10 công cụ "vàng" giúp nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp tốt hơn

10 công cụ "vàng" giúp nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp tốt hơn
14.03.2024 1077

Các chuyên gia của Bitrix24 đã tổng hợp danh sách 10 công cụ hữu ích, giúp các nhà quản lý và lãnh đạo tăng cường hiệu quả quản lý và cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

1. Lịch

10-cong-cu-danh-cho-nha-quan-ly-1

Gốc rễ của việc quản lý thành công là sắp xếp tốt các công việc, và để làm được điều đó không có gì tốt hơn Lịch. Trong các phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện đại, Lịch dường như là một công cụ tích hợp không thể thiếu.

Lịch trở thành công cụ hữu ích cho việc quản lý khi bạn chia sẻ chúng với đội nhóm của mình. Với tư cách là người quản lý, bạn có thể kiểm tra khối lượng công việc của mọi người chỉ bằng một nút bấm. Và ngược lại, nhân viên của bạn có thể biết khi nào bạn có thời gian rảnh, do đó, bạn sẽ không bị làm phiền khi đang bận.

Quan trọng nhất, Lịch là một cách để sắp xếp công việc trong ngày của bạn. Khi bạn làm chủ mọi việc, bạn truyền cảm hứng cho sự tự tin, tin tưởng và tính chuyên nghiệp đến những người xung quanh.

2. Lưu trữ dữ liệu đám mây

Ngày nay, phần lớn các công cụ hữu ích đều được xây dựng trên nền tảng web, và việc lưu trữ dữ liệu cũng vậy. Với hình thức làm việc từ xa, hay việc phối hợp các nhóm từ xa, dữ liệu cần được truy cập kịp thời khi cần thiết dù ở bất cứ đâu. Cho dù nhân viên của bạn đang kết nối trên máy tính cá nhân hay thậm chí trên điện thoại, họ cần tìm thấy những gì họ tìm kiếm ngay lập tức.

3. Trình quản lý công việc

10-cong-cu-danh-cho-nha-quan-ly-2

Phần mềm quản lý công việc có lẽ là điều đầu tiên bạn nghĩ đến khi nhắc về các công cụ dành cho nhà quản lý. Thay vì “lạc” trong hàng tá nhiệm vụ, bạn cung cấp một danh sách rõ ràng các nhiệm vụ cụ thể mà nếu hoàn thành tốt cũng có nghĩa là đạt được thành công.

Khi bạn sử dụng công cụ để quản lý công việc và dự án cho doanh nghiệp hay đội nhóm của mình, bạn có thể quản lý một cách minh bạch và rõ ràng. Trong mỗi nhiệm vụ, hãy đưa ra những mô tả, yêu cầu cụ thể, các chỉ số để đánh giá mức độ hoàn thành, tài liệu công việc hay người giám sát và hỗ trợ để liên hệ khi cần thiết. Thêm vào đó là thời hạn và thời gian dự kiến thực hiện, mục tiêu hay checklist công việc…

Quy trình công việc là tính năng nâng cao hơn, bạn có thể xây dựng một chuỗi các nhiệm vụ riêng lẻ nhưng có mối liên hệ với nhau, kết hợp để đạt được mục tiêu chung. Điều này cũng giúp việc quản lý trở nên hiệu quả hơn.

4. Theo dõi trực quan tiến độ dự án

Lấy bảng Kanban làm ví dụ. Ở dạng đơn giản nhất, bạn sử dụng một cột với công việc cần làm, một cột khác với những công việc đang được thực hiện và cột thứ ba dành cho những nhiệm vụ đã hoàn thành. Khi nhóm của bạn làm việc, họ có thể kéo và thả nhiệm vụ vào cột có liên quan và bất kỳ ai trong nhóm đều có thể xem được.

Bạn cũng có thể chuyển đổi các nhiệm vụ tương tự thành biểu đồ Gantt. Công cụ này cho phép bạn xem trực quan, rõ ràng khung thời gian cho từng nhiệm vụ. Bạn không chỉ có thể biết khi nào công việc sắp đến thời hạn, mà còn có thể nhanh chóng xác định ai có thời gian rảnh và ai đang bị quá tải công việc.

5. Tự động hóa

Tự động hóa giúp bạn loại bỏ những nhiệm vụ nhỏ lặp đi lặp lại, để mọi người có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và sáng tạo hơn.

Ví dụ như việc thông báo nhắc nhớ phê duyệt nhiệm vụ. Khi một nhân viên cập nhật 1 nhiệm vụ đã hoàn thành, bạn sẽ nhận thông báo ngay lập tức để có thể xem xét phê duyệt. Bạn cũng có thể tự động hóa việc giao nhiệm vụ. Trong phần mềm quản lý dự án của mình, bạn có thể liên kết các nhiệm vụ lớn với các nhiệm vụ con nhỏ hơn. Khi một nhiệm vụ lớn được tạo thì hệ thống sẽ tự động tạo thêm các nhiệm vụ con cho từng người phụ trách cụ thể.

6. Theo dõi thời gian

10-cong-cu-danh-cho-nha-quan-ly-3

Công cụ theo dõi thời gian có thể được sử dụng để quản lý khối lượng công việc của nhân viên. Đây là một cách để đo lường thời gian hao phí cho mỗi nhiệm vụ một cách minh bạch. Và nếu bạn nhận thấy các nhiệm vụ trễ thời hạn, hãy trao đổi với nhân viên về tình hình công việc để có những điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.

7. Họp trực tuyến

Việc có phần mềm gọi điện và họp video mượt mà, đáng tin cậy cho phép bạn giao tiếp với khách hàng, đối tác và nhân viên trên toàn thế giới. Đồng thời truyền cảm hứng về tính chuyên nghiệp cho nhân viên của mình.

Ứng dụng họp video là công cụ thiết yếu cho các hình thức làm việc linh hoạt từ xa. Đây là giải pháp thay thế tốt nhất cho các cuộc gặp mặt trực tiếp. Cho dù bạn đang muốn khen ngợi hay góp ý cải thiện, nhân viên của bạn sẽ đánh giá cao các cuộc họp trực tuyến hơn là một vài dòng tin nhắn ngắn ngủi.

8. Tin nhắn tức thời

Bất kỳ ai cũng có thể gửi tin nhắn cho bạn để hẹn gặp hay trao đổi, thảo luận nhanh về công việc hay khó khăn mà họ đang gặp phải. Dù là trên máy tính hay ứng dụng điện thoại, bạn sẽ nhận được thông báo để có thể hỗ trợ nhân viên khi họ cần bạn. Hãy cố gắng trả lời một cách lịch sự, chuyên nghiệp và càng sớm càng tốt. Điều này sẽ hỗ trợ và trấn an nhân viên của bạn. Bạn không muốn họ lo lắng vì sợ họ đang làm phiền bạn .

9. Phần mềm quản lý nhân sự

10-cong-cu-danh-cho-nha-quan-ly-4

Tận dụng hệ thống thông tin nhân sự để không chỉ tuyển dụng những người có kỹ năng tốt, mà còn xem xét sự phù hợp về văn hóa của từng ứng viên. Hệ thống cung cấp các thông tin cần thiết để bạn có thể cân nhắc suốt quá trình tuyển dụng, và xây dựng một nhóm gắn kết với nhau ngay từ đầu.

Phần mềm quản lý nhân sự là một trong những công cụ tốt nhất để giúp bạn đánh giá năng lực nhân viên và mở các buổi đào tạo kỹ năng cần thiết nhằm tăng hiệu suất làm việc. Trong ngắn hạn, đây là động lực thúc đẩy tinh thần làm việc, và về lâu dài, mọi người nhìn thấy sự tiến bộ trong tương lai với bạn, điều này có thể cải thiện sự gắn bó và lòng trung thành với tổ chức.

10. Công cụ đánh giá hiệu suất nhóm

Để theo dõi sự và cải thiện hiệu quả hoạt động, bạn nên có một công cụ cung cấp dữ liệu và báo cáo phân tích. Ví dụ: người quản lý bán hàng có thể đo lường các giao dịch đạt được và đưa ra báo cáo hiệu suất hàng tháng hoặc hàng quý. Tương tự, bạn có thể xem thời gian thực hiện các cuộc gọi điện thoại, phân tích kết quả và tìm cách chuẩn hóa quy trình công việc của mình.

(Theo: Bitrix24)


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Công cụ tối ưu hóa quy trình làm việc
14.11.2024 382
Các công cụ tối ưu hóa quy trình làm việc cung cấp cho doanh nghiệp khả năng chuẩn hóa quy trình, loại bỏ sự trùng lặp và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, cho phép các nhóm làm việc hiệu quả hơn và mở rộng quy mô dễ dàng hơn. 
Forbes: Chuyển đổi số là chất xúc tác cho tăng trưởng
12.11.2024 167
Ngày nay, các công ty đã chuyển đổi và số hóa quy trình của mình đã phát triển mạnh mẽ, trong khi những công ty không làm như vậy thì gặp khó khăn. 
Ảnh hưởng của truyền thông nội bộ đến năng suất làm việc
05.11.2024 185
Khi thông tin được truyền đạt rõ ràng, minh bạch và kịp thời, nhân viên cảm thấy mình là một phần quan trọng của tổ chức, từ đó tăng cường động lực và hiệu suất làm việc.
10 công cụ truyền thông nội bộ hữu ích cho tổ chức
17.10.2024 281
Truyền thông nội bộ hiệu quả giúp gắn kết nhân viên trong toàn bộ tổ chức của bạn. Bài viết này sẽ đề cập đến 10 công cụ truyền thông nội bộ hữu ích.
Vì sao truyền thông nội bộ quan trọng với doanh nghiệp?
15.10.2024 245
Truyền thông nội bộ hiệu quả là động lực vô hình giúp thống nhất các mục tiêu, chiến lược và phối hợp các hoạt động hàng ngày ở mọi cấp độ của công ty. 
Sử dụng AI và tự động hóa để phát triển nhân lực
09.10.2024 232
Theo Forbes, các tổ chức có thể sử dụng AI và tự động hóa để tạo ra môi trường tốt hơn cho lực lượng lao động của họ, và tự động hóa có thể giải phóng nhân viên khỏi công việc đơn giản để làm công việc phức tạp, có ý nghĩa và bổ ích hơn.
Quản lý tài liệu hiệu quả trên E-Office Vitranet24 bằng cách nào?
09.10.2024 232
E-Office Vitranet24 có bộ tính năng quản lý tài liệu trực tuyến tiên tiến, giúp cộng tác nhanh chóng và hiệu quả trên toàn công ty của bạn.
10 mẹo quản lý tài liệu hiệu quả
02.10.2024 294
Trong bài viết này, chúng tôi đã tổng hợp một số mẹo quản lý tài liệu hiệu quả để giữ cho các tệp của bạn được sắp xếp hợp lý và an toàn, đồng thời tăng năng suất và hiệu quả làm việc.
Gợi ý 5 phần mềm quản lý dự án hiệu quả cho SMB
27.09.2024 396
Dưới đây là gợi ý 5 phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ từ các chuyên gia hàng đầu nước ngoài.
McKinsey tổng kết tình hình Kinh tế Đông Nam Á Q2/2024
24.09.2024 395
Bên cạnh chuyển đổi số và các phần mềm quản lý doanh nghiệp, tình hình kinh tế Việt Nam và khu vực Đông Nam Á cũng là điều được rất nhiều người quan tâm. Dưới đây là tổng kết nhanh tình hình kinh tế Đông Nam Á và Việt Nam quý 2/2024 từ McKinsey.
Giải pháp văn phòng số được nhiều doanh nghiệp tin dùng
20.09.2024 260
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang là nhu cầu “cấp thiết” hiện nay, Văn phòng số (hay văn phòng điện tử, E-Office) được xem là một phương án hiệu quả để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành toàn doanh nghiệp.
Các hệ thống quản lý được nhiều doanh nghiệp quan tâm
18.09.2024 669
Hệ thống quản lý doanh nghiệp là công cụ hữu hiệu, hỗ trợ tối ưu cho việc vận hành và cải thiện hiệu quả hoạt động. Đây cũng là “cánh tay” đắc lực giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện, thúc đẩy tăng trưởng và tiết kiệm chi phí vận hành.
Top 7 giải pháp văn phòng số được doanh nghiệp tin dùng
06.09.2024 573
E-Office (văn phòng số, văn phòng điện tử) là mô hình quản lý hiện đại đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. 
Forbes: Tự động hóa giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực
23.08.2024 505
Tự động hóa được xem là chiến lược quan trọng để thúc đẩy năng suất và nuôi dưỡng một môi trường làm việc tích cực. Forbes cho biết tự động hóa giúp giải phóng toàn bộ tiềm năng của người lao động cũng như của một tổ chức.
Tự động hóa bán hàng: Chìa khóa tăng doanh thu và giảm chi phí
15.08.2024 518
Theo McKinsey, áp dụng sớm tự động hóa bán hàng giúp tăng hiệu quả bán hàng 10-15% và tiềm năng tăng doanh số lên tới 10%.
Quản lý
“Cha đẻ” Nike: Từ gã nghiện giày đi bán rong đến chủ nhân đế chế tỷ đô
14.11.2024 179
Phil Knight - người đàn ông với nụ cười thân thiện và là chủ nhân của đế chế tỷ đô Nike, nơi sản xuất những đôi giày được sử dụng nhiều nhất thế giới, được biết đến với câu chuyện khởi nghiệp từ tờ 50 đô la ông vay từ bố mình.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 830
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Rác từ chip AI tương đương "thải 13 tỷ iPhone mỗi năm"
05.11.2024 142
Theo nghiên cứu được công bố ngày 30/10 trên Nature Computational Science, sự bùng nổ của làn sóng AI sẽ làm tăng tổng lượng rác thải điện tử toàn cầu từ 3% đến 12% vào năm 2030

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3477
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.