Bật mí 10 cách giúp quản lý nhân lực hiệu quả từ những nhà quản trị hàng đầu

Bất kể quy mô, lĩnh vực hoạt động, hay triết lý kinh doanh của doanh nghiệp, quản lý nguồn nhân lực luôn là một thách thức lớn đòi hỏi sự tập trung và chiến lược. Một điều không thể phủ nhận là trong thế giới kinh doanh đầy biến động, mọi thay đổi nhỏ, hoặc việc một thành viên quan trọng rời bỏ có thể tác động đến sự ổn định và phát triển của công ty.

Vì vậy, làm sao để xây dựng một đội ngũ hiệu quả, giúp doanh nghiệp có thể đối mặt với mọi thách thức là điều vô cùng quan trọng. Dưới đây, chúng tôi xin chia sẻ 10 gợi ý từ những nhà quản trị hàng đầu để giúp bạn quản lý nhân lực một cách hiệu quả.

1. Xây dựng hệ thống tuyển dụng

Yếu tố quan trọng của bất kỳ công ty thành công nào là sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong mọi hoạt động. Đối với quản lý nhân lực, điều này đồng nghĩa với việc lựa chọn một cách cẩn thận những người bạn muốn đồng hành cùng, và theo dõi đánh giá chi tiết sau khi họ ra nhập tổ chức.

Để xây dựng một đội ngũ nhân sự hiệu quả, bạn cần có một hệ thống tuyển dụng hiệu quả. Hãy sàng lọc những kỹ năng quan trọng mà bạn cần trước khi tiến hành mỗi cuộc phỏng vấn.

Sau khi quyết định gửi lời mời ứng viên đến làm việc, hãy tiếp tục quy trình một cách cẩn thận qua việc giới thiệu và đào tạo nhân viên mới. Theo dõi quá trình đào tạo và mọi sự tiến bộ trong hồ sơ thông tin nhân sự.

Với tất cả những thông tin có được, bạn có thể đưa ra quyết định chính xác về phân công nhiệm vụ, giao trách nhiệm hay các quyết định quan trọng khác trong tương lai.

2. Giao đúng người đúng việc

Một trong những điều đầu tiên mà chúng ta nghĩ đến khi “quản lý nhân lực” là sắp xếp nhân viên vào vị trí phù hợp nhất để họ phát huy tối đa năng lực của bản thân. Nghĩa là bạn không nên ép buộc một người thiết kế vào vai trò chuyên gia truyền thông mạng xã hội, ngay cả khi họ có thể sáng tạo những hình ảnh thu hút. Đây là một chiến lược “win-win” rõ ràng, khi nhân viên của bạn cảm thấy được tôn trọng và tạo động lực, còn khách hàng của bạn cũng nhận được những điều tốt nhất từ bất kỳ bộ phận nào mà họ tương tác.

Tất nhiên, đôi khi cũng sẽ phải có người đảm nhận thêm các nhiệm vụ khác không phải chuyên môn của mình. Khi đó, hãy đảm bảo cung cấp đủ sự hỗ trợ cần thiết để giúp họ tự tin trong vai trò mới. Nếu bạn cảm thấy đội ngũ của mình đang bị quá tải, thì đó là lúc bạn cần nghĩ đến việc tuyển thêm người hoặc tái cấu trúc.

Giao đúng người đúng việc là một kỹ năng quan trọng mà bất kỳ người lãnh đạo nào cũng cần học hỏi.

3. Đưa ra lộ trình thăng tiến rõ ràng

Các phương pháp quản lý nhân lực xuất sắc cũng khuyến nghị việc trao quyền cho nhân viên bằng cách cung cấp các cơ hội khác nhau để phát triển sự nghiệp. Thế hệ trẻ hiện nay luôn quan tâm đến những cơ hội, và luôn nỗ lực thay đổi và học hỏi. Vì vậy, nếu bạn không thể cung cấp cho họ bước tiến tiếp theo, thì người khác sẽ làm điều đó.

Tất nhiên, việc giữ chân nhân viên trong tổ chức luôn tốt hơn so với việc phải tuyển dụng và đào tạo người mới mỗi vài tuần. Bên cạnh lương cạnh tranh và điều kiện làm việc hấp dẫn, một con đường sự nghiệp rõ ràng là một cách tuyệt vời để giảm tỷ lệ nghỉ việc.

Ngoài việc phân công công việc, bạn có thể trao thêm trách nhiệm bằng cách bổ nhiệm một cá nhân vào vị trí quản lý dự án. Tương tự, bạn có thể cung cấp cơ hội đào tạo để nhân viên của bạn phát triển kỹ năng của mình và đảm nhận thêm các nhiệm vụ khác.

Cuối cùng, hãy đăng các vị trí tuyển dụng còn trống trên bảng tin nội bộ, thể hiện rằng bạn luôn dành sự ưu tiên cho nhân viên, và sẵn sàng đầu tư cho họ phát triển. Đổi lại, bạn có một đội ngũ gắn kết chặt chẽ và hiểu rõ cách hoạt động của công ty.

4. Cởi mở với hình thức làm việc linh hoạt

Nhiều công ty đã tiết kiệm một khoản tiền lớn cho các chi phí hoạt động, bằng cách chuyển sang làm việc từ xa. Khi không tốn chi phí mặt bằng hay hóa đơn tiền điện, bạn có thể tăng lương cho nhân viên và tìm kiếm thêm nhân tài về đội ngũ của mình.

Tuy nhiên, bạn sẽ cần phải tìm hiểu cách quản lý lực lượng lao động từ xa. Tất nhiên, mọi người đều đánh giá cao sự tự do mà bạn đang cung cấp, nhưng làm thế nào để đảm bảo bạn đang nhận được kết quả công việc chất lượng từ nhân viên của mình?

Khi bạn tập trung nỗ lực quản lý lực lượng lao động từ xa có hiệu quả, thì các lợi ích là vô tận. Chẳng hạn như bạn sẽ sở hữu trung tâm hỗ trợ khách hàng hoạt động 24/7 với đa dạng ngôn ngữ, và một đội ngũ trong mơ được tập hợp từ những ứng viên tài năng trên toàn cầu, chứ không chỉ là ứng viên phù hợp nhất trong khu vực của bạn.

5. Đo lường năng suất của nhân viên với phần mềm theo dõi thời gian

Dù là các nhóm làm việc từ xa hay các bộ phận văn phòng, phần mềm theo dõi thời gian là một công cụ tuyệt vời, cho bạn biết liệu nhân viên của bạn có làm việc theo các tiêu chuẩn mà bạn mong đợi không.

Đó là một hệ thống đơn giản: khi mỗi cá nhân bắt đầu làm việc, họ sẽ chấm công bằng cách bật đồng hồ. Và khi hoàn thành công việc thì tắt nó đi. Phần mềm theo dõi thời gian sẽ tự động đồng bộ hóa giờ làm của từng nhân viên với hệ thống nội bộ. Sau đó, bạn có thể xem mỗi nhân viên đã hoàn thành bao nhiêu đơn vị công việc trong khoảng thời gian báo cáo, để có cái nhìn toàn diện về năng suất làm việc.

Báo cáo thời gian là một số liệu tuyệt vời để xem xét đánh giá hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, với vai trò người quản lý, bạn có thể kiểm tra năng suất làm việc mỗi tuần và đưa ra biện pháp cải thiện khi cần thiết.

Bạn có thể tham khảo hệ thống Bitrix24 với tính năng quản lý công việc và theo dõi thời gian thực hữu ích, tạo môi trường làm việc chung hiệu quả, gắn kết.

6. Lập kế hoạch dự án dựa trên số liệu có sẵn

Quản lý dự án có lẽ là một trong những lĩnh vực có thể khai thác thông tin từ việc theo dõi thời gian tốt nhất. Bởi đây là một lĩnh vực mà hiểu biết về thời gian là vô cùng quan trọng.

Trong thực tế, việc áp dụng dữ liệu thời gian của từng nhiệm vụ vào quản lý nhân lực, giúp bạn có được một mức đánh giá trung bình cho các công việc hàng ngày, chẳng hạn như viết bài blog hoặc lập kế hoạch nội dung trên fanpage cho một tuần. Sau đó, bạn có thể tạo ra quy trình làm việc với khung thời gian đáng tin cậy, và tính toán ROI của mỗi bước trong quá trình bao gồm cả lương của nhân viên.

Tiến hành dự án chưa bao giờ là việc dễ dàng, và bạn có thể gặp một số vấn đề bất ngờ trong quá trình thực hiện. Hệ thống theo dõi thời gian sẽ cho bạn biết vấn đề xảy ra ở đâu, để bạn có thể khắc phục vấn đề. Tuy nhiên, khi thực hiện dự án cũng cần cẩn thận tính toán cả thời gian dự phòng để chuẩn bị cho các trục trặc không lường trước.

7. Tự động hóa để giảm tải các công việc lặp đi lặp lại

Tự động hóa giúp loại bỏ các nhiệm vụ đơn giản, lặp đi lặp lại khỏi quy trình làm việc của bạn.

Ngày nay, hầu hết các phần mềm quản lý đều chứa tính năng tự động hóa được người dùng rất ưa chuộng. Ví dụ về một mẫu quy trình tự động, tất cả các nhiệm vụ được liên kết với nhau, nên khi một nhiệm vụ được đánh dấu là hoàn thành, nhiệm vụ tiếp theo sẽ được khởi chạy và giao cho người phù hợp. Đảm bảo rằng mọi người được giao việc, ngay cả khi quản lý đang vắng mặt.

Bằng cách loại bỏ thời gian và tư duy tiêu hao vào những công việc lặp đi lặp lại này, bạn có thể tập trung nỗ lực của đội ngũ vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Chẳng hạn, với người quản lý, bạn có thể trích xuất một báo cáo chi tiết về hiệu suất và hiệu quả của mỗi nhân viên chỉ bằng một cú nhấp chuột, thay vì lưu trữ hồ sơ giấy thủ công rất dễ thất lạc.

8. Khuyến khích việc chịu trách nhiệm ở mọi cấp độ

Chịu trách nhiệm thường được sử dụng với ý nghĩa tiêu cực, mang ý chỉ đã có người làm sai điều gì đó. Nhưng tại sao không nhìn nhận nó theo cách tích cực hơn, thông qua lăng kính về quyền sở hữu? Thay vì chỉ đổ lỗi khi mọi chuyện trục trặc, nhân viên của bạn có thể nhận được tất cả những lời khen ngợi và khen thưởng đúng đắn khi công việc được thực hiện tốt.

Khi mỗi người chịu trách nhiệm cho vai trò cá nhân của họ, cũng như cho tổng thể kết quả dự án, bạn tránh được tình huống không thoải mái khi mà không ai chắc chắn công việc hay giai đoạn nào mà họ đang thực hiện. Thay vào đó, bạn có một nhóm các nhà quản lý sẵn sàng kiểm soát các tình huống.

Việc khuyến khích sự chịu trách nhiệm bắt đầu từ quá trình nhận việc của nhân viên mới. Hãy cho từng cá nhân biết nhiệm vụ của mình và người họ sẽ phải báo cáo trực tiếp. Thêm vào đó, nếu bạn sử dụng phần mềm để thiết lập và quản lý dự án, bạn có thể chỉ định người chịu trách nhiệm để mọi người đều biết ai đang phụ trách nhiệm vụ nào.

Hãy khen ngợi công khai, và phê bình riêng tư, để động viên từng thành viên trong nhóm.

9. Giao tiếp rõ ràng, hiệu quả

Giao tiếp rõ ràng và hiệu quả là một trong những điều quan trọng của một đội ngũ hoạt động tốt. Thiếu giao tiếp sẽ dẫn đến sự rối loạn, sự thất vọng và lãng phí thời gian. Đặc biệt với các nhóm làm việc từ xa, giao tiếp kém có thể khiến cá nhân cảm thấy bị cô lập và thiếu động lực.

Giao tiếp bắt đầu từ giai đoạn nhận việc khi bạn trình bày các mục tiêu cuối cùng của tổ chức, và cho biết từng thành viên mới sẽ đóng góp phần gì trong việc đạt được các mục tiêu đó. Tiếp theo, bạn nên tạo ra một môi trường mà trong đó mỗi thành viên đều cảm thấy thoải mái đề xuất ý kiến mới, và quan trọng hơn là đưa ra nhận định về các thách thức của tổ chức.

Liệu bạn muốn nhân viên của bạn phải làm ngoài giờ, hay đảm bảo rằng họ có thể kết thúc ngày làm việc mà không cần lo lắng về việc điện thoại đổ chuông vào ban đêm? Tạo ra sự giao tiếp cởi mở và thông suốt có thể bảo vệ sự riêng tư cho nhân viên, khiến họ thấy vui vẻ cũng như có động lực làm việc.

10. Tập trung cải tiến liên tục

Khi các đổi mới công nghệ xuất hiện trên thị trường, các doanh nghiệp thường phải nhanh chóng tận dụng chúng. Ví dụ, công nghệ đám mây và phần mềm họp trực tuyến đã cho phép việc làm việc từ xa phát triển mạnh mẽ, trong khi hệ thống thông tin quản lý nhân sự đang cách mạng hóa tuyển dụng.

Hãy thu thập phản hồi của khách hàng và xem họ thật sự muốn gì, từ đó đưa ra các định hướng cải tiến phù hợp với doanh nghiệp. Như vậy, bạn có thể bắt đầu các chiến lược mới với sự tự tin, thay vì lãng phí thời gian và nguồn lực đi theo hướng sai. Để thực hiện thói quen cải tiến liên tục, hãy tổ chức các cuộc họp hàng tháng với các trưởng bộ phận để trao đổi và lắng nghe ý kiến.