197
Bên cạnh việc thúc đẩy năng suất và giảm thời gian và nguồn lực lãng phí, truyền thông nội bộ hiệu quả giúp gắn kết nhân viên trong toàn bộ tổ chức của bạn ở cấp độ cá nhân hơn. Bài viết này sẽ đề cập đến 10 công cụ truyền thông nội bộ hữu ích cho doanh nghiệp.
Có vẻ hơi lạc lõng, nhưng có một lý do khiến bạn có thể tìm thấy email doanh nghiệp trong hầu hết mọi công cụ giao tiếp nội bộ của công ty. Mặc dù chúng thường bị chỉ trích là chậm và ẩn thông tin quan trọng, nhưng email vẫn được coi là một trong những công cụ giao tiếp hiệu quả nhất cho các tổ chức.
Email thường là định dạng phù hợp cho bất kỳ thông báo hoặc giao tiếp chính thức nào và chúng lưu trữ giấy tờ quan trọng (trên nền tảng đám mây) mà các hình thức giao tiếp bằng lời nói hoặc video nào cũng không thể đảm bảo. Tương tự như vậy, chúng rất linh hoạt — có thể đính kèm tệp, hình ảnh, liên kết và HTML để truyền đạt quan điểm của bạn bằng nhiều cách hơn là chỉ sử dụng từ ngữ.
Đánh dấu các tin nhắn quan trọng, đánh dấu một số để xem sau và lưu trữ các tin nhắn khác để lưu trữ giúp email hữu ích hơn nhiều đối với những người biết cách sử dụng đúng cách. Tương tự như vậy, tích hợp với các công cụ nhân sự và tự động hóa thời gian gửi cho phép bạn cung cấp tài liệu hướng dẫn để có trải nghiệm học tập rõ ràng và mạch lạc.
Nhắn tin tức thời là giải pháp thay thế tuyệt vời cho các cuộc trò chuyện trực tiếp, cho dù bạn đang làm việc trong một nhóm từ xa, hay làm việc khác phòng ban... Ví dụ tính năng nhắn tin trong phần mềm Bitrix24 có sẵn dưới dạng trò chuyện một-một hoặc trò chuyện nhóm, chúng có thể được sử dụng để giao tiếp tương tác hiệu quả.
Nó cung cấp các tương tác ngay lập tức, để nhận phản hồi và đưa ra quyết định nhanh hơn. Điều này làm cho nó trở thành một công cụ giao tiếp nội bộ hoàn hảo để trao đổi nhanh chóng khi thời hạn đang đến gần. Với các giải pháp này, không cần phải tuân theo ngôn ngữ công ty chính thức, bạn có thể ngắn gọn và phản hồi nhanh hơn.
Nhược điểm là nhắn tin tức thời có thể dẫn đến việc đưa ra quyết định mà không thông báo cho mọi người. Để chống lại điều này, hãy nêu rõ trong chính sách của công ty rằng các thông báo chiến lược phải được thực hiện thông qua các nền tảng nhắn tin nội bộ cụ thể, chẳng hạn như email công ty hoặc mạng nội bộ.
Với sự phát triển của xu hướng làm việc từ xa, phần mềm quản lý doanh nghiệp với tính năng họp trực tuyến nằm trong số các công cụ truyền thông nội bộ quan trọng nhất. Bạn có thể tổ chức các cuộc họp một-một hoặc toàn công ty qua video.
Một trong những thách thức lớn nhất mà các nhóm làm việc từ xa phải đối mặt là làm thế nào để xây dựng mối quan hệ bền chặt giữa các nhân viên với nhau, để thúc đẩy năng suất và giảm tình trạng mất động lực và nghỉ việc. Với nhiều nhà quản lý từ xa, thực hiện các cuộc họp ngắn vào mỗi buổi sáng để kiểm tra đội nhóm chính là cách xây dựng cảm giác đoàn kết đó.
Với các tính năng như chia sẻ màn hình và quay video, nhóm của bạn có thể truy cập, tạm dừng và tua lại tài liệu của bạn theo ý muốn. Hơn nữa, những đột phá trong công nghệ AI có nghĩa là bạn có thể tóm tắt các cuộc họp thành các điểm thảo luận chính để những người không tham dự luôn cập nhật thông tin mới nhất.
Mạng nội bộ doanh nghiệp không chỉ là một công cụ truyền thông nội bộ thông thường, mà còn là một trong những nền tảng truyền thông trực tuyến mạnh mẽ, linh hoạt và an toàn nhất hiện có.
Mạng xã hội nội bộ cung cấp một điểm truy cập duy nhất vào các tài nguyên, tài liệu và bản cập nhật quan trọng. Điều này khiến chúng trở nên lý tưởng như một cơ sở kiến thức trung tâm, nơi tất cả nhân viên của bạn có thể tìm thấy câu trả lời cho các câu hỏi của họ, cũng như các tài liệu đào tạo, chính sách, quy trình và hướng dẫn cần thiết. Thanh tìm kiếm, danh mục và thẻ đều tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều hướng, khuyến khích nhân viên sử dụng cơ sở kiến thức thay vì yêu cầu đồng nghiệp trợ giúp.
Mạng xã hội nội bộ cũng là phương tiện giúp xây dựng văn hóa công ty tích cực. Đây là nơi bạn có thể công bố thành tích và thể hiện sự ủng hộ qua nút “like” khi đồng nghiệp của bạn đã nỗ lực hết mình. Cuộc bình chọn, thảo luận, thông báo và lời nhắc tự động về các sự kiện giúp nhân viên tham gia vào các hoạt động văn hóa doanh nghiệp dễ dàng hơn.
Những ý tưởng hay nhất thường đến từ cuộc họp nhóm, vì vậy, sử dụng các công cụ truyền thông nội bộ của công ty để tạo nền tảng cho sự hợp tác đó là một bước đi thông minh.
Diễn đàn thảo luận là nền tảng để đối thoại cởi mở và chia sẻ ý kiến. Mọi người trong công ty đều có thể tham gia, bạn sẽ nhận được ý kiến đóng góp từ mọi phòng ban. Sự kết hợp các ý kiến này khuyến khích giải quyết vấn đề và hợp tác sáng tạo.
Ở cấp độ cá nhân hơn, nó thu hẹp khoảng cách giữa các đồng nghiệp ít tiếp xúc với nhau và giúp họ nhìn nhận vấn đề theo cùng một hướng. Khi các nhóm khác nhau biết được các ưu tiên và hạn chế của những người khác, bạn có nhiều khả năng có một môi trường làm việc hòa hợp và thấu hiểu hơn.
Bản tin nội bộ là phương pháp hiệu quả giúp nhân viên cập nhật tin tức mới nhất mà không tốn nhiều thời gian. Người dùng có thể xem một loạt tiêu đề và tìm hiểu chi tiết nếu muốn, và họ có thể dành không quá ba phút để nắm rõ tình hình chung của toàn tổ chức.
Bạn có thể dễ dàng theo dõi các số liệu như tỷ lệ đọc, đồng thời thực hiện các thay đổi để cải thiện sự tương tác trong văn hóa công ty. Bằng cách điều chỉnh các bản tin cụ thể cho các phòng ban khác nhau, tin tức sẽ có liên quan hơn, giúp tăng tỷ lệ đọc.
Bảng thông báo lý tưởng để công bố ngày, giờ hoặc sự kiện. Thay vì gửi email cho nhóm nhân sự hoặc ngồi sàng lọc để tìm bản tin cũ, bạn có thể xem bảng thông báo và tìm thông tin bạn cần.
Bảng thông báo có thể truy cập từ mọi thiết bị và cung cấp cho nhân viên cái nhìn tổng quan nhanh về tin tức mới nhất, sự công nhận và các bản cập nhật quan trọng.
Trong cuộc sống bận rộn hàng ngày, thật khó để theo dõi những nhiệm vụ không khẩn cấp này, đó là lúc thông báo có thể hữu ích. Công nghệ truyền thông nội bộ tốt hơn nhiều với các cảnh báo tự động, giúp nhân viên biết tin tức ngay khi có.
Phần mềm quản lý dự án giúp đơn giản hóa giao tiếp dựa trên nhiệm vụ. Mỗi nhiệm vụ được thể hiện bằng một thẻ trên nền tảng quản lý dự án và tất cả những người có liên quan đều được chỉ định vào thẻ, cùng với các nguồn lực cần thiết. Mọi câu hỏi, cập nhật hoặc thông báo đều được ghi vào thẻ, với thông báo được gửi đến những người thực hiện nhiệm vụ.
Người tham gia không chỉ có được sự minh bạch theo thời gian thực về tiến độ dự án mà còn có hồ sơ rõ ràng về mọi hoạt động trong nhiệm vụ, cải thiện sự cộng tác và trách nhiệm giải trình.
Biểu mẫu phản hồi thường được sử dụng nhất để thu thập ý kiến về mức độ hài lòng và gắn kết. Đảm bảo tính ẩn danh làm tăng cơ hội phát hiện sớm bất kỳ sự bất mãn nào chưa được phát hiện, do đó, bạn có thể hành động để khắc phục.
Các cuộc khảo sát nơi nhân viên trong toàn tổ chức của bạn chia sẻ những quan điểm và tư duy khác nhau, có thể dẫn đến những cải tiến thú vị. Tạo các câu hỏi trắc nghiệm hoặc để lại các hộp văn bản để mọi người chia sẻ ý tưởng của họ chi tiết hơn và bạn sẽ có được bức tranh toàn cảnh về phản hồi hữu ích.
Nền tảng tương tác xã hội lý tưởng để xây dựng cộng đồng xung quanh sở thích, dự án và mục tiêu để nuôi dưỡng cảm giác gắn bó. Bạn có thể mở một kênh trên hầu hết các công cụ truyền thông cho các không gian nơi các thành viên chia sẻ video về chú chó của họ, hình ảnh về chuyến đi bộ đường dài và mẹo nấu ăn. Khi các đồng nghiệp biết nhau ở cấp độ cá nhân, điều đó sẽ loại bỏ sự miễn cưỡng và ngại ngùng khi yêu cầu người khác giúp đỡ. Điều này giúp phá vỡ các rào cản, cải thiện giao tiếp nội bộ và khuyến khích sự cộng tác.
(Theo: Bitrix24)
288
110
135
198
185
215
205
269
380
358
245
651
539
462
496
121
786
135
112
3406
Tiếng Anh
Tiếng Việt
Xem chi tiết
