Horenso - Phương pháp làm việc nhóm thần kỳ của người Nhật

Horenso - Phương pháp làm việc nhóm thần kỳ của người Nhật
27.06.2017 425

Là một nước rất nghèo về tài nguyên, động đất nhiều nhất thế giới, kinh tế bị tàn phá kiệt quệ sau Thế Chiến thứ II. Bằng cách nào mà Nhật Bản nhanh chóng phục hồi và tăng trưởng thần kỳ, trở thành nước có tiềm năng lớn thứ hai trên thế giới về kinh tế, khoa học kĩ thuật và tài chính.

Một phần không thể phủ nhận chính nhờ những bí quyết có một không hai, giúp người Nhật có được năng suất lao động cao bậc nhất thế giới.

Nếu có cơ hội được tiếp xúc với phong cách làm việc của Nhật Bản, ai cũng biết đến quy tắc Horenso trong làm việc nhóm. Chính nhờ bí quyết này mà các công ty Nhật Bản luôn có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp. Bản thân khi tiếp xúc với người Nhật cũng sẽ thấy đều là những người có tinh thần tập thể cao.

Đối với người Nhật, Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia.

Vậy quy tắc Horenso là gì và nó được áp dụng ra sao?

HoRenSo là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku: Nghĩa là báo cáo; Renraku: Trao đổi và Sodan: Hỏi ý kiến.

Trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. HoRenSo nghĩa là chủ động trong công việc.

Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso. Họ chỉ ra rằng chính Horenso là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất.

Với Horenso, tốt nhất là bạn nên tìm cách giải quyết nhanh nhất nếu có thể các yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp.

1. HOKOKU: BÁO CÁO

Trong mô hình của Horenso, đầu tiên bạn phải nhận thức rằng Báo Cáo là một nhiệm vụ. Nếu không nhận được báo cáo, sếp của bạn sẽ rất lo lắng, vì không biết công việc bạn làm đang diễn biến như thế nào. Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Việc ấy sao rồi?”. Chủ động báo cáo chính là điều sếp thích nhất ở bạn. Nhưng phải báo cáo điều gì? Thời điểm và cách thức báo cáo ra sao?

Thời điểm báo cáo: Thời điểm báo cáo nên dựa trên các mục sau:

Khi kết thúc công việc được giao. Với những công việc có hạn dài. Nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc. Nếu có thay đổi gì trong quá trình thực hiện công việc thì cũng phải báo cáo. Khi thu thập được thông tin gì mới cũng nên báo cáo. Khi bạn tìm thấy một phương pháp mới và cải tiến mới cho công việc khi gặp vấn đề.

Phương pháp báo cáo tốt:

Định kỳ, chính xác, đầy đủ, tin xấu báo trước, văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin. Thông tin báo cáo có tuyển chọn và phân tích. Có đưa ra giải pháp. Trường hợp khẩn cấp chúng ta có thể báo cáo bằng miệng. Có thể báo cáo bằng văn bản: Nếu nội dung phức tạp khó hiểu chúng ta có thể dùng đồ thị, đồ họa, hình vẽ….để miêu tả cho dễ hiểu Báo cáo bằng Email...

Phương pháp báo cáo không tốt:

Ngẫu hứng, thiếu chính xác. Ít thông tin. Tin tốt báo trước. Văn phong thiếu tôn trọng. Thông tin mang tính thống kê. Chỉ hỏi và tham khảo.

2. RENRAKU: LIÊN LẠC

Trong Horenso, liên lạc là khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc, chúng ta cần phải cân nhắc. Việc liên lạc luôn luôn liên quan đến yếu tố thời gian. Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp phải thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang quá bận rộn, hoặc ông ấy không quan tâm, thì phải làm sao?

XIN LỖi là cách nhanh nhất để liên lạc với sếp. “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với sếp vấn đề này...”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.

Phương pháp liên lạc tốt:

Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại, fax… và chỉ nói những điểm cần thiết Nhanh và Kịp thời (realtime), Quảng bá (càng nhiều người biết càng tốt), Làm liên tục khi cần liên lạc với nhiều người: Có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc dùng bản tin nội bộ công ty để thông báo. Những viêc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nhiệm lần sau….thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.

Phương pháp liên lạc sai:

Liên lạc quá dài dòng, khó hiểu. Liên lạc những việc không liên quan tới công việc hiện tại. Liên lạc mất quá nhiều thời gian: Nên suy nghĩ nội dung liên lạc và căn thời gian. Sử dụng phương pháp email, chat khi đang ngồi gần nhau. Nội dung dài dòng khiến mất quá nhiều thời gian đọc tin. Chậm quá lâu mới thực hiện. It người biết. Làm ngẫu hứng.

3. SODAN: BÀN BẠC

Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.

Cách bàn bạc tốt:

Đông người, nhiều cá tính, phong cách. Ghi nhận các ý kiến. Khuyến khích nói. Mục đích rõ ràng ai cũng nắm bắt. Có quyết định cuối cùng, mọi người tuân thủ theo quyết định

Cách bàn bạc không tốt:

Ít người, quan điểm và cách làm giống nhau. Không ghi nhận. Bác bỏ ngay lập tực. Không ai biết mục đích. Không ra quyết định cuối. Mỗi người làm một hướng.

(Đội ngũ chuyên gia Vitranet24 sưu tầm)

Cùng chuyên mục
Những công cụ phần mềm trợ giúp tốt nhất cho năm 2020
15.01.2020 806
Bạn chắc chắn không thể hỗ trợ khách hàng nhanh chóng bằng các phương thức lỗi thời, vậy nên nhiều người luôn muốn biết đâu là lựa chọn giải pháp trợ giúp hàng đầu hiện nay. Chúng tôi đã lập một danh sách các phần mềm với các tiêu chí chính dưới đây. Đầu tiên, chúng tôi xem xét các phần mềm miễn phí, vì với một số đại lý, các phần mềm trợ giúp có thể rất đắt. Trên thực tế, có những giải pháp miễn phí tốt hơn những giải pháp trợ giúp đắt tiền.
Kiên cường vượt qua ranh giới giữa vùng an toàn và mạo hiểm sẽ quyết định cuộc sống của bạn: Can đảm làm những việc không ai làm, bạn sẽ có cuộc sống số đông không thể có
20.11.2019 1004
Không ai có thể chắc chắn về thành công nhưng nếu không dám làm những điều khác biệt thì cuộc sống của bạn mãi chỉ ở mức bình thường mà thôi. Mọi người đều muốn đọc những cuốn sách hay nhưng không ai muốn viết hàng nghìn con chữ mỗi ngày. Mọi người đều muốn có một mối quan hệ vui vẻ hạnh phúc, không ai muốn yêu thương một người mà lúc vui lúc buồn, khi cáu giận khi hài lòng...
Bitrix24 giảm giá tới 32% trong tháng 8.2019
01.08.2019 309
Vitranet24 vui mừng thông báo chương trình giảm giá tháng 8 lên tới 32% từ Bitrix24 – hệ thống quản lý 4.0 số một thế giới hiện nay
Vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi lựa chọn phần mềm quản lý trong kỷ nguyên bùng nổ công nghệ 4.0 và phương pháp khắc phục
28.05.2019 330
Có lẽ đơn vị nào cũng đang tìm kiếm các giải pháp công nghệ mới nhất và tốt nhất cho doanh nghiệp mình để cải cách. Cải cách nhân sự, cải cách hoạt động văn phòng, cải cách bán hàng,… Bạn thấy cần phải tìm kiếm và thay thế rất nhiều thứ nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu và giải pháp nào là phù hợp.
Văn hóa doanh nghiệp: 10 lỗi cần tránh khi làm việc qua email
28.05.2019 397
Mặc dù việc sử dụng thư điện tử rất đơn giản và phổ biến trong tất cả các cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, email công việc sẽ hoàn toàn khác với những bức thư có mục đích cá nhân. Một email tốt sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp và cải thiện hiệu quả giao tiếp của bạn. Sau đây là 10 lỗi thường gặp phải khi chúng ta viết email, hi vọng sẽ giúp ích cho bạn trong công việc:
Các chính sách quan trọng về doanh nghiệp có hiệu lực từ tháng 3 năm 2019
06.03.2019 312
Hàng loạt chính sách mới về lao động, tiền lương, đăng ký kinh doanh, kiểm toán kế toán,.. mà doanh nghiệp cần lưu tâm sẽ chính thức có hiệu lực từ từ năm 2019.
Yêú tố gì giúp Thương nhân Do Thái trụ vững qua 2000 năm?
26.02.2018 390
Có lẽ bạn đã từng nghe nói: khi một ông chủ ngân hàng lớn người Do Thái "ho hắng" một tiếng, toàn bộ các ngân hàng trên thế giới sẽ bị "cảm cúm" ngay; hay việc năm tập đoàn tài chính lớn của người Do Thái liên hợp lại có thể khống chế toàn bộ thị trường vàng thế giới. Không phải vô cớ mà người Do Thái được ca tụng như vậy. Hơn 2000 năm sống phiêu bạt khắp nơi, bị xua đuổi và chà đạp, người Do Thái đã tích lũy cho mình rất nhiều hiểu biết về thương trường. Đó chính là viên đạn đầu tiên đặt nền tảng cho những thành công rực rỡ sau này của họ.
Cách mạng công nghiêp 4.0 là gì?
28.10.2017 3890
Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang diễn ra từ những năm 2000 gọi là cuộc cách mạng số, thông qua các công nghệ như Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), thực tế ảo (VR), tương tác thực tại ảo (AR), mạng xã hội, điện toán đám mây, di động, phân tích dữ liệu lớn (SMAC)... để chuyển hóa toàn bộ thế giới thực thành thế giới số.
13 gợi ý hoạt động nhóm tích cực
29.06.2017 4423
Thành thục kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả vừa đơn giản lại vừa khó khăn. Đã bao giờ bạn tự hỏi làm thế nào một số nhóm hoạt động rất hiệu quả trong khi những nhóm khác đã phải đối mặt với rất nhiều vấn đề?
Horenso - Phương pháp làm việc nhóm thần kỳ của người Nhật
27.06.2017 426
Đối với người Nhật, Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia.
Công thức quản lý thời gian
23.06.2017 359
Thời gian đi qua không thể lấy lại được. Vì vậy, nếu muốn thành công hãy tận dụng từng phút từng giây để làm việc một cách khoa học và hiệu quả. Vận dụng 4 bước đơn giản dưới đây dưới đây để học cách làm chủ túi “vàng” của mình.
Quản lý thời gian
17.05.2017 372
Thời gian có thể ví như tiền bạc, bạn phải học cách đầu tư thời gian chứ không học cách tiêu dùng thời gian. Đầu tư thời gian sẽ sinh lời, ngược lại, tiêu dùng thời gian sẽ mất đi…
Quản lý
Chuyển đổi số và tác động của chuyển đổi số tới sự tồn vong của doanh nghiệp!
01.08.2020 104
Quản lý doanh nghiệp trên nền tảng số đã khẳng định tính ưu việt trong bối cảnh dịch Covid-19 diễn biến phức tạp. Qua đó cho thấy, việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng như chuyển đổi số là một xu thế tất yếu, nếu doanh nghiệp không tham gia sẽ đứng ngoài cuộc chơi. 

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 1027
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Vitranet24 đồng hành cùng Hội sách trực tuyến Quốc gia 2020 ứng dụng công nghệ 4.0 mới nhất xây dựng sàn giao dịch sách trực tuyến
12.05.2020 542
Hội sách trực tuyến Quốc gia 2020 được tổ chức lần đầu tiên từ ngày 19.04.2020 dự kiến đến 20.05.2020 với chủ đề: "Khuyến khích nâng cao văn hoá đọc sách, nâng cao tinh thần cộng đồng trong mùa dịch", chuyển từ hình thức hội chợ sách thực địa thành trực tuyến, với tinh thần hấp dẫn, thu hút hơn nữa để giúp bạn đọc có thể tiếp cận nhiều đầu sách ngay trong mùa dịch, qua đó thực hiện mục tiêu phát triển văn hóa đọc.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 469
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.