Văn hóa doanh nghiệp: 10 lỗi cần tránh khi làm việc qua email

Văn hóa doanh nghiệp: 10 lỗi cần tránh khi làm việc qua email
28.05.2019 397

Mặc dù việc sử dụng thư điện tử rất đơn giản và phổ biến trong tất cả các cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, email công việc sẽ hoàn toàn khác với những bức thư có mục đích cá nhân. Một email tốt sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp và cải thiện hiệu quả giao tiếp của bạn. 
Sau đây là 10 lỗi thường gặp phải khi chúng ta viết email, hi vọng sẽ giúp ích cho bạn trong công việc:
1. Không suy nghĩ trước khi viết
Các nhà quản lý nhân sự chia sẻ, đừng tùy tiện viết email, đặc biệt là những email quan trọng nếu bạn chưa suy nghĩ cẩn thận về nội dung và cách trình bày phù hợp. Bởi có thể bạn sẽ không diễn đạt đúng ý mình, trình bày thiếu mạch lạc, hậu quả là bị hiểu sai hoặc gây “mất cảm tình” với người nhận.
Thực chất email không thể thay thế hoàn toàn các kiểu trao đổi khác, nó nên là nội dung chốt lại sau một quá trình thảo luận hoặc đã nói truyện trực tiếp. Nếu việc cấp bách thì bạn hãy trực tiếp trao đổi, hoặc gọi điện thoại ngay cho đối phương.

2. Tiêu đề “mơ hồ”
Không gì tệ hại bằng một email với tiêu đề mơ hồ. Điều này không những khiến cho người nhận cảm thấy khó hiểu, mà họ thậm chí còn nhanh chóng xóa vì nghĩ đó là “thư rác” hoặc virus. Do đó, bạn cần viết tiêu đề một cách rõ ràng, ngắn gọn trước khi gửi. Ví dụ nếu gửi thư giới thiệu sản phẩm cho khách hàng tiêu đề có thể là: “Giới thiệu giải pháp A từ công ty B”



3. Thiếu lời chào mở đầu, xưng hô chưa phù hợp
Cho dù thân quen cách mấy bạn cũng nên có những câu mang tính chất “thưa gửi” ngay dòng chữ đầu tiên trong email công việc. Ví dụ trường hợp thư xác nhận lịch làm việc với khách hàng có thể viết như sau:
"Chào anh/chị hoặc Kính gửi anh.chị,
Tôi là A ở bộ phận kế hoạch của công ty, sau đây xin xác nhận lịch làm việc với anh/chị vào ngày……
Trân trọng cảm ơn!"

Ngoài ra, bạn phải xưng hô đúng mực với đối tượng nhận email, để tránh trường hợp bị họ nhận xét là thiếu tôn trọng.

4. Không rà lỗi chính tả, dùng nhiều từ viết tắt
Lỗi chính tả là vấn đề khá phổ biến, không ít người mắc phải nhưng không vì thế mà bạn có thể coi nhẹ. Một bức thư nhiều lỗi chính tả chắc hẳn sẽ bị đánh giá thấp về tính chuyên nghiệp, sự nghiêm túc và thậm chí là trình độ của người gửi. Vì vậy hãy rà soát kĩ lỗi chính tả trước khi nhấn nút gửi.
Một điều cần lưu ý khác là không nên viết tắt bừa bãi, bắt người đọc phải đoán nghĩa mất thời gian. Chỉ nên sử dụng các từ viết tắt thông dụng như BĐS (bất động sản), DN (doanh nghiệp), và tốt nhất nên có chú thích đi kèm.

5. Sử dụng biểu tượng icon bừa bãi
Thực tế, sử dụng các biểu tượng không phải là điều cấm kỵ, mà đôi lúc nó còn giúp giải tỏa căng thẳng, tạo sự thân thiện. Nhưng bạn cần chọn lọc để có thể sử dụng có chừng mực và phù hợp với bối cảnh. Sẽ thật không hay nếu bạn gửi một email nghiêm túc cho cấp trên, nhưng lại “vô tình” chèn vào icon mặt cười.



6. Viết email dài dòng, văn phong không phù hợp
Email công việc cần nội dung rõ ràng, mạch lạc. Do đó, bạn hãy hạn chế kiểu viết dài dòng “sến súa”; sử dụng các câu đơn ngắn gọn, đầy đủ chủ ngữ - vị ngữ, tách ra thành các đoạn văn nhỏ. Thêm nữa, bạn cũng nên có một cấu trúc nhất định (câu chào – thân bài – lời kết) để tránh “lạc” thông điệp.
Đính kèm tệp tin “không thể đọc”, kích thước quá lớn
Email có chức năng đính kèm tệp tin, nhưng bạn cần xem xét kĩ trước khi gửi. Bởi các hệ điều hành, phiên bản phần mềm khác nhau sẽ cản trở sự truy cập. Ví dụ Word 2003 thì không thể đọc file kiểu mới của Word 2010. Do đó, bạn hãy định dạng “phòng hờ” ở nhiều kiểu tệp khác nhau, hoặc hỏi trước người nhận. Thêm nữa, bạn chỉ nên đính kèm các tệp tin “nhỏ gọn” như văn bản, hình ảnh đơn giản, và sử dụng Google Drive với các trường hợp kích thước lớn.

7. Chữ ký sai thông tin
Chữ ký trong thư điện tử giúp người nhận nắm bắt những thông tin cơ bản về người gửi trong lần đầu giao tiếp. Vì thế sai nội dung sẽ khiến việc trao đổi bị hạn chế, tốn thời gian, và bị đánh giá không tốt về tính chuyên nghiệp. Hãy xem xét kĩ các thông tin như số điện thoại, chức vụ, họ tên, và tránh ghi lan man quá nhiều.

8. Quên nút CC hay BCC
Đôi khi khi soạn xong nội dung thư chúng ta thường quên không CC hoặc BCC cho những thành viên liên quan điều này sẽ khiến chúng ta trở nên thiếu chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng hoặc với cấp trên. Lưu ý rằng bạn cũng có thể sử dụng thêm chức năng “BCC” để tăng tính bảo mật nếu cần thiết. Tính năng này cho phép người được bạn BCC đọc được thông tin nhưng người gửi sẽ không biết về người được BCC đó là ai.

9. Dùng chung địa chỉ email cho nhiều mục đích
Một số doanh nghiệp nhỏ không cấp địa chỉ thư điện tử riêng, nên nhân viên có thể thoải mái chọn tài khoản sử dụng. Điều này đôi lúc gây nên tình trạng lộn xộn bởi nhiều email từ những địa chỉ khác nhau gửi đến, chưa kể cả các thư rác, email quảng cáo... Thậm chí, bạn có thể bỏ sót một số email quan trọng. Vì thế, tốt nhất hãy tạo ra địa chỉ email riêng biệt cho từng loại công việc hoặc công ty khác nhau trong trường hợp bạn làm việc nhiều nơi. Và đừng quên chọn một tên địa chỉ dễ nhớ, tạo ấn tượng chuyên nghiệp.
Chúc bạn có thêm các lưu ý hữu ích khi làm việc qua email để tăng hiệu quả công việc của mình! Team Vitranet24
Tham khảo thêm các cách quản lý công việc tại đây!
Cùng chuyên mục
Những công cụ phần mềm trợ giúp tốt nhất cho năm 2020
15.01.2020 806
Bạn chắc chắn không thể hỗ trợ khách hàng nhanh chóng bằng các phương thức lỗi thời, vậy nên nhiều người luôn muốn biết đâu là lựa chọn giải pháp trợ giúp hàng đầu hiện nay. Chúng tôi đã lập một danh sách các phần mềm với các tiêu chí chính dưới đây. Đầu tiên, chúng tôi xem xét các phần mềm miễn phí, vì với một số đại lý, các phần mềm trợ giúp có thể rất đắt. Trên thực tế, có những giải pháp miễn phí tốt hơn những giải pháp trợ giúp đắt tiền.
Kiên cường vượt qua ranh giới giữa vùng an toàn và mạo hiểm sẽ quyết định cuộc sống của bạn: Can đảm làm những việc không ai làm, bạn sẽ có cuộc sống số đông không thể có
20.11.2019 1004
Không ai có thể chắc chắn về thành công nhưng nếu không dám làm những điều khác biệt thì cuộc sống của bạn mãi chỉ ở mức bình thường mà thôi. Mọi người đều muốn đọc những cuốn sách hay nhưng không ai muốn viết hàng nghìn con chữ mỗi ngày. Mọi người đều muốn có một mối quan hệ vui vẻ hạnh phúc, không ai muốn yêu thương một người mà lúc vui lúc buồn, khi cáu giận khi hài lòng...
Bitrix24 giảm giá tới 32% trong tháng 8.2019
01.08.2019 309
Vitranet24 vui mừng thông báo chương trình giảm giá tháng 8 lên tới 32% từ Bitrix24 – hệ thống quản lý 4.0 số một thế giới hiện nay
Vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi lựa chọn phần mềm quản lý trong kỷ nguyên bùng nổ công nghệ 4.0 và phương pháp khắc phục
28.05.2019 330
Có lẽ đơn vị nào cũng đang tìm kiếm các giải pháp công nghệ mới nhất và tốt nhất cho doanh nghiệp mình để cải cách. Cải cách nhân sự, cải cách hoạt động văn phòng, cải cách bán hàng,… Bạn thấy cần phải tìm kiếm và thay thế rất nhiều thứ nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu và giải pháp nào là phù hợp.
Văn hóa doanh nghiệp: 10 lỗi cần tránh khi làm việc qua email
28.05.2019 398
Mặc dù việc sử dụng thư điện tử rất đơn giản và phổ biến trong tất cả các cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, email công việc sẽ hoàn toàn khác với những bức thư có mục đích cá nhân. Một email tốt sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp và cải thiện hiệu quả giao tiếp của bạn. Sau đây là 10 lỗi thường gặp phải khi chúng ta viết email, hi vọng sẽ giúp ích cho bạn trong công việc:
Các chính sách quan trọng về doanh nghiệp có hiệu lực từ tháng 3 năm 2019
06.03.2019 313
Hàng loạt chính sách mới về lao động, tiền lương, đăng ký kinh doanh, kiểm toán kế toán,.. mà doanh nghiệp cần lưu tâm sẽ chính thức có hiệu lực từ từ năm 2019.
Yêú tố gì giúp Thương nhân Do Thái trụ vững qua 2000 năm?
26.02.2018 390
Có lẽ bạn đã từng nghe nói: khi một ông chủ ngân hàng lớn người Do Thái "ho hắng" một tiếng, toàn bộ các ngân hàng trên thế giới sẽ bị "cảm cúm" ngay; hay việc năm tập đoàn tài chính lớn của người Do Thái liên hợp lại có thể khống chế toàn bộ thị trường vàng thế giới. Không phải vô cớ mà người Do Thái được ca tụng như vậy. Hơn 2000 năm sống phiêu bạt khắp nơi, bị xua đuổi và chà đạp, người Do Thái đã tích lũy cho mình rất nhiều hiểu biết về thương trường. Đó chính là viên đạn đầu tiên đặt nền tảng cho những thành công rực rỡ sau này của họ.
Cách mạng công nghiêp 4.0 là gì?
28.10.2017 3891
Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang diễn ra từ những năm 2000 gọi là cuộc cách mạng số, thông qua các công nghệ như Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), thực tế ảo (VR), tương tác thực tại ảo (AR), mạng xã hội, điện toán đám mây, di động, phân tích dữ liệu lớn (SMAC)... để chuyển hóa toàn bộ thế giới thực thành thế giới số.
13 gợi ý hoạt động nhóm tích cực
29.06.2017 4423
Thành thục kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả vừa đơn giản lại vừa khó khăn. Đã bao giờ bạn tự hỏi làm thế nào một số nhóm hoạt động rất hiệu quả trong khi những nhóm khác đã phải đối mặt với rất nhiều vấn đề?
Horenso - Phương pháp làm việc nhóm thần kỳ của người Nhật
27.06.2017 426
Đối với người Nhật, Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia.
Công thức quản lý thời gian
23.06.2017 359
Thời gian đi qua không thể lấy lại được. Vì vậy, nếu muốn thành công hãy tận dụng từng phút từng giây để làm việc một cách khoa học và hiệu quả. Vận dụng 4 bước đơn giản dưới đây dưới đây để học cách làm chủ túi “vàng” của mình.
Quản lý thời gian
17.05.2017 372
Thời gian có thể ví như tiền bạc, bạn phải học cách đầu tư thời gian chứ không học cách tiêu dùng thời gian. Đầu tư thời gian sẽ sinh lời, ngược lại, tiêu dùng thời gian sẽ mất đi…
Quản lý
Chuyển đổi số và tác động của chuyển đổi số tới sự tồn vong của doanh nghiệp!
01.08.2020 104
Quản lý doanh nghiệp trên nền tảng số đã khẳng định tính ưu việt trong bối cảnh dịch Covid-19 diễn biến phức tạp. Qua đó cho thấy, việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng như chuyển đổi số là một xu thế tất yếu, nếu doanh nghiệp không tham gia sẽ đứng ngoài cuộc chơi. 

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 1027
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Vitranet24 đồng hành cùng Hội sách trực tuyến Quốc gia 2020 ứng dụng công nghệ 4.0 mới nhất xây dựng sàn giao dịch sách trực tuyến
12.05.2020 542
Hội sách trực tuyến Quốc gia 2020 được tổ chức lần đầu tiên từ ngày 19.04.2020 dự kiến đến 20.05.2020 với chủ đề: "Khuyến khích nâng cao văn hoá đọc sách, nâng cao tinh thần cộng đồng trong mùa dịch", chuyển từ hình thức hội chợ sách thực địa thành trực tuyến, với tinh thần hấp dẫn, thu hút hơn nữa để giúp bạn đọc có thể tiếp cận nhiều đầu sách ngay trong mùa dịch, qua đó thực hiện mục tiêu phát triển văn hóa đọc.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 469
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.