7 yếu tố quan trọng giúp triển khai văn phòng số thành công cho doanh nghiệp

7 yếu tố quan trọng giúp triển khai văn phòng số thành công cho doanh nghiệp
11.11.2023 367

Trước tình hình kinh tế suy thoái và tác động của cuộc cách mạng công nghệ 4.0, ứng dụng công nghệ vào xây dựng văn phòng số linh hoạt, kết nối liền mạch từ xa được xem là một trong những chiến lược hiệu quả nhất để cải thiện hoạt động kinh doanh.

Văn phòng số – Tương lai của các doanh nghiệp hiện đại

eoffice-1

Để kinh doanh hiệu quả, các doanh nghiệp luôn tìm cách tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng năng suất cho đội ngũ. Chuyển đổi số kịp thời bằng cách áp dụng công nghệ là giải pháp giúp doanh nghiệp cải thiện hoạt động vận hành.

Vì vậy, việc xây dựng văn phòng số (hay E-Office) không cần giấy tờ, bỏ đi quy trình làm việc thủ công đang trở nên rất cần thiết. Một nền tảng văn phòng số có đầy đủ các ứng dụng để phục vụ nhu cầu quản lý công việc, quy trình, ký duyệt giấy tờ, điều hành tác nghiệp từ xa sẽ thế chỗ cho những phương thức quản lý lỗi thời. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất nhân sự, giảm thời gian, chi phí và tạo ra văn hóa nội bộ gắn kết.

7 yếu tố quan trọng giúp triển khai văn phòng số thành công cho doanh nghiệp

1. Chiến lược và lộ trình chuyển đổi

Để xây dựng văn phòng số cho các doanh nghiệp, việc có chiến lược và lộ trình thích hợp là rất quan trọng. Người quản lý, lãnh đạo phải biết rõ phương hướng và mục tiêu phát triển của mình. Bên cạnh đó, họ cũng phải đo lường được mức độ trưởng thành số của doanh nghiệp để chọn lựa giải pháp công nghệ tốt nhất.

Ví dụ, những doanh nghiệp lớn, có nhiều nguồn lực có thể mua một bộ giải pháp toàn diện, tránh tình trạng dữ liệu bị phân tán. Ngược lại, những doanh nghiệp nhỏ, mức độ trưởng thành số hạn chế nên ưu tiên giải pháp thân thiện, dễ cập nhật và tương thích với nhau.

2. Nền tảng điện toán đám mây giúp truy cập và lưu trữ dữ liệu nhanh chóng

Văn phòng số giúp người dùng tiết kiệm thời gian bằng cách số hóa các công việc liên quan đến giấy tờ, sổ sách. Người dùng có thể truy cập và quản lý tất cả tài liệu, thông tin công việc trên nền tảng điện toán đám mây.

Người dùng có thể làm việc online bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu. Nhà quản lý, lãnh đạo có thể giao việc, nhận báo cáo, và đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên số liệu. Nhân viên cũng có thể theo dõi danh sách nhiệm vụ cần làm, thời hạn cần hoàn thành để đảm bảo tiến độ công việc.

3. Khả năng tích hợp linh hoạt, kết nối mạnh mẽ

Để quản lý hiệu quả các mảng nghiệp vụ như kế toán, bán hàng, nhân sự, điều hành chung…, một doanh nghiệp cần có nền tảng liên kết tập trung. Nếu không, doanh nghiệp có thể gặp phải nguy cơ mất dữ liệu, quy trình phối hợp yếu kém, tốc độ phục vụ khách hàng chậm trễ.

Vì vậy, giải pháp văn phòng số cần có khả năng kết nối các ứng dụng trong và ngoài hệ thống. Nó không những giúp quy trình phối hợp mượt mà hơn mà còn giúp tổ chức mở rộng quy mô theo nhu cầu kinh doanh.

4. Hệ thống trao đổi thông tin hai chiều

Nhiều doanh nghiệp đang chú ý đến vấn đề quản lý nhân sự trong bối cảnh chuyển đổi số. Theo một nghiên cứu, đến năm 2025, số lượng lao động thế hệ gen Z sẽ chiếm khoảng 35% thị trường lao động Việt Nam.

Điều này đặt ra thách thức lớn cho việc cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Những tổ chức còn áp dụng phương pháp làm việc lỗi thời, không có quy trình minh bạch sẽ khó có thể thu hút được nhân lực tốt. Vì vậy, việc xây dựng văn phòng số là giải pháp ưu tiên cho vấn đề này. E-Office cho phép người dùng giao tiếp, cập nhật công việc ngay lập tức trên phần mềm ở bất cứ nơi nào.

Nhờ đó, giúp cải thiện trải nghiệm làm việc của nhân sự. Họ có thể tập trung vào sự sáng tạo, thử nghiệm những ý tưởng mới mẻ thay vì bị ràng buộc bởi những công việc tẻ nhạt.

5. Bảo mật an toàn – Yếu tố cần có để thiết lập văn phòng số

Truy cập dữ liệu công ty từ nhiều thiết bị khác nhau khi làm việc từ xa có thể làm giảm an toàn thông tin. Do đó, doanh nghiệp cần chọn cẩn thận nền tảng văn phòng số có bảo mật cao.

eoffice-2

Để xây dựng văn phòng số an toàn, các tính năng như xác thực người dùng, phân cấp quyền truy cập và ghi lại lịch sử sửa đổi là những yếu tố quan trọng để giảm thiểu nguy cơ thất thoát dữ liệu.

6. Tính tương thích trên nhiều thiết bị

Một nền tảng văn phòng số hiệu quả phải có khả năng hoạt động trên các loại thiết bị và hệ điều hành đa dạng như iOS, Android, Window… Nhờ vậy, nó phục vụ được nhu cầu làm việc và tiện lợi cho những người quản lý, nhân viên thường xuyên phải đi lại, ít có thời gian tại văn phòng có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi.

7. Tinh thần và tư duy sẵn sàng cải tiến

Xây dựng văn phòng số không phải chỉ là một quá trình chuyển đổi đơn giản. Quá trình này đòi hỏi tất cả các thành viên phải thay đổi phong cách làm việc cũ, và khai thác hết các lợi ích của công nghệ.

Tinh thần sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp là khả năng và quyết tâm của toàn bộ đội ngũ để thích nghi với sự thay đổi của kỷ nguyên số. Đây là tinh thần luôn nỗ lực tích cực để học hỏi, áp dụng và cải thiện các công nghệ số giúp nâng cao năng suất, cải thiện hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn phòng số E-Office Vitranet24 - Giải pháp xây dựng môi trường làm việc tập trung, xuyên suốt

E-Office Vitranet24 giúp tạo dựng môi trường làm việc chung xuyên suốt toàn công ty. Nâng cao tốc độ tương tác, giao tiếp xử lý công việc trên toàn hệ thống. Xây dựng môi trường truyền thông và tạo dựng văn hoá doanh nghiệp hiệu quả. Đã được kiểm nghiệm và sử dụng tại nhiều đơn vị lớn với qui mô hàng ngàn người sử dụng: NutiFood, Ngân hàng ACB, Bệnh viện Nam Sài Gòn...

eoffice-vitranet24

Hệ thống E-Office Vitranet24 đã triển khai

Đặc biệt bạn có thể số hoá và tự động hoá nhiều quy trình tiện ích cho doanh nghiệp, giảm thủ tục giấy tờ: quy trình văn phòng phẩm, quy trình đề xuất, quy trình nghỉ phép, quy trình quản lý bán hàng tài liệu…

Với 16+ năm kinh nghiệm và sở hữu một trong những công nghệ tiên tiến nhất thế giới Bitrix24 về phần mềm quản lý doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự cho Quý khách hàng đang cần giải pháp Văn phòng số.


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Lợi ích của CRM trong việc giữ chân khách hàng trung thành
10.04.2024 279
Việc giữ chân và xây dựng lòng trung thành của khách hàng cực kỳ quan trọng với doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh kinh doanh đầy cạnh tranh hiện nay. CRM được xem là một công cụ đắc lực, hỗ trợ doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng để đem đến trải nghiệm tốt hơn, xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng.
Giá trị của chuyển đổi số - chia sẻ từ Harvard Business Review
09.04.2024 308
Trong khi 89% công ty lớn trên toàn cầu đang tiến hành chuyển đổi số và ứng dụng AI, họ chỉ đạt được 31% mức tăng doanh thu dự kiến, và 25% mức tiết kiệm chi phí dự kiến từ sự nỗ lực này. 
Giải pháp văn phòng số được các doanh nghiệp lớn tin dùng
04.04.2024 1945
Chuyển đổi số hiện là nhu cầu “cấp thiết”, đòi hỏi các doanh nghiệp áp dụng một công cụ đặc biệt để kiểm soát và chuẩn hóa quy trình hoạt động. “Văn phòng số” là một phương án hiệu quả để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành toàn doanh nghiệp.
Hệ thống CRM: giải pháp giúp tăng doanh số thời đại 4.0
30.03.2024 169
Hệ thống CRM không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng toàn diện, mà còn hỗ trợ việc duy trì và phát triển mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Từ đó nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng với doanh nghiệp, tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển thị trường.
Vì sao phần mềm quản lý công văn ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng?
29.03.2024 100
Cùng với sự phát triển của công nghệ thời đại 4.0, phần mềm quản lý công văn ra đời để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý văn bản, hỗ trợ văn thư tìm kiếm văn bản nhanh chóng và hiệu quả.
Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn là thiết yếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
28.03.2024 133
Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, không khó để doanh nghiệp xây dựng một kênh bán riêng, hay fanpage trên mạng xã hội. Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn được chuyên gia đánh giá là không thể thiếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
Hệ thống quản lý văn bản: xu hướng quản trị 4.0
22.03.2024 170
Thay vì quản lý theo cách truyền thống, với sự hỗ trợ của hệ thống quản lý văn bản, doanh nghiệp có thể cải tiến công tác lưu trữ, xử lý văn bản hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu quy trình, thủ tục rườm rà, và nâng cao hiệu quả làm việc.
10 công cụ AI miễn phí giúp bạn làm việc hiệu quả hơn
16.03.2024 257
Với sự tiến bộ của trí tuệ nhân tạo (AI), giờ đây người dùng có thể tìm thấy các AI miễn phí để hỗ trợ sáng tạo hình ảnh, văn bản và video… Dưới đây là một số công cụ hữu ích mà bạn có thể tham khảo.
10 công cụ "vàng" giúp nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp tốt hơn
14.03.2024 636
Các chuyên gia của Bitrix24 đã tổng hợp danh sách 10 công cụ hữu ích, giúp các nhà quản lý và lãnh đạo tăng cường hiệu quả quản lý và cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Forbes: 7 bài học lãnh đạo giúp bạn chinh phục thành công
12.03.2024 597
Nhóm tác giả của Forbes đã chắt lọc những bài học lãnh đạo quan trọng nhất mà họ đã học được trong nhiều năm qua. Những điều đã giúp bản thân và tổ chức của họ đạt được những thành công nhất định.
5 xu hướng công nghệ 2024 doanh nghiệp nên lưu ý
08.03.2024 379
Vào năm 2024, các doanh nghiệp sẽ tiếp tục đón nhận những công nghệ tiên tiến tiếp theo để thiết kế một môi trường số tốt hơn.
Ứng dụng AI: Công nghệ thay đổi cuộc sống
04.03.2024 222
Trí tuệ nhân tạo (AI) đã không còn là thuật ngữ xa lạ với chúng ta. Từ những trợ lý ảo như Siri và Google Assistant đến các hệ thống gợi ý phức tạp trên Netflix và YouTube, AI đang dần trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta.
Bước tiến mang tính cách mạng trong phần mềm AI
04.03.2024 221
Khám phá sức mạnh biến đổi của phần mềm AI trong việc định hình lại các ngành công nghiệp, tăng cường hiệu quả và dẫn đầu trong các đổi mới. Bài viết này đi sâu vào những tiến bộ và ứng dụng mới nhất của phần mềm AI.
Tối ưu vận hành với hệ thống quản lý doanh nghiệp
02.03.2024 659
Trong thời đại 4.0, việc xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ đang được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng. Với một hệ thống quản lý doanh nghiệp chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể nâng cao hiệu quả quản trị, năng lực cạnh tranh của tổ chức cũng như hướng tới sự phát triển bền vững.
Trí tuệ nhân tạo là gì? Hé lộ tương lai với AI
01.03.2024 339
Artificial Intelligence (AI), hay "trí tuệ nhân tạo" như được biết đến ở Việt Nam, là biểu tượng của sự sáng tạo con người, bao gồm nỗ lực không ngừng của chúng ta để tạo ra máy móc mô phỏng trí tuệ con người. Bài viết này bắt đầu hành trình khám phá để làm sáng tỏ AI, truy tìm nguồn gốc của nó, tiết lộ cơ chế hoạt động và dự đoán hướng đi của nó, từ đó vẽ nên bức tranh toàn diện về công nghệ biến đổi này.
Quản lý
6 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng chất lượng
12.04.2024 180
Một phần mềm quản lý bán hàng hay CRM mạnh mẽ có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình thủ công như tạo báo giá, hóa đơn, hợp đồng… giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên, tránh sai sót trong quá trình làm việc.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 180
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
CEO công nghệ dùng AI thế nào?
10.04.2024 68
Mark Zuckerberg phát triển trợ lý AI và đặt tên Jarvis để quản lý ngôi nhà của mình, còn Tim Cook nói có dùng ChatGPT trong cuộc sống cá nhân.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2871
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.