753
Phần mềm quản lý công việc được thiết kế giúp người dùng quản lý toàn bộ các đầu mục công việc, từ đó đẩy nhanh tốc độ xử lý, giảm thiểu sai sót và đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác. Nó được xem như công cụ đắc lực để số hóa hoạt động doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiến tới chuyển đổi số thành công trong thời đại 4.0.
Theo Forbes, hiện nay trên thị trường có rất nhiều công cụ quản lý nhiệm vụ, vậy làm cách nào để chọn được giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn? Không phải cứ phần mềm mạnh mẽ hay đắt tiền hay là tốt, điều nhà lãnh đạo cần xem xét là các chức năng, tính năng và nhu cầu mà nó đáp ứng cho tổ chức của mình.
Đừng đưa ra quyết định dựa trên suy nghĩ của bạn với tư cách là người lãnh đạo, mà hãy lắng nghe nhu cầu của tổ chức. Khi có nhiều phòng ban khác nhau trong công ty, bạn sẽ phải đối mặt với thách thức trong việc đáp ứng các nhu cầu cụ thể của từng phòng ban.
Ví dụ: có sự khác biệt về quy trình làm việc giữa bộ phận Bán hàng và bộ phận Sáng tạo. Mọi người có những cách làm việc và hình dung khác nhau về dự án của họ, đặc biệt là dựa trên kỹ năng của họ. Ngoài ra, nếu họ cần làm việc với nhau trên cùng một phần mềm quản lý công việc, bạn sẽ phải tìm công cụ có thể đáp ứng điều này.
Hãy nhớ rằng bạn không thể lãng phí tiền của công ty để mua nhiều hệ thống quản lý dự án khác nhau hay đăng ký nhiều gói khác nhau của cùng 1 hệ thống. Hãy tìm một giải pháp có thể tích hợp tất cả nhu cầu tổ chức trong một môi trường làm việc chung trực tuyến.
Một khía cạnh khác mà bạn nên xem xét là bạn có bao nhiêu nhân viên. Nếu đội ngũ của bạn chỉ là một nhóm nhỏ, bạn sẽ không cần đến một phần mềm quản lý công việc mạnh mẽ và phức tạp dành riêng cho doanh nghiệp lớn.
Sau khi xác định nhu cầu của công ty về quy trình làm việc, hãy tạo danh sách các tính năng bạn mong muốn ở phần mềm quản lý công việc của mình. Điều đầu tiên trong danh sách nên là dễ sử dụng và thân thiện với người dùng. Sau đó, bạn có thể cân nhắc đến các tính năng:
Bạn muốn tiết kiệm tiền cho các nhu cầu khác trong công ty của mình, chứ không phải chi tiêu cho những tính năng mà bạn không sử dụng. Vì vậy, trước khi quyết định lựa chọn phần mềm quản lý công việc nào, bạn nên thử nghiệm trước với tổ chức của mình. Đọc một số đánh giá về những công cụ mà bạn đã quyết định dùng thử, và sau đó dành thời gian cùng nhân viên của mình trải nghiệm chúng.
Ban đầu hãy dùng thử bản miễn phí hoặc trải nghiệm bản trả phí thấp, sau đó mua gói nâng cao hơn khi bạn biết giải pháp đó phù hợp với bạn và doanh nghiệp của mình.
Bitrix24 là một phần mềm quản lý doanh nghiệp đa năng với nhiều tính năng mạnh mẽ. Bitrix24 cung cấp các công cụ với đầy đủ tính năng cho phép tạo phòng ban và nhóm làm việc, tự động hóa quy trình làm việc, quản lý tài liệu, giao tiếp tương tác, theo dõi tiến độ công việc… Gói Bitrix24 miễn phí cũng không giới hạn số lượng người dùng.
Nhiệm vụ và tác vụ có thể được xem trong bảng Kanban, hoặc biểu đồ Gantt, với các thông tin về trạng thái, người chịu trách nhiệm và mối quan hệ theo thứ tự thời gian. Điều này giúp người quản lý có thể nhìn thấy một bức tranh đầy đủ về sự tiến triển của các dự án, giúp xác định sự trì hoãn tiềm năng hay đang tồn tại, mà không cần phải kiểm tra một loạt giấy tờ, tài liệu phức tạp.
Thiết lập hạn chót, thêm một tác vụ hay bất kỳ hoạt động thay đổi nào đều có thể tiến hành một cách nhanh chóng, và các thông báo thay đổi cũng được tự động gửi đến tất cả người tham gia.
Monday.com là một phần mềm quản lý công việc mạnh mẽ với quy trình tự động hóa linh hoạt và dễ sử dụng. Đây là một công cụ làm việc nhóm giúp bạn theo dõi các nhiệm vụ của riêng mình cũng như của đội của bạn, tùy thuộc vào gói bạn chọn.
Asana là một trong những giải pháp quản lý nhiệm vụ tốt nhất hiện nay. Ưu điểm của Asana là có gói miễn phí, dễ dàng tích hợp lên đến 100 ứng dụng vào hệ thống dù bạn dùng bất cứ gói nào. Tuy nhiên, Asana không cung cấp các tính năng nâng cao chẳng hạn như bảng theo dõi thời gian (tương tự với biểu đồ Gantt) trong bản gói miễn phí. Gói trả phí có giá khá cao, hỗ trợ 24/7 chỉ dành cho người sử dụng gói Enterprise.
Wrike là một phần mềm quản lý công việc và dự án dành cho doanh nghiệp ở mọi quy mô với. Theo Forbes, điểm mạnh của Wrike là không giới hạn người dùng và số lượng dự án trong gói miễn phí, khả năng tùy chỉnh cao. Tuy nhiên, một số tính năng như biểu đồ Gantt hay theo dõi thời gian chỉ có trong gói trả phí nâng cao. Chi phí cho các gói cũng khá cao.
Trello là một trong nhưng công cụ quản lý nhiệm vụ đơn giản nhất, bất cứ ai cũng có thể sử dụng dễ dàng. Ngoài các tính năng quản lý tác vụ đơn giản và tạo dự án, nó còn có giao diện trực quan, vì vậy thật dễ dàng để biết các dự án đang ở giai đoạn nào trong quy trình. Bạn có thể tạo danh sách thẻ và đặt tên cho những danh sách đó theo bất cứ điều gì bạn muốn, chẳng hạn như “đang tiến hành”, “cần phê duyệt” và “đã hoàn thành”. Để lại nhận xét trên thẻ, thêm tệp và tạo nhãn giúp bạn dễ dàng tìm kiếm dự án của mình khi cần.
Song, theo Forbes nhận xét thì Trello phụ thuộc nhiều vào bảng Kanban (không phải lúc nào cũng hiệu quả cho người quản lý), khó theo dõi nhiều dự án cùng lúc, bản miễn phí chỉ cho phép tải lên tệp có dung lượng dưới 10MB.
Trên đây là những thông tin hữu ích xoay quanh việc lựa chọn phần mềm quản lý công việc hiệu quả. Mong rằng với những thông tin, trên bạn sẽ lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
(Bài viết có sử dụng thông tin được tổng hợp và biên tập từ Forbes)
615
284
321
570
385
307
294
418
493
518
334
754
672
581
619
324
960
144
229
3605
Tiếng Anh
Tiếng Việt
Xem chi tiết
