Vì sao phần mềm quản lý công văn ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng?

Vì sao phần mềm quản lý công văn ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng?
29.03.2024 428

Cùng với sự phát triển của công nghệ, phần mềm quản lý công văn ra đời để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý văn bản, hỗ trợ văn thư tìm kiếm văn bản nhanh chóng và hiệu quả.

I. Phần mềm quản lý công văn là gì?

phan-mem-quan-ly-cong-van-1

Phần mềm quản lý công văn là một giải pháp giúp sắp xếp và quản lý các công văn, tài liệu, thông tin trong doanh nghiệp. Hệ thống này hỗ trợ quản lý thông tin công văn một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Bao gồm: quản lý văn bản đến và đi, lưu trữ văn bản, truy xuất thông tin, và các chức năng khác liên quan đến công văn.

Các phần mềm quản lý công văn hiện nay có nhiều tính năng tiên tiến, có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của mỗi tổ chức hoặc doanh nghiệp.

II. Khó khăn khi quản lý văn bản theo cách truyền thống

phan-mem-quan-ly-cong-van-2

Việc xử lý, lưu trữ và truy cập các tài liệu công văn là vô cùng quan trọng đối với mỗi tổ chức. Đây là nguồn thông tin và dữ liệu quý giá đối với hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, cách quản lý truyền thông đem đến một số trở ngại trong việc quản lý văn bản như:

1. Mất nhiều thời gian tra cứu

Việc quản lý tài liệu thường liên quan đến quy trình tìm kiếm thủ công, có thể tốn thời gian. Định vị thông tin hoặc hồ sơ cụ thể trong các tệp giấy tờ vật lý không hề rõ ràng, chưa kể việc phân loại và tìm kiếm thủ công mất rất nhiều thời gian và công sức mà lại kém hiệu quả, dẫn đến sự chậm trễ trong truy cập thông tin.

2. Tốn chi phí quản lý, diện tích lưu kho

Việc lưu trữ tài liệu giấy có thể tốn kém, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có khối lượng giấy tờ lớn. Chi phí không chỉ bao gồm không gian lưu trữ vật lý, mà còn các chi phí bổ sung liên quan đến tổ chức tài liệu, bảo trì và các biện pháp bảo mật.

Hơn nữa, không gian cần thiết để lưu trữ các tài liệu vật lý có thể rất lớn, ảnh hưởng đến không gian làm việc chung, gây bất tiện cho nhân viên làm việc.

3. Dễ bị thất lạc

Tài liệu vật lý dễ bị hư hỏng, mất mát hoặc phá hủy do nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như thất lạc, hỏa hoạn, lũ lụt hoặc xử lý sai. Trong những trường hợp như vậy, hồ sơ quan trọng có thể bị mất vĩnh viễn, dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như vấn đề pháp lý, vi phạm tuân thủ hoặc gián đoạn hoạt động.

4. Quy trình xử lý rườm rà

Việc xử lý thủ công các công văn thường liên quan đến các công việc lặp đi lặp lại, chẳng hạn như lưu trữ, sao chép và phân phối, có thể tốn thời gian và dễ mắc lỗi. Ngoài ra, việc chia sẻ hoặc cộng tác trên các tài liệu giấy tờ có thể cần đến việc chuyển phát, hoặc phối hợp rộng rãi, làm tăng thêm sự phức tạp và chậm trễ.

Để giải quyết những thách thức này, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý công văn để quản lý tài liệu số. Các hệ thống này cho phép các tổ chức lưu trữ, truy xuất và quản lý tài liệu điện tử, mang lại hiệu quả cao hơn so với phương thức cũ.

III. Lợi ích của phần mềm quản lý công văn

phan-mem-quan-ly-cong-van-4

1. Đối với doanh nghiệp

- Tối ưu hóa không gian lưu trữ: phần mềm quản lý công văn giúp số hóa tài liệu, văn bản giấy thành phiên bản điện tử, cho phép doanh nghiệp lưu trữ chúng trên hệ thống dễ dàng.

- Tối ưu hóa quy trình làm việc: hệ thống quản lý văn bản với tính năng tự động hóa giúp giảm thiểu các công việc thủ công lặp đi lặp lại. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức của nhân viên, để họ có thể tập trung vào những việc quan trọng hơn hoặc mang tính sáng tạo cao hơn.

- Quản lý tài liệu chặt chẽ, khoa học: phần mềm quản lý công văn cung cấp khả năng tìm kiếm, lọc và sắp xếp tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng. Giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi văn bản một cách hiệu quả hơn.

- Tăng tính bảo mật: đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp thông qua các công nghệ tiên tiến, và tính năng bảo mật như: quản lý quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, theo dõi lịch sử truy cập và cảnh báo về các hoạt động đáng ngờ...

- Tích hợp dễ dàng: phần mềm quản lý công văn hiện đại có khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng khác như: email, hệ thống quản lý nội bộ, quản lý công việc... giúp doanh nghiệp kết nối và chia sẻ thông tin một cách thuận lợi.

- Tiết kiệm chi phí: sử dụng phần mềm quản lý công văn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí không gian lưu trữ tài liệu, hay chi phí nhân lực quản lý tài liệu.

phan-mem-quan-ly-cong-van-3

2. Đối với nhân viên

- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm: không còn cần phải lãng phí thời gian tìm kiếm công văn và văn bản từ nhiều nguồn khác nhau. Bây giờ, việc tìm kiếm và truy cập thông tin trở nên dễ dàng thông qua phần mềm quản lý công văn đi và đến.

- Giảm thời gian xử lý tài liệu và nâng cao hiệu quả công việc: hệ thống cho phép nhân viên lưu trữ và chuyển đổi tất cả các công văn và giấy tờ thành phiên bản điện tử dễ dàng. Hệ thống cũng tích hợp quy trình phê duyệt tài liệu tự động với các thao tác đơn giản và nhanh chóng. Từ đó, giúp tăng hiệu quả công việc và giảm bớt thời gian chờ đợi.

- Truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi: Ứng dụng di động của các phần mềm quản lý công văn cho phép người sử dụng truy cập vào tài liệu ngay trên thiết bị di động. Điều này cực kỳ hữu ích khi bạn cần xử lý công việc mà lại không có mặt ở văn phòng.

IV. E-Office Vitranet24: Phần mềm quản lý công văn hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Hàng ngày, có rất nhiều thông tin từ công văn đến, văn bản đi, đề xuất... tại doanh nghiệp. Nếu bạn không quản lý một cách khoa học, thông minh thì sẽ rất khó quản lý, tìm kiếm nội dung, thông tin văn bản sau này.

Chính vì vậy, E-Office Vitranet24 đã ra đời để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và lưu trữ công văn hiệu quả hơn. Hệ thống này đáp ứng đầy đủ các chức năng quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, tìm kiếm thống kê văn bản…

Công văn được quản lý khoa học và chặt chẽ, từ việc phân quyền quản lý, lưu trữ và tìm kiếm, cho đến việc chia sẻ tài liệu từ người này sang người khác, từ nhóm này sang nhóm khác… Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất/ duyệt. Danh sách văn bản đã ban hành được tổng hợp giúp người dùng dễ dàng tra cứu. Nhân sự công ty thấy được danh sách các văn bản ban hành nhưng được phân quyền mới có thể xem được chi tiết văn bản. 

Sau đây là một số tính năng của phần mềm quản lý công văn E-Office Vitranet24 mà bạn có thể tham khảo:

1. Quản lý văn bản đi:

phan-mem-quan-ly-cong-van-6

- Tạo đề xuất: Khi có đề xuất văn bản đi, người đề xuất tiến hành điền đầy đủ các thông tin tạo form tạo đề xuất, chọn người xem xét, thời hạn xem xét, người duyệt cuối...

- Xem xét văn bản đi: Sau khi đề xuất văn bản đi được tạo, hệ thống tự động gửi thông báo Người xem xét đã được chọn để tiến hành phê duyệt đề xuất trong thời hạn xem xét.

- Phê duyệt văn bản đi: Sau khi đề xuất văn bản đi người xem xét đồng ý, hệ thống tự động gửi thông báo cho người duyệt cuối để tiến hành phê duyệt. Trong trường hợp cần thêm thông tin, người duyệt cuối có thể chọn thêm người giải trình để tiến hành giải trình.

- File PDF văn bản đi: Hệ thống tự động tạo file PDF theo mẫu công ty yêu cầu và hiển thị hiển thị thông tin phê duyệt trên file. Chèn chữ ký được thiết lập sẵn (nếu cần). File được lưu lại tập trung trên ổ lưu trữ công ty quy định.

2. Quản lý văn bản đến:

phan-mem-quan-ly-cong-van-7

- Tạo đề xuất: Khi có văn gửi đến công ty, người đề xuất tiến hành điền đầy đủ các thông tin tạo form tạo đề xuất và chọn người chịu trách nhiệm cho văn bản đến.

- Người chịu trách nhiệm giao việc xử lý văn bản đến:

+ Sau khi đề xuất văn bản đến được tạo, hệ thống tự động gửi thông báo Người chịu trách nhiệm đã được chọn để tiến hành chọn người xử lý văn bản đến.

+ Thông tin của văn bản đến hiển thị đầy đủ, rõ ràng, trực quan, nếu cần xem file văn bản đến đầy đủ thì nhấn xem file tại trường “File đính kèm”.

+ Người chịu trách nhiệm có thể kiểm soát thời hạn xử lý văn bản đến – hạn chót của các nhiệm vụ được hệ thống tự động tạo ra sau khi chọn giao việc cho những người xử lý văn bản đến.

- Tạo nhiệm vụ xử lý văn bản đến:

+ Sau khi người chịu trách nhiệm chọn người xử lý và thời hạn xử lý văn bản đến, hệ thống tự tạo nhiệm vụ cho từng người xử lý theo thời hạn đã chọn.

+ Người xử lý tiến hành bắt đầu/ hoàn thành xử lý văn bản đến trong nhiệm vụ được tạo. Có thể trao đổi các thông tin trong quá trình xử lý ngay tại nhiệm vụ.

Với 16+ năm kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự cho Quý khách hàng đang cần giải pháp phần mềm quản lý công văn.

V. Lời kết

Phần mềm quản lý công văn là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả quản lý và xử lý tài liệu, văn bản trong thời đại 4.0.

(Bài viết được chuyên gia Vitranet24 tổng hợp thông tin từ các trang tư vấn quản lý uy tín tại Việt Nam)


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Top 7 giải pháp văn phòng số được doanh nghiệp tin dùng
06.09.2024 285
E-Office (văn phòng số, văn phòng điện tử) là mô hình quản lý hiện đại đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. 
Forbes: Tự động hóa giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực
23.08.2024 338
Tự động hóa được xem là chiến lược quan trọng để thúc đẩy năng suất và nuôi dưỡng một môi trường làm việc tích cực. Forbes cho biết tự động hóa giúp giải phóng toàn bộ tiềm năng của người lao động cũng như của một tổ chức.
Tự động hóa bán hàng: Chìa khóa tăng doanh thu và giảm chi phí
15.08.2024 316
Theo McKinsey, áp dụng sớm tự động hóa bán hàng giúp tăng hiệu quả bán hàng 10-15% và tiềm năng tăng doanh số lên tới 10%.
6 tính năng hiện đại mà CRM của bạn nên có
13.08.2024 485
Các chuyên gia Bitrix24 gợi ý 6 tính năng hiện đại bạn nên tìm kiếm ở CRM. Nhằm giúp bạn đưa ra quyết định chính xác hơn, cải thiện quản lý bán hàng và tăng doanh thu.
Phần mềm E-Office và những lợi ích trong vận hành doanh nghiệp
09.08.2024 558
Phần mềm E-Office (văn phòng điện tử hay văn phòng số) là một xu hướng đang thay đổi cách chúng ta làm việc, tạo ra sự đột phá trong mô hình văn phòng truyền thống.
10 mẹo chọn hệ thống quản trị doanh nghiệp phù hợp
02.08.2024 455
Phần mềm quản trị doanh nghiệp cung cấp một phương pháp tiếp cận tích hợp để quản lý mọi thứ từ hoạt động hàng ngày đến lập kế hoạch chiến lược. Dưới đây là 10 lời khuyên giúp bạn chọn lựa giải pháp phù hợp nhất.
Ứng dụng công nghệ để tăng hiệu quả làm việc nhóm
01.08.2024 310
Đội nhóm vững mạnh được xây dựng trên nền tảng giao tiếp và cộng tác hiệu quả.
Gartner xác định 5 xu hướng công nghệ chiến lược hàng đầu
01.08.2024 382
Tại Hội nghị thượng đỉnh về giải pháp kinh doanh và đổi mới ứng dụng của Gartner tại Las Vegas, các nhà phân tích đã công bố 5 xu hướng công nghệ chiến lược hàng đầu trong kỹ thuật phần mềm cho năm 2024 và các năm tiếp theo.
5 lợi ích của văn phòng không giấy
30.07.2024 627
Xây dựng văn phòng không giấy có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành và tăng năng suất làm việc.
McKinsey chia sẻ kỳ vọng tích cực về kinh tế toàn cầu
26.07.2024 539
Khảo sát toàn cầu mới nhất của McKinsey cho thấy sự lạc quan của các giám đốc điều hành về tình hình kinh tế, mặc dù lo ngại về suy thoái kinh tế và tình trạng thất nghiệp gia tăng.
9 lợi ích của phần mềm văn phòng điện tử
25.07.2024 413
Phần mềm văn phòng điện tử đang được ưa chuộng sử dụng tại nhiều doanh nghiệp bởi những lợi ích nó đem lại trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động.
Forbes: Xu hướng công nghệ cho nửa cuối năm 2024
23.07.2024 449
Chúng ta nên phát triển những xu hướng nào nửa cuối 2024, và những gì nên loại bỏ để có thể phát triển doanh nghiệp tốt hơn?
Làm sao lựa chọn CRM bất động sản phù hợp nhất?
23.07.2024 356
Một CRM bất động sản phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn là rất quan trọng để chuẩn hóa quy trình, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và chốt được nhiều giao dịch hơn.
Cải thiện vận hành với phần mềm quản trị doanh nghiệp
18.07.2024 439
Phần mềm quản trị doanh nghiệp là các các hệ thống và ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ, quản lý và tự động hóa các chức năng kinh doanh.
Vì sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý khách hàng?
10.07.2024 401
Trong thời đại số, việc quản lý và chăm sóc khách hàng là yếu tố không thể thiếu để tạo nên thành công của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu, chăm sóc khách hàng dễ dàng và hiệu quả hơn.
Quản lý
Top 7 giải pháp văn phòng số được doanh nghiệp tin dùng
06.09.2024 285
E-Office (văn phòng số, văn phòng điện tử) là mô hình quản lý hiện đại đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. 

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 626
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
10 nhà lãnh đạo tập đoàn công nghệ hàng đầu lọt danh sách Time 100 AI
10.09.2024 36
Các nhà lãnh đạo công nghệ có ảnh hưởng đã được đưa vào danh sách này đóng vai trò quan trọng trong việc mở rộng các cuộc thảo luận xung quanh trí tuệ nhân tạo (AI) trong lĩnh vực công cộng. Họ có vai trò quan trọng trong việc định hình tương lai của AI, cũng như việc áp dụng AI một cách có đạo đức và có trách nhiệm.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3220
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.