Văn phòng số – Giải pháp vận hành tối ưu cho mọi doanh nghiệp

Văn phòng số – Giải pháp vận hành tối ưu cho mọi doanh nghiệp
01.11.2023 1030

Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 và đại dịch COVID-19 đã thúc đẩy quá trình chuyển đổi số tại nơi làm việc diễn ra nhanh hơn bao giờ hết. Trong đó, thách thức đối với nhiều doanh nghiệp là nhận ra tiềm năng và triển khai giải pháp văn phòng số hiệu quả.

1. Văn phòng số là gì?

Văn phòng số (văn phòng điện tử) hay E-Office là một thuật ngữ được sử dụng để miêu tả một môi trường làm việc hoàn toàn dựa trên công nghệ số. Bao gồm các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại thông minh…, và các phần mềm kết nối thông qua Internet để quản lý, lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin. Văn phòng số giúp nâng cao năng suất làm việc, giảm thiểu thời gian và chi phí cho các hoạt động văn phòng truyền thống.

Với văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể làm việc từ xa và kết nối với đồng nghiệp và khách hàng bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ đâu, giúp nâng cao tính linh hoạt và tăng năng suất làm việc. Giải pháp này cung cấp các công cụ mà nhà quản lý và nhân viên cần sử dụng để hoàn thành công việc như: giao tiếp, lưu trữ dữ liệu, quản lý công việc…

Thực tế, hầu hết các tổ chức đều đang ứng dụng công nghệ số trong các hoạt động của mình. Ví dụ như công cụ Chat hay bảng Excel quản lý đầu việc. Tuy nhiên, về lâu dài các doanh nghiệp cần triển khai một nền tảng liên kết chặt chẽ, nhằm tối đa hóa tính năng của tất cả công cụ trên.

Văn phòng số là một giải pháp đồng bộ giúp doanh nghiệp tối ưu phương thức làm việc, nâng cao hiệu quả sản xuất và kinh doanh. Các đặc trưng của E-Office bao gồm:

  • Hợp nhất: Văn phòng số quản lý tập trung hàng loạt phần mềm riêng lẻ trên một nền tảng duy nhất giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao tính hiệu quả của công việc.

  • Hợp lý: Người dùng văn phòng điện tử sẽ dễ dàng lưu trữ, tra cứu thông tin thông qua giao diện trực quan và hệ thống công nghệ hiện đại.

  • An toàn: Văn phòng số giám sát lịch sử thay đổi và phân quyền tiếp cận cho từng cá nhân giúp doanh nghiệp bảo mật dữ liệu kinh doanh.

  • Tinh gọn, tiện ích: Mô hình làm việc số trao quyền cho nhân viên làm việc, cộng tác từ xa, nhận thông báo và truy cập tức thì.

2. Lợi ích khi sử dụng văn phòng số

van-phong-so-vitranet24-1

Giải pháp văn phòng số đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Mặc dù mỗi doanh nghiệp có phương pháp xây dựng mô hình làm việc khác nhau tùy vào quy mô, ngành nghề và nhu cầu vận hành, nhưng một nền tảng văn phòng số phù hợp và tinh gọn sẽ mang lại cho tổ chức những lợi ích sau:

2.1 Tiết kiệm thời gian và chi phí

Việc áp dụng mô hình văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian do không phải thực hiện quy trình thủ công, xét duyệt nhiều cấp, hay ký tá trực tiếp. Việc truy xuất tìm kiếm và lưu trữ dữ liệu cũng được thực hiện nhanh chóng. Từ đó tối ưu được nguồn nhân lực tiết kiệm được chi phí vận hành.

2.2 Tăng tính linh hoạt

Văn phòng số giúp doanh nghiệp không còn bị giới hạn về địa điểm làm việc. Dù ở đâu người dùng đều truy cập thông báo, nhận nhiệm vụ và phản hồi theo thời gian thực. Người quản lý và nhân viên có thể làm việc tại nhà, ở bên ngoài văn phòng hoặc kết hợp cả hai hình thức. Thêm vào đó, việc hợp tác, tuyển dụng nhân sự từ nước ngoài cũng được hỗ trợ tối đa.

2.3 Cải thiện năng suất

Báo cáo của Gartner vào năm 2019 dự đoán rằng các công ty sẽ phát triển nhanh gấp hai lần nhờ chuyển đổi số môi trường làm việc. Nó mang đến sự gắn kết, tinh thần làm việc hiệu quả hơn trong đội ngũ và tăng trưởng lợi nhuận thêm 21%.

Hình thức lưu trữ vật lý đã được thay thế bằng hệ thống lưu trữ đám mây. Nhân viên có thể tìm kiếm và truy cập thông tin mong muốn một cách nhanh chóng và chia sẻ tài nguyên dễ dàng. Điều này giúp đội ngũ không tốn nhiều thời gian chờ đợi, rà soát số liệu, từ đó gia tăng hiệu quả làm việc.

2.4 Gắn kết đội ngũ, cải thiện sự hài lòng của nhân viên

Để nâng cao sự hài lòng và trải nghiệm của nhân viên, các công ty cung cấp môi trường làm việc số tạo điều kiện thuận lợi cho nhân sự quyết định cách thức làm việc linh hoạt .

Mặt khác, E-Office còn hỗ trợ nhân viên bằng cách trang bị công cụ xử lý nhiệm vụ thông minh và bổ sung tri thức hữu ích trong quá trình làm việc. Chẳng hạn, gói giải pháp văn phòng số có thể tổng hợp những nghiên cứu, chính sách, văn bản hướng dẫn nội bộ thành cẩm nang cho nhân viên chủ động học hỏi.

2.5 Rút ngắn thời gian phê duyệt tài liệu

Hợp đồng điện tử và chữ ký số từ xa là những ứng dụng tiên tiến của văn phòng điện tử. Trước đây, quá trình ký kết, phê duyệt thường tốn nhiều thời gian, chi phí in ấn, bảo quản. Đặc biệt, những người làm công tác quản lý công văn, hóa đơn, hợp đồng thường dễ mắc lỗi chậm trễ, sai sót khi thực hiện trên giấy tờ thủ công. Giờ đây, nhà quản lý, lãnh đạo chỉ cần thao tác đơn giản để giải quyết số lượng lớn hợp đồng, chứng từ ngay trên điện thoại di động.

2.6 Góp phần cải thiện doanh thu

Văn phòng số tự động hóa công tác điều hành và hoạt động đồng bộ. Doanh nghiệp quản lý tất cả hạng mục, quy trình quan trọng trên một nền tảng duy nhất. Đội ngũ nhân sự làm việc chính xác, đúng tiến độ đem lại khả năng tăng trưởng doanh thu mạnh mẽ hơn và giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp.

3. Các tính năng cần có của giải pháp văn phòng số tối ưu

van-phong-so-vitranet24-2
E-Office với đa dạng tính năng hỗ trợ tối đa cho việc vận hành doanh nghiệp

3.1 Tính linh hoạt và di động

Cho phép người dùng truy cập và làm việc trên nhiều thiết bị và từ nhiều địa điểm khác nhau. Khi các nhóm làm việc từ xa, công tác tìm kiếm thông tin có thể tốn thời gian, gây khó chịu và giảm năng suất lao động. Lúc này, hệ thống lưu trữ trong văn phòng điện tử sẽ cung cấp kho quản trị thông tin khoa học, minh bạch nhất cũng như giúp người dùng chia sẻ liên thông đến từng cá nhân, phòng ban.

3.2 Hỗ trợ khả năng tích hợp

Có khả năng tích hợp với các ứng dụng từ bên thứ 3, hoặc các ứng dụng riêng của doanh nghiệp.

3.3 Tinh gọn, dễ sử dụng

Toàn bộ cán bộ nhân viên của công ty có thể cùng sử dụng chung nền tảng. Tuy nhiên, có thể tạo các nhóm dự án với đầy đủ không gian công cụ thể thảo luận, chia sẻ tài liệu, làm việc nhóm cho từng dự án khác nhau. Ngoài ra, các công cụ thông báo, mạng xã hội nội bộ cũng được cài đặt trực quan, khuyến khích sự tham gia của toàn thể thành viên.

3.4 Bảo mật thông tin

Văn phòng số tiên tiến cần cho phép người dùng truy cập từ mọi nơi nhưng vẫn đảm bảo thông tin lưu trữ an toàn. Chỉ những người có quyền hạn hoặc trực tiếp giải quyết công việc mới được phép chỉnh sửa.

3.5 Cộng tác liền mạch

Cộng tác liền mạch là một cách để loại bỏ các khó khăn như nhân viên sắp xếp sai thứ tự ưu tiên, chậm tiến độ đề ra. Văn phòng số giúp cải thiện quy trình làm việc thông qua cách thiết lập, kết nối và quản trị hệ thống quy trình đồng bộ. Từ người quản lý đến nhân viên đều cộng tác trôi chảy, giảm thiểu giấy tờ và thời gian trình ký/phê duyệt.

3.6 Phân tích, đo lường

Đo lường mức độ tuân thủ và hiệu quả công việc luôn là một nhiệm vụ khó khăn của nhà quản lý. E-office cung cấp khả năng hiển thị số liệu cho doanh nghiệp đánh giá đa chiều, chính xác và tức thời. Những báo cáo tự động cũng được xem như cơ sở khách quan để ban lãnh đạo điều chỉnh kế hoạch và hướng đến hoàn thành mục tiêu chung.

4. Văn phòng số E-Office Vitranet24 - Giải pháp xây dựng môi trường làm việc tập trung, xuyên suốt

E-Office Vitranet24 giúp tạo dựng môi trường làm việc chung xuyên suốt toàn công ty. Nâng cao tốc độ tương tác, giao tiếp xử lý công việc trên toàn hệ thống. Xây dựng môi trường truyền thông và tạo dựng văn hoá doanh nghiệp hiệu quả. Đã được kiểm nghiệm và sử dụng tại nhiều đơn vị lớn với qui mô hàng ngàn người sử dụng: NutiFood, Ngân hàng ACB, Bệnh viện Nam Sài Gòn...

Đặc biệt bạn có thể số hoá và tự động hoá nhiều quy trình tiện ích cho doanh nghiệp, giảm thủ tục giấy tờ: quy trình văn phòng phẩm, quy trình đề xuất, quy trình nghỉ phép, quy trình quản lý tài liệu...

van-phong-so-vitranet24-3

E-Office Vitranet24: Hệ thống quản lý doanh nghiệp All in one 

Với 16+ năm kinh nghiệm và sở hữu một trong những công nghệ tiên tiến nhất thế giới Bitrix24 về phần mềm quản lý doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự và cải thiện lập tức vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải!

5. Kết luận

Xu hướng chuyển đổi sang văn phòng số đang phát triển mạnh mẽ và ngày càng phổ biến. Để tiết kiệm thời gian và vận hành hiệu quả, các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nên dần chuyển dịch sang ứng dụng văn phòng số. Việc này giúp cho công việc có thể được thực hiện ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào.


★★★★★
★★★★★
5/5 - (2 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
9 lợi ích của phần mềm văn phòng điện tử
25.07.2024 55
Phần mềm văn phòng điện tử đang được ưa chuộng sử dụng tại nhiều doanh nghiệp bởi những lợi ích nó đem lại trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động.
Forbes: Xu hướng công nghệ cho nửa cuối năm 2024
23.07.2024 62
Chúng ta nên phát triển những xu hướng nào nửa cuối 2024, và những gì nên loại bỏ để có thể phát triển doanh nghiệp tốt hơn?
Làm sao lựa chọn CRM bất động sản phù hợp nhất?
23.07.2024 212
Một CRM bất động sản phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn là rất quan trọng để chuẩn hóa quy trình, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và chốt được nhiều giao dịch hơn.
Cải thiện vận hành với phần mềm quản trị doanh nghiệp
18.07.2024 278
Phần mềm quản trị doanh nghiệp là các các hệ thống và ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ, quản lý và tự động hóa các chức năng kinh doanh.
Vì sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý khách hàng?
10.07.2024 252
Trong thời đại số, việc quản lý và chăm sóc khách hàng là yếu tố không thể thiếu để tạo nên thành công của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu, chăm sóc khách hàng dễ dàng và hiệu quả hơn.
4 trụ cột của môi trường làm việc lành mạnh
05.07.2024 315
Một môi trường làm việc lành mạnh chắc chắn cần thiết cho sự thành công của doanh nghiệp. Nó giúp cải thiện sự hài lòng và năng suất của nhân viên, đồng thời giảm tỷ lệ vắng mặt và tỷ lệ thôi việc.
Cải thiện quản lý tài liệu với phần mềm quản lý văn bản
28.06.2024 249
Với sự gia tăng không ngừng số lượng tài liệu qua từng năm, phần mềm quản lý văn bản đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động và lưu trữ thông tin của một doanh nghiệp.
Forbes: 6 lợi ích chính của phần mềm quản lý quan hệ khách hàng
21.06.2024 420
Lợi ích của phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) trải dài trong toàn bộ chu trình bán hàng, từ việc xác định khách hàng tiềm năng cho đến việc khiến họ hài lòng và quay lại nhiều hơn.
Vì sao phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ cần thiết?
20.06.2024 315
Phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ là công cụ hàng đầu giúp giải quyết hiệu quả các vấn đề về quản lý và vận hành doanh nghiệp.
6 cách sử dụng công nghệ để cải thiện năng suất làm việc
15.06.2024 161
Sử dụng công nghệ phù hợp có thể giúp cải thiện năng suất và duy trì sự gắn kết của người lao động với doanh nghiệp.
Forbes: Cách chọn chiến lược phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp
13.06.2024 364
Một tổ chức thường sử dụng một hoặc nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp để bao quát tất cả các khía cạnh hoạt động. Forbes chia sẻ ngắn gọn những điểm mà chủ doanh nghiệp nên cân nhắc trước khi quyết định chiến lược phần mềm cho doanh nghiệp mình.
9 công cụ giao tiếp, công tác hiệu quả cho doanh nghiệp lớn
06.06.2024 225
Các công cụ giao tiếp, cộng tác là chất keo gắn kết nội bộ, giúp tăng hiệu quả công và việc và cải thiện việc quản lý vận hành. Các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý hàng đầu từ Mỹ, đã gợi ý 10 công cụ giao tiếp, cộng tác hiệu quả mà các doanh nghiệp lớn nên tham khảo.
Tăng tốc độ giao tiếp, cộng tác với E-Office Vitranet24
05.06.2024 284
Bạn đang gặp khó khăn trong việc kết nối các nhân sự từ nhiều phòng ban, tìm kiếm tài liệu cũ, hay mất nhiều thời gian để gửi thông báo cho toàn bộ nhân viên? Văn phòng số Vitranet24 sẽ giúp bạn giải quyết ngay lập tức các vấn đề trên.
6 công nghệ doanh nghiệp cỡ vừa không nên bỏ qua
04.06.2024 226
Cho dù bạn đang muốn tối ưu hoạt động, bảo mật dữ liệu hay cải thiện quan hệ khách hàng, 6 công nghệ được gợi ý bởi các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý tiên tiến từ Mỹ sẽ hỗ trợ bạn.
5 CRM di động tốt nhất năm 2024
31.05.2024 246
Phần mềm CRM di động giúp doanh nghiệp quản lý và kết nối với khách hàng một cách dễ dàng mọi lúc mọi nơi, mang lại sức sống mới cho hoạt động kinh doanh. Các chuyên gia của Bitrix24 - công nghệ quản lý tiên tiến từ Mỹ đã gợi ý một vài CRM di động mạnh mẽ doanh nghiệp nên tham khảo.
Quản lý
9 lợi ích của phần mềm văn phòng điện tử
25.07.2024 55
Phần mềm văn phòng điện tử đang được ưa chuộng sử dụng tại nhiều doanh nghiệp bởi những lợi ích nó đem lại trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 483
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Khai thác AI để vận hành xuất sắc trong sản xuất
20.05.2024 344
Trong kỷ nguyên sản xuất hiện đại, việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) vào các quy trình vận hành đã trở thành một chiến lược then chốt để đạt được Hoạt động xuất sắc và tối đa hóa các phương pháp Lean Six Sigma.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3108
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.