Vì sao phần mềm quản lý công văn ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng?

Vì sao phần mềm quản lý công văn ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng?
29.03.2024 113

Cùng với sự phát triển của công nghệ, phần mềm quản lý công văn ra đời để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý văn bản, hỗ trợ văn thư tìm kiếm văn bản nhanh chóng và hiệu quả.

I. Phần mềm quản lý công văn là gì?

phan-mem-quan-ly-cong-van-1

Phần mềm quản lý công văn là một giải pháp giúp sắp xếp và quản lý các công văn, tài liệu, thông tin trong doanh nghiệp. Hệ thống này hỗ trợ quản lý thông tin công văn một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Bao gồm: quản lý văn bản đến và đi, lưu trữ văn bản, truy xuất thông tin, và các chức năng khác liên quan đến công văn.

Các phần mềm quản lý công văn hiện nay có nhiều tính năng tiên tiến, có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của mỗi tổ chức hoặc doanh nghiệp.

II. Khó khăn khi quản lý văn bản theo cách truyền thống

phan-mem-quan-ly-cong-van-2

Việc xử lý, lưu trữ và truy cập các tài liệu công văn là vô cùng quan trọng đối với mỗi tổ chức. Đây là nguồn thông tin và dữ liệu quý giá đối với hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, cách quản lý truyền thông đem đến một số trở ngại trong việc quản lý văn bản như:

1. Mất nhiều thời gian tra cứu

Việc quản lý tài liệu thường liên quan đến quy trình tìm kiếm thủ công, có thể tốn thời gian. Định vị thông tin hoặc hồ sơ cụ thể trong các tệp giấy tờ vật lý không hề rõ ràng, chưa kể việc phân loại và tìm kiếm thủ công mất rất nhiều thời gian và công sức mà lại kém hiệu quả, dẫn đến sự chậm trễ trong truy cập thông tin.

2. Tốn chi phí quản lý, diện tích lưu kho

Việc lưu trữ tài liệu giấy có thể tốn kém, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có khối lượng giấy tờ lớn. Chi phí không chỉ bao gồm không gian lưu trữ vật lý, mà còn các chi phí bổ sung liên quan đến tổ chức tài liệu, bảo trì và các biện pháp bảo mật.

Hơn nữa, không gian cần thiết để lưu trữ các tài liệu vật lý có thể rất lớn, ảnh hưởng đến không gian làm việc chung, gây bất tiện cho nhân viên làm việc.

3. Dễ bị thất lạc

Tài liệu vật lý dễ bị hư hỏng, mất mát hoặc phá hủy do nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như thất lạc, hỏa hoạn, lũ lụt hoặc xử lý sai. Trong những trường hợp như vậy, hồ sơ quan trọng có thể bị mất vĩnh viễn, dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như vấn đề pháp lý, vi phạm tuân thủ hoặc gián đoạn hoạt động.

4. Quy trình xử lý rườm rà

Việc xử lý thủ công các công văn thường liên quan đến các công việc lặp đi lặp lại, chẳng hạn như lưu trữ, sao chép và phân phối, có thể tốn thời gian và dễ mắc lỗi. Ngoài ra, việc chia sẻ hoặc cộng tác trên các tài liệu giấy tờ có thể cần đến việc chuyển phát, hoặc phối hợp rộng rãi, làm tăng thêm sự phức tạp và chậm trễ.

Để giải quyết những thách thức này, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý công văn để quản lý tài liệu số. Các hệ thống này cho phép các tổ chức lưu trữ, truy xuất và quản lý tài liệu điện tử, mang lại hiệu quả cao hơn so với phương thức cũ.

III. Lợi ích của phần mềm quản lý công văn

phan-mem-quan-ly-cong-van-4

1. Đối với doanh nghiệp

- Tối ưu hóa không gian lưu trữ: phần mềm quản lý công văn giúp số hóa tài liệu, văn bản giấy thành phiên bản điện tử, cho phép doanh nghiệp lưu trữ chúng trên hệ thống dễ dàng.

- Tối ưu hóa quy trình làm việc: hệ thống quản lý văn bản với tính năng tự động hóa giúp giảm thiểu các công việc thủ công lặp đi lặp lại. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức của nhân viên, để họ có thể tập trung vào những việc quan trọng hơn hoặc mang tính sáng tạo cao hơn.

- Quản lý tài liệu chặt chẽ, khoa học: phần mềm quản lý công văn cung cấp khả năng tìm kiếm, lọc và sắp xếp tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng. Giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi văn bản một cách hiệu quả hơn.

- Tăng tính bảo mật: đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp thông qua các công nghệ tiên tiến, và tính năng bảo mật như: quản lý quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, theo dõi lịch sử truy cập và cảnh báo về các hoạt động đáng ngờ...

- Tích hợp dễ dàng: phần mềm quản lý công văn hiện đại có khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng khác như: email, hệ thống quản lý nội bộ, quản lý công việc... giúp doanh nghiệp kết nối và chia sẻ thông tin một cách thuận lợi.

- Tiết kiệm chi phí: sử dụng phần mềm quản lý công văn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí không gian lưu trữ tài liệu, hay chi phí nhân lực quản lý tài liệu.

phan-mem-quan-ly-cong-van-3

2. Đối với nhân viên

- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm: không còn cần phải lãng phí thời gian tìm kiếm công văn và văn bản từ nhiều nguồn khác nhau. Bây giờ, việc tìm kiếm và truy cập thông tin trở nên dễ dàng thông qua phần mềm quản lý công văn đi và đến.

- Giảm thời gian xử lý tài liệu và nâng cao hiệu quả công việc: hệ thống cho phép nhân viên lưu trữ và chuyển đổi tất cả các công văn và giấy tờ thành phiên bản điện tử dễ dàng. Hệ thống cũng tích hợp quy trình phê duyệt tài liệu tự động với các thao tác đơn giản và nhanh chóng. Từ đó, giúp tăng hiệu quả công việc và giảm bớt thời gian chờ đợi.

- Truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi: Ứng dụng di động của các phần mềm quản lý công văn cho phép người sử dụng truy cập vào tài liệu ngay trên thiết bị di động. Điều này cực kỳ hữu ích khi bạn cần xử lý công việc mà lại không có mặt ở văn phòng.

IV. E-Office Vitranet24: Phần mềm quản lý công văn hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Hàng ngày, có rất nhiều thông tin từ công văn đến, văn bản đi, đề xuất... tại doanh nghiệp. Nếu bạn không quản lý một cách khoa học, thông minh thì sẽ rất khó quản lý, tìm kiếm nội dung, thông tin văn bản sau này.

Chính vì vậy, E-Office Vitranet24 đã ra đời để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và lưu trữ công văn hiệu quả hơn. Hệ thống này đáp ứng đầy đủ các chức năng quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, tìm kiếm thống kê văn bản…

Công văn được quản lý khoa học và chặt chẽ, từ việc phân quyền quản lý, lưu trữ và tìm kiếm, cho đến việc chia sẻ tài liệu từ người này sang người khác, từ nhóm này sang nhóm khác… Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất/ duyệt. Danh sách văn bản đã ban hành được tổng hợp giúp người dùng dễ dàng tra cứu. Nhân sự công ty thấy được danh sách các văn bản ban hành nhưng được phân quyền mới có thể xem được chi tiết văn bản. 

Sau đây là một số tính năng của phần mềm quản lý công văn E-Office Vitranet24 mà bạn có thể tham khảo:

1. Quản lý văn bản đi:

phan-mem-quan-ly-cong-van-6

- Tạo đề xuất: Khi có đề xuất văn bản đi, người đề xuất tiến hành điền đầy đủ các thông tin tạo form tạo đề xuất, chọn người xem xét, thời hạn xem xét, người duyệt cuối...

- Xem xét văn bản đi: Sau khi đề xuất văn bản đi được tạo, hệ thống tự động gửi thông báo Người xem xét đã được chọn để tiến hành phê duyệt đề xuất trong thời hạn xem xét.

- Phê duyệt văn bản đi: Sau khi đề xuất văn bản đi người xem xét đồng ý, hệ thống tự động gửi thông báo cho người duyệt cuối để tiến hành phê duyệt. Trong trường hợp cần thêm thông tin, người duyệt cuối có thể chọn thêm người giải trình để tiến hành giải trình.

- File PDF văn bản đi: Hệ thống tự động tạo file PDF theo mẫu công ty yêu cầu và hiển thị hiển thị thông tin phê duyệt trên file. Chèn chữ ký được thiết lập sẵn (nếu cần). File được lưu lại tập trung trên ổ lưu trữ công ty quy định.

2. Quản lý văn bản đến:

phan-mem-quan-ly-cong-van-7

- Tạo đề xuất: Khi có văn gửi đến công ty, người đề xuất tiến hành điền đầy đủ các thông tin tạo form tạo đề xuất và chọn người chịu trách nhiệm cho văn bản đến.

- Người chịu trách nhiệm giao việc xử lý văn bản đến:

+ Sau khi đề xuất văn bản đến được tạo, hệ thống tự động gửi thông báo Người chịu trách nhiệm đã được chọn để tiến hành chọn người xử lý văn bản đến.

+ Thông tin của văn bản đến hiển thị đầy đủ, rõ ràng, trực quan, nếu cần xem file văn bản đến đầy đủ thì nhấn xem file tại trường “File đính kèm”.

+ Người chịu trách nhiệm có thể kiểm soát thời hạn xử lý văn bản đến – hạn chót của các nhiệm vụ được hệ thống tự động tạo ra sau khi chọn giao việc cho những người xử lý văn bản đến.

- Tạo nhiệm vụ xử lý văn bản đến:

+ Sau khi người chịu trách nhiệm chọn người xử lý và thời hạn xử lý văn bản đến, hệ thống tự tạo nhiệm vụ cho từng người xử lý theo thời hạn đã chọn.

+ Người xử lý tiến hành bắt đầu/ hoàn thành xử lý văn bản đến trong nhiệm vụ được tạo. Có thể trao đổi các thông tin trong quá trình xử lý ngay tại nhiệm vụ.

Với 16+ năm kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự cho Quý khách hàng đang cần giải pháp phần mềm quản lý công văn.

V. Lời kết

Phần mềm quản lý công văn là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả quản lý và xử lý tài liệu, văn bản trong thời đại 4.0.

(Bài viết được chuyên gia Vitranet24 tổng hợp thông tin từ các trang tư vấn quản lý uy tín tại Việt Nam)


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Lợi ích của CRM trong việc giữ chân khách hàng trung thành
10.04.2024 311
Việc giữ chân và xây dựng lòng trung thành của khách hàng cực kỳ quan trọng với doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh kinh doanh đầy cạnh tranh hiện nay. CRM được xem là một công cụ đắc lực, hỗ trợ doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng để đem đến trải nghiệm tốt hơn, xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng.
Giá trị của chuyển đổi số - chia sẻ từ Harvard Business Review
09.04.2024 351
Trong khi 89% công ty lớn trên toàn cầu đang tiến hành chuyển đổi số và ứng dụng AI, họ chỉ đạt được 31% mức tăng doanh thu dự kiến, và 25% mức tiết kiệm chi phí dự kiến từ sự nỗ lực này. 
Giải pháp văn phòng số được các doanh nghiệp lớn tin dùng
04.04.2024 2261
Chuyển đổi số hiện là nhu cầu “cấp thiết”, đòi hỏi các doanh nghiệp áp dụng một công cụ đặc biệt để kiểm soát và chuẩn hóa quy trình hoạt động. “Văn phòng số” là một phương án hiệu quả để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành toàn doanh nghiệp.
Hệ thống CRM: giải pháp giúp tăng doanh số thời đại 4.0
30.03.2024 183
Hệ thống CRM không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng toàn diện, mà còn hỗ trợ việc duy trì và phát triển mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Từ đó nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng với doanh nghiệp, tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển thị trường.
Vì sao phần mềm quản lý công văn ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng?
29.03.2024 114
Cùng với sự phát triển của công nghệ thời đại 4.0, phần mềm quản lý công văn ra đời để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý văn bản, hỗ trợ văn thư tìm kiếm văn bản nhanh chóng và hiệu quả.
Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn là thiết yếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
28.03.2024 146
Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, không khó để doanh nghiệp xây dựng một kênh bán riêng, hay fanpage trên mạng xã hội. Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn được chuyên gia đánh giá là không thể thiếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
Hệ thống quản lý văn bản: xu hướng quản trị 4.0
22.03.2024 191
Thay vì quản lý theo cách truyền thống, với sự hỗ trợ của hệ thống quản lý văn bản, doanh nghiệp có thể cải tiến công tác lưu trữ, xử lý văn bản hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu quy trình, thủ tục rườm rà, và nâng cao hiệu quả làm việc.
10 công cụ AI miễn phí giúp bạn làm việc hiệu quả hơn
16.03.2024 277
Với sự tiến bộ của trí tuệ nhân tạo (AI), giờ đây người dùng có thể tìm thấy các AI miễn phí để hỗ trợ sáng tạo hình ảnh, văn bản và video… Dưới đây là một số công cụ hữu ích mà bạn có thể tham khảo.
10 công cụ "vàng" giúp nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp tốt hơn
14.03.2024 643
Các chuyên gia của Bitrix24 đã tổng hợp danh sách 10 công cụ hữu ích, giúp các nhà quản lý và lãnh đạo tăng cường hiệu quả quản lý và cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Forbes: 7 bài học lãnh đạo giúp bạn chinh phục thành công
12.03.2024 604
Nhóm tác giả của Forbes đã chắt lọc những bài học lãnh đạo quan trọng nhất mà họ đã học được trong nhiều năm qua. Những điều đã giúp bản thân và tổ chức của họ đạt được những thành công nhất định.
5 xu hướng công nghệ 2024 doanh nghiệp nên lưu ý
08.03.2024 387
Vào năm 2024, các doanh nghiệp sẽ tiếp tục đón nhận những công nghệ tiên tiến tiếp theo để thiết kế một môi trường số tốt hơn.
Ứng dụng AI: Công nghệ thay đổi cuộc sống
04.03.2024 230
Trí tuệ nhân tạo (AI) đã không còn là thuật ngữ xa lạ với chúng ta. Từ những trợ lý ảo như Siri và Google Assistant đến các hệ thống gợi ý phức tạp trên Netflix và YouTube, AI đang dần trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta.
Bước tiến mang tính cách mạng trong phần mềm AI
04.03.2024 226
Khám phá sức mạnh biến đổi của phần mềm AI trong việc định hình lại các ngành công nghiệp, tăng cường hiệu quả và dẫn đầu trong các đổi mới. Bài viết này đi sâu vào những tiến bộ và ứng dụng mới nhất của phần mềm AI.
Tối ưu vận hành với hệ thống quản lý doanh nghiệp
02.03.2024 668
Trong thời đại 4.0, việc xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ đang được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng. Với một hệ thống quản lý doanh nghiệp chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể nâng cao hiệu quả quản trị, năng lực cạnh tranh của tổ chức cũng như hướng tới sự phát triển bền vững.
Trí tuệ nhân tạo là gì? Hé lộ tương lai với AI
01.03.2024 350
Artificial Intelligence (AI), hay "trí tuệ nhân tạo" như được biết đến ở Việt Nam, là biểu tượng của sự sáng tạo con người, bao gồm nỗ lực không ngừng của chúng ta để tạo ra máy móc mô phỏng trí tuệ con người. Bài viết này bắt đầu hành trình khám phá để làm sáng tỏ AI, truy tìm nguồn gốc của nó, tiết lộ cơ chế hoạt động và dự đoán hướng đi của nó, từ đó vẽ nên bức tranh toàn diện về công nghệ biến đổi này.
Quản lý
6 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng chất lượng
12.04.2024 261
Một phần mềm quản lý bán hàng hay CRM mạnh mẽ có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình thủ công như tạo báo giá, hóa đơn, hợp đồng… giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên, tránh sai sót trong quá trình làm việc.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 190
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
CEO công nghệ dùng AI thế nào?
10.04.2024 86
Mark Zuckerberg phát triển trợ lý AI và đặt tên Jarvis để quản lý ngôi nhà của mình, còn Tim Cook nói có dùng ChatGPT trong cuộc sống cá nhân.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2877
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.