Tầm quan trọng của "Văn phòng điện tử" và cách xây dựng hệ thống E-Office cho doanh nghiệp!

Tầm quan trọng của "Văn phòng điện tử" và cách xây dựng hệ thống E-Office cho doanh nghiệp!
07.11.2023 2490

Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển bùng nổ như hiện nay, "Văn phòng điện tử" hay hệ thống quản lý E-Office ngày càng trở nên cần thiết và được quan tâm tại nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Đây là mô hình quản lý tập trung và có tính kết nối cao được dự đoán dần thay thế cho các giải pháp quản lý cũ.

1. Văn phòng điện tử là gì?

Phần mềm E-Office hay phần mềm văn phòng điện tử là một hệ thống quản lý tập trung với đầy đủ những tính năng giúp nhân sự kết nối trên cùng 1 môi trường làm việc. Trên đó tích hợp sẵn các công cụ như quản lý tài liệu, công việc, phê duyệt thông qua quy trình, quản lý hồ sơ thông tin nhân sự... Một hệ thống văn phòng điện tử thành công giúp doanh nghiệp quản lý tập trung, giảm thiểu giấy tờ, quản lý đa dạng các nghiệp vụ văn phòng.

Văn phòng số là nền tảng công nghệ cho phép doanh nghiệp làm việc từ xa, và kết nối với đồng nghiệp và khách hàng bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ đâu, giúp nâng cao tính linh hoạt và tăng năng suất làm việc.

van-phong-dien-tu-1

Ảnh 1. Văn phòng số cho phép doanh nghiệp làm việc từ xa hiệu quả

2. Lợi ích của văn phòng điện tử đem lại cho doanh nghiệp

Tạo môi trường làm việc kết nối, tập trung

Văn phòng điện tử tạo ra một môi trường làm việc kết nối, trên đó được tích hợp sẵn các công cụ giúp giao tiếp, thảo luận nhanh chóng. Việc trao đổi thông tin khi đã được tăng tốc độ sẽ giúp hiệu suất làm việc được nâng cao, tiết kiệm thời gian cho việc chờ đợi thông tin. Đặc biệt với những tiện ích như quản lý tài liệu, phê duyệt thông qua quy trình sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu giấy tờ, lưu trữ tài liệu chia sẻ sử dụng khoa học.

Một hệ thống văn phòng điện tử tốt còn đem đến những tiện ích trong quản lý công việc, giao nhận việc thông qua quy trình, giúp việc kiểm soát kết quả, tiến độ công việc tốt hơn.

van-phong-dien-tu-2

Ảnh 2. Văn phòng điện tử tạo không gian làm việc chung xuyên suốt 24/7

Tạo hệ thống quản lý chặt chẽ

Bằng việc sử dụng phần mềm văn phòng số, các lãnh đạo có thể quản lý nhân viên một cách chặt chẽ hơn, đồng thời phân công công việc một cách minh bạch và rõ ràng. Nhân viên trong công ty cũng có thể dễ dàng quản lý và tra cứu toàn bộ tài liệu, thông tin đã được lưu trữ trong phần mềm mà không phải mất thời gian tìm kiếm và sắp xếp, bởi toàn bộ dữ liệu đều đã được đồng bộ hóa và chọn lọc để tránh bị trùng lặp.

Một giải pháp văn phòng điện tử cũng có tính bảo mật cao, giúp hạn chế những nỗi lo của người dùng liên quan đến rò rỉ thông tin trên hệ thống.

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Các văn phòng truyền thống thường phải chi tiêu một khoản chi phí không nhỏ để mua giấy tờ, văn phòng phẩm, giấy in, mực in, công cụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu, chi phí đi lại, vận chuyển… Tuy nhiên, với văn phòng điện tử, các công việc và nghiệp vụ đều được giải quyết nhanh chóng trên nền tảng công nghệ thông tin. Điều này giúp công ty, doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí, bớt thời gian xử lý công việc và tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung.

Tăng năng suất lao động

Sử dụng văn phòng điện tử giúp các lãnh đạo và nhân viên có thể xử lý công việc nhanh chóng, chuyên nghiệp, hiệu quả, đồng thời thúc đẩy nhân lực tối ưu năng suất lao động qua việc có các công cụ giúp họ tăng tốc độ làm việc, giảm thiểu những khâu không cần thiết.

Thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình “số hóa”

Trong bối cảnh công nghệ 4.0 diễn ra sôi nổi trên mọi lĩnh vực, việc ứng dụng giải pháp hiện đại như E-Office sẽ góp phần thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình “số hóa” một cách toàn diện. Nền tảng chuyển đổi số đầu tiên Quý doanh nghiệp cần quan tâm đó là trang bị một môi trường làm việc trực tuyến, tạo ra thói quen sử dụng, sau đó dần dần áp dụng các phần quản lý đặc thù khác như nhân sự, quản lý công việc, CRM,... cho đơn vị của mình.

van-phong-dien-tu-4

Ảnh 3. Hệ thống Văn phòng số được triển khai bởi Vitranet24

3. Một hệ thống “Văn phòng điện tử” chuẩn cần có những phân hệ quản lý cơ bản nào?

Môi trường làm việc, không gian làm việc chung

Giống như không gian làm việc của doanh nghiệp ngoài đời, khi chuyển đổi số, đơn vị cũng cần có không gian tương tác, cộng tác tập trung cho tất cả các nhân viên, phòng ban bộ phận. Không gian trực tuyến này giúp các thành viên trong doanh nghiệp kết nối, tương tác và chia sẻ công việc giống như hoạt động bên ngoài. Đảm bảo liên lạc đồng bộ trong tổ chức, giữa các cá nhân, phòng ban và ban lãnh đạo. Tạo môi trường tương tác giao tiếp tập trung, quản lý tập trung trên trên một hệ thống.

Các quy trình phê duyệt, đề xuất cơ bản

Trước đây, quá trình ký kết, phê duyệt thường tiêu tốn của doanh nghiệp nhiều thời gian, chi phí in ấn, bảo quản. Đặc biệt, những người làm công tác quản lý công văn, hóa đơn, hợp đồng thường dễ mắc lỗi chậm trễ, sai sót khi thực hiện trên giấy tờ thủ công.

Giờ đây, nhà quản lý, lãnh đạo chỉ cần thao tác đơn giản để giải quyết số lượng lớn hợp đồng, chứng từ ngay trên điện thoại di động. Ứng dụng văn phòng điện tử giúp làm giảm các giấy tờ trình lên trên, tiết kiệm thời gian khi tất cả các đơn từ được tạo từ hệ thống.

Các nghiệp vụ lặp đi lặp lại được quản lý trên hệ thống

Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, việc thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và quy định nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban cụ thể là điều cốt yếu. Với E-Office, các quy trình nghiệp vụ được số hoá tự động giúp rút ngắn thời gian xử lý và lưu trữ giấy tờ.

Tự động hóa quy trình đảm bảo mọi luồng công việc diễn ra trôi chảy mà không gặp bất kỳ rào cản nào. Đây được xem là một bước tiến công nghệ hoàn toàn mới, giúp doanh nghiệp tháo gỡ toàn bộ nút thắt thường gặp trong quá trình triển khai quy trình trên giấy.

Quản lý thông tin nhân sự

Hỗ trợ quản lý thông tin nhân sự cũng là một tính năng không thể bỏ qua của giải pháp E-Office. Ở mô hình văn phòng truyền thống, tình trạng chậm trễ và kém hiệu quả thường xuyên xảy ra vì có rất nhiều thông tin, dữ liệu về nhân sự phải thu thập từ các phòng ban khác nhau và người quản lý phải làm việc thủ công. Với văn phòng điện tử, bài toán này đã được hóa giải. Mọi thông tin về các nhân viên cũng như tiến độ công việc của nhân viên đó sẽ được cập nhật một cách tự động, đầy đủ và chính xác thông qua nền tảng số của công ty.

Các tính năng bổ trợ khác

Bên cạnh các phân hệ quản lý cơ bản nêu trên, một phần mềm văn phòng điện tử mạnh mẽ còn có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc/ dự án hiệu quả. Nhà quản lý dễ dàng tạo, quản lý công việc giao cho nhân viên thực hiện, qua đó có thể nắm bắt được tiến độ xử lý các công việc và kịp thời chỉ đạo, điều hành.

Quản lý tài liệu, xây dựng cây sơ đồ tổ chức công ty… cũng là những tính năng hữu ích khác của văn phòng số.

4. Vì sao xây dựng văn phòng điện tử là nền tảng để chuyển đổi số thành công?

Với hệ thống E-Office, doanh nghiệp sẽ có được một không gian mạng xã hội nội bộ của riêng mình. Hệ thống đầy đủ các công cụ giao tiếp, tương tác tiện ích: trò chuyện, bình luận, gọi video… nhằm tối đa hiệu quả truyền thông và hỗ trợ tốt nhất cho công việc.

Theo kết quả nghiên cứu của APCO Worldwide và Gagen McDonald, các doanh nghiệp sử dụng mạng xã hội nội bộ giúp nhân viên của họ tương tác nhiều hơn trong công việc.

• 61% nhân viên cho rằng các công cụ mạng xã hội giúp họ tương tác trong công việc với đồng nghiệp ở xa hiệu quả hơn.

• 58% nhân viên thích làm việc ở công ty có sử dụng mạng xã hội nội bộ.

...

Đó là lý do doanh nghiệp nên trang bị cho mình hệ thống phần mềm văn phòng điện tử giúp đẩy nhanh quá trình tương tác, làm việc nhóm…

5. E-Office Vitranet24 - Giải pháp giúp doanh nghiệp xây dựng văn phòng điện tử trực tuyến hiệu quả!

E-Office Vitranet24 là một giải pháp triển khai Hệ thống văn phòng điện tử do Vitranet24 cung cấp. Hệ thống này giúp doanh nghiệp tạo dựng môi trường làm việc chung xuyên suốt toàn công ty.

van-phong-dien-tu-3

Ảnh 4. Văn phòng điện tử Vitranet24 với nhiều tính năng tiện ích

Hệ thống đã được kiểm nghiệm và sử dụng thành công tại nhiều đơn vị như: Tập đoàn NutiFood, Ngân hàng ACB, Bệnh viện Nam Sài Gòn… Ứng dụng E-Office Vitranet24 giúp nâng cao hiệu quả làm việc, kết nối nhân sự và giảm thiểu chi phí vận hành.

Đặc biệt bạn có thể số hoá và tự động hoá nhiều quy trình tiện ích cho doanh nghiệp, giảm thủ tục giấy tờ: quy trình văn phòng phẩm, quy trình đề xuất, quy trình nghỉ phép, quy trình quản lý tài liệu…

Văn phòng điện tử Vitranet24 được xây dựng trên Bitrix24 - nền tảng phần mềm quản lý doanh nghiệp tiên tiến hàng đầu thế giới với các ưu điểm: tính bảo mật cao, tùy chỉnh và dễ dàng nâng cấp.

Với 16+ năm kinh nghiệm triển khai các hệ thống thông tin, phần mềm quản lý doanh nghiệp cho hàng ngàn tổ chức doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự cho Quý khách hàng đang cần giải pháp Văn phòng số.

Thông tin liên hệ Vitranet24:

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ V&V

Trụ sở: 17 Hạ Hồi - Q.Hoàn Kiếm - TP.Hà Nội | Tel: 024.3217.1617

Văn phòng Hồ Chí Minh: 185Bis Võ Thị Sáu - P.Võ Thị Sáu - Q.3 | Tel: 028.7309.6077 - 090.369.6077

Văn phòng Đà Nẵng: 50 Nguyễn Hữu Thọ - Q.Hải Châu | Tel: 023.6307.1068

Email: vitranet24@vivicorp.com

Website: https://www.vitranet24.com



★★★★★
★★★★★
5/5 - (1 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Công cụ tối ưu hóa quy trình làm việc
14.11.2024 406
Các công cụ tối ưu hóa quy trình làm việc cung cấp cho doanh nghiệp khả năng chuẩn hóa quy trình, loại bỏ sự trùng lặp và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, cho phép các nhóm làm việc hiệu quả hơn và mở rộng quy mô dễ dàng hơn. 
Forbes: Chuyển đổi số là chất xúc tác cho tăng trưởng
12.11.2024 178
Ngày nay, các công ty đã chuyển đổi và số hóa quy trình của mình đã phát triển mạnh mẽ, trong khi những công ty không làm như vậy thì gặp khó khăn. 
Ảnh hưởng của truyền thông nội bộ đến năng suất làm việc
05.11.2024 201
Khi thông tin được truyền đạt rõ ràng, minh bạch và kịp thời, nhân viên cảm thấy mình là một phần quan trọng của tổ chức, từ đó tăng cường động lực và hiệu suất làm việc.
10 công cụ truyền thông nội bộ hữu ích cho tổ chức
17.10.2024 311
Truyền thông nội bộ hiệu quả giúp gắn kết nhân viên trong toàn bộ tổ chức của bạn. Bài viết này sẽ đề cập đến 10 công cụ truyền thông nội bộ hữu ích.
Vì sao truyền thông nội bộ quan trọng với doanh nghiệp?
15.10.2024 265
Truyền thông nội bộ hiệu quả là động lực vô hình giúp thống nhất các mục tiêu, chiến lược và phối hợp các hoạt động hàng ngày ở mọi cấp độ của công ty. 
Sử dụng AI và tự động hóa để phát triển nhân lực
09.10.2024 234
Theo Forbes, các tổ chức có thể sử dụng AI và tự động hóa để tạo ra môi trường tốt hơn cho lực lượng lao động của họ, và tự động hóa có thể giải phóng nhân viên khỏi công việc đơn giản để làm công việc phức tạp, có ý nghĩa và bổ ích hơn.
Quản lý tài liệu hiệu quả trên E-Office Vitranet24 bằng cách nào?
09.10.2024 239
E-Office Vitranet24 có bộ tính năng quản lý tài liệu trực tuyến tiên tiến, giúp cộng tác nhanh chóng và hiệu quả trên toàn công ty của bạn.
10 mẹo quản lý tài liệu hiệu quả
02.10.2024 306
Trong bài viết này, chúng tôi đã tổng hợp một số mẹo quản lý tài liệu hiệu quả để giữ cho các tệp của bạn được sắp xếp hợp lý và an toàn, đồng thời tăng năng suất và hiệu quả làm việc.
Gợi ý 5 phần mềm quản lý dự án hiệu quả cho SMB
27.09.2024 403
Dưới đây là gợi ý 5 phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ từ các chuyên gia hàng đầu nước ngoài.
McKinsey tổng kết tình hình Kinh tế Đông Nam Á Q2/2024
24.09.2024 416
Bên cạnh chuyển đổi số và các phần mềm quản lý doanh nghiệp, tình hình kinh tế Việt Nam và khu vực Đông Nam Á cũng là điều được rất nhiều người quan tâm. Dưới đây là tổng kết nhanh tình hình kinh tế Đông Nam Á và Việt Nam quý 2/2024 từ McKinsey.
Giải pháp văn phòng số được nhiều doanh nghiệp tin dùng
20.09.2024 266
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang là nhu cầu “cấp thiết” hiện nay, Văn phòng số (hay văn phòng điện tử, E-Office) được xem là một phương án hiệu quả để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành toàn doanh nghiệp.
Các hệ thống quản lý được nhiều doanh nghiệp quan tâm
18.09.2024 678
Hệ thống quản lý doanh nghiệp là công cụ hữu hiệu, hỗ trợ tối ưu cho việc vận hành và cải thiện hiệu quả hoạt động. Đây cũng là “cánh tay” đắc lực giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện, thúc đẩy tăng trưởng và tiết kiệm chi phí vận hành.
Top 7 giải pháp văn phòng số được doanh nghiệp tin dùng
06.09.2024 602
E-Office (văn phòng số, văn phòng điện tử) là mô hình quản lý hiện đại đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. 
Forbes: Tự động hóa giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực
23.08.2024 518
Tự động hóa được xem là chiến lược quan trọng để thúc đẩy năng suất và nuôi dưỡng một môi trường làm việc tích cực. Forbes cho biết tự động hóa giúp giải phóng toàn bộ tiềm năng của người lao động cũng như của một tổ chức.
Tự động hóa bán hàng: Chìa khóa tăng doanh thu và giảm chi phí
15.08.2024 529
Theo McKinsey, áp dụng sớm tự động hóa bán hàng giúp tăng hiệu quả bán hàng 10-15% và tiềm năng tăng doanh số lên tới 10%.
Quản lý
“Cha đẻ” Nike: Từ gã nghiện giày đi bán rong đến chủ nhân đế chế tỷ đô
14.11.2024 198
Phil Knight - người đàn ông với nụ cười thân thiện và là chủ nhân của đế chế tỷ đô Nike, nơi sản xuất những đôi giày được sử dụng nhiều nhất thế giới, được biết đến với câu chuyện khởi nghiệp từ tờ 50 đô la ông vay từ bố mình.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 850
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Rác từ chip AI tương đương "thải 13 tỷ iPhone mỗi năm"
05.11.2024 157
Theo nghiên cứu được công bố ngày 30/10 trên Nature Computational Science, sự bùng nổ của làn sóng AI sẽ làm tăng tổng lượng rác thải điện tử toàn cầu từ 3% đến 12% vào năm 2030

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3506
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.