Tầm quan trọng của "Văn phòng điện tử" và cách xây dựng hệ thống E-Office cho doanh nghiệp!

Tầm quan trọng của "Văn phòng điện tử" và cách xây dựng hệ thống E-Office cho doanh nghiệp!
07.11.2023 1950

Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển bùng nổ như hiện nay, "Văn phòng điện tử" hay hệ thống quản lý E-Office ngày càng trở nên cần thiết và được quan tâm tại nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Đây là mô hình quản lý tập trung và có tính kết nối cao được dự đoán dần thay thế cho các giải pháp quản lý cũ.

1. Văn phòng điện tử là gì?

Phần mềm E-Office hay phần mềm văn phòng điện tử là một hệ thống quản lý tập trung với đầy đủ những tính năng giúp nhân sự kết nối trên cùng 1 môi trường làm việc. Trên đó tích hợp sẵn các công cụ như quản lý tài liệu, công việc, phê duyệt thông qua quy trình, quản lý hồ sơ thông tin nhân sự... Một hệ thống văn phòng điện tử thành công giúp doanh nghiệp quản lý tập trung, giảm thiểu giấy tờ, quản lý đa dạng các nghiệp vụ văn phòng.

Văn phòng số là nền tảng công nghệ cho phép doanh nghiệp làm việc từ xa, và kết nối với đồng nghiệp và khách hàng bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ đâu, giúp nâng cao tính linh hoạt và tăng năng suất làm việc.

van-phong-dien-tu-1

Ảnh 1. Văn phòng số cho phép doanh nghiệp làm việc từ xa hiệu quả

2. Lợi ích của văn phòng điện tử đem lại cho doanh nghiệp

Tạo môi trường làm việc kết nối, tập trung

Văn phòng điện tử tạo ra một môi trường làm việc kết nối, trên đó được tích hợp sẵn các công cụ giúp giao tiếp, thảo luận nhanh chóng. Việc trao đổi thông tin khi đã được tăng tốc độ sẽ giúp hiệu suất làm việc được nâng cao, tiết kiệm thời gian cho việc chờ đợi thông tin. Đặc biệt với những tiện ích như quản lý tài liệu, phê duyệt thông qua quy trình sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu giấy tờ, lưu trữ tài liệu chia sẻ sử dụng khoa học.

Một hệ thống văn phòng điện tử tốt còn đem đến những tiện ích trong quản lý công việc, giao nhận việc thông qua quy trình, giúp việc kiểm soát kết quả, tiến độ công việc tốt hơn.

van-phong-dien-tu-2

Ảnh 2. Văn phòng điện tử tạo không gian làm việc chung xuyên suốt 24/7

Tạo hệ thống quản lý chặt chẽ

Bằng việc sử dụng phần mềm văn phòng số, các lãnh đạo có thể quản lý nhân viên một cách chặt chẽ hơn, đồng thời phân công công việc một cách minh bạch và rõ ràng. Nhân viên trong công ty cũng có thể dễ dàng quản lý và tra cứu toàn bộ tài liệu, thông tin đã được lưu trữ trong phần mềm mà không phải mất thời gian tìm kiếm và sắp xếp, bởi toàn bộ dữ liệu đều đã được đồng bộ hóa và chọn lọc để tránh bị trùng lặp.

Một giải pháp văn phòng điện tử cũng có tính bảo mật cao, giúp hạn chế những nỗi lo của người dùng liên quan đến rò rỉ thông tin trên hệ thống.

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Các văn phòng truyền thống thường phải chi tiêu một khoản chi phí không nhỏ để mua giấy tờ, văn phòng phẩm, giấy in, mực in, công cụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu, chi phí đi lại, vận chuyển… Tuy nhiên, với văn phòng điện tử, các công việc và nghiệp vụ đều được giải quyết nhanh chóng trên nền tảng công nghệ thông tin. Điều này giúp công ty, doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí, bớt thời gian xử lý công việc và tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung.

Tăng năng suất lao động

Sử dụng văn phòng điện tử giúp các lãnh đạo và nhân viên có thể xử lý công việc nhanh chóng, chuyên nghiệp, hiệu quả, đồng thời thúc đẩy nhân lực tối ưu năng suất lao động qua việc có các công cụ giúp họ tăng tốc độ làm việc, giảm thiểu những khâu không cần thiết.

Thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình “số hóa”

Trong bối cảnh công nghệ 4.0 diễn ra sôi nổi trên mọi lĩnh vực, việc ứng dụng giải pháp hiện đại như E-Office sẽ góp phần thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình “số hóa” một cách toàn diện. Nền tảng chuyển đổi số đầu tiên Quý doanh nghiệp cần quan tâm đó là trang bị một môi trường làm việc trực tuyến, tạo ra thói quen sử dụng, sau đó dần dần áp dụng các phần quản lý đặc thù khác như nhân sự, quản lý công việc, CRM,... cho đơn vị của mình.

van-phong-dien-tu-4

Ảnh 3. Hệ thống Văn phòng số được triển khai bởi Vitranet24

3. Một hệ thống “Văn phòng điện tử” chuẩn cần có những phân hệ quản lý cơ bản nào?

Môi trường làm việc, không gian làm việc chung

Giống như không gian làm việc của doanh nghiệp ngoài đời, khi chuyển đổi số, đơn vị cũng cần có không gian tương tác, cộng tác tập trung cho tất cả các nhân viên, phòng ban bộ phận. Không gian trực tuyến này giúp các thành viên trong doanh nghiệp kết nối, tương tác và chia sẻ công việc giống như hoạt động bên ngoài. Đảm bảo liên lạc đồng bộ trong tổ chức, giữa các cá nhân, phòng ban và ban lãnh đạo. Tạo môi trường tương tác giao tiếp tập trung, quản lý tập trung trên trên một hệ thống.

Các quy trình phê duyệt, đề xuất cơ bản

Trước đây, quá trình ký kết, phê duyệt thường tiêu tốn của doanh nghiệp nhiều thời gian, chi phí in ấn, bảo quản. Đặc biệt, những người làm công tác quản lý công văn, hóa đơn, hợp đồng thường dễ mắc lỗi chậm trễ, sai sót khi thực hiện trên giấy tờ thủ công.

Giờ đây, nhà quản lý, lãnh đạo chỉ cần thao tác đơn giản để giải quyết số lượng lớn hợp đồng, chứng từ ngay trên điện thoại di động. Ứng dụng văn phòng điện tử giúp làm giảm các giấy tờ trình lên trên, tiết kiệm thời gian khi tất cả các đơn từ được tạo từ hệ thống.

Các nghiệp vụ lặp đi lặp lại được quản lý trên hệ thống

Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, việc thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và quy định nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban cụ thể là điều cốt yếu. Với E-Office, các quy trình nghiệp vụ được số hoá tự động giúp rút ngắn thời gian xử lý và lưu trữ giấy tờ.

Tự động hóa quy trình đảm bảo mọi luồng công việc diễn ra trôi chảy mà không gặp bất kỳ rào cản nào. Đây được xem là một bước tiến công nghệ hoàn toàn mới, giúp doanh nghiệp tháo gỡ toàn bộ nút thắt thường gặp trong quá trình triển khai quy trình trên giấy.

Quản lý thông tin nhân sự

Hỗ trợ quản lý thông tin nhân sự cũng là một tính năng không thể bỏ qua của giải pháp E-Office. Ở mô hình văn phòng truyền thống, tình trạng chậm trễ và kém hiệu quả thường xuyên xảy ra vì có rất nhiều thông tin, dữ liệu về nhân sự phải thu thập từ các phòng ban khác nhau và người quản lý phải làm việc thủ công. Với văn phòng điện tử, bài toán này đã được hóa giải. Mọi thông tin về các nhân viên cũng như tiến độ công việc của nhân viên đó sẽ được cập nhật một cách tự động, đầy đủ và chính xác thông qua nền tảng số của công ty.

Các tính năng bổ trợ khác

Bên cạnh các phân hệ quản lý cơ bản nêu trên, một phần mềm văn phòng điện tử mạnh mẽ còn có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc/ dự án hiệu quả. Nhà quản lý dễ dàng tạo, quản lý công việc giao cho nhân viên thực hiện, qua đó có thể nắm bắt được tiến độ xử lý các công việc và kịp thời chỉ đạo, điều hành.

Quản lý tài liệu, xây dựng cây sơ đồ tổ chức công ty… cũng là những tính năng hữu ích khác của văn phòng số.

4. Vì sao xây dựng văn phòng điện tử là nền tảng để chuyển đổi số thành công?

Với hệ thống E-Office, doanh nghiệp sẽ có được một không gian mạng xã hội nội bộ của riêng mình. Hệ thống đầy đủ các công cụ giao tiếp, tương tác tiện ích: trò chuyện, bình luận, gọi video… nhằm tối đa hiệu quả truyền thông và hỗ trợ tốt nhất cho công việc.

Theo kết quả nghiên cứu của APCO Worldwide và Gagen McDonald, các doanh nghiệp sử dụng mạng xã hội nội bộ giúp nhân viên của họ tương tác nhiều hơn trong công việc.

• 61% nhân viên cho rằng các công cụ mạng xã hội giúp họ tương tác trong công việc với đồng nghiệp ở xa hiệu quả hơn.

• 58% nhân viên thích làm việc ở công ty có sử dụng mạng xã hội nội bộ.

...

Đó là lý do doanh nghiệp nên trang bị cho mình hệ thống phần mềm văn phòng điện tử giúp đẩy nhanh quá trình tương tác, làm việc nhóm…

5. E-Office Vitranet24 - Giải pháp giúp doanh nghiệp xây dựng văn phòng điện tử trực tuyến hiệu quả!

E-Office Vitranet24 là một giải pháp triển khai Hệ thống văn phòng điện tử do Vitranet24 cung cấp. Hệ thống này giúp doanh nghiệp tạo dựng môi trường làm việc chung xuyên suốt toàn công ty.

van-phong-dien-tu-3

Ảnh 4. Văn phòng điện tử Vitranet24 với nhiều tính năng tiện ích

Hệ thống đã được kiểm nghiệm và sử dụng thành công tại nhiều đơn vị như: Tập đoàn NutiFood, Ngân hàng ACB, Bệnh viện Nam Sài Gòn… Ứng dụng E-Office Vitranet24 giúp nâng cao hiệu quả làm việc, kết nối nhân sự và giảm thiểu chi phí vận hành.

Đặc biệt bạn có thể số hoá và tự động hoá nhiều quy trình tiện ích cho doanh nghiệp, giảm thủ tục giấy tờ: quy trình văn phòng phẩm, quy trình đề xuất, quy trình nghỉ phép, quy trình quản lý tài liệu…

Văn phòng điện tử Vitranet24 được xây dựng trên Bitrix24 - nền tảng phần mềm quản lý doanh nghiệp tiên tiến hàng đầu thế giới với các ưu điểm: tính bảo mật cao, tùy chỉnh và dễ dàng nâng cấp.

Với 16+ năm kinh nghiệm triển khai các hệ thống thông tin, phần mềm quản lý doanh nghiệp cho hàng ngàn tổ chức doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự cho Quý khách hàng đang cần giải pháp Văn phòng số.

Thông tin liên hệ Vitranet24:

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ V&V

Trụ sở: 17 Hạ Hồi - Q.Hoàn Kiếm - TP.Hà Nội | Tel: 024.3217.1617

Văn phòng Hồ Chí Minh: 185Bis Võ Thị Sáu - P.Võ Thị Sáu - Q.3 | Tel: 028.7309.6077 - 090.369.6077

Văn phòng Đà Nẵng: 50 Nguyễn Hữu Thọ - Q.Hải Châu | Tel: 023.6307.1068

Email: vitranet24@vivicorp.com

Website: https://www.vitranet24.com



★★★★★
★★★★★
5/5 - (1 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Số hóa các quy trình công việc với E-Office Vitranet24
23.05.2024 92
Có rất nhiều quy trình có thể được số hóa với E-Office Vitranet24. Dưới đây là một số quy trình tiêu biểu mà doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng.
Giải quyết khó khăn trong tương tác giao tiếp với E-Office Vitranet24
21.05.2024 122
E-Office Vitranet24 có bộ công cụ hỗ trợ giao tiếp, tương tác vô cùng hiệu quả. Giúp xây dựng môi trường cộng tác làm việc với tốc độ liên lạc tăng nhanh, đem lại hiệu quả cao.
7 công nghệ chuyển đổi số hữu ích cho doanh nghiệp
16.05.2024 110
Công nghệ chuyển đổi số không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra những cơ hội mới, thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo.
Nâng cao hiệu quả kinh doanh nhờ ứng dụng AI
14.05.2024 213
AI là một công cụ thiết thực, mạnh mẽ đang định hình lại cách chúng ta kinh doanh, giúp các hoạt động trở nên thông minh hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Dịch vụ tư vấn chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp
10.05.2024 259
Vitranet24 cung cấp dịch vụ tư vấn chuyển đổi số và triển khai các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp, giúp các đơn vị đẩy nhanh tự động hoá, tối ưu phương pháp quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Vì sao hệ thống ERP ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm?
08.05.2024 265
Trong thời kỳ chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, các phần mềm quản lý doanh nghiệp đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để quản trị toàn diện các hoạt động, gia tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót. Trong đó, hệ thống ERP đang được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Forbes: Tác động của chuyển đổi số đến mô hình kinh doanh
07.05.2024 297
Chuyển đổi số tác động đến nhiều mô hình kinh doanh truyền thống. Các công ty tích hợp công nghệ vào mô hình kinh doanh của mình để cải tiến hoặc tạo ra mô hình kinh doanh mới, phát triển hoạt động và đem đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Nhưng đồng thời cũng phải đối mặt với các thách thức mới trong thị trường cạnh tranh này.
Forbes: Tác động của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp
23.04.2024 597
Vì sao văn phòng số ngày càng trở nên cần thiết và được nhiều doanh nghiệp quan tâm? Forbes đã chỉ ra những tác động tích cực của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt hiện nay.
Phần mềm CRM giúp tối ưu hiệu quả bán hàng
16.04.2024 430
CRM Vitranet24 là hệ thống tổng thể giúp quản lý mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phần mềm giúp thúc đẩy bán hàng gia tăng doanh số, đặc biệt là tiền đề để cải tiến và tiết kiệm chi phí bán hàng hiệu quả.
Lợi ích của CRM trong việc giữ chân khách hàng trung thành
10.04.2024 658
Việc giữ chân và xây dựng lòng trung thành của khách hàng cực kỳ quan trọng với doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh kinh doanh đầy cạnh tranh hiện nay. CRM được xem là một công cụ đắc lực, hỗ trợ doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng để đem đến trải nghiệm tốt hơn, xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng.
Giá trị của chuyển đổi số - chia sẻ từ Harvard Business Review
09.04.2024 583
Trong khi 89% công ty lớn trên toàn cầu đang tiến hành chuyển đổi số và ứng dụng AI, họ chỉ đạt được 31% mức tăng doanh thu dự kiến, và 25% mức tiết kiệm chi phí dự kiến từ sự nỗ lực này. 
Giải pháp văn phòng số được các doanh nghiệp lớn tin dùng
04.04.2024 5731
Chuyển đổi số hiện là nhu cầu “cấp thiết”, đòi hỏi các doanh nghiệp áp dụng một công cụ đặc biệt để kiểm soát và chuẩn hóa quy trình hoạt động. “Văn phòng số” là một phương án hiệu quả để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành toàn doanh nghiệp.
Hệ thống CRM: giải pháp giúp tăng doanh số thời đại 4.0
30.03.2024 324
Hệ thống CRM không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng toàn diện, mà còn hỗ trợ việc duy trì và phát triển mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Từ đó nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng với doanh nghiệp, tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển thị trường.
Vì sao phần mềm quản lý công văn ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng?
29.03.2024 207
Cùng với sự phát triển của công nghệ thời đại 4.0, phần mềm quản lý công văn ra đời để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý văn bản, hỗ trợ văn thư tìm kiếm văn bản nhanh chóng và hiệu quả.
Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn là thiết yếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
28.03.2024 308
Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, không khó để doanh nghiệp xây dựng một kênh bán riêng, hay fanpage trên mạng xã hội. Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn được chuyên gia đánh giá là không thể thiếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
Quản lý
Số hóa các quy trình công việc với E-Office Vitranet24
23.05.2024 92
Có rất nhiều quy trình có thể được số hóa với E-Office Vitranet24. Dưới đây là một số quy trình tiêu biểu mà doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 320
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Khai thác AI để vận hành xuất sắc trong sản xuất
20.05.2024 106
Trong kỷ nguyên sản xuất hiện đại, việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) vào các quy trình vận hành đã trở thành một chiến lược then chốt để đạt được Hoạt động xuất sắc và tối đa hóa các phương pháp Lean Six Sigma.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2971
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.