Các hình thức tổ chức và các nguyên tắc tổ chức quản lý

Các dự án được thực hiện bởi nhiều các tổ chức khác nhau. Để có thể hiểu cơ cấu tổ chức của một dự án, trước hết chúng ta cần xem xét cơ cấu tổ chức nói chung của một tổ chức kinh tế nói chung.

Về mặt lý thuyết, có thể có nhiều cách để phân chia một tổ chức thành  nhiều đơn vị nhỏ để tăng tính hiệu quả và phân cấp quyền lực và nghĩa vụ giữa các bộ phận. Cơ chế để thực hiện việc phân chia này được gọi là quá trình chuyên môn hóa. Trong tất cả các trường  hợp, mục tiêu là xác lập một trật tự của nhiều bộ phận có mối quan hệ tương tác qua lại lẫn nhau. Quá trình chuyên môn  hóa là không thể thiếu trong quá trình vận hành của một tổ chức.

Trong quá trình chuyên môn hóa, một tổ chức kinh tế có thể được tổ chức theo nhiều hình thức khác nhau đáp ứng những mục tiêu khác nhau theo các tiêu chí nhất định:

-         Tổ chức quản lý theo chức năng: việc thiết lập các đơn vị của tổ chức có thể được dựa trên các chức năng riêng biệt chẳng hạn như phòng sản xuất, phòng kỹ thuật hoặc phòng tài chính…

-         Tổ chức quản lý theo sản phẩm: các đơn vị riêng biệt được tổ chức theo dây chuyền và các nhiệm vụ của từng đơn vị được thiết lập cho từng sản phẩm, nhóm sản phẩm hoặc theo dây chuyền sản phẩm

-         Tổ chức quản lý theo khách hàng: các đơn vị chức năng của tổ chức được  hình thành trên cơ sở đáp ứng yêu cầu của một nhóm khách hàng nhất định.

-         Tổ chức quản lý theo vùng lãnh thổ: các đơn vị chức năng được tổ chức dựa trên phân bố địa lý chẳng hạn như văn phòng đại diện khu vực Đông Nam Á của một tập đoàn XYZ.

-         Tổ chức quản lý theo quá trình hoạt động: phân chia các đơn vị chức năng trong một tổ chức dựa trên quá trình xử lý công việc chẳng hạn như bộ phận xử lý hồ sơ của một tổ chức cấp đăng ký kinh doanh.

Nội dung tổ chức quản lý hoạt động của một đơn vị bao gồm từ việc xây dựng cơ cấu bộ máy quản lý, lựa chọn, bố trí cán bộ quản lý, chuyên gia trong từng lĩnh vực, xác định quy mô và tiêu chuẩn chất lượng nhân viên, tổ chức phân công lao động theo thứ bậc và chức năng cho đến việc xác lập quy trình xử lý thông tin, xử lý thông tin và ra quyết định quản lý. Công tác tổ chức quả lý của một đơn vị kinh tế có thể được thực hiện với các hình thức khác nhau nhưng đều cần phải quán triệt các nguyên tắc chủ yếu: tập trung hóa, chuyên môn hóa, cân đối, đồng bộ, linh hoạt, nhịp nhàng, liên tục, kế thừa.

Tập trung hóa: tập trung hóa trong tổ chức quản lý dự án được thực hiện bằng hai cách: tập trung tăng cường cán bộ quản lý hoặc một bộ máy quản trị nhất định để giải quyết những nhiệm vụ và những quyết định chủ yếu; tập trung các công việc quản lý cùng loại vào một bộ phận quản trị chức năng nhằm loại trừ những hiện tượng trùng lắp không cần thiết.

Chuyên môn hóa: chuyên môn hóa trong tổ chức quản lý dự án tức là tiến hành sự phân công lao động giữa các nhân viên khác nhau phù hợp với trình độ chuyên môn của họ. Chuyên môn hóa trong lĩnh vực quản trị sẽ quyết định sự hình thành những bộ phận trong cơ cấu tổ chức quản lý tương ứng với chức năng quản lý được phân công.

Cân đối: cân đối trong tổ chức quản lý được thể hiện ở việc xác định chính xác nội dung và khối lượng công việc phù hợp với quy mô của các bộ phận quản lý chức năng trong bộ máy quản lý và ngay đối với từng nhân viên thực hiện dự án.

Đồng bộ: tính đồng bộ trong tổ chức quản trị là sự bao quát đầy đủ toàn bộ khối lượng công việc phải hoàn thành, toàn bộ mọi hoạt động có liên hệ gắn bó với nhau cho từng bộ phận quản lý, giữa các bộ phận quản lý trong bộ máy quản lý với đối tượng quản lý.

Linh hoạt: tính linh hoạt trong tổ chức quản trị được phản ánh bằng sự uyển chuyển cho phép sự co giãn nhất định để tạo nên những khả năng thích ứng và đáp ứng kịp thời mọi tình huống có thể xảy ra. Tính linh hoạt của một cơ cấu tổ chức quản lý dự án trong điều kiện tiến bộ khoa học kỹ thuật là hết sức cần thiết. Nhờ có tính linh hoạt trong cơ cấu tổ chức quản lý mà dự án có thể kịp thời thích nghi với sự thay đổi mục tiêu và những điều kiện tổ chức – kỹ thuật – kinh tế - xã hội cụ thể.

Nhịp nhàng: là một trong những nguyên tắc tổ chức quản lý. Nguyên tắc này yêu cầu hoàn thành một khối lượng công việc giống nhau trong thời gian nhất định và thường xuyên lặp đi, lặp lại nhiều lần. Tính nhịp nhàng sẽ đảm bảo sự phân bố đều đặn công việc theo không gian và theo thời gian giữa các bộ phận quản lý cũng như các nhân viên trong bộ máy quản lý.

Liên tục: quá trình tổ chức quản lý dự án là quà trình vận động liên tục các luồng thông tin thông qua hoạt động của các bộ phận trong dự án. Do đó, trong cơ cấu tổ chức quản lý phải liên kết các chức năng quản lý với nhau nhằm đảm bảo sự hoạt động của nó không bị tắc nghẽn trong quá trình tiếp diễn giữa cc1 bộ phận và các cấp quản lý khác nhau. Thực tế cho thấy, khi tính liên tục của quá trình tổ chức quản trị bị phá vỡ thì hoạt động bình thường của tổ chức sẽ bị rối loạn.

Kế thừa: tính kế thừa trong tổ chức quản trị là sự nối tiếp mọi hoạt động của những chức năng quản lý ở quá trình bước vào quá trình sau. Khi công tác tổ chức quản lý đã được xác lập, chưa có những thay đổi đáng kể thì tính kế thừa của hoạt động quản lý vẫn được duy trì. Tính kế thừa trước hết giúp chúng ta xây dựng cơ sở phương pháp luận phân công công việc giữa các bộ phận và nhân viên thực thi công việc trong một tổ chức, tạo điều kiện để quy định những tiêu chuẩn và trách nhiệm hoàn thành các loại công việc.