Tầm quan trọng của "Văn phòng điện tử" và cách xây dựng hệ thống E-Office cho doanh nghiệp!

3. Một hệ thống “Văn phòng điện tử” chuẩn cần có những phân hệ quản lý cơ bản nào?

Môi trường làm việc, không gian làm việc chung

Giống như không gian làm việc của doanh nghiệp ngoài đời, khi chuyển đổi số, đơn vị cũng cần có không gian tương tác, cộng tác tập trung cho tất cả các nhân viên, phòng ban bộ phận. Không gian trực tuyến này giúp các thành viên trong doanh nghiệp kết nối, tương tác và chia sẻ công việc giống như hoạt động bên ngoài. Đảm bảo liên lạc đồng bộ trong tổ chức, giữa các cá nhân, phòng ban và ban lãnh đạo. Tạo môi trường tương tác giao tiếp tập trung, quản lý tập trung trên trên một hệ thống.

Các quy trình phê duyệt, đề xuất cơ bản

Trước đây, quá trình ký kết, phê duyệt thường tiêu tốn của doanh nghiệp nhiều thời gian, chi phí in ấn, bảo quản. Đặc biệt, những người làm công tác quản lý công văn, hóa đơn, hợp đồng thường dễ mắc lỗi chậm trễ, sai sót khi thực hiện trên giấy tờ thủ công.

Giờ đây, nhà quản lý, lãnh đạo chỉ cần thao tác đơn giản để giải quyết số lượng lớn hợp đồng, chứng từ ngay trên điện thoại di động. Ứng dụng văn phòng điện tử giúp làm giảm các giấy tờ trình lên trên, tiết kiệm thời gian khi tất cả các đơn từ được tạo từ hệ thống.

Các nghiệp vụ lặp đi lặp lại được quản lý trên hệ thống

Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, việc thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và quy định nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban cụ thể là điều cốt yếu. Với E-Office, các quy trình nghiệp vụ được số hoá tự động giúp rút ngắn thời gian xử lý và lưu trữ giấy tờ.

Tự động hóa quy trình đảm bảo mọi luồng công việc diễn ra trôi chảy mà không gặp bất kỳ rào cản nào. Đây được xem là một bước tiến công nghệ hoàn toàn mới, giúp doanh nghiệp tháo gỡ toàn bộ nút thắt thường gặp trong quá trình triển khai quy trình trên giấy.

Quản lý thông tin nhân sự

Hỗ trợ quản lý thông tin nhân sự cũng là một tính năng không thể bỏ qua của giải pháp E-Office. Ở mô hình văn phòng truyền thống, tình trạng chậm trễ và kém hiệu quả thường xuyên xảy ra vì có rất nhiều thông tin, dữ liệu về nhân sự phải thu thập từ các phòng ban khác nhau và người quản lý phải làm việc thủ công. Với văn phòng điện tử, bài toán này đã được hóa giải. Mọi thông tin về các nhân viên cũng như tiến độ công việc của nhân viên đó sẽ được cập nhật một cách tự động, đầy đủ và chính xác thông qua nền tảng số của công ty.

Các tính năng bổ trợ khác

Bên cạnh các phân hệ quản lý cơ bản nêu trên, một phần mềm văn phòng điện tử mạnh mẽ còn có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc/ dự án hiệu quả. Nhà quản lý dễ dàng tạo, quản lý công việc giao cho nhân viên thực hiện, qua đó có thể nắm bắt được tiến độ xử lý các công việc và kịp thời chỉ đạo, điều hành.

Quản lý tài liệu, xây dựng cây sơ đồ tổ chức công ty… cũng là những tính năng hữu ích khác của văn phòng số.

4. Vì sao xây dựng văn phòng điện tử là nền tảng để chuyển đổi số thành công?

Với hệ thống E-Office, doanh nghiệp sẽ có được một không gian mạng xã hội nội bộ của riêng mình. Hệ thống đầy đủ các công cụ giao tiếp, tương tác tiện ích: trò chuyện, bình luận, gọi video… nhằm tối đa hiệu quả truyền thông và hỗ trợ tốt nhất cho công việc.

Theo kết quả nghiên cứu của APCO Worldwide và Gagen McDonald, các doanh nghiệp sử dụng mạng xã hội nội bộ giúp nhân viên của họ tương tác nhiều hơn trong công việc.

• 61% nhân viên cho rằng các công cụ mạng xã hội giúp họ tương tác trong công việc với đồng nghiệp ở xa hiệu quả hơn.

• 58% nhân viên thích làm việc ở công ty có sử dụng mạng xã hội nội bộ.

...

Đó là lý do doanh nghiệp nên trang bị cho mình hệ thống phần mềm văn phòng điện tử giúp đẩy nhanh quá trình tương tác, làm việc nhóm…

5. E-Office Vitranet24 - Giải pháp giúp doanh nghiệp xây dựng văn phòng điện tử trực tuyến hiệu quả!

E-Office Vitranet24 là một giải pháp triển khai Hệ thống văn phòng điện tử do Vitranet24 cung cấp. Hệ thống này giúp doanh nghiệp tạo dựng môi trường làm việc chung xuyên suốt toàn công ty.

Ảnh 4. Văn phòng điện tử Vitranet24 với nhiều tính năng tiện ích