Forbes chia sẻ cách lựa chọn phần mềm quản lý công việc

Forbes chia sẻ cách lựa chọn phần mềm quản lý công việc
23.01.2024 419

Phần mềm quản lý công việc được thiết kế giúp người dùng quản lý toàn bộ các đầu mục công việc, từ đó đẩy nhanh tốc độ xử lý, giảm thiểu sai sót và đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác. Nó được xem như công cụ đắc lực để số hóa hoạt động doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiến tới chuyển đổi số thành công trong thời đại 4.0.

Làm thế nào để lựa chọn phần mềm quản lý công việc, dự án

cach-chon-phan-mem-quan-ly-cong-viec-4

Theo Forbes, hiện nay trên thị trường có rất nhiều công cụ quản lý nhiệm vụ, vậy làm cách nào để chọn được giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn? Không phải cứ phần mềm mạnh mẽ hay đắt tiền hay là tốt, điều nhà lãnh đạo cần xem xét là các chức năng, tính năng và nhu cầu mà nó đáp ứng cho tổ chức của mình.

Xác định nhu cầu và khó khăn của doanh nghiệp

Đừng đưa ra quyết định dựa trên suy nghĩ của bạn với tư cách là người lãnh đạo, mà hãy lắng nghe nhu cầu của tổ chức. Khi có nhiều phòng ban khác nhau trong công ty, bạn sẽ phải đối mặt với thách thức trong việc đáp ứng các nhu cầu cụ thể của từng phòng ban.

Ví dụ: có sự khác biệt về quy trình làm việc giữa bộ phận Bán hàng và bộ phận Sáng tạo. Mọi người có những cách làm việc và hình dung khác nhau về dự án của họ, đặc biệt là dựa trên kỹ năng của họ. Ngoài ra, nếu họ cần làm việc với nhau trên cùng một phần mềm quản lý công việc, bạn sẽ phải tìm công cụ có thể đáp ứng điều này.

Hãy nhớ rằng bạn không thể lãng phí tiền của công ty để mua nhiều hệ thống quản lý dự án khác nhau hay đăng ký nhiều gói khác nhau của cùng 1 hệ thống. Hãy tìm một giải pháp có thể tích hợp tất cả nhu cầu tổ chức trong một môi trường làm việc chung trực tuyến.

Một khía cạnh khác mà bạn nên xem xét là bạn có bao nhiêu nhân viên. Nếu đội ngũ của bạn chỉ là một nhóm nhỏ, bạn sẽ không cần đến một phần mềm quản lý công việc mạnh mẽ và phức tạp dành riêng cho doanh nghiệp lớn.

Lên danh sách các tính năng cần thiết

Sau khi xác định nhu cầu của công ty về quy trình làm việc, hãy tạo danh sách các tính năng bạn mong muốn ở phần mềm quản lý công việc của mình. Điều đầu tiên trong danh sách nên là dễ sử dụng và thân thiện với người dùng. Sau đó, bạn có thể cân nhắc đến các tính năng:

  • Biểu đồ Gantt: Biểu đồ Gantt cho thấy bạn nên dành bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ trong thang thời gian. Bằng cách này, bạn có thể biết mỗi hoạt động sẽ kéo dài bao lâu và mức độ trùng lặp với các nhiệm vụ khác.
  • Bảng điều khiển trung tâm: Với tư cách là người lãnh đạo, bạn muốn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh về công ty của mình. Trang tổng quan có thể hiển thị cho bạn tất cả các dự án, ý tưởng, tiến độ và thậm chí một số tính năng báo cáo để bạn có thể tính toán và điều chỉnh chính xác hơn. Bạn nên tìm kiếm một hệ thống cung cấp thông tin tổng quan đơn giản và rõ ràng, để bạn có thể biết điều gì đang xảy ra mà không mất quá nhiều thời gian.
  • Khả năng tùy chỉnh: Bạn có thể cần một phần mềm quản lý công việc linh hoạt, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của công ty hay của từng bộ phận. Hãy tìm một giải pháp cho phép mỗi thành viên trong tổ chức theo dõi công việc, lịch trình cá nhân và quy trình công việc của họ.
  • Khả năng tích hợp: Khả năng tích hợp của phần mềm quản lý công việc cho phép kết nối hệ thống với các ứng dụng của riêng doanh nghiệp hoặc của bên thứ ba. Điều này đem đến sự thuận tiện trong việc vận hành, thậm chí bạn có thể liên lạc và chia sẻ công việc và dự án với khách hàng hoặc đối tác thông qua phần mềm.

Chi tiêu một cách thông minh

cach-chon-phan-mem-quan-ly-cong-viec-2

Bạn muốn tiết kiệm tiền cho các nhu cầu khác trong công ty của mình, chứ không phải chi tiêu cho những tính năng mà bạn không sử dụng. Vì vậy, trước khi quyết định lựa chọn phần mềm quản lý công việc nào, bạn nên thử nghiệm trước với tổ chức của mình. Đọc một số đánh giá về những công cụ mà bạn đã quyết định dùng thử, và sau đó dành thời gian cùng nhân viên của mình trải nghiệm chúng.

Ban đầu hãy dùng thử bản miễn phí hoặc trải nghiệm bản trả phí thấp, sau đó mua gói nâng cao hơn khi bạn biết giải pháp đó phù hợp với bạn và doanh nghiệp của mình.

5 phần mềm quản lý công việc phổ biến trên thế giới

1. Bitrix24

Bitrix24 là một phần mềm quản lý doanh nghiệp đa năng với nhiều tính năng mạnh mẽ. Bitrix24 cung cấp các công cụ với đầy đủ tính năng cho phép tạo phòng ban và nhóm làm việc, tự động hóa quy trình làm việc, quản lý tài liệu, giao tiếp tương tác, theo dõi tiến độ công việc… Gói Bitrix24 miễn phí cũng không giới hạn số lượng người dùng.

cach-chon-phan-mem-quan-ly-cong-viec-5

Nhiệm vụ và tác vụ có thể được xem trong bảng Kanban, hoặc biểu đồ Gantt, với các thông tin về trạng thái, người chịu trách nhiệm và mối quan hệ theo thứ tự thời gian. Điều này giúp người quản lý có thể nhìn thấy một bức tranh đầy đủ về sự tiến triển của các dự án, giúp xác định sự trì hoãn tiềm năng hay đang tồn tại, mà không cần phải kiểm tra một loạt giấy tờ, tài liệu phức tạp.

Thiết lập hạn chót, thêm một tác vụ hay bất kỳ hoạt động thay đổi nào đều có thể tiến hành một cách nhanh chóng, và các thông báo thay đổi cũng được tự động gửi đến tất cả người tham gia.

2. Monday.com

Monday.com là một phần mềm quản lý công việc mạnh mẽ với quy trình tự động hóa linh hoạt và dễ sử dụng. Đây là một công cụ làm việc nhóm giúp bạn theo dõi các nhiệm vụ của riêng mình cũng như của đội của bạn, tùy thuộc vào gói bạn chọn.

cach-chon-phan-mem-quan-ly-cong-viec-1
Theo Forbes đánh giá, ưu điểm của hệ thống là giao diện trực quan với khả năng tùy chỉnh cao, có thể tích hợp với các phần mềm của bên thứ ba. Tuy nhiên, phiên bản miễn phí chỉ dành cho 2 người dùng, và tính năng theo dõi thời gian chỉ có ở bản Pro.

3. Asana

Asana là một trong những giải pháp quản lý nhiệm vụ tốt nhất hiện nay. Ưu điểm của Asana là có gói miễn phí, dễ dàng tích hợp lên đến 100 ứng dụng vào hệ thống dù bạn dùng bất cứ gói nào. Tuy nhiên, Asana không cung cấp các tính năng nâng cao chẳng hạn như bảng theo dõi thời gian (tương tự với biểu đồ Gantt) trong bản gói miễn phí. Gói trả phí có giá khá cao, hỗ trợ 24/7 chỉ dành cho người sử dụng gói Enterprise.

4. Wrike

Wrike là một phần mềm quản lý công việc và dự án dành cho doanh nghiệp ở mọi quy mô với. Theo Forbes, điểm mạnh của Wrike là không giới hạn người dùng và số lượng dự án trong gói miễn phí, khả năng tùy chỉnh cao. Tuy nhiên, một số tính năng như biểu đồ Gantt hay theo dõi thời gian chỉ có trong gói trả phí nâng cao. Chi phí cho các gói cũng khá cao.

5. Trello

Trello là một trong nhưng công cụ quản lý nhiệm vụ đơn giản nhất, bất cứ ai cũng có thể sử dụng dễ dàng. Ngoài các tính năng quản lý tác vụ đơn giản và tạo dự án, nó còn có giao diện trực quan, vì vậy thật dễ dàng để biết các dự án đang ở giai đoạn nào trong quy trình. Bạn có thể tạo danh sách thẻ và đặt tên cho những danh sách đó theo bất cứ điều gì bạn muốn, chẳng hạn như “đang tiến hành”, “cần phê duyệt” và “đã hoàn thành”. Để lại nhận xét trên thẻ, thêm tệp và tạo nhãn giúp bạn dễ dàng tìm kiếm dự án của mình khi cần.

cach-chon-phan-mem-quan-ly-cong-viec-3

Song, theo Forbes nhận xét thì Trello phụ thuộc nhiều vào bảng Kanban (không phải lúc nào cũng hiệu quả cho người quản lý), khó theo dõi nhiều dự án cùng lúc, bản miễn phí chỉ cho phép tải lên tệp có dung lượng dưới 10MB.

Kết luận

Trên đây là những thông tin hữu ích xoay quanh việc lựa chọn phần mềm quản lý công việc hiệu quả. Mong rằng với những thông tin, trên bạn sẽ lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

(Bài viết có sử dụng thông tin được tổng hợp và biên tập từ Forbes)


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Tối ưu vận hành với hệ thống quản lý doanh nghiệp
02.03.2024 71
Trong thời đại 4.0, việc xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ đang được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng. Với một hệ thống quản lý doanh nghiệp chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể nâng cao hiệu quả quản trị, năng lực cạnh tranh của tổ chức cũng như hướng tới sự phát triển bền vững.
Trí tuệ nhân tạo là gì? Hé lộ tương lai với AI
01.03.2024 10
Artificial Intelligence (AI), hay "trí tuệ nhân tạo" như được biết đến ở Việt Nam, là biểu tượng của sự sáng tạo con người, bao gồm nỗ lực không ngừng của chúng ta để tạo ra máy móc mô phỏng trí tuệ con người. Bài viết này bắt đầu hành trình khám phá để làm sáng tỏ AI, truy tìm nguồn gốc của nó, tiết lộ cơ chế hoạt động và dự đoán hướng đi của nó, từ đó vẽ nên bức tranh toàn diện về công nghệ biến đổi này.
Hệ thống văn phòng điện tử: Bí kíp cải thiện hiệu quả làm việc
29.02.2024 27
Trong thời đại công nghệ số, việc áp dụng hệ thống văn phòng điện tử đã trở thành một bước tiến quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Bài viết này sẽ đi sâu vào lợi ích và tầm quan trọng của việc triển khai hệ thống văn phòng điện tử, cũng như đưa ra một số gợi ý về cách lựa chọn và triển khai hệ thống phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Ứng dụng phần mềm chuyển đổi số để tối ưu hiệu quả kinh doanh
29.02.2024 663
Trong thế giới kinh doanh ngày nay, việc áp dụng phần mềm chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà đã trở thành yếu tố thiết yếu để tồn tại và phát triển. Công nghệ kỹ thuật số mang lại cơ hội để doanh nghiệp cải thiện quy trình, tăng cường hiệu suất và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Dưới đây là cái nhìn sâu sắc về cách thức phần mềm chuyển đổi số hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc thích ứng và phát triển trong kỷ nguyên số.
Phần mềm chăm sóc khách hàng và lý do doanh nghiệp nên trang bị
28.02.2024 265
Phần mềm chăm sóc khách hàng là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa các hoạt động liên quan đến khách hàng. Hệ thống giúp lưu trữ thông tin, theo dõi tương tác, quản lý các kênh liên lạc và tự động hóa quy trình bán hàng.
10 tính năng hàng đầu nên tìm kiếm trong hệ thống CRM hiện đại
22.02.2024 251
Để giúp bạn lựa chọn được giải pháp CRM phù hợp, các chuyên gia của Bitrix24 đã gợi ý 10 tính năng hàng đầu nên tìm kiếm trong hệ thống CRM hiện đại.
Làm sao để chọn giải pháp AI phù hợp cho CRM của bạn?
20.02.2024 360
Các chuyên gia của Bitrix24 đã đưa ra những gợi ý về cách lựa chọn và triển khai công cụ AI trong CRM, cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa tương tác với khách hàng, tăng năng suất và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.
4 xu hướng nổi bật về thị trường bán lẻ online 2024
06.02.2024 828
Theo báo cáo toàn cảnh thị trường sàn bán lẻ trực tuyến 2023 và dự báo 2024 được Metric công bố, có 4 xu hướng nổi bật về thị trường bán lẻ online 2024
Harvard Business Review nhận định các rủi ro và thách thức mới của AI tạo sinh
01.02.2024 481
Sự phát triển nhanh chóng của AI tạo sinh, bao gồm các mô hình Ngôn ngữ lớn (LLM) như ChatGPT/GPT-4 của OpenAI, đang tạo ra những rủi ro và thách thức mới cho doanh nghiệp. Theo nhóm tác giả của tạp chí HBR (I. Glenn Cohen, Theodoros Evgeniou và Martin Husovec), các công ty nên chú trọng việc xây dựng các chính sách thực tiễn liên quan đến việc sử dụng các công nghệ này.
Forbes: 9 điều nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án
30.01.2024 572
Với phần mềm quản lý dự án phù hợp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc. Forbes đưa ra 9 gợi ý về các yếu tố doanh nghiệp nên xem xét khi tìm kiếm phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp của mình.
Cách mạng hóa việc lưu trữ giấy tờ với phần mềm quản lý tài liệu
24.01.2024 222
Với những lợi ích tuyệt vời, phần mềm quản lý tài liệu đang dần thay thế cách quản lý truyền thống rườm rà có nhiều rủi ro, đồng thời giúp doanh nghiệp yên tâm hơn về tính bảo mật thông tin cùng kho lưu trữ rộng lớn vô thời hạn.
Forbes chia sẻ cách lựa chọn phần mềm quản lý công việc
23.01.2024 420
Phần mềm quản lý công việc được thiết kế giúp người dùng quản lý toàn bộ các đầu mục công việc, từ đó đẩy nhanh tốc độ xử lý, giảm thiểu sai sót và đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác.
11 bước tạo lập và quản lý quy trình công việc hiệu quả
18.01.2024 345
Xây dựng quy trình làm việc là điều bắt buộc phải có nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình hoạt động trơn tru, hiệu quả. Và phần mềm quản lý quy trình công việc là một công cụ quan trọng giúp tối ưu hoạt động này cho doanh nghiệp.
Forbes gợi ý 5 xu hướng quản lý nhân sự 2024
16.01.2024 677
Xu hướng quản lý nhân sự cho năm 2024 là gì? Sau suốt một năm trò chuyện, thảo luận cùng những chuyên gia trong lĩnh vực nhân sự, tác giả Meghan M. Biro đã tổng hợp các chủ đề được quan tâm hàng đầu.
Havard Business Review: những lưu ý về kinh tế toàn cầu 2024
11.01.2024 241
Theo tác giả Walter Frick, tình hình kinh tế chung vào năm 2024 sẽ tiếp tục khó khăn - nhưng có những chủ đề và câu hỏi quan trọng mà mỗi nhà lãnh đạo doanh nghiệp nên để ý khi chuẩn bị cho 2024.
Quản lý
Tối ưu vận hành với hệ thống quản lý doanh nghiệp
02.03.2024 71
Trong thời đại 4.0, việc xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ đang được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng. Với một hệ thống quản lý doanh nghiệp chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể nâng cao hiệu quả quản trị, năng lực cạnh tranh của tổ chức cũng như hướng tới sự phát triển bền vững.

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 7287
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Gemini (Google Bard) và ChatGPT: AI nào tốt hơn?
01.03.2024 185
Các chuyên gia của Bitrix24 đã tổng hợp một số đánh giá về ưu và nhược điểm của 2 công cụ AI nổi trội hiện nay, nhằm giúp bạn lựa chọn được AI phù hợp với nhu cầu của mình.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2781
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.