Văn hóa doanh nghiệp: 10 lỗi cần tránh khi làm việc qua email

1. Không suy nghĩ trước khi viết

Các nhà quản lý nhân sự chia sẻ, đừng tùy tiện viết email, đặc biệt là những email quan trọng nếu bạn chưa suy nghĩ cẩn thận về nội dung và cách trình bày phù hợp. Bởi có thể bạn sẽ không diễn đạt đúng ý mình, trình bày thiếu mạch lạc, hậu quả là bị hiểu sai hoặc gây “mất cảm tình” với người nhận.
Thực chất email không thể thay thế hoàn toàn các kiểu trao đổi khác, nó nên là nội dung chốt lại sau một quá trình thảo luận hoặc đã nói truyện trực tiếp. Nếu việc cấp bách thì bạn hãy trực tiếp trao đổi, hoặc gọi điện thoại ngay cho đối phương.

2. Tiêu đề “mơ hồ”
Không gì tệ hại bằng một email với tiêu đề mơ hồ. Điều này không những khiến cho người nhận cảm thấy khó hiểu, mà họ thậm chí còn nhanh chóng xóa vì nghĩ đó là “thư rác” hoặc virus. Do đó, bạn cần viết tiêu đề một cách rõ ràng, ngắn gọn trước khi gửi. Ví dụ nếu gửi thư giới thiệu sản phẩm cho khách hàng tiêu đề có thể là: “Giới thiệu giải pháp A từ công ty B”



3. Thiếu lời chào mở đầu, xưng hô chưa phù hợp
Cho dù thân quen cách mấy bạn cũng nên có những câu mang tính chất “thưa gửi” ngay dòng chữ đầu tiên trong email công việc. Ví dụ trường hợp thư xác nhận lịch làm việc với khách hàng có thể viết như sau:
"Chào anh/chị hoặc Kính gửi anh.chị,
Tôi là A ở bộ phận kế hoạch của công ty, sau đây xin xác nhận lịch làm việc với anh/chị vào ngày……
Trân trọng cảm ơn!"

Ngoài ra, bạn phải xưng hô đúng mực với đối tượng nhận email, để tránh trường hợp bị họ nhận xét là thiếu tôn trọng.

4. Không rà lỗi chính tả, dùng nhiều từ viết tắt
Lỗi chính tả là vấn đề khá phổ biến, không ít người mắc phải nhưng không vì thế mà bạn có thể coi nhẹ. Một bức thư nhiều lỗi chính tả chắc hẳn sẽ bị đánh giá thấp về tính chuyên nghiệp, sự nghiêm túc và thậm chí là trình độ của người gửi. Vì vậy hãy rà soát kĩ lỗi chính tả trước khi nhấn nút gửi.
Một điều cần lưu ý khác là không nên viết tắt bừa bãi, bắt người đọc phải đoán nghĩa mất thời gian. Chỉ nên sử dụng các từ viết tắt thông dụng như BĐS (bất động sản), DN (doanh nghiệp), và tốt nhất nên có chú thích đi kèm.

5. Sử dụng biểu tượng icon bừa bãi
Thực tế, sử dụng các biểu tượng không phải là điều cấm kỵ, mà đôi lúc nó còn giúp giải tỏa căng thẳng, tạo sự thân thiện. Nhưng bạn cần chọn lọc để có thể sử dụng có chừng mực và phù hợp với bối cảnh. Sẽ thật không hay nếu bạn gửi một email nghiêm túc cho cấp trên, nhưng lại “vô tình” chèn vào icon mặt cười.

6. Viết email dài dòng, văn phong không phù hợp
Email công việc cần nội dung rõ ràng, mạch lạc. Do đó, bạn hãy hạn chế kiểu viết dài dòng “sến súa”; sử dụng các câu đơn ngắn gọn, đầy đủ chủ ngữ - vị ngữ, tách ra thành các đoạn văn nhỏ. Thêm nữa, bạn cũng nên có một cấu trúc nhất định (câu chào – thân bài – lời kết) để tránh “lạc” thông điệp.
Đính kèm tệp tin “không thể đọc”, kích thước quá lớn
Email có chức năng đính kèm tệp tin, nhưng bạn cần xem xét kĩ trước khi gửi. Bởi các hệ điều hành, phiên bản phần mềm khác nhau sẽ cản trở sự truy cập. Ví dụ Word 2003 thì không thể đọc file kiểu mới của Word 2010. Do đó, bạn hãy định dạng “phòng hờ” ở nhiều kiểu tệp khác nhau, hoặc hỏi trước người nhận. Thêm nữa, bạn chỉ nên đính kèm các tệp tin “nhỏ gọn” như văn bản, hình ảnh đơn giản, và sử dụng Google Drive với các trường hợp kích thước lớn.

7. Chữ ký sai thông tin
Chữ ký trong thư điện tử giúp người nhận nắm bắt những thông tin cơ bản về người gửi trong lần đầu giao tiếp. Vì thế sai nội dung sẽ khiến việc trao đổi bị hạn chế, tốn thời gian, và bị đánh giá không tốt về tính chuyên nghiệp. Hãy xem xét kĩ các thông tin như số điện thoại, chức vụ, họ tên, và tránh ghi lan man quá nhiều.

8. Quên nút CC hay BCC
Đôi khi khi soạn xong nội dung thư chúng ta thường quên không CC hoặc BCC cho những thành viên liên quan điều này sẽ khiến chúng ta trở nên thiếu chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng hoặc với cấp trên. Lưu ý rằng bạn cũng có thể sử dụng thêm chức năng “BCC” để tăng tính bảo mật nếu cần thiết. Tính năng này cho phép người được bạn BCC đọc được thông tin nhưng người gửi sẽ không biết về người được BCC đó là ai.

9. Dùng chung địa chỉ email cho nhiều mục đích
Một số doanh nghiệp nhỏ không cấp địa chỉ thư điện tử riêng, nên nhân viên có thể thoải mái chọn tài khoản sử dụng. Điều này đôi lúc gây nên tình trạng lộn xộn bởi nhiều email từ những địa chỉ khác nhau gửi đến, chưa kể cả các thư rác, email quảng cáo... Thậm chí, bạn có thể bỏ sót một số email quan trọng. Vì thế, tốt nhất hãy tạo ra địa chỉ email riêng biệt cho từng loại công việc hoặc công ty khác nhau trong trường hợp bạn làm việc nhiều nơi. Và đừng quên chọn một tên địa chỉ dễ nhớ, tạo ấn tượng chuyên nghiệp.
Chúc bạn có thêm các lưu ý hữu ích khi làm việc qua email để tăng hiệu quả công việc của mình! Team Vitranet24