Trong thời đại 4.0, việc xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ đang được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng. Với một hệ thống quản lý doanh nghiệp chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể nâng cao hiệu quả quản trị, năng lực cạnh tranh của tổ chức cũng như hướng tới sự phát triển bền vững.

I. Hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì?

Hệ thống quản lý doanh nghiệp giúp tối ưu hóa hiệu quả vận hành

Hệ thống quản lý doanh nghiệp là các phần mềm được thiết kế để theo dõi và tối ưu hóa quy trình hoạt động, từ đó đảm bảo mọi thứ được vận hành hiệu quả nhất. Nhờ có hệ thống hỗ trợ quản lý, doanh nghiệp dễ dàng xác định và đi theo đúng chiến lược, kế hoạch đề ra. Cụ thể trong đó bao gồm quản lý nhân sự, quản lý quy trình kinh doanh, quản lý thông tin dữ liệu,... và nhiều khía cạnh khác.

Nhiều người vẫn nghĩ rằng chỉ các doanh nghiệp, tổ chức lớn mới cần đến hệ thống để quản lý. Tuy nhiên, trong môi trường đầy cạnh tranh và số hóa nhanh chóng ở hiện tại, tất cả các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn đều cần đến hệ thống hỗ trợ để quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Nhờ giải pháp này, doanh nghiệp không chỉ linh hoạt hơn trong việc đối phó các thách thức bên ngoài, mà còn dễ dàng bắt kịp các cơ hội tiềm năng để phát triển tốt hơn.

II. Lợi ích của hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện

Cho dù tổ chức của bạn thuộc ngành nghề nào, quy mô lớn hay nhỏ cũng đều nên có cho mình một hệ thống quản lý doanh nghiệp phù hợp. Thông qua hệ thống này, doanh nghiệp có thể xây dựng được bộ máy quản trị mạnh mẽ, quản lý hiệu quả các nguồn lực, nâng cao hiệu suất toàn doanh nghiệp và vươn tới thành công.

1. Gia tăng lợi thế cạnh tranh

Phần mềm quản lý doanh nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh hiệu quả. Thay vì giữ nguyên cách làm việc thủ công, hay sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ không có sự kết nối, khiến cho sự phối hợp các phòng ban khó khăn, dữ liệu rời rạc, thì các nền tảng quản lý doanh nghiệp all-in-one hỗ trợ tổ chức tạo sự kết nối xuyên suốt giữa các phòng ban, giúp cho việc quản lý và vận hành trơn tru hơn.

Hệ thống cũng cung cấp cho doanh nghiệp những công cụ cần thiết để quản lý nhân sự, quản lý công việc, thậm chí cả quản lý khách hàng và bán hàng tổng thể. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hiệu quả hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh một cách hiệu quả.

2. Cải tiến quy trình làm việc

Theo dõi tiến độ công việc để điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết

Hệ thống quản lý doanh nghiệp hiện đại với tính năng tự động hóa quy trình, có thể hạn chế tối đa thao tác chuyển giao thông tin thủ công để tránh sai sót, giảm thiểu quy trình rườm rà lặp đi lặp lại giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Từ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình.

Tất cả mọi thành viên trong tổ chức đều dễ dàng tiếp cận dữ liệu, kết nối với đầu mối liên lạc tại phòng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ. Lúc này, hệ thống quản lý doanh nghiệp giống như một trợ thủ đắc lực, giúp cải tiến cách thức vận hành, nâng cao năng suất nhờ những quy trình liền mạch, liên thông và tự động hóa.

3. Nâng cao khả năng dự báo chính xác

Hệ thống quản trị doanh nghiệp cung cấp các báo cáo trực quan theo thời gian thực, với những thông tin hữu ích về: số lượng khách hàng, số lượng hàng bán ra hay các giai đoạn cao điểm,… Điều này giúp nhà quản lý và lãnh đạo có cái nhìn tổng thể và dữ liệu chính xác, để đưa ra những quyết định quan trọng và lập kế hoạch chiến lược.

Với việc đưa ra dự báo tốt hơn, các doanh nghiệp có thể giảm chi phí kinh doanh một cách hiệu quả, giúp tiết kiệm vốn cũng như chủ động hơn trong công việc quản lý.

4. Tăng cường hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận

Họp trực tuyến để thảo luận dự án giữa các phòng ban

Không nhà lãnh đạo nào muốn điều hành một doanh nghiệp mà bộ phận hoạt động riêng lẻ, tách biệt nhau. Sự tương tác giữa các bộ phận là một phần quan trọng thiết yếu, đặc biệt khi các dự án kinh doanh thường liên quan đến sự phối hợp của nhiều bộ phận với nhau.

Với việc dữ liệu được tập trung và nhất quán nền tảng quản lý, các phòng ban có thể chia sẻ thông tin và cộng tác bất cứ khi nào cần. Điều thú vị của hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện là nó cập nhật theo thời gian thực, vì vậy cho dù bạn đang sử dụng phần mềm ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào, thì cơ hội thảo luận, chia sẻ thông tin và sử dụng dữ liệu luôn sẵn sàng và cập nhật mới nhất.

5. Mở rộng nguồn tài nguyên của doanh nghiệp

Hệ thống quản lý doanh nghiệp với các công cụ và tính năng hữu ích cho từng bộ phận được kết nối với nhau, cùng khả năng mở rộng và tích hợp với các ứng dụng khác đáp ứng linh hoạt nhu cầu quản trị khi quy mô tổ chức thay đổi.

Doanh nghiệp có thể tăng số lượng người dùng, thêm bớt các phần mềm cần thiết để phù hợp với thực trạng quản trị. Đây là một trong những điểm nổi bật của các nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện so với các hệ thống riêng lẻ.

6. Sắp xếp quy trình hợp lý

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sở hữu hệ thống quy trình, thủ tục công việc của riêng mình. Với các doanh nghiệp nhỏ, quy trình thường đơn giản và số lượng không nhiều, có thể dễ dàng phối hợp với nhau. Vì vậy, những doanh nghiệp này thường ưu tiên các phần mềm tối ưu từng nghiệp vụ.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển sẽ kéo theo nhiều quy trình phức tạp, rắc rối hơn. Doanh nghiệp lúc này cần chú trọng ứng dụng công nghệ, chuyên nghiệp hóa quy trình nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển và tìm kiếm những cơ hội mới.

Vì vậy, những doanh nghiệp vừa và lớn luôn cần hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện để tự động hóa quy trình làm việc, liên thông giữa các phòng ban và các nghiệp vụ cốt lõi để nâng cao năng suất đồng thời ngăn chặn sự lãng phí và cải thiện hiệu quả hoạt động.

7. Đảm bảo sự tuân thủ nội quy

Một trong những lợi ích nổi bật của hệ thống quản lý doanh nghiệp là khả năng theo dõi, giám sát, đảm bảo nhân sự tuân thủ quy định chung. Các nền tảng này được thiết kế để theo dõi những thay đổi, vi phạm xảy ra khi làm việc. Nhờ đó, nó thúc đẩy mọi người hoạt động theo đúng quy định, quy trình nội bộ.

III. Gợi ý 6 bước giúp xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Bước 1: Ban lãnh đạo thống nhất hướng triển khai

Ban lãnh đạo cần họp bàn và thống nhất chiến lược

Để triển khai hệ thống quản lý doanh nghiệp, ban lãnh đạo công ty cần đạt được sự đồng thuận. Họ phải thống nhất mục tiêu, ban hành chiến lược hành động và truyền thông đến từng thành viên.

Việc triển khai nền tảng quản lý toàn diện cần được thống nhất từ cấp lãnh đạo đến cấp nhân viên. Người lãnh đạo sẽ chia nhỏ mục tiêu theo giai đoạn để phân chia công việc hợp lý. Trong khi đó, đội ngũ nhân sự nắm được vị trí của mình trên bức tranh tổng quan và tập trung hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn.

Bước 2: Lựa chọn đơn vị cung cấp hệ thống quản lý doanh nghiệp uy tín

Nhà cung cấp phần mềm uy tín, chất lượng sẽ giúp quá trình chuyển đổi hệ thống quản lý diễn ra suôn sẻ. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp tìm ra nhà cung cấp, tư vấn phù hợp?

Khi tìm hiểu về các lựa chọn trên thị trường, doanh nghiệp nên đánh giá dựa trên một số tiêu chuẩn sau:

- Giải pháp mới làm nổi bật lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp như thế nào?

- Giải pháp này giúp khắc phục khó khăn hiện tại của doanh nghiệp như thế nào?

- Giải pháp có phù hợp với văn hóa và mô hình hoạt động của doanh nghiệp không?

- Kinh nghiệm và mức độ uy tín của nhà cung cấp so với các đơn vị khác?

Bước 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và chức năng nghiệp vụ

Mẫu sơ đồ tổ chức được lưu trong nền tảng quản lý doanh nghiệp

Ở bước này, nhà lãnh đạo cần phác thảo sơ đồ cơ cấu tổ chức hợp lý, làm rõ chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận.

3.1. Xây dựng hệ thống quản trị tài chính – kế toán

Quản trị tài chính bao gồm quản trị nguồn vốn, tài sản, các quan hệ tài chính phát sinh như khoản phải thu – khoản phải trả với mục đích tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đây là nghiệp vụ cốt lõi nên doanh nghiệp cần thiết lập ngay sau khi đã xác định cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.

Các cấp quản lý cùng nhân sự chuyên môn của doanh nghiệp sẽ xây dựng quy trình, quy định, hướng dẫn từng bước tạm ứng, thanh quyết toán, theo dõi và thu hồi công nợ,…

3.2. Xây dựng dựng hệ thống quản trị nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực của tổ chức là đội ngũ duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh ổn định. Do vậy, doanh nghiệp nên thiết lập các nền tảng quản lý chặt chẽ bằng cách củng cố cơ chế tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và nâng cao năng lực làm việc của nhân viên.

3.3. Xây dựng hệ thống quản trị bán hàng

Hoạt động bán hàng tạo ra khoản lợi nhuận chính cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Ban lãnh đạo công ty cần ưu tiên thiết lập các quy trình, hướng dẫn quản lý hoạt động bán hàng và xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Đồng thời, doanh nghiệp nên kết hợp quản lý xuất – nhập – tồn kho chi tiết để tránh thất thoát, hư hỏng hàng hóa.

3.4. Xây dựng hệ thống quản trị điều hành

Bước hoàn thiện hệ thống quản lý doanh nghiệp là ban hành quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý công việc, dự án cùng tài liệu, tài sản của doanh nghiệp.

Bước 4: Kiểm tra hiệu quả vận hành của hệ thống

Nhằm đảm bảo tiến độ công việc, doanh nghiệp phải kiểm tra và đánh giá hệ thống định kỳ. Việc kiểm tra đều đặn giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện những lỗi sai trong quy trình, dự đoán trước vấn đề có thể xảy ra.

Bước 5: Kiểm soát chi phí

Tính toán và kiểm soát chi phí rất là quan trọng

Để tránh việc chi phí triển khai cao hơn chi phí dự tính ban đầu, người lãnh đạo cần hoạch định chi phí một cách chi tiết và quyết toán thường xuyên. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên lưu ý dự tính ngân sách từ khi bắt đầu cho đến hai, ba tháng sau khi chiến dịch cải tiến hệ thống kết thúc.

Bước 6: Theo dõi hành trình và kết quả hoàn thành mục tiêu

Khác với thành công về doanh số, rất khó để xác định mức độ thành công của quá trình ứng dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp. Bởi lẽ, nó bao gồm nhiều yếu tố vô hình như quản lý sự thay đổi hay sự tuân thủ của đội ngũ.

Đó là lý do doanh nghiệp cần đặt ra các chỉ số cụ thể để đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu như mốc thời gian, hiệu suất hoặc kết quả bán hàng,… Người lãnh đạo cũng nên thường xuyên kiểm tra báo cáo công việc để nắm bắt kịp thời các ưu, nhược điểm trong cách thức làm việc mới.

IV. Lựa chọn hệ thống quản lý doanh nghiệp nào cho tổ chức của bạn?

Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống quản lý doanh nghiệp cho tổ chức của mình để cải thiện hiệu quả hoạt động, xin mời tham khảo giải pháp quản lý tổng thể E-Office Vitranet24.

Hệ thống E-Office của Vitranet24 với nhiều tính năng tiện ích

Phần mềm quản lý doanh nghiệp E-Office Vitranet24 được xây dựng trên Bitrix24 - nền tảng công nghệ tiên tiên thế giới, cung cấp các tính năng và bộ công cụ mạnh mẽ giúp tăng cường hiệu quả quản lý, tự động hoá quy trình và giảm thiểu chi phí vận hành. Hệ thống được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam: Nutifood, ngân hàng ACB, bệnh viện Nam Sài Gòn…

E-Office Vitranet24 đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản trị của doanh nghiệp như:

- Quản lý công việc và dự án: lập kế hoạch và giao việc, theo dõi tiến độ, báo cáo kết quả

- Quản lý nhân sự: Quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, nghỉ phép...

- Quản lý tài liệu: Lưu trữ, chia sẻ tài liệu, quản lý phiên bản.

- Môi trường làm việc trực tuyến 24/7: Giao tiếp, tương tác, chia sẻ thông tin giữa các phòng ban.

- Tự động hóa: tự động hóa các quy trình nghiệp vụ lặp đi lặp lại, giúp tiết kiệm thời gian và công sức

Thêm vào đó, phần mềm có thể tích hợp với ứng dụng khác của riêng doanh nghiệp hoặc bên thứ ba, giúp tạo ra môi trường làm việc thống nhất và hiệu quả. Giao diện trực quan, dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng người dùng. Hệ thống được trang bị các tính năng bảo mật tiên tiến, đảm bảo an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.

Với 16+ năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai các giải pháp quản lý, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công hệ thống quản lý doanh nghiệp, đem lại hiệu quả thực sự và cải thiện lập tức vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải!

V. Lời kết

Cùng với sự phát triển của công nghệ, các hệ thống quản lý doanh nghiệp đã tích hợp ngày càng nhiều các tính năng phù hợp cho từng nhu cầu cụ thể của tổ chức, doanh nghiệp. Các phần mềm này đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp tăng thêm lợi thế trong thời đại hiện nay.

(Bài viết được chuyên gia Vitranet24 tổng hợp thông tin từ các trang tư vấn quản lý uy tín tại Việt Nam)