Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 và đại dịch COVID-19 đã thúc đẩy quá trình chuyển đổi số tại nơi làm việc diễn ra nhanh hơn bao giờ hết. Trong đó, thách thức đối với nhiều doanh nghiệp là nhận ra tiềm năng và triển khai giải pháp văn phòng số hiệu quả.

1. Văn phòng số là gì?

Văn phòng số (văn phòng điện tử) hay E-Office là một thuật ngữ được sử dụng để miêu tả một môi trường làm việc hoàn toàn dựa trên công nghệ số. Bao gồm các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại thông minh…, và các phần mềm kết nối thông qua Internet để quản lý, lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin. Văn phòng số giúp nâng cao năng suất làm việc, giảm thiểu thời gian và chi phí cho các hoạt động văn phòng truyền thống.

Với văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể làm việc từ xa và kết nối với đồng nghiệp và khách hàng bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ đâu, giúp nâng cao tính linh hoạt và tăng năng suất làm việc. Giải pháp này cung cấp các công cụ mà nhà quản lý và nhân viên cần sử dụng để hoàn thành công việc như: giao tiếp, lưu trữ dữ liệu, quản lý công việc…

Thực tế, hầu hết các tổ chức đều đang ứng dụng công nghệ số trong các hoạt động của mình. Ví dụ như công cụ Chat hay bảng Excel quản lý đầu việc. Tuy nhiên, về lâu dài các doanh nghiệp cần triển khai một nền tảng liên kết chặt chẽ, nhằm tối đa hóa tính năng của tất cả công cụ trên.

Văn phòng số là một giải pháp đồng bộ giúp doanh nghiệp tối ưu phương thức làm việc, nâng cao hiệu quả sản xuất và kinh doanh. Các đặc trưng của E-Office bao gồm:

• Hợp nhất: Văn phòng số quản lý tập trung hàng loạt phần mềm riêng lẻ trên một nền tảng duy nhất giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao tính hiệu quả của công việc.

• Hợp lý: Người dùng văn phòng điện tử sẽ dễ dàng lưu trữ, tra cứu thông tin thông qua giao diện trực quan và hệ thống công nghệ hiện đại.

• An toàn: Văn phòng số giám sát lịch sử thay đổi và phân quyền tiếp cận cho từng cá nhân giúp doanh nghiệp bảo mật dữ liệu kinh doanh.

• Tinh gọn, tiện ích: Mô hình làm việc số trao quyền cho nhân viên làm việc, cộng tác từ xa, nhận thông báo và truy cập tức thì.

2. Lợi ích khi sử dụng văn phòng số

Giải pháp văn phòng số đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Mặc dù mỗi doanh nghiệp có phương pháp xây dựng mô hình làm việc khác nhau tùy vào quy mô, ngành nghề và nhu cầu vận hành, nhưng một nền tảng văn phòng số phù hợp và tinh gọn sẽ mang lại cho tổ chức những lợi ích sau:

2.1 Tiết kiệm thời gian và chi phí

Việc áp dụng mô hình văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian do không phải thực hiện quy trình thủ công, xét duyệt nhiều cấp, hay ký tá trực tiếp. Việc truy xuất tìm kiếm và lưu trữ dữ liệu cũng được thực hiện nhanh chóng. Từ đó tối ưu được nguồn nhân lực tiết kiệm được chi phí vận hành.

2.2 Tăng tính linh hoạt

Văn phòng số giúp doanh nghiệp không còn bị giới hạn về địa điểm làm việc. Dù ở đâu người dùng đều truy cập thông báo, nhận nhiệm vụ và phản hồi theo thời gian thực. Người quản lý và nhân viên có thể làm việc tại nhà, ở bên ngoài văn phòng hoặc kết hợp cả hai hình thức. Thêm vào đó, việc hợp tác, tuyển dụng nhân sự từ nước ngoài cũng được hỗ trợ tối đa.

2.3 Cải thiện năng suất

Báo cáo của Gartner vào năm 2019 dự đoán rằng các công ty sẽ phát triển nhanh gấp hai lần nhờ chuyển đổi số môi trường làm việc. Nó mang đến sự gắn kết, tinh thần làm việc hiệu quả hơn trong đội ngũ và tăng trưởng lợi nhuận thêm 21%.

Hình thức lưu trữ vật lý đã được thay thế bằng hệ thống lưu trữ đám mây. Nhân viên có thể tìm kiếm và truy cập thông tin mong muốn một cách nhanh chóng và chia sẻ tài nguyên dễ dàng. Điều này giúp đội ngũ không tốn nhiều thời gian chờ đợi, rà soát số liệu, từ đó gia tăng hiệu quả làm việc.

2.4 Gắn kết đội ngũ, cải thiện sự hài lòng của nhân viên

Để nâng cao sự hài lòng và trải nghiệm của nhân viên, các công ty cung cấp môi trường làm việc số tạo điều kiện thuận lợi cho nhân sự quyết định cách thức làm việc linh hoạt .

Mặt khác, E-Office còn hỗ trợ nhân viên bằng cách trang bị công cụ xử lý nhiệm vụ thông minh và bổ sung tri thức hữu ích trong quá trình làm việc. Chẳng hạn, gói giải pháp văn phòng số có thể tổng hợp những nghiên cứu, chính sách, văn bản hướng dẫn nội bộ thành cẩm nang cho nhân viên chủ động học hỏi.

2.5 Rút ngắn thời gian phê duyệt tài liệu

Hợp đồng điện tử và chữ ký số từ xa là những ứng dụng tiên tiến của văn phòng điện tử. Trước đây, quá trình ký kết, phê duyệt thường tốn nhiều thời gian, chi phí in ấn, bảo quản. Đặc biệt, những người làm công tác quản lý công văn, hóa đơn, hợp đồng thường dễ mắc lỗi chậm trễ, sai sót khi thực hiện trên giấy tờ thủ công. Giờ đây, nhà quản lý, lãnh đạo chỉ cần thao tác đơn giản để giải quyết số lượng lớn hợp đồng, chứng từ ngay trên điện thoại di động.

2.6 Góp phần cải thiện doanh thu

Văn phòng số tự động hóa công tác điều hành và hoạt động đồng bộ. Doanh nghiệp quản lý tất cả hạng mục, quy trình quan trọng trên một nền tảng duy nhất. Đội ngũ nhân sự làm việc chính xác, đúng tiến độ đem lại khả năng tăng trưởng doanh thu mạnh mẽ hơn và giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp.

3. Các tính năng cần có của giải pháp văn phòng số tối ưu

3.1 Tính linh hoạt và di động

Cho phép người dùng truy cập và làm việc trên nhiều thiết bị và từ nhiều địa điểm khác nhau. Khi các nhóm làm việc từ xa, công tác tìm kiếm thông tin có thể tốn thời gian, gây khó chịu và giảm năng suất lao động. Lúc này, hệ thống lưu trữ trong văn phòng điện tử sẽ cung cấp kho quản trị thông tin khoa học, minh bạch nhất cũng như giúp người dùng chia sẻ liên thông đến từng cá nhân, phòng ban.

3.2 Hỗ trợ khả năng tích hợp

Có khả năng tích hợp với các ứng dụng từ bên thứ 3, hoặc các ứng dụng riêng của doanh nghiệp.

3.3 Tinh gọn, dễ sử dụng

Toàn bộ cán bộ nhân viên của công ty có thể cùng sử dụng chung nền tảng. Tuy nhiên, có thể tạo các nhóm dự án với đầy đủ không gian công cụ thể thảo luận, chia sẻ tài liệu, làm việc nhóm cho từng dự án khác nhau. Ngoài ra, các công cụ thông báo, mạng xã hội nội bộ cũng được cài đặt trực quan, khuyến khích sự tham gia của toàn thể thành viên.

3.4 Bảo mật thông tin

Văn phòng số tiên tiến cần cho phép người dùng truy cập từ mọi nơi nhưng vẫn đảm bảo thông tin lưu trữ an toàn. Chỉ những người có quyền hạn hoặc trực tiếp giải quyết công việc mới được phép chỉnh sửa.

3.5 Cộng tác liền mạch

Cộng tác liền mạch là một cách để loại bỏ các khó khăn như nhân viên sắp xếp sai thứ tự ưu tiên, chậm tiến độ đề ra. Văn phòng số giúp cải thiện quy trình làm việc thông qua cách thiết lập, kết nối và quản trị hệ thống quy trình đồng bộ. Từ người quản lý đến nhân viên đều cộng tác trôi chảy, giảm thiểu giấy tờ và thời gian trình ký/phê duyệt.

3.6 Phân tích, đo lường

Đo lường mức độ tuân thủ và hiệu quả công việc luôn là một nhiệm vụ khó khăn của nhà quản lý. E-office cung cấp khả năng hiển thị số liệu cho doanh nghiệp đánh giá đa chiều, chính xác và tức thời. Những báo cáo tự động cũng được xem như cơ sở khách quan để ban lãnh đạo điều chỉnh kế hoạch và hướng đến hoàn thành mục tiêu chung.

4. Văn phòng số E-Office Vitranet24 - Giải pháp xây dựng môi trường làm việc tập trung, xuyên suốt

E-Office Vitranet24 giúp tạo dựng môi trường làm việc chung xuyên suốt toàn công ty. Nâng cao tốc độ tương tác, giao tiếp xử lý công việc trên toàn hệ thống. Xây dựng môi trường truyền thông và tạo dựng văn hoá doanh nghiệp hiệu quả. Đã được kiểm nghiệm và sử dụng tại nhiều đơn vị lớn với qui mô hàng ngàn người sử dụng: NutiFood, Ngân hàng ACB, Bệnh viện Nam Sài Gòn...

Đặc biệt bạn có thể số hoá và tự động hoá nhiều quy trình tiện ích cho doanh nghiệp, giảm thủ tục giấy tờ: quy trình văn phòng phẩm, quy trình đề xuất, quy trình nghỉ phép, quy trình quản lý tài liệu...

E-Office Vitranet24: Hệ thống quản lý doanh nghiệp All in one 

Với 16+ năm kinh nghiệm và sở hữu một trong những công nghệ tiên tiến nhất thế giới Bitrix24 về phần mềm quản lý doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự và cải thiện lập tức vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải!

5. Kết luận

Xu hướng chuyển đổi sang văn phòng số đang phát triển mạnh mẽ và ngày càng phổ biến. Để tiết kiệm thời gian và vận hành hiệu quả, các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nên dần chuyển dịch sang ứng dụng văn phòng số. Việc này giúp cho công việc có thể được thực hiện ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào.