Trong thời kỳ chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, các phần mềm quản lý doanh nghiệp đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để quản trị toàn diện các hoạt động, gia tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót. Trong đó, hệ thống ERP đang được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.

1. Hệ thống ERP là gì?

ERP là giải pháp quản lý nguồn lực doanh nghiệp đang được doanh nghiệp quan tâm.

Hệ thống ERP là giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, đây là hệ thống cho phép doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động trên một nền tảng duy nhất.

Nếu như phần đa các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ cho từng bộ phận và không tạo được sự kết nối thì với ERP, các phân hệ chức năng được kết nối với nhau. Chỉ cần thông qua một nền tảng duy nhất, người quản lý có thể nắm bắt được tình hình hoạt động của các phòng ban, doanh nghiệp.

2. Lợi ích hệ thống ERP đem lại cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh này công nghệ 4.0 bùng nổ và tác động lên mọi mặt của kinh tế - xã hội, các doanh nghiệp đã và đang đẩy mạnh việc áp dụng công nghệ vào hoạt động. Và một hệ thống quản lý toàn diện như ERP ngày càng được nhiều doanh nghiệp hướng đến.

Giải pháp đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Với hệ thống ERP, mọi hoạt động từ quản trị con người, quản lý tài chính, quản lý bán hàng, quản lý vận hành… đều được đồng bộ và thực hiện trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống ERP hiện được coi là một giải pháp quản trị doanh nghiệp tốt nhất. Vì vậy nếu doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP thành công sẽ giúp tiết kiệm ngân sách, tăng khả năng cạnh tranh và có thêm nhiều cơ hội phát triển.

2.1. Khả năng truy cập dữ liệu tức thời và độ tin cậy cao

Việc triển khai hệ thống ERP sẽ cung cấp cho người dùng khả năng quản lý và giám sát đầy đủ tất cả các quy trình của công ty. Người dùng trong toàn doanh nghiệp khi được phân quyền dễ dàng truy cập dữ liệu họ cần trong thời gian thực. Nhờ đó người quản lý sẽ có cơ sở để ra quyết định chính xác và kịp thời.

2.2. Cải thiện tầm nhìn và khả năng lập kế hoạch

Với tất cả dữ liệu trong tầm tay, ban lãnh đạo có được bức tranh toàn cảnh về tình hình kinh doanh. Đồng thời, hệ thống ERP với khả năng tạo các báo cáo tự động với độ chính xác và độ tin cậy cao. Cho phép các doanh nghiệp đưa ra dự đoán về nhu cầu thị trường, chiến lược bán hàng,.kế hoạch sản xuất, chuẩn bị chi phí và nguồn lực cần thiết,…

2.3. Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ

Tự động hóa quy trình hoạt động là một trong những tính năng chính của ERP. Hệ thống ERP sẽ tự động hóa các các hoạt động thường ngày được lặp đi lặp lại. Điều này sẽ giải phóng thời gian làm việc và phân bổ nhân sự tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn. Hơn nữa, việc tự động hóa sẽ thúc đẩy gia tăng năng suất làm việc, gia tăng hiệu quả công việc và tối ưu được nguồn lực.

2.4. Bảo mật dữ liệu

Bảo mật dữ liệu là rất quan trọng.

Một trong những tính năng phổ biến nhất của hệ thống ERP là khả năng bảo mật nâng cao mà ERP cung cấp. Hệ thống ERP bao gồm nhiều tính năng bảo mật dữ liệu như mã hóa dữ liệu nâng cao, xác thực đa yếu tố, chính sách mật khẩu… Giải pháp ERP trên đám mây đảm bảo bảo mật dữ liệu đám mây từ xác thực đến nhập dữ liệu, từ truyền dữ liệu đến bảo vệ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Hệ thống sẽ giám sát liên tục, kiểm tra thường xuyên và sao lưu tự động dữ liệu.

2.5. Giảm thiểu rủi ro

Bằng cách giảm lỗi và có khả năng hiển thị tốt hơn trong các quy trình của công ty, người dùng ERP có quyền kiểm soát tốt hơn đối với các hoạt động và ít gặp phải sự cố không mong muốn hơn. Dự báo đáng tin cậy hơn đảm bảo tối đa hóa khả năng quản lý nguồn lực toàn doanh nghiệp.

2.6. Cải thiện hiệu quả và năng suất

Hệ thống ERP sẽ tự động hóa nhiều nhiệm vụ cơ bản, lặp đi lặp lại, giải phóng nhân viên để làm việc trên các dự án khác mang lại nhiều giá trị hơn cho tổ chức. Nó cũng có thể cho phép họ hoàn thành nhiều nhiệm vụ nhanh hơn bằng cách làm cho các quy trình trở nên đơn giản hơn và giảm thời gian tìm kiếm thông tin cần thiết.

2.7. Cải thiện sự hợp tác và giao tiếp nội bộ

Việc liên lạc giữa các phòng ban sẽ trở nên dễ dàng hơn nhờ hệ thống ERP. Hơn thế nữa, phần mềm ERP còn giúp giảm thiểu sự xung đột về quyền lợi giữa các bộ phận. Vì tất cả các bộ phận đều được liên kết với cùng một hệ thống nên mọi người luôn được cập nhật thông báo, các vấn đề về thông tin sai lệch, lỗi không cần thiết và thông tin sai lệch ít xảy ra hơn rất nhiều.

2.8. Dịch vụ khách hàng tốt hơn

CRM được tích hợp giúp quản lý khách hàng tốt hơn.

Hệ thống ERP giúp các công ty đẩy mạnh dịch vụ của họ vì nó lưu trữ tất cả thông tin khách hàng, từ chi tiết liên hệ, quản lý thông tin đặt hàng và hàng tồn kho chính xác. Với hệ thống Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) trong ERP, nhân viên bán hàng hoặc người quản lý tài khoản có quyền truy cập vào mọi điểm dữ liệu liên quan đến khách hàng đó để phản hồi các yêu cầu và thắc mắc nhanh chóng.

2.9. Tiết kiệm chi phí

Khả năng tự động hóa của ERP có thể giảm hoặc thậm chí loại bỏ nhiều chi phí hành chính và vận hành. Chẳng hạn, việc nhập dữ liệu thủ công hoặc các quy trình yêu cầu giấy tờ thường bị loại bỏ bằng phần mềm này.

2.10. Tăng lợi thế cạnh tranh

Sự kết hợp của dữ liệu thời gian thực, cùng với sự linh hoạt, khả năng tùy chỉnh, mở rộng và tích hợp, cho phép doanh nghiệp bạn tận dụng các lợi thế cạnh tranh chưa được khai thác, thúc đẩy phát triển sản phẩm mới và phản ứng nhanh chóng với sự thay đổi của thị trường.

3. Những yếu tố bạn nên cân nhắc khi lựa chọn hệ thống ERP

Ban lãnh đạo cần cân nhắc kỹ lưỡng khi lựa chọn giải pháp quản lý.

Forbes đã gợi ý một số yếu tố quan trọng bạn nên lưu ý khi lựa chọn hệ thống ERP.

- Dễ học và sử dụng: Hãy tìm một hệ thống ERP dễ triển khai, bảo trì và nâng cao, trong đó người dùng và quản trị viên có thể tự chủ, điều này có thể giảm thiểu sự phụ thuộc của bạn vào các nhà cung cấp bên thứ ba.

- Thời gian triển khai: Đảm bảo hệ thống ERP đủ linh hoạt để hỗ trợ truyền dữ liệu từ các hệ thống cũ của bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian, nguồn lực và chi phí triển khai có giá trị.

- Khả năng mở rộng: Điều quan trọng là phải xem xét một hệ thống có thể theo kịp quỹ đạo của tổ chức bạn, tiếp cận các thị trường mới và xử lý sự gia tăng theo cấp số nhân về khối lượng giao dịch, khối lượng công việc và dữ liệu.

- Đa tính năng: Bạn sẽ muốn một hệ thống ERP có nhiều mô-đun, tính năng và chức năng để quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm hỗ trợ các tổ chức có nhiều công ty, trang web, ngôn ngữ...

- Khả năng tích hợp: Đảm bảo rằng hệ thống ERP của bạn cung cấp khả năng tích hợp/tương tác liền mạch với các công cụ khác, để cho phép các nhà phát triển tích hợp ERP của bạn với bất kỳ ứng dụng nào của bên thứ ba hoặc ứng dụng của riêng doanh nghiệp.

- TCO thấp hơn: Hãy cân nhắc đầu tư vào một hệ thống quản lý hiện đại, một giải pháp thay thế cho các hệ thống ERP truyền thống phức tạp, có thể cạnh tranh với các đối thủ lớn hơn trên thị trường với mức giá cạnh tranh hơn.

- ERP di động: Hãy tìm hệ thống ERP có phiên bản di động với khả năng truy cập theo thời gian thực, sẵn có ở mọi nơi, mọi lúc để quản lý tổ chức của bạn từ xa và hỗ trợ đại diện dịch vụ/bán hàng của bạn tại hiện trường.

- Hỗ trợ khách hàng: Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy đảm bảo rằng nhà cung cấp hệ thống ERP có dịch vụ và hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy, với đội ngũ chuyên gia giỏi có thể giải quyết các câu hỏi và yêu cầu của bạn.

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, hệ thống ERP sẽ hỗ trợ vượt qua những thách thức khó khăn của thị trường và từng bước chinh phục thành công các mục tiêu.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một nền tảng có chức năng mạnh mẽ như ERP, nhưng có chi phí hợp lý và dễ triển khai ứng dụng, hãy tham khảo Bitrix24 - phần mềm quản lý doanh nghiệp tiên tiến hiện đại từ Hoa Kỳ. Bitrix24 có tất cả các tính năng bạn cần để quản lý doanh nghiệp một cách toàn diện: quản lý công việc, quản lý dự án, môi trường truyền thông giao tiếp, CRM… Bitrix24 được Forbes, PCMag, TechRadar… đánh giá cao về khả năng kết nối, cộng tác và quản lý. Tạp chí International Business Times cũng đánh giá đây là hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện vào năm 2023.

Nếu bạn quan tâm đến Bitrix24, xin mời liên hệ với Vitranet24 theo số điện thoại sau để được tư vấn chi tiết:

+ 024.3217.1617 tại khu vực Hà Nội.

+ 028.7309.6077 tại khu vực TP.HCM.