Thay vì quản lý theo cách truyền thống, với sự hỗ trợ của hệ thống quản lý văn bản, doanh nghiệp có thể cải tiến công tác lưu trữ, xử lý văn bản hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu quy trình, thủ tục rườm rà, và nâng cao hiệu quả làm việc.

I. Hệ thống quản lý văn bản là gì?

Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp, tổ chức quản lý tài liệu hiệu quả

Hệ thống quản lý văn bản là phần mềm được thiết kế để hỗ trợ việc quản lý và tổ chức các tài liệu, văn bản liên quan trong môi trường làm việc. Ứng dụng này cung cấp đa dạng tính năng như tạo, chỉnh sửa, lưu trữ, xử lý các tài liệu, văn bản đến và đi. Quản lý văn bản khoa học, chuyên nghiệp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, tra cứu thông tin, theo dõi và đánh giá tình trạng công việc nhằm có kế hoạch điều chỉnh phù hợp.

II. Lợi ích của việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản

Sử dụng phần mềm giúp tiết kiệm thời gian và công sức của nhân viên

Sự phát trển mạnh của quá trình chuyển đổi số và mô hình làm việc từ xa đang ngày càng nở rộ, quy trình xử lý và lưu trữ văn bản truyền thống dường như đã lạc hậu, lỗi thời. Bởi lẽ, nó tiềm ẩn nhiều rủi ro do quản lý, lưu trữ không tập trung, tốn kém quá nhiều thời gian và công sức tra cứu khi cần, không có quy trình xử lý công văn đến – đi chuyên nghiệp, thậm chí còn bị ngưng trệ bởi khoảng cách địa lý.

Không phải chỉ các cơ quan nhà nước mới có nhu cầu quản lý công văn đến – đi, mà mọi tổ chức, doanh nghiệp đều có một lượng lớn văn bản, công văn cần được lưu trữ lâu dài về sau. Việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản đang trở thành xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hiện nay.

Đã bao giờ bạn chìm đắm trong mớ hỗn độn của giấy tờ? Tìm kiếm tài liệu mất hàng giờ đồng hồ? Loay hoay với in ấn, lưu trữ và vận chuyển tài liệu? Hệ thống quản lý văn bản chính là chìa khóa giải phóng bạn khỏi những gánh nặng đó, đưa doanh nghiệp bước vào kỷ nguyên "văn phòng điện tử" với vô số lợi ích:

- Chuyển đổi hoàn toàn sang môi trường làm việc "không giấy tờ", tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển, lưu trữ, xử lý văn bản.

- Mọi tài liệu được lưu trữ an toàn trên hệ thống, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, theo dõi và quản lý.

- Tiết kiệm chi phí cho văn phòng phẩm, máy móc, dụng cụ in ấn, đồng thời giảm số lượng nhân viên phụ trách lưu trữ hồ sơ.

- Toàn bộ văn bản đến, đi, nội bộ đều được quản lý hiệu quả, giúp truy cập, tìm kiếm thông tin và luân chuyển tài liệu nhanh chóng.

- Hệ thống đảm bảo an toàn cho các văn bản, dữ liệu lưu trữ. Người quản lý có thể phân quyền truy cập và theo dõi lịch sử hoạt động/chỉnh sửa của từng nhân viên.

Hệ thống quản lý văn bản không chỉ là công cụ, mà còn là bước tiến đột phá cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả và hướng đến sự phát triển bền vững.

III. Tính năng cần có của một hệ thống quản lý văn bản mạnh mẽ

1. Quản lý văn bản tập trung và thống nhất

Lưu trữ toàn bộ tài liệu tại một nền tảng duy nhất

Bạn có thể quản lý tất cả các loại văn bản đến/đi trong doanh nghiệp trên một nền tảng trực tuyến.

Với hệ thống quản lý văn bản, tất cả các loại văn bản đến/đi sẽ được khai báo lên hệ thống phần mềm với các trường thông tin như: loại văn bản, tên văn bản, số văn bản, thời gian, người gửi/người nhận...

Việc này đồng nghĩa với việc số hóa hệ thống đơn thư thành bản mềm. Như vậy, doanh nghiệp có thể lưu trữ công văn bản mềm trực tuyến, một cách nhanh chóng và khoa học.

2. Tra cứu, tìm kiếm văn bản mọi lúc, mọi nơi

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, dễ dàng

Việc cấu trúc và lưu trữ văn bản tập trung trên hệ thống quản lý văn bản giúp việc tra cứu và tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn.

Bạn có thể tìm kiếm văn bản theo nhiều cách khác nhau. Tìm kiếm theo các thông tin liên quan đến văn bản như: số thứ tự, tên văn bản… Hoặc tìm kiếm lịch sử các văn bản đến/đi thông qua các bộ lọc thông minh.

Trong các thông báo về văn bản trên hệ thống, mọi thành viên liên quan có quyền bình luận, trao đổi hay kể cả đính kèm tài liệu bổ sung. Một số phần mềm hiện đại cũng có thể tự động theo dõi số lượng và danh sách những người đã xem công văn, để mọi người nhắc nhở nhau kịp thời trong trường hợp cần thiết. Ví dụ, khi một chính sách mới được ban hành, trưởng nhóm có thể bình luận và tag các nhân viên cấp dưới để nhắc nhở họ đọc kỹ thông tin.

Hệ thống quản lý văn bản còn hỗ trợ kết xuất dữ liệu văn bản, phục vụ công tác báo cáo thống kê mỗi khi cần.

3. Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản đến

Minh họa một số thao tác trong quy trình xử lý văn bản đến

Quá trình xử lý văn bản, công văn đến truyền thống tốn khá nhiều thời gian và công sức. Quy trình sẽ càng trở nên khá phức tạp khi công ty mở rộng quy mô với nhiều cấp quản lý, người có thẩm quyền xét duyệt lại không phải lúc nào cũng có mặt tại văn phòng.

Với hệ thống quản lý văn bản, các quy trình từ việc tiếp nhận – phê duyệt – xử lý sẽ được chuẩn hóa và thực hiện trực tuyến. Điều này giúp đẩy nhanh tốc độ xử lý, tiết kiệm thời gian và công sức cho cả ban lãnh đạo lẫn nhân viên.

- Tạo đề xuất: Khi có văn gửi đến công ty, người đề xuất tiến hành điền đầy đủ các thông tin tạo form tạo đề xuất và chọn người chịu trách nhiệm cho văn bản đến.

- Người chịu trách nhiệm giao việc xử lý văn bản đến: Sau khi đề xuất văn bản đến được tạo, hệ thống tự động gửi thông báo Người chịu trách nhiệm đã được chọn để tiến hành chọn người xử lý văn bản đến.

Thông tin của văn bản đến hiển thị đầy đủ, rõ ràng, trực quan, nếu cần xem file văn bản đến đầy đủ thì nhấn xem file tại trường “File đính kèm”.

Người chịu trách nhiệm có thể kiểm soát thời hạn xử lý văn bản đến – hạn chót của các nhiệm vụ được hệ thống tự động tạo ra sau khi chọn giao việc cho những người xử lý văn bản đến.

- Tạo nhiệm vụ xử lý văn bản đến: Sau khi người chịu trách nhiệm chọn người xử lý và thời hạn xử lý văn bản đến, hệ thống tự tạo nhiệm vụ cho từng người xử lý theo thời hạn đã chọn.

Người xử lý tiến hành bắt đầu/ hoàn thành xử lý văn bản đến trong nhiệm vụ được tạo. Có thể trao đổi các thông tin trong quá trình xử lý ngay tại nhiệm vụ.

4. Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản đi

Minh họa một số thao tác trong quy trình xử lý văn bản đi

Trong cách quản lý, lưu trữ truyền thống, việc xử lý văn bản đi cũng không kém phần rườm rà, phức tạp. Chính người tạo văn bản, phê duyệt văn bản cũng không thể kiểm soát được quá trình thay đổi thông tin trên văn bản đó. Quá trình trình ký mất nhiều thời gian, gây chậm trễ, nếu đó là công văn quan trọng liên quan đến hoạt động kinh doanh thì đôi khi doanh nghiệp sẽ phải trả giá bằng lợi nhuận. Sau khi được phê duyệt, công văn một lần nữa cần in ra nhiều bản để phát hành tới phòng ban, đơn vị có liên quan. Song song với quy trình trên, ở mỗi phòng ban đều cần lưu trữ lại một bản cứng trong tủ hồ sơ làm cơ sở đối chiếu sau này.

Tuy nhiên, đó là cách khiến doanh nghiệp bạn gặp nhiều khó khăn trong công tác lưu trữ, quản lý và tìm kiếm.

Với một hệ thống quản lý văn bản hiện đại, doanh nghiệp sẽ chuẩn hóa quy trình và giúp quá trình xử lý văn bản trở nên đơn giản nhất.

- Tạo đề xuất: Khi có đề xuất văn bản đi, người đề xuất tiến hành điền đầy đủ các thông tin tạo form tạo đề xuất, chọn người xem xét, thời hạn xem xét, người duyệt cuối…

- Xem xét văn bản đi: Sau khi đề xuất văn bản đi được tạo, hệ thống tự động gửi thông báo Người xem xét đã được chọn để tiến hành phê duyệt đề xuất trong thời hạn xem xét.

- Phê duyệt văn bản đi: Sau khi đề xuất văn bản đi người xem xét đồng ý, hệ thống tự động gửi thông báo cho người duyệt cuối để tiến hành phê duyệt. Trong trường hợp cần thêm thông tin, người duyệt cuối có thể chọn thêm người giải trình để tiến hành giải trình.

- File PDF văn bản đi: Hệ thống tự động tạo file PDF theo mẫu công ty yêu cầu và hiển thị hiển thị thông tin phê duyệt trên file. Chèn chữ ký được thiết lập sẵn (nếu cần). File được lưu lại tập trung trên ổ lưu trữ công ty quy định.

IV. Lựa chọn hệ thống quản lý văn bản nào cho tổ chức của bạn?

Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống quản lý văn bản cho tổ chức của mình để cải thiện hiệu quả hoạt động, xin mời tham khảo giải pháp E-Office Vitranet24.

Giao diện mẫu của quy trình quản lý văn bản đến trong E-Office Vitranet24

E-Office Vitranet24 là phần mềm giúp lưu trữ và xử lý văn bản thuận tiện. Bạn có thể xem hay phê duyệt tài liệu trực tuyến bất kỳ lúc nào, bất kỳ nơi đâu, qua máy tính hoặc di động.

Văn bản được quản lý khoa học và chặt chẽ, từ việc phân quyền quản lý, lưu trữ và tìm kiếm, cho đến việc chia sẻ tài liệu từ người này sang người khác, từ nhóm này sang nhóm khác… Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất/ duyệt. Danh sách văn bản đã ban hành được tổng hợp giúp người dùng dễ dàng tra cứu. Nhân sự công ty thấy được danh sách các văn bản ban hành nhưng được phân quyền mới có thể xem được chi tiết văn bản.

Hệ thống quản lý văn bản E-Office Vitranet24 được xây dựng trên nền tảng công nghệ uy tín, tiên tiến thế giới Bitrix24. Do đó, người sử dụng hoàn toàn có thể yên tâm về khả năng bảo mật dữ liệu và khả năng tích hợp với các ứng dụng khác của riêng doanh nghiệp hay bên thứ ba.

Với 16+ năm kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự cho Quý khách hàng đang cần giải pháp hệ thống quản lý văn bản.

V. Lời kết

Hệ thống quản lý văn bản giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và không gian lưu trữ cho việc xử lý tài liệu. Đây là một bước tiến công nghệ tuyệt vời, là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động trong thời đại số.

(Bài viết được chuyên gia Vitranet24 tổng hợp thông tin từ các trang tư vấn quản lý uy tín tại Việt Nam)