Quản lý tài liệu hiệu quả trên E-Office Vitranet24 bằng cách nào?

E-Office Vitranet24 có bộ tính năng quản lý tài liệu trực tuyến tiên tiến, giúp cộng tác nhanh chóng và hiệu quả trên toàn công ty của bạn.

1. Tài liệu trực tuyến

Xem, đồng chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu trực tuyến với đồng nghiệp và người dùng bên ngoài. Tạo tài liệu văn bản, bảng tính và thậm chí là bài thuyết trình – tất cả đều có trong module quản lý tài liệu của Văn phòng số Vitranet24.

- Quản lý tài liệu trực tuyến

- Hỗ trợ docx, pptx, xlsx, txt, csv

- Tích hợp với Dropbox, Google Drive, OneDrive

- Lưu trữ lịch sử tài liệu

Chỉnh sửa theo thời gian thực

Tạo và chỉnh sửa tài liệu văn bản, bảng tính và bản trình bày theo thời gian thực. Mời những người dùng khác cùng chỉnh sửa tài liệu trực tuyến.

Cộng tác theo thời gian thực

Bất kể có bao nhiêu người cùng chỉnh sửa một tài liệu, bạn luôn có thể xem ai đã làm việc trên tài liệu đó gần đây và những thay đổi nào đã được thực hiện.

Quản lý tài liệu trực tuyến

Quản lý tài liệu thông qua một bảng điều khiển duy nhất, nơi bạn có thể xem hoạt động và thay đổi gần đây. Điều chỉnh quyền truy cập và bật khóa tài liệu để ngăn chặn việc chỉnh sửa tệp vô tình.

2. Lưu trữ tài liệu

Phần mềm E-Office Vitranet24 cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và chia sẻ bất kỳ tệp nào liên quan đến công việc. Có thể truy cập dễ dàng từ cả máy tính để bàn và thiết bị di động, tích hợp với Google Docs và Office 365, giải pháp này rất phù hợp với nhu cầu quản lý dự án của bạn.

- Truy cập 24/7 từ mọi thiết bị

- Lưu trữ an toàn và bảo mật cho dữ liệu của bạn

- Tích hợp với Office 365 và Google Docs

- Quyền truy cập có thể tùy chỉnh

Tìm kiếm tài liệu tức thì

Văn phòng số Vitranet24 có tính năng tìm kiếm, liệt kê các tài liệu, hồ sơ, bài viết, ý kiến và các thông tin khác. Nội dung mới được lập chỉ mục và ngay lập tức xuất hiện trong kết quả tìm kiếm khi nó được tải lên. Kết quả tìm kiếm bị ảnh hưởng bởi nút "like", vì vậy người dùng có thể đánh dấu các mục nội dung đặc biệt hữu ích và họ sẽ dễ dàng tìm thấy nó. Gợi ý nhanh xuất hiện ngay sau khi người dùng bắt đầu gõ vào ô tìm kiếm, điều này đặc biệt thuận tiện cho việc đi đến trang hồ sơ cá nhân của người dùng khác.

Quyền truy cập có thể tùy chỉnh

Một số tệp và thư mục nhất định trong công ty của bạn không nên để mọi người truy cập (ví dụ: dữ liệu dự án tuyệt mật hoặc số liệu bán hàng). Với phần mềm quản lý tài liệu của Vitranet24, bạn có thể hạn chế quyền truy cập vào tệp và/hoặc khóa chúng để bảo mật thông tin.

Tích hợp với các ứng dụng phổ biến

Chỉnh sửa và lưu trữ tài liệu trực tuyến thông qua tích hợp gốc với Google Docs, Office 365 hoặc MS Office Online. Nếu bạn đã lưu trữ một số tệp trên Google Drive hoặc Dropbox, bạn có thể dễ dàng kết nối chúng với hệ thống văn phòng số Vitranet24 và di chuyển các tệp chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

3. Cơ sở tri thức

Một nơi duy nhất để bạn lưu trữ tất cả kiến ​​thức và sự thông thái của công ty, Cơ sở tri thức có thể dễ dàng được chỉnh sửa và mở rộng bởi tất cả các thành viên trong nhóm của bạn.

- Dễ dàng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ

- Thêm video và hình ảnh

- Quản lý tài liệu kinh doanh

- Lý tưởng cho các dự án và kiến ​​thức của công ty

Dễ dàng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ

Bất kỳ ai cũng có thể tạo cơ sở kiến ​​thức – chỉ cần chọn một mẫu và bắt đầu điền vào đó các bài viết, hình ảnh, video hoặc các loại nội dung khác. Chỉnh sửa khi đang di chuyển và xem các thay đổi được áp dụng ngay lập tức.

Nơi lý tưởng để lưu trữ kiến ​​thức của công ty

Cho dù đó là hướng dẫn, danh sách kiểm tra hay sổ tay hướng dẫn, bạn có thể lưu trữ và chỉnh sửa chúng, sắp xếp nội dung theo cách trực quan nhất.

Quyền truy cập có thể tùy chỉnh

Bạn có thể hạn chế quyền truy cập vào một số thông tin nhất định bằng cách định cấu hình cài đặt quyền cho một cơ sở kiến ​​thức cụ thể hoặc cho tất cả chúng cùng một lúc.

4. Cộng tác với người dùng bên ngoài

Phần mềm giúp bạn cộng tác với người dùng bên ngoài trong các dự án của mình một cách thực sự thuận tiện. Chỉ cần gửi cho họ một liên kết mời và họ sẽ có thể tham gia cùng bạn trong một nhiệm vụ mà không cần phải tạo tài khoản. Người dùng bên ngoài có quyền truy cập hạn chế, bạn có thể tùy chỉnh bất kỳ lúc nào.

- Hợp tác với những người làm việc tự do, đối tác, v.v.

- Lời mời qua email hoặc SMS

- Quản lý tài liệu trên đám mây

Hợp tác thuận tiện với người dùng bên ngoài

Mời khách hàng, nhà thầu, người làm việc tự do hoặc bất kỳ người dùng bên ngoài nào khác chỉ bằng cách gửi cho họ một liên kết và bắt đầu hợp tác trong vài giây.

Không cần tạo tài khoản

Người dùng bên ngoài hệ thống không cần tạo tài khoản để có thể xem nhiệm vụ, đọc bình luận, tải tệp lên và thực hiện các hành động khác mà bạn cho là phù hợp với tư cách là quản trị viên.

Quyền truy cập có thể tùy chỉnh

Người dùng bên ngoài có quyền truy cập hạn chế do quản trị viên tài khoản đặt. Bạn có thể quyết định xem họ có thể viết bình luận, chỉ định nhiệm vụ, xem tài liệu, v.v. hay không.

5. Ưu điểm chính của quản lý tài liệu trên E-Office Vitranet24

Được xây dựng trên nền quản lý Bitrix24 tiên tiến từ Mỹ, E-Office Vitranet24 là nơi bạn có thể tạo, chỉnh sửa và chia sẻ mọi tập tin liên quan đến công việc. Dễ dàng truy cập từ mọi thiết bị, tích hợp với Google Docs và Office 365, quyền truy cập có thể được tùy chỉnh…

- Quản lý và chia sẻ tài liệu thuận tiện. Lưu trữ và xem tài liệu bất cứ lúc nào bất kỳ nơi đâu, qua thiết bị di động và ứng dụng đọc tài liệu online

- Quản lý tài liệu từ việc phân quyền quản lý tài liệu, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu cho đến việc chia sẻ tài liệu từ người này sang người khác, từ nhóm này sang nhóm khác theo quyền đã quy định

- Cho phép quản lý tài liệu cá nhân của mình ngay trên máy tính PC và đồng bộ dữ liệu lên Cổng thông tin công ty khi có kết nối mạng.

- Xem tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau và trên mọi thiết bị di động

Nếu bạn quan tâm đến phần mềm quản lý doanh nghiệp Vitranet24, xin mời liên hệ với Vitranet24 theo số điện thoại sau để được tư vấn chi tiết:

+ 024.3217.1617 tại khu vực Hà Nội.

+ 028.7309.6077 tại khu vực TP.HCM.