố, có 4 xu hướng nổi bật về thị trường bán lẻ online 2024
Harvard Business Review nhận định các rủi ro và thách thức mới của AI tạo sinh
01.02.2024 481
Sự phát triển nhanh chóng của AI tạo sinh, bao gồm các mô hình Ngôn ngữ lớn (LLM) như ChatGPT/GPT-4 của OpenAI, đang tạo ra những rủi ro và thách thức mới cho doanh nghiệp. Theo nhóm tác giả của tạp chí HBR (I. Glenn Cohen, Theodoros Evgeniou và Martin Husovec), các công ty nên chú trọng việc xây dựng các chính sách thực tiễn liên quan đến việc sử dụng các công nghệ này.
Forbes: 9 điều nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án
30.01.2024 572
Với phần mềm quản lý dự án phù hợp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc. Forbes đưa ra 9 gợi ý về các yếu tố doanh nghiệp nên xem xét khi tìm kiếm phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp của mình.
Cách mạng hóa việc lưu trữ giấy tờ với phần mềm quản lý tài liệu
24.01.2024 223
Với những lợi ích tuyệt vời, phần mềm quản lý tài liệu đang dần thay thế cách quản lý truyền thống rườm rà có nhiều rủi ro, đồng thời giúp doanh nghiệp yên tâm hơn về tính bảo mật thông tin cùng kho lưu trữ rộng lớn vô thời hạn.
Forbes chia sẻ cách lựa chọn phần mềm quản lý công việc
23.01.2024 420
Phần mềm quản lý công việc được thiết kế giúp người dùng quản lý toàn bộ các đầu mục công việc, từ đó đẩy nhanh tốc độ xử lý, giảm thiểu sai sót và đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác.
11 bước tạo lập và quản lý quy trình công việc hiệu quả
18.01.2024 346
Xây dựng quy trình làm việc là điều bắt buộc phải có nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình hoạt động trơn tru, hiệu quả. Và phần mềm quản lý quy trình công việc là một công cụ quan trọng giúp tối ưu hoạt động này cho doanh nghiệp.
Forbes gợi ý 5 xu hướng quản lý nhân sự 2024
16.01.2024 677
Xu hướng quản lý nhân sự cho năm 2024 là gì? Sau suốt một năm trò chuyện, thảo luận cùng những chuyên gia trong lĩnh vực nhân sự, tác giả Meghan M. Biro đã tổng hợp các chủ đề được quan tâm hàng đầu.
Havard Business Review: những lưu ý về kinh tế toàn cầu 2024
11.01.2024 242
Theo tác giả Walter Frick, tình hình kinh tế chung vào năm 2024 sẽ tiếp tục khó khăn - nhưng có những chủ đề và câu hỏi quan trọng mà mỗi nhà lãnh đạo doanh nghiệp nên để ý khi chuẩn bị cho 2024.
Quản lý
Tối ưu vận hành với hệ thống quản lý doanh nghiệp
02.03.2024 72
Trong thời đại 4.0, việc xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ đang được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng. Với một hệ thống quản lý doanh nghiệp chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể nâng cao hiệu quả quản trị, năng lực cạnh tranh của tổ chức cũng như hướng tới sự phát triển bền vững.

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 7287
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Gemini (Google Bard) và ChatGPT: AI nào tốt hơn?
01.03.2024 185
Các chuyên gia của Bitrix24 đã tổng hợp một số đánh giá về ưu và nhược điểm của 2 công cụ AI nổi trội hiện nay, nhằm giúp bạn lựa chọn được AI phù hợp với nhu cầu của mình.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2781
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.