6 tính năng hiện đại mà CRM của bạn nên có

Các chuyên gia Bitrix24 gợi ý 6 tính năng hiện đại bạn nên tìm kiếm ở CRM. Nhằm giúp bạn đưa ra quyết định chính xác hơn, cải thiện quản lý bán hàng và tăng doanh thu.

1. AI tiên tiến

AI không chỉ lưu trữ thông tin; nó diễn giải dữ liệu để cung cấp thông tin chi tiết quý báu có thể thay đổi đáng kể cách bạn tương tác với khách hàng.

- Phân tích dự đoán

Một trong những khía cạnh mạnh mẽ nhất của AI trong CRM là phân tích dự đoán. Công nghệ này sử dụng dữ liệu lịch sử để dự báo hành vi của khách hàng và xu hướng bán hàng, cho phép nhóm của bạn:

+ Dự đoán nhu cầu của khách hàng trước khi họ bày tỏ, nâng cao dịch vụ khách hàng và sự hài lòng.

+ Xác định các cơ hội bán thêm hoặc bán chéo tiềm năng bằng cách dự đoán những sản phẩm hoặc dịch vụ khác mà khách hàng có thể quan tâm.

- Tương tác tự động với khách hàng

AI cũng có thể tự động hóa và cá nhân hóa các tương tác với khách hàng. Thông qua các chatbot và email tự động được điều chỉnh theo sở thích của từng khách hàng và các tương tác trước đó, bạn có thể:

+ Cung cấp phản hồi tức thì cho các yêu cầu của khách hàng 24/7, đảm bảo rằng khách hàng của bạn luôn cảm thấy được coi trọng và hỗ trợ.

+ Gửi tin nhắn tiếp thị được cá nhân hóa có nhiều khả năng chuyển đổi hơn, dựa trên lịch sử mua hàng và hành vi duyệt web của người dùng.

- Tự động hóa tác vụ

Ngoài các tương tác với khách hàng, AI còn vượt trội trong việc giảm khối lượng công việc của nhóm bạn bằng cách tự động hóa các tác vụ thường xuyên như:

- Nhập dữ liệu, giúp giảm thiểu lỗi của con người và giải phóng nhân viên của bạn để tập trung vào các hoạt động chiến lược hơn.

- Tính điểm khách hàng tiềm năng - có sẵn trong Bitrix24 - giúp nhóm bán hàng của bạn ưu tiên khách hàng tiềm năng dựa trên khả năng chuyển đổi của họ, tối ưu hóa nỗ lực và thời gian của họ.

2. Tích hợp liền mạch với nhiều nền tảng

Một hệ thống CRM thực sự hiệu quả không đứng riêng lẻ - nó phải kết nối được với các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác của bạn. Cho dù đó là nền tảng email, mạng xã hội, phần mềm kế toán…, tích hợp liền mạch là chìa khóa để hợp lý hóa quy trình và đảm bảo phương pháp tiếp cận thống nhất đối với việc quản lý khách hàng.

- Tích hợp cho phép thông tin lưu chuyển tự do giữa các hệ thống:

+ Đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đều có quyền truy cập vào cùng một thông tin cập nhật.

+ Tự động hóa việc nhập dữ liệu trên nhiều nền tảng, giảm khả năng xảy ra lỗi và tiết kiệm thời gian quý báu.

+ Cải thiện hồ sơ khách hàng bằng dữ liệu thu thập được từ nhiều điểm tiếp xúc khác nhau, dẫn đến các chiến lược tiếp thị và bán hàng có mục tiêu và hiệu quả hơn.

- Ví dụ về tích hợp:

+ Đồng bộ hóa email và lịch: Tích hợp CRM của bạn với các ứng dụng email như Outlook hoặc Gmail… và lịch để tự động theo dõi tương tác và lên lịch họp mà không cần rời khỏi môi trường CRM.

+ Tích hợp mạng xã hội: Kết nối CRM của bạn với các nền tảng như Facebook, Twitter và LinkedIn…, cho phép bạn nắm bắt khách hàng tiềm năng trực tiếp từ các tương tác trên mạng xã hội và đo lường tác động của các chiến dịch truyền thông của bạn.

+ Phần mềm kế toán: Liên kết CRM của bạn với các phần mềm kế toán chuyên biệt, cho phép bạn xem toàn diện về dữ liệu tài chính và tương tác của khách hàng tại một nơi. Điều này giúp tạo ra quy trình làm việc liền mạch từ bán hàng đến kế toán.

- Lợi ích của CRM tích hợp tốt

+ Trải nghiệm khách hàng nhất quán: Khi tất cả các công cụ của bạn hoạt động cùng nhau, nhóm của bạn có thể cung cấp trải nghiệm khách hàng nhất quán và được cá nhân hóa trên mọi kênh.

+ Hiệu quả và năng suất được cải thiện: Các quy trình làm việc tự động được tạo thông qua tích hợp giúp giảm công việc thủ công, cho phép nhóm của bạn tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn như lập chiến lược và thu hút khách hàng.

+ Ra quyết định sáng suốt: Dữ liệu toàn diện từ các hệ thống tích hợp cung cấp thông tin chi tiết sâu hơn, cho phép đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn dựa trên góc nhìn toàn diện về hoạt động của khách hàng.

3. Chức năng di động toàn diện

Trong thế giới ngày nay, công việc kinh doanh không chỉ diễn ra trong văn phòng; mà còn diễn ra khi đang di chuyển! Đó là lý do tại sao việc có một CRM với chức năng di động toàn diện là rất quan trọng.

- Các tính năng thiết yếu của CRM di động

Một CRM di động mạnh mẽ sẽ trao quyền cho nhóm của bạn thực hiện nhiều tác vụ khác nhau một cách liền mạch từ các thiết bị di động của họ, bao gồm:

+ Truy cập và cập nhật dữ liệu khách hàng: Truy cập thông tin khách hàng mọi lúc, mọi nơi đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào, cho dù bạn đang họp hay đang ở ngoài đường.

+ Quản lý tác vụ và sự kiện: Lên lịch và quản lý tác vụ, cuộc hẹn và theo dõi ngay từ điện thoại của bạn, giúp bạn luôn ngăn nắp và đi trước một bước mà không cần phải truy cập vào máy tính để bàn.

+ Thông báo theo thời gian thực: Luôn cập nhật thông tin với các cảnh báo tức thời về các bản cập nhật, nhiệm vụ mới hoặc tin nhắn khẩn cấp, cho phép phản hồi nhanh chóng và liên lạc liên tục.

- Lợi thế của việc truy cập thông tin qua di động

+ Năng suất tăng: Với các công cụ và dữ liệu quan trọng trong tầm tay, nhóm của bạn có thể đưa ra quyết định nhanh chóng, phản hồi nhu cầu của khách hàng kịp thời và duy trì năng suất bất kể họ ở đâu.

+ Nâng cao khả năng cộng tác: Các tính năng CRM di động như lịch dùng chung, nhắn tin tức thời và chia sẻ tài liệu tạo điều kiện cho hoạt động nhóm và giao tiếp tốt hơn, ngay cả giữa các thành viên nhóm làm việc từ xa hoặc phân tán.

+ Tương tác với khách hàng: Khả năng tương tác trực tiếp với khách hàng từ thiết bị di động có nghĩa là nhóm của bạn có thể phản hồi ngay lập tức với yêu cầu của khách hàng,, nâng cao đáng kể sự hài lòng.

4. Phân tích và báo cáo dữ liệu theo thời gian thực

Trong thế giới kinh doanh dựa trên dữ liệu, khả năng truy cập và phân tích thông tin ngay lập tức có thể giúp bạn tạo sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh. Một hệ thống CRM được trang bị các công cụ phân tích và báo cáo dữ liệu theo thời gian thực đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định sáng suốt có thể thúc đẩy doanh nghiệp của bạn phát triển.

- Lợi ích của phân tích theo thời gian thực

Phân tích theo thời gian thực chuyển đổi dữ liệu thô thành thông tin chi tiết có thể hành động, mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như:

+ Phản hồi tức thì: Xem kết quả của các chiến dịch tiếp thị, nỗ lực bán hàng và hoạt động dịch vụ khách hàng khi chúng diễn ra, cho phép điều chỉnh nhanh chóng.

+ Thông tin chi tiết dự đoán: Tận dụng xu hướng dữ liệu hiện tại để dự báo hành vi trong tương lai, tối ưu hóa phân bổ nguồn lực và lập kế hoạch chiến lược.

+ Tương tác với khách hàng được cải thiện: Điều chỉnh chiến lược theo thời gian thực dựa trên tương tác của khách hàng, đảm bảo trải nghiệm được cá nhân hóa giúp tăng sự hài lòng và lòng trung thành.

- Các tính năng chính cần tìm

CRM của bạn phải cung cấp một bộ công cụ phân tích đáp ứng các nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp bạn, bao gồm:

+ Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh: Điều chỉnh chế độ xem để hiển thị các số liệu chính quan trọng đối với các thành viên khác nhau trong nhóm, từ khách hàng tiềm năng và tỷ lệ chuyển đổi đến các vấn đề hỗ trợ khách hàng.

+ Báo cáo chi tiết: Tạo báo cáo cung cấp thông tin chuyên sâu về hiệu suất bán hàng, ROI tiếp thị, hiệu quả dịch vụ khách hàng, v.v., hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu.

+ Cảnh báo và thông báo: Thiết lập cảnh báo khi đạt đến ngưỡng nhất định, chẳng hạn như giới hạn ngân sách hoặc mục tiêu đạt được, đảm bảo rằng bạn không bao giờ bỏ lỡ các cột mốc quan trọng.

5. Các tính năng bảo mật nâng cao

Trong thời đại mà vi phạm dữ liệu diễn ra quá thường xuyên, việc đảm bảo tính bảo mật của hệ thống CRM là tối quan trọng. Sau đây là cách các tính năng bảo mật nâng cao trong CRM có thể tạo nên sự khác biệt đáng kể.

- Các tính năng bảo mật quan trọng

Một hệ thống CRM an toàn phải bao gồm các biện pháp bảo mật mạnh mẽ như:

+ Mã hóa dữ liệu: Mã hóa dữ liệu cả khi lưu trữ và khi truyền để ngăn chặn truy cập trái phép. Điều này đảm bảo thông tin của khách hàng được bảo vệ, ngay cả khi bị chặn.

+ Kiểm soát quyền truy cập của người dùng: Triển khai các biện pháp kiểm soát quyền truy cập dựa trên vai trò để hạn chế người dùng truy cập vào thông tin nhạy cảm dựa trên yêu cầu công việc của họ. Điều này giảm thiểu rủi ro rò rỉ dữ liệu nội bộ.

+ Kiểm toán bảo mật thường xuyên: Thực hiện kiểm toán bảo mật định kỳ và đánh giá lỗ hổng để xác định và giải quyết các lỗ hổng bảo mật tiềm ẩn.

- Lợi ích của CRM được bảo mật

+ Tin tưởng: Khách hàng có nhiều khả năng tin tưởng một doanh nghiệp chủ động bảo vệ dữ liệu của họ.

+ Lợi thế cạnh tranh: Một giao thức bảo mật mạnh mẽ có thể là điểm bán hàng chống lại các đối thủ cạnh tranh có thể không coi trọng bảo mật.

+ Giảm rủi ro: Giảm thiểu lỗ hổng trong hệ thống CRM của bạn giúp giảm nguy cơ vi phạm dữ liệu tốn kém và các khoản tiền phạt liên quan.

6. Tùy chỉnh và khả năng mở rộng

Một hệ thống CRM vừa có thể tùy chỉnh vừa có thể mở rộng có thể thích ứng với các yêu cầu thay đổi của bạn, đảm bảo rằng việc quản lý quan hệ khách hàng của bạn vẫn hiệu quả và không gặp trở ngại.

- Tầm quan trọng của tùy chỉnh

Tùy chỉnh cho phép bạn điều chỉnh CRM của mình để phù hợp với các quy trình và luồng công việc độc đáo của doanh nghiệp bạn. Việc này có thể dẫn đến:

+ Trải nghiệm người dùng được nâng cao: Tùy chỉnh giao diện và luồng công việc để chúng trực quan đối với nhóm của bạn, tăng tỷ lệ áp dụng và giảm thời gian đào tạo.

+ Tăng hiệu quả: Điều chỉnh CRM để phù hợp với các chiến lược bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng cụ thể của bạn để hợp lý hóa hoạt động và loại bỏ các bước không cần thiết.

- Các tính năng cho phép tùy chỉnh

Hãy tìm các tính năng sau để đảm bảo CRM của bạn có thể được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu của bạn:

+ Cấu trúc mô-đun: Chọn CRM cho phép bạn thêm hoặc sửa đổi các mô-đun khi cần.

+ Trường và biểu mẫu do người dùng lựa chọn: Tùy chỉnh biểu mẫu và trường nhập dữ liệu để nắm bắt thông tin có liên quan nhất đến doanh nghiệp của bạn.

+ Công cụ báo cáo linh hoạt: Tạo báo cáo tùy chỉnh tập trung vào các số liệu quan trọng nhất đối với bạn, đảm bảo bạn luôn có thông tin chi tiết cần thiết trong tầm tay.

- Khả năng mở rộng: Phát triển cùng doanh nghiệp của bạn

Một CRM có khả năng mở rộng phát triển cùng doanh nghiệp của bạn, đáp ứng nhiều người dùng, dữ liệu và quy trình phức tạp hơn theo thời gian. Các tính năng mở rộng chính bao gồm:

+ Cơ sở hạ tầng dựa trên đám mây: Sử dụng đám mây để dễ dàng mở rộng về mặt lưu trữ dữ liệu và quyền truy cập của người dùng mà không cần nâng cấp phần cứng đáng kể.

+ Truy cập API: Cho phép tích hợp với các hệ thống và công nghệ khác khi hệ sinh thái doanh nghiệp của bạn mở rộng.

+ Hiệu suất và độ tin cậy: Đảm bảo rằng khi lượng người dùng tăng lên, hệ thống vẫn ổn định và phản hồi.

- Lợi ích của khả năng mở rộng

+ Không cần chuyển đổi nền tảng: Đầu tư vào một CRM có khả năng mở rộng có nghĩa là bạn sẽ không cần phải chuyển đổi hệ thống khi doanh nghiệp của mình phát triển, tránh được sự gián đoạn và chi phí chuyển sang nền tảng mới.

+ Hiệu quả về chi phí: Các giải pháp có khả năng mở rộng thường cung cấp mô hình định giá trả tiền khi sử dụng, nghĩa là bạn chỉ trả tiền cho dung lượng bạn sử dụng.

(Thông tin được dịch và biên tập từ Bitrix24)