Các chuyên gia của Bitrix24 đã tổng hợp danh sách 10 công cụ hữu ích, giúp các nhà quản lý và lãnh đạo tăng cường hiệu quả quản lý và cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

1. Lịch

Gốc rễ của việc quản lý thành công là sắp xếp tốt các công việc, và để làm được điều đó không có gì tốt hơn Lịch. Trong các phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện đại, Lịch dường như là một công cụ tích hợp không thể thiếu.

Lịch trở thành công cụ hữu ích cho việc quản lý khi bạn chia sẻ chúng với đội nhóm của mình. Với tư cách là người quản lý, bạn có thể kiểm tra khối lượng công việc của mọi người chỉ bằng một nút bấm. Và ngược lại, nhân viên của bạn có thể biết khi nào bạn có thời gian rảnh, do đó, bạn sẽ không bị làm phiền khi đang bận.

Quan trọng nhất, Lịch là một cách để sắp xếp công việc trong ngày của bạn. Khi bạn làm chủ mọi việc, bạn truyền cảm hứng cho sự tự tin, tin tưởng và tính chuyên nghiệp đến những người xung quanh.

2. Lưu trữ dữ liệu đám mây

Ngày nay, phần lớn các công cụ hữu ích đều được xây dựng trên nền tảng web, và việc lưu trữ dữ liệu cũng vậy. Với hình thức làm việc từ xa, hay việc phối hợp các nhóm từ xa, dữ liệu cần được truy cập kịp thời khi cần thiết dù ở bất cứ đâu. Cho dù nhân viên của bạn đang kết nối trên máy tính cá nhân hay thậm chí trên điện thoại, họ cần tìm thấy những gì họ tìm kiếm ngay lập tức.

3. Trình quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc có lẽ là điều đầu tiên bạn nghĩ đến khi nhắc về các công cụ dành cho nhà quản lý. Thay vì “lạc” trong hàng tá nhiệm vụ, bạn cung cấp một danh sách rõ ràng các nhiệm vụ cụ thể mà nếu hoàn thành tốt cũng có nghĩa là đạt được thành công.

Khi bạn sử dụng công cụ để quản lý công việc và dự án cho doanh nghiệp hay đội nhóm của mình, bạn có thể quản lý một cách minh bạch và rõ ràng. Trong mỗi nhiệm vụ, hãy đưa ra những mô tả, yêu cầu cụ thể, các chỉ số để đánh giá mức độ hoàn thành, tài liệu công việc hay người giám sát và hỗ trợ để liên hệ khi cần thiết. Thêm vào đó là thời hạn và thời gian dự kiến thực hiện, mục tiêu hay checklist công việc…

Quy trình công việc là tính năng nâng cao hơn, bạn có thể xây dựng một chuỗi các nhiệm vụ riêng lẻ nhưng có mối liên hệ với nhau, kết hợp để đạt được mục tiêu chung. Điều này cũng giúp việc quản lý trở nên hiệu quả hơn.

4. Theo dõi trực quan tiến độ dự án

Lấy bảng Kanban làm ví dụ. Ở dạng đơn giản nhất, bạn sử dụng một cột với công việc cần làm, một cột khác với những công việc đang được thực hiện và cột thứ ba dành cho những nhiệm vụ đã hoàn thành. Khi nhóm của bạn làm việc, họ có thể kéo và thả nhiệm vụ vào cột có liên quan và bất kỳ ai trong nhóm đều có thể xem được.

Bạn cũng có thể chuyển đổi các nhiệm vụ tương tự thành biểu đồ Gantt. Công cụ này cho phép bạn xem trực quan, rõ ràng khung thời gian cho từng nhiệm vụ. Bạn không chỉ có thể biết khi nào công việc sắp đến thời hạn, mà còn có thể nhanh chóng xác định ai có thời gian rảnh và ai đang bị quá tải công việc.

5. Tự động hóa

Tự động hóa giúp bạn loại bỏ những nhiệm vụ nhỏ lặp đi lặp lại, để mọi người có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và sáng tạo hơn.

Ví dụ như việc thông báo nhắc nhớ phê duyệt nhiệm vụ. Khi một nhân viên cập nhật 1 nhiệm vụ đã hoàn thành, bạn sẽ nhận thông báo ngay lập tức để có thể xem xét phê duyệt. Bạn cũng có thể tự động hóa việc giao nhiệm vụ. Trong phần mềm quản lý dự án của mình, bạn có thể liên kết các nhiệm vụ lớn với các nhiệm vụ con nhỏ hơn. Khi một nhiệm vụ lớn được tạo thì hệ thống sẽ tự động tạo thêm các nhiệm vụ con cho từng người phụ trách cụ thể.

6. Theo dõi thời gian

Công cụ theo dõi thời gian có thể được sử dụng để quản lý khối lượng công việc của nhân viên. Đây là một cách để đo lường thời gian hao phí cho mỗi nhiệm vụ một cách minh bạch. Và nếu bạn nhận thấy các nhiệm vụ trễ thời hạn, hãy trao đổi với nhân viên về tình hình công việc để có những điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.

7. Họp trực tuyến

Việc có phần mềm gọi điện và họp video mượt mà, đáng tin cậy cho phép bạn giao tiếp với khách hàng, đối tác và nhân viên trên toàn thế giới. Đồng thời truyền cảm hứng về tính chuyên nghiệp cho nhân viên của mình.

Ứng dụng họp video là công cụ thiết yếu cho các hình thức làm việc linh hoạt từ xa. Đây là giải pháp thay thế tốt nhất cho các cuộc gặp mặt trực tiếp. Cho dù bạn đang muốn khen ngợi hay góp ý cải thiện, nhân viên của bạn sẽ đánh giá cao các cuộc họp trực tuyến hơn là một vài dòng tin nhắn ngắn ngủi.

8. Tin nhắn tức thời

Bất kỳ ai cũng có thể gửi tin nhắn cho bạn để hẹn gặp hay trao đổi, thảo luận nhanh về công việc hay khó khăn mà họ đang gặp phải. Dù là trên máy tính hay ứng dụng điện thoại, bạn sẽ nhận được thông báo để có thể hỗ trợ nhân viên khi họ cần bạn. Hãy cố gắng trả lời một cách lịch sự, chuyên nghiệp và càng sớm càng tốt. Điều này sẽ hỗ trợ và trấn an nhân viên của bạn. Bạn không muốn họ lo lắng vì sợ họ đang làm phiền bạn .

9. Phần mềm quản lý nhân sự

Tận dụng hệ thống thông tin nhân sự để không chỉ tuyển dụng những người có kỹ năng tốt, mà còn xem xét sự phù hợp về văn hóa của từng ứng viên. Hệ thống cung cấp các thông tin cần thiết để bạn có thể cân nhắc suốt quá trình tuyển dụng, và xây dựng một nhóm gắn kết với nhau ngay từ đầu.

Phần mềm quản lý nhân sự là một trong những công cụ tốt nhất để giúp bạn đánh giá năng lực nhân viên và mở các buổi đào tạo kỹ năng cần thiết nhằm tăng hiệu suất làm việc. Trong ngắn hạn, đây là động lực thúc đẩy tinh thần làm việc, và về lâu dài, mọi người nhìn thấy sự tiến bộ trong tương lai với bạn, điều này có thể cải thiện sự gắn bó và lòng trung thành với tổ chức.

10. Công cụ đánh giá hiệu suất nhóm

Để theo dõi sự và cải thiện hiệu quả hoạt động, bạn nên có một công cụ cung cấp dữ liệu và báo cáo phân tích. Ví dụ: người quản lý bán hàng có thể đo lường các giao dịch đạt được và đưa ra báo cáo hiệu suất hàng tháng hoặc hàng quý. Tương tự, bạn có thể xem thời gian thực hiện các cuộc gọi điện thoại, phân tích kết quả và tìm cách chuẩn hóa quy trình công việc của mình.

(Theo: Bitrix24)