Ứng dụng công nghệ để tăng hiệu quả làm việc nhóm

Đội nhóm vững mạnh được xây dựng trên nền tảng giao tiếp và cộng tác hiệu quả.

I. Ảnh hưởng của công nghệ đến hiệu quả làm việc nhóm

Sức mạnh của cộng tác không chỉ thể hiện ở kết quả nhóm, mà còn mở rộng đến hiệu suất và thành công chung của một tổ chức.

Cộng tác liên quan đến những nhân viên có chuyên môn đa dạng cùng nhau làm việc để hoàn thành mục tiêu hiệu quả hơn. Trên thực tế, 80% doanh nghiệp sử dụng các phần mềm cộng tác để cải thiện hoạt động kinh doanh.

Điều này mang lại rất nhiều lợi ích, bao gồm năng suất được cải thiện, cải tiến đổi mới và phù hợp hơn với sứ mệnh của công ty.

1. Nâng cao năng suất thông qua công nghệ

Năng suất là một khía cạnh quan trọng đối với thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào, và phần mềm cộng tác đóng vai trò quan trọng góp phần nâng cao năng suất. Việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp như vậy có thể tăng năng suất lên tới 51%, từ đó nâng cao chất lượng công việc và đảm bảo phù hợp hơn với sứ mệnh của công ty.

Hơn nữa, các công nghệ hỗ trợ cộng tác trực tuyến trên nhiều nguồn dữ liệu chuẩn hóa đáng kể các quy trình công việc, thúc đẩy thực hiện công việc thông minh và nhanh chóng hơn.

2. Đào tạo sử dụng để đem lại hiệu quả tối ưu

Mặc dù việc có đúng công cụ là rất quan trọng, nhưng cũng quan trọng không kém là đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm biết cách sử dụng các công cụ đó thật hiệu quả. Đào tạo sử dụng phần mềm là rất quan trọng để nâng cao năng suất, hiệu quả và sự đổi mới của tổ chức.

Do đó, các tổ chức nên triển khai các hoạt động như:

- Đánh giá trình độ thành thạo của nhân viên với các công cụ cộng tác.

- Sử dụng phản hồi và phân tích dữ liệu để xác định nhu cầu đào tạo cụ thể.

- Phát triển các chương trình đào tạo có mục tiêu nâng cao hiệu quả của các công cụ cộng tác.

3. Đo lường tác động đến hiệu suất của tổ chức

Đánh giá tác động của sự cộng tác hiệu quả đến kết quả kinh doanh là rất quan trọng để cải tiến liên tục. Giao tiếp không kịp thời, rõ ràng có thể dẫn đến sai sót tại nơi làm việc, từ đó gây ra tổn thất tài chính đáng kể cho doanh nghiệp.

Mặt khác, sự cộng tác và giao tiếp được tăng cường đã cho phép doanh nghiệp áp dụng hình thức thuê ngoài nhân sự trên toàn cầu, do đó tăng khối lượng và đạt được lợi nhuận cao hơn thông qua hiệu quả về chi phí và thời gian.

Có thể đo lường thành công của việc triển khai công nghệ thông qua việc theo dõi dữ liệu năng suất và xác định các mục tiêu cụ thể của tổ chức, tạo điều kiện cho các chiến lược tăng cường sự gắn kết của nhân viên và cải thiện kết quả công việc.

Cần phải liên tục đánh giá hiệu suất công cụ bằng các phương pháp như khảo sát, phản hồi và phân tích để thực hiện các điều chỉnh cần thiết nhằm duy trì hiệu quả của công cụ.

II. Lựa chọn phần mềm phù hợp với tổ chức của bạn

Mỗi doanh nghiệp đều có đặc điểm riêng, nhu cầu giao tiếp và cộng tác cũng vậy. Việc hiểu rõ quy mô và bản chất hoạt động của tổ chức là rất quan trọng để lựa chọn giải pháp giao tiếp phù hợp.

Trước khi triển khai hệ thống quản lý doanh nghiệp mới, điều quan trọng là phải cân nhắc xem phần mềm đó phù hợp với thói quen, nhu cầu và sở thích hiện tại của nhân viên như thế nào. Các công cụ cộng tác nên được lựa chọn dựa trên phong cách hợp tác của nhóm. Các tính năng và chức năng cụ thể của nhiều công cụ khác nhau có thể đáp ứng các nhu cầu khác nhau của nhóm, chẳng hạn như chia sẻ tệp, quản lý dự án hoặc chỉnh sửa tài liệu trực tuyến.

1. Hiểu rõ phong cách và nhu cầu làm việc

Phong cách làm việc có thể khác nhau và việc nhận ra những khác biệt này là chìa khóa để tạo ra chiến lược cộng tác hiệu quả. Việc hiểu rõ phong cách làm việc và quan điểm riêng của các thành viên trong nhóm là điều cần thiết để lựa chọn đúng công cụ cộng tác và thúc đẩy môi trường cộng tác hơn.

Môi trường hòa nhập các phong cách làm việc khác nhau có thể dẫn đến tăng năng suất, và tăng cảm giác gắn bó giữa các thành viên trong nhóm. Một số lợi ích cụ thể của việc tạo ra môi trường làm việc hòa nhập bao gồm:

- Tăng khả năng sáng tạo và đổi mới;

- Cải thiện khả năng giải quyết vấn đề;

- Tăng cường sự hợp tác và làm việc nhóm;

- Sự tham gia và hài lòng của nhân viên cao hơn;

- Giảm tỷ lệ nghỉ việc và vắng mặt.

Việc xác định và tận dụng các điểm mạnh cụ thể của từng phong cách làm việc trong một nhóm có thể nâng cao hiệu suất chung, đồng thời giảm chi phí hoạt động.

2. Cân bằng công nghệ với sức khỏe

Mặc dù công nghệ đã giúp công việc hiệu quả hơn, nhưng việc duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống cũng quan trọng không kém. Những tiến bộ công nghệ như thiết bị làm việc từ xa có thể tác động tích cực đến sự hài hòa này, bằng cách cung cấp sự linh hoạt trong việc quản lý các nhiệm vụ cá nhân và chuyên môn.

Tuy nhiên, nếu không có ranh giới phù hợp, khả năng sử dụng kéo dài do công nghệ có thể dẫn đến căng thẳng và xâm phạm vào cuộc sống cá nhân của nhân viên.

Đó là lý do tại sao việc đảm bảo sử dụng công nghệ thúc đẩy không gian làm việc trực tuyến cân bằng, nơi nhân viên có thể làm việc hiệu quả mà không ảnh hưởng đến sức khỏe của họ là rất quan trọng.

3. Tùy chỉnh các giải pháp để có kết quả tối ưu

Chìa khóa để cộng tác hiệu quả nằm ở việc điều chỉnh các công cụ và chiến lược để đáp ứng nhu cầu riêng của tổ chức bạn. Việc toàn bộ nhóm tham gia tùy chỉnh các công cụ cần thiết giúp tạo ra các giải pháp hiệu quả hơn, phù hợp hơn với sở thích và quy trình làm việc chung.

Hơn nữa, việc tùy chỉnh các công cụ giao tiếp tương tác bằng cách tích hợp chúng với các nền tảng CRM và các hệ thống quản lý doanh nghiệp khác sẽ chuẩn hóa quy trình làm việc của nhóm và nâng cao năng suất.

Vì vậy, điều quan trọng là phải điều chỉnh các giải pháp để có kết quả tối ưu, đảm bảo rằng các chiến lược cộng tác của bạn phù hợp với các mục tiêu hoạt động và mục tiêu chiến lược của tổ chức.

III. Ví dụ thực tế

Để hiểu rõ hơn về cách thức cộng tác hiệu quả trong thực tế, chúng ta hãy đi sâu vào một số ví dụ thực tế.

1. Đổi mới thông qua cộng tác

Cộng tác không chỉ là cải thiện năng suất; mà còn là động lực mạnh mẽ thúc đẩy sự đổi mới. Ví dụ, Dự án Loon của Google được hình thành như một nỗ lực hợp tác nhằm mở rộng khả năng tiếp cận internet ở các vùng xa xôi bằng cách sử dụng khinh khí cầu bay ở độ cao lớn.

Tương tự như vậy, OpenAI minh họa cho sự hợp tác vì một mục đích chung, với các nhóm đa ngành cùng nhau làm việc để đảm bảo sự phát triển của công nghệ AI vẫn có lợi và an toàn cho xã hội loài người.

Nỗ lực hợp tác này đã dẫn đến những đột phá khoa học đáng kể và các thiết kế sản phẩm sáng tạo, chứng minh sức mạnh của sự hợp tác trong việc thúc đẩy sự đổi mới.

2. Chuẩn hóa các nhiệm vụ và quy trình

Chuẩn hóa các nhiệm vụ và quy trình là một lợi ích đáng kể của sự hợp tác hiệu quả. Sử dụng các nền tảng như Bitrix24 để thiết lập thời hạn, theo dõi tiến độ và quản lý các đợt chạy nước rút giúp các nhóm cải thiện hiệu suất chung và hiệu quả trong việc hoàn thành các nhiệm vụ của nhóm.

Hiệu quả đạt được từ việc quản lý nhiệm vụ có cấu trúc góp phần rút ngắn chu kỳ phát triển và đẩy nhanh thời gian đưa sản phẩm ra thị trường. Hơn nữa, các tính năng tùy chỉnh và công cụ quản lý cơ sở dữ liệu của Bitrix24 CRM giúp điều chỉnh quy trình làm việc theo nhu cầu cụ thể của các nhóm.

(Thông tin được dịch và biên tập từ Bitrix24)