10 mẹo quản lý tài liệu hiệu quả

Bạn có gặp khó khăn khi tìm tài liệu không?

Mỗi ngày, việc quản lý tài liệu của bạn trở nên phức tạp hơn khi doanh nghiệp của bạn có nhiều thông tin cần lưu trữ hơn. Nếu dữ liệu không được sắp xếp hợp lý có thể nhanh chóng mất kiểm soát, gây ảnh hưởng đến việc tuân thủ quy định và hiệu quả hoạt động.

Statista ước tính rằng dữ liệu đang tăng với tỷ lệ kép hàng năm là 19,7% từ năm 2020 đến năm 2025. Trong bài viết này, chúng tôi đã tổng hợp một số mẹo quản lý tài liệu hiệu quả để giữ cho các tệp của bạn được sắp xếp hợp lý và an toàn, đồng thời tăng năng suất và hiệu quả làm việc.

1. Lưu trữ dữ liệu ở một vị trí duy nhất

Khi dữ liệu của bạn nằm ở nhiều nơi khác nhau, bạn có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu cần thiết kịp thời do sự lộn xộn của dữ liệu số.

Trên thực tế, một cuộc khảo sát của Gartner cho thấy 47% người lao động gặp khó khăn trong việc tìm thông tin họ cần để thực hiện công việc hiệu quả. Một trong những lý do chính dẫn đến tình trạng này là các kho dữ liệu do lưu trữ tệp ở các hệ thống khác nhau và không kết nối.

Vì vậy, bước đầu tiên để quản lý tài liệu hiệu quả là lưu trữ tất cả các tài liệu quan trọng của bạn trong một thư mục dễ truy cập duy nhất và trong các thư mục con bên dưới thư mục đó.

Tuy nhiên, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý tài liệu giúp bạn số hóa hồ sơ giấy tờ để dễ truy cập, lưu trữ và truy xuất hơn nhiều.

2. Tạo thư mục phân cấp

Nếu bạn lưu trữ tệp trong các thư mục và thư mục con ngẫu nhiên không có mối quan hệ nào, việc định vị cả tài liệu chính và tệp liên quan sẽ trở nên cực kỳ khó khăn.

Nhìn chung, cấu trúc thư mục kém khiến tài liệu khó tìm kiếm hơn. Một nghiên cứu của Precise cho thấy 70% doanh nghiệp hiện đang phải vật lộn với chất lượng dữ liệu kém. Sau khi điều tra sâu hơn, rõ ràng là nguyên nhân là do dữ liệu trùng lặp và lưu trữ tệp kém trong các cấu trúc thư mục kiểm soát tài liệu thậm chí không liên quan.

Bạn nên tạo một thư mục chính cho phép bạn sắp xếp tài liệu của mình thành một hệ thống thư mục con phân cấp. Sau đó, tạo các thư mục con cụ thể hơn trong đó cho những người dùng và loại tài liệu khác nhau.

Ví dụ: nếu bạn là chủ sở hữu bất động sản, bạn có thể tạo các thư mục con cho các loại bất động sản khác nhau của mình như căn hộ, nhà ở, tòa nhà văn phòng, v.v.

Trong mỗi thư mục con, bạn có thể tạo thêm các thư mục con cho các tài liệu cụ thể cho từng thuộc tính. Cuối cùng, bạn sẽ có thể tìm thấy tài liệu của mình nhanh hơn với hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả như vậy.

3. Đặt tên tệp theo mô tả tài liệu

Bạn có đặt tên ngẫu nhiên cho tài liệu của mình không? Nếu có, bạn có thể cần nhấp và mở từng tệp một, mỗi khi bạn muốn lấy một thông tin cụ thể.

M-Files phát hiện ra rằng 42% công ty đang phải đối mặt với các thách thức về quản lý tài liệu như tài liệu được đặt tên tệ và lưu trữ kém. Điều này khiến việc tìm kiếm tệp trở nên khó khăn, trong nhiều trường hợp, chúng sẽ bị mất vĩnh viễn.

Vì vậy, việc đặt tên đúng là rất quan trọng để tạo ra các hệ thống quản lý tài liệu điện tử hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể đặt tên tệp theo:

- Ngày hoặc năm tạo

- Tên nhân viên

- Loại tài liệu

- Tên khách hàng

….

Bạn có thể đặt tên tệp bằng cách kết hợp các tiêu chí này, phân tách từng mã định danh bằng dấu gạch nối. Vì vậy, một tệp hợp đồng được tạo vào năm 2022 bởi một nhân viên tên Sang có thể được đặt tên là 2022-Sang-Hợp đồng01.doc.

Khi bạn đặt tên hợp lý cho các tài liệu và thư mục của mình để tóm tắt nội dung trong tệp, bạn sẽ dễ dàng biết rằng mình có đang tìm đúng tài liệu cần thiết ngay từ đầu.

4. Tận dụng chức năng đặt tên tệp tự động

Theo một nghiên cứu của HBR, những người làm công việc trí óc dành tới 41% thời gian cho công việc hành chính như tạo và đặt tên cho các tài liệu mới, điều này làm mất đi các nhiệm vụ có giá trị gia tăng cho doanh nghiệp mà họ làm việc.

Điều này nhấn mạnh nhu cầu tự động hóa quy trình tài liệu kinh doanh để giúp chuẩn hóa quy trình đặt tên của bạn. Trong trường hợp bạn có nhiều phòng ban và nhiều chi nhánh tạo hồ sơ riêng, các phần mềm quản lý doanh nghiệp có chức năng này sẽ là cứu cánh. Hệ thống có thể giúp đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ các chính sách và quy trình của công ty.

5. Sử dụng phím tắt tài liệu

Luôn có những tệp bạn cần truy cập liên tục. Nếu bạn cất chúng dưới một đống tài liệu ít khi sử dụng, bạn có thể mất nhiều thời gian điều hướng qua các thư mục thư mục phức tạp để tìm đến chúng.

Zapier xác định rằng 30% nhân viên văn phòng mất thời gian vào các công việc lặp đi lặp lại như truy xuất cùng một tài liệu nhiều lần trong ngày. Tuy nhiên, các giải pháp đơn giản như phím tắt tài liệu đảm bảo các công việc như vậy sẽ tốn ít thời gian hơn.

Bạn nên tạo phím tắt đến các tệp và thư mục thường dùng để truy xuất thông tin chỉ với rất ít bước và tăng hiệu quả công việc.

Điều này cũng sẽ đảm bảo rằng các tệp của bạn vẫn nằm trong các thư mục phân cấp mà bạn đã tạo để thông tin liên quan vẫn nằm gần nhau. Vì vậy, bạn sẽ không cần phải chuyển qua lại giữa các thư mục để tìm các tệp liên quan.

Mặc dù có vẻ như bạn chỉ tiết kiệm được vài giây cho mỗi tác vụ, nhưng tổng thời gian tiết kiệm được có thể giúp bạn tiết kiệm được nhiều giờ làm việc năng suất trong một tuần.

6. Áp dụng tự động hóa định tuyến tệp

Một cuộc khảo sát của Xerox đã xác định rằng 46% doanh nghiệp gặp phải sự chậm trễ trong quản lý tài liệu, cuối cùng dẫn đến lãng phí 3.250 giờ làm việc hàng năm. Một số sự chậm trễ này xuất phát từ tình trạng kém hiệu quả do định tuyến tệp thủ công dựa trên giấy tờ.

Với các giải pháp định tuyến tài liệu tự động, bạn có thể phân công các tác vụ định tuyến cho các thuật toán thông minh.

Nó có thể kiểm tra tài liệu theo nội dung, loại tệp và tên của tài liệu, sau đó tự động chuyển hướng tài liệu đến đúng kênh để xem xét và phê duyệt hoặc lưu trữ dựa trên các bộ phân tách tài liệu và các quy tắc thông minh khác mà bạn đã định cấu hình.

Kết quả là, bạn có thể thực hiện định tuyến tệp ở chế độ tự động để giải phóng năng suất nhiều hơn nữa cho tổ chức của bạn.

7. Theo dõi các phiên bản tài liệu

Khi bạn có nhiều nhân viên làm việc trên cùng một dự án, điều này có thể làm phức tạp thêm tình hình khi tạo nhiều bản nháp tệp và bản sao tài liệu.

Nếu bạn không thể theo dõi các phiên bản tài liệu hoặc phải làm thủ công, bạn có thể dễ dàng làm việc với các tệp lỗi thời trong khi việc cộng tác sẽ bị cản trở rất nhiều.

Trên thực tế, 33% nhân viên gặp khó khăn với các thách thức về phiên bản tài liệu, theo một nghiên cứu của Nintex. Những khó khăn này dẫn đến công việc trùng lặp và trong một số trường hợp, khiến việc tuân thủ quy định trở thành cơn ác mộng vì không có dấu vết kiểm toán rõ ràng để làm việc.

Giải pháp cho vấn đề này là theo dõi các phiên bản tài liệu. Bạn có thể thực hiện việc này theo cách thủ công bằng cách đổi tên từng phiên bản mới, ví dụ, bạn có thể thêm các thẻ như "REV01" vào cuối tên tệp khi bạn tạo. Sau đó, các phiên bản tiếp theo có thể được đặt tên theo trình tự để giúp theo dõi những thay đổi mới nhất.

Tuy nhiên, sử dụng phần mềm quản lý tài liệu có tính năng theo dõi phiên bản tự động sẽ dễ dàng và chính xác hơn nhiều.Thậm chí có thể khôi phục phiên bản trước đó trong trường hợp có chỉnh sửa không mong muốn.

8. Sao lưu tệp thường xuyên

Sự cố mất dữ liệu có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Ví dụ, phần cứng của bạn có thể hỏng, thoặc bạn có thể vô tình xóa các tài liệu mà bạn vẫn cần.

Theo một nghiên cứu của IBM, đáng báo động là các công ty trên toàn thế giới mất khoảng 4,45 triệu đô la mỗi năm do mất dữ liệu. Tổn thất tài chính này chủ yếu bắt nguồn từ năng suất bị mất, cũng như thời gian và tiền bạc dành cho việc khôi phục thông tin bị mất.

Vì vậy, bạn cần tạo một chiến lược sao lưu dữ liệu, chiến lược này sẽ hoạt động như một biện pháp dự phòng để cung cấp cho bạn dữ liệu cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh ngay cả khi kho lưu trữ chính của bạn bị hỏng. Bạn có thể sử dụng hệ thống lưu trữ tài liệu dựa trên đám mây, đây là lựa chọn đáng tin cậy hơn.

Hệ thống này cho phép bạn lưu trữ tệp trên nền tảng đám mây của bên thứ ba để cải thiện khả năng truy cập và cho phép bạn khôi phục tài liệu trong trường hợp mất dữ liệu.

9. Triển khai các biện pháp bảo mật mạnh mẽ

Các mối đe dọa an ninh mạng rình rập khắp mọi nơi. Nếu doanh nghiệp của bạn bị rò rỉ dữ liệu, bạn có thể phải chịu tổn thất tài chính lớn, tổn hại danh tiếng không thể phục hồi...

Một cuộc khảo sát của Gov.UK cho thấy 31% doanh nghiệp gặp phải ít nhất một cuộc tấn công mạng mỗi tuần. Đây là một số liệu thống kê rất đáng báo động và là lời cảnh tỉnh rằng bạn cần phải củng cố mọi lỗ hổng trong chiến lược quản lý tài liệu của mình.

Phần mềm quản lý công văn với các tính năng bảo mật tài liệu rất tiên tiến giúp bạn giữ dữ liệu của mình an toàn.

10. Thiết lập chiến lược lưu giữ tài liệu

Bạn có thể quên hủy hồ sơ tài liệu của những nhân viên đã rời công ty cách đây nhiều năm. Bạn cũng có thể vô tình xóa các tệp mà cơ quan quản lý yêu cầu bạn phải giữ trong thời gian quy định.

Navex xác định rằng 27% nhân viên cho biết việc cập nhật và duy trì hồ sơ nhân viên theo các quy định thay đổi là thách thức lớn nhất của họ. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của các chiến lược quản lý tệp với các biện pháp lưu giữ tự động.

Bạn có rất nhiều lựa chọn về cách tự động hóa chính sách lưu giữ của mình. Thông thường nhất, bạn có thể chọn chiến lược dựa trên ngày tạo tài liệu. Điều này sẽ cho phép bạn quy định thời gian lưu giữ tệp trong hồ sơ của mình sau đó trước khi bị hủy bỏ.

Với chiến lược trên, bạn có thể dễ dàng bảo quản các tài liệu như hồ sơ tài chính, cần được lưu trữ trong 3 đến 7 năm, để giúp cải thiện việc tuân thủ quy định. Ngược lại, nó cũng có thể đảm bảo thông tin nhạy cảm được hủy thường xuyên để giảm rủi ro.

Ngoài việc tăng cường bảo mật, điều này còn cho phép doanh nghiệp của bạn loại bỏ dữ liệu dư thừa và giảm chi phí lưu trữ.

(Bài viết được chuyên gia Vitranet24 tổng hợp từ các trang tư vấn quản lý nước ngoài)