Văn hóa doanh nghiệp: 10 lỗi cần tránh khi làm việc qua email

Văn hóa doanh nghiệp: 10 lỗi cần tránh khi làm việc qua email
28.05.2019 3090

Mặc dù việc sử dụng thư điện tử rất đơn giản và phổ biến trong tất cả các cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, email công việc sẽ hoàn toàn khác với những bức thư có mục đích cá nhân. Một email tốt sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp và cải thiện hiệu quả giao tiếp của bạn. 
Sau đây là 10 lỗi thường gặp phải khi chúng ta viết email, hi vọng sẽ giúp ích cho bạn trong công việc:
1. Không suy nghĩ trước khi viết
Các nhà quản lý nhân sự chia sẻ, đừng tùy tiện viết email, đặc biệt là những email quan trọng nếu bạn chưa suy nghĩ cẩn thận về nội dung và cách trình bày phù hợp. Bởi có thể bạn sẽ không diễn đạt đúng ý mình, trình bày thiếu mạch lạc, hậu quả là bị hiểu sai hoặc gây “mất cảm tình” với người nhận.
Thực chất email không thể thay thế hoàn toàn các kiểu trao đổi khác, nó nên là nội dung chốt lại sau một quá trình thảo luận hoặc đã nói truyện trực tiếp. Nếu việc cấp bách thì bạn hãy trực tiếp trao đổi, hoặc gọi điện thoại ngay cho đối phương.

2. Tiêu đề “mơ hồ”
Không gì tệ hại bằng một email với tiêu đề mơ hồ. Điều này không những khiến cho người nhận cảm thấy khó hiểu, mà họ thậm chí còn nhanh chóng xóa vì nghĩ đó là “thư rác” hoặc virus. Do đó, bạn cần viết tiêu đề một cách rõ ràng, ngắn gọn trước khi gửi. Ví dụ nếu gửi thư giới thiệu sản phẩm cho khách hàng tiêu đề có thể là: “Giới thiệu giải pháp A từ công ty B”



3. Thiếu lời chào mở đầu, xưng hô chưa phù hợp
Cho dù thân quen cách mấy bạn cũng nên có những câu mang tính chất “thưa gửi” ngay dòng chữ đầu tiên trong email công việc. Ví dụ trường hợp thư xác nhận lịch làm việc với khách hàng có thể viết như sau:
"Chào anh/chị hoặc Kính gửi anh.chị,
Tôi là A ở bộ phận kế hoạch của công ty, sau đây xin xác nhận lịch làm việc với anh/chị vào ngày……
Trân trọng cảm ơn!"

Ngoài ra, bạn phải xưng hô đúng mực với đối tượng nhận email, để tránh trường hợp bị họ nhận xét là thiếu tôn trọng.

4. Không rà lỗi chính tả, dùng nhiều từ viết tắt
Lỗi chính tả là vấn đề khá phổ biến, không ít người mắc phải nhưng không vì thế mà bạn có thể coi nhẹ. Một bức thư nhiều lỗi chính tả chắc hẳn sẽ bị đánh giá thấp về tính chuyên nghiệp, sự nghiêm túc và thậm chí là trình độ của người gửi. Vì vậy hãy rà soát kĩ lỗi chính tả trước khi nhấn nút gửi.
Một điều cần lưu ý khác là không nên viết tắt bừa bãi, bắt người đọc phải đoán nghĩa mất thời gian. Chỉ nên sử dụng các từ viết tắt thông dụng như BĐS (bất động sản), DN (doanh nghiệp), và tốt nhất nên có chú thích đi kèm.

5. Sử dụng biểu tượng icon bừa bãi
Thực tế, sử dụng các biểu tượng không phải là điều cấm kỵ, mà đôi lúc nó còn giúp giải tỏa căng thẳng, tạo sự thân thiện. Nhưng bạn cần chọn lọc để có thể sử dụng có chừng mực và phù hợp với bối cảnh. Sẽ thật không hay nếu bạn gửi một email nghiêm túc cho cấp trên, nhưng lại “vô tình” chèn vào icon mặt cười.



6. Viết email dài dòng, văn phong không phù hợp
Email công việc cần nội dung rõ ràng, mạch lạc. Do đó, bạn hãy hạn chế kiểu viết dài dòng “sến súa”; sử dụng các câu đơn ngắn gọn, đầy đủ chủ ngữ - vị ngữ, tách ra thành các đoạn văn nhỏ. Thêm nữa, bạn cũng nên có một cấu trúc nhất định (câu chào – thân bài – lời kết) để tránh “lạc” thông điệp.
Đính kèm tệp tin “không thể đọc”, kích thước quá lớn
Email có chức năng đính kèm tệp tin, nhưng bạn cần xem xét kĩ trước khi gửi. Bởi các hệ điều hành, phiên bản phần mềm khác nhau sẽ cản trở sự truy cập. Ví dụ Word 2003 thì không thể đọc file kiểu mới của Word 2010. Do đó, bạn hãy định dạng “phòng hờ” ở nhiều kiểu tệp khác nhau, hoặc hỏi trước người nhận. Thêm nữa, bạn chỉ nên đính kèm các tệp tin “nhỏ gọn” như văn bản, hình ảnh đơn giản, và sử dụng Google Drive với các trường hợp kích thước lớn.

7. Chữ ký sai thông tin
Chữ ký trong thư điện tử giúp người nhận nắm bắt những thông tin cơ bản về người gửi trong lần đầu giao tiếp. Vì thế sai nội dung sẽ khiến việc trao đổi bị hạn chế, tốn thời gian, và bị đánh giá không tốt về tính chuyên nghiệp. Hãy xem xét kĩ các thông tin như số điện thoại, chức vụ, họ tên, và tránh ghi lan man quá nhiều.

8. Quên nút CC hay BCC
Đôi khi khi soạn xong nội dung thư chúng ta thường quên không CC hoặc BCC cho những thành viên liên quan điều này sẽ khiến chúng ta trở nên thiếu chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng hoặc với cấp trên. Lưu ý rằng bạn cũng có thể sử dụng thêm chức năng “BCC” để tăng tính bảo mật nếu cần thiết. Tính năng này cho phép người được bạn BCC đọc được thông tin nhưng người gửi sẽ không biết về người được BCC đó là ai.

9. Dùng chung địa chỉ email cho nhiều mục đích
Một số doanh nghiệp nhỏ không cấp địa chỉ thư điện tử riêng, nên nhân viên có thể thoải mái chọn tài khoản sử dụng. Điều này đôi lúc gây nên tình trạng lộn xộn bởi nhiều email từ những địa chỉ khác nhau gửi đến, chưa kể cả các thư rác, email quảng cáo... Thậm chí, bạn có thể bỏ sót một số email quan trọng. Vì thế, tốt nhất hãy tạo ra địa chỉ email riêng biệt cho từng loại công việc hoặc công ty khác nhau trong trường hợp bạn làm việc nhiều nơi. Và đừng quên chọn một tên địa chỉ dễ nhớ, tạo ấn tượng chuyên nghiệp.
Chúc bạn có thêm các lưu ý hữu ích khi làm việc qua email để tăng hiệu quả công việc của mình! Team Vitranet24
Tham khảo thêm các cách quản lý công việc tại đây!
★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
ADB lạc quan về tăng trưởng GDP khu vực châu Á - Thái Bình Dương
18.07.2024 362
Trong báo cáo mới nhất về triển vọng kinh tế, các chuyên gia của ADB dự báo tăng trưởng của khu vực Đông Nam Á được duy trì ở mức 4,6% trong năm nay nhờ sự cải thiện vững vàng về nhu cầu nội địa và bên ngoài.
Kinh tế Việt Nam nửa cuối năm 2024 sẽ ra sao?
18.07.2024 98
Nửa đầu 2024, kinh tế Việt Nam tăng 6,2%, chuyên gia nước ngoài dự báo 6 tháng cuối năm.
7 giải pháp thay thế Google Docs để tạo và quản lý tài liệu
30.05.2024 217
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý tài liệu có nhiều chức năng hơn, khả năng tương thích tích hợp và tính linh hoạt hơn Google Docs, hãy tham khảo các gợi ý sau đây từ chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý tiên tiến từ Mỹ.
Cách điều hành độc đáo của các ông chủ công nghệ
13.05.2024 307
Đã bao giờ bạn tự hỏi những người đứng đầu các gã khổng lồ ngành công nghệ quản lý công ty của mình như thế nào? Dưới đây là một số thói quen kỳ lạ trong cách quản lý họ.
Chiến dịch thu thập thông tin bí mật từ đối thủ của Amazon
24.04.2024 4959
Amazon được cho là tiến hành chiến dịch gần 10 năm, cài nhân viên "nằm vùng" trên chợ điện tử của đối thủ để thu thập bí quyết kinh doanh.
“Vua bán dẫn” Đài Loan khởi nghiệp ở tuổi 55, tạo nên đế chế chip hơn 700 tỷ USD
20.04.2024 562
Ở tuổi 55, Morris Chang thành lập TSMC - công ty chip giá trị nhất toàn cầu. Sự nghiệp tận tâm đến mức đủ để ông trở thành huyền thoại, ngay cả khi đã nghỉ hưu.
CEO Nvidia từng đi rửa bát thuê
20.03.2024 903
Jensen Huang nói thành công rực rỡ của ông trong ngành chip bắt đầu từ bài học khi làm nhân viên rửa bát trước khi được thăng chức lên làm phục vụ.
10 lời khuyên quý báu từ người sáng lập tập đoàn Virgin
19.03.2024 758
Richard Branson là một doanh nhân có tầm nhìn xa và luôn chấp nhận mạo hiểm, nhờ đó ông đã tích lũy được khối tài sản 2 tỷ đô la tính đến 2024 theo Forbes. Ông đã tạo ra một tập đoàn lớn mạnh - Virgin với hàng chục nghìn nhân viên.
Bill Gates: "Cuộc sống còn nhiều điều hơn là công việc"
13.03.2024 893
Trong một buổi trò chuyện với các sinh viên tốt nghiệp Đại học Bắc Arizona, tỷ phú Bill Gates cho rằng "Cuộc sống còn nhiều điều hơn là công việc" - điều mà ông ước mình đã biết trong những ngày đầu làm việc tại Microsoft. Vị tỷ phú cũng đưa ra một số lời khuyên giúp mọi người cân bằng cuộc sống, tránh rơi vào tình trạng bị áp lực triền miên.
Học hỏi Elon Musk về phương pháp quản lý thời gian hiệu quả
28.02.2024 852
Elon Musk có thể làm việc lên đến 100 giờ một tuần nhưng vẫn luôn có thể dành thời gian cho gia đình và sở thích cá nhân của mình. Làm sao vị tỉ phú này có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả như vậy?
8 lời khuyên từ giáo sư Đại học Harvard
01.02.2024 484
Jordan B. Peterson, trước đây là Giáo sư Khoa Tâm lý học tại Đại học Harvard, hiện là Giáo sư Tâm lý học tại Đại học Toronto đã tiết lộ 8 quy luật cuộc sống mà bạn cần biết nếu sớm muốn thành công.
Satya Nadella: người đánh thức gã khổng lồ đang say ngủ Microsoft
05.01.2024 874
Satya Nadella chính thức đảm nhận vị trí CEO của Microsoft vào tháng 2 năm 2014. Kể từ thời điểm đó, ông đã liên tục thực hiện nhiều thay đổi cho Microsoft, củng cố vị trí của hãng trên thị trường công nghệ nhiều biến động.
No Silo: Bí mật quản trị bậc thầy của Steve Jobs và Elon Musk
27.12.2023 958
Bí mật khiến Apple đánh gục Sony bằng iPod không chỉ nằm ở cuộc cách mạng công nghệ, mà còn là kỹ năng quản trị của Steve Jobs được cả Elon Musk học hỏi.
7 bài học kinh doanh hữu ích từ Đại học Harvard
03.11.2023 1103
Tác giả Richard Feloni của Business Insider đã chia sẻ 7 bài học kinh doanh mà ông rút ra sau khi tham gia một khóa học kinh doanh trực tuyến của ngôi trường Harvard nổi tiếng.
Lạm phát Mỹ - tài sản của giới tỷ phú 'bốc hơi' 93 tỷ USD
14.09.2022 889
Tài sản của các tỷ phú giàu nhất nước Mỹ "bốc hơi" 93 tỷ USD trong phiên giao dịch hôm 13/9 sau khi lạm phát nước này cao hơn dự báo.
Quản lý
9 lợi ích của phần mềm văn phòng điện tử
25.07.2024 63
Phần mềm văn phòng điện tử đang được ưa chuộng sử dụng tại nhiều doanh nghiệp bởi những lợi ích nó đem lại trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 484
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Khai thác AI để vận hành xuất sắc trong sản xuất
20.05.2024 344
Trong kỷ nguyên sản xuất hiện đại, việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) vào các quy trình vận hành đã trở thành một chiến lược then chốt để đạt được Hoạt động xuất sắc và tối đa hóa các phương pháp Lean Six Sigma.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3108
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.