Cải thiện vận hành với phần mềm quản trị doanh nghiệp

Phần mềm quản trị doanh nghiệp là các các hệ thống và ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ, quản lý và tự động hóa các chức năng kinh doanh.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp kết hợp nhiều tính năng khác nhau trong nền tảng duy nhất, tự động hóa các quy trình công việc thiết yếu của doanh nghiệp, người dùng có thể quản lý hiệu quả hơn các hoạt động trong doanh nghiệp: nhân sự, công việc, bán hàng…

I. Có những loại phần mềm quản trị doanh nghiệp nào?

1. Kế toán

Phần mềm quản trị doanh nghiệp này được thiết kế để giúp người quản lý giám sát dữ liệu tài chính quan trọng. Phần mềm có khả năng kết nối với các mô-đun tài chính riêng lẻ để quản lý hàng tồn kho, đơn đặt hàng và các nhiệm vụ liên quan khác. Loại hình quản lý kinh doanh này thường bao gồm báo cáo tài chính dưới dạng bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo lãi lỗ, v.v..

2. Quản lý tài liệu

Hệ thống quản lý tài liệu cho phép các công ty tải lên, truy cập, truy xuất, chia sẻ và sao lưu các tệp và tài liệu một cách hiệu quả và an toàn hơn. Điều này có thể áp dụng cho bất kỳ tài liệu nào được sử dụng trong doanh nghiệp, từ đề xuất, thông báo, đơn đặt hàng, hợp đồng, v.v.

3. CRM

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là công cụ giúp theo dõi, ghi lại và điều phối các tương tác của khách hàng với mục tiêu chuẩn hóa các dịch vụ và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Hệ thống này phù hợp nhất với các nỗ lực tiếp thị và bán hàng; quản lý dịch vụ khách hàng, cung cấp cái nhìn hoàn toàn thống nhất về cách khách hàng tương tác với doanh nghiệp.

4. Quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự giải quyết các quy trình và giải pháp liên quan đến nhân sự của công ty và cũng có thể được sử dụng để quản lý các nhà thầu và nhà cung cấp bên thứ ba. Hình thức quản lý này bao gồm lập lịch trình và theo dõi giờ làm của nhân viên, bảng lương và quản lý phúc lợi...

5. Quản lý nguồn tài nguyên

Quản lý tài nguyên là một loại phần mềm quản trị doanh nghiệp diện rộng, bao gồm quản lý nhân sự, cùng với quản lý tài sản và quản lý hàng tồn kho. Quản lý tài nguyên cũng theo dõi và điều phối tài chính, công nghệ và bất kỳ tài nguyên nào khác có thể cần được lên kế hoạch, phân bổ, phân phối và hạch toán.

6. Tiếp thị và bán hàng

Tự động hóa tiếp thị, lưu trữ thông tin khách hàng, tiếp thị qua email, quản lý các kênh truyền thông xã hội và phân tích tiếp thị/bán hàng… Loại phần mềm quản trị doanh nghiệp này sử dụng tính năng tự động hóa để nuôi dưỡng và theo dõi khách hàng tiềm năng thông qua quy trình bán hàng, đồng thời giúp nhóm bán hàng xác định và chốt khách hàng tiềm năng mới.

7. Quản lý dự án

Phần mềm quản lý công việc và dự án được sử dụng để điều phối, kiểm soát và tự động hóa quy trình công việc kinh doanh. Quản lý dự án có thể kết hợp các thông báo tự động, theo dõi thời gian và phân công nhiệm vụ.

II. Phần mềm quản trị doanh nghiệp mang lại lợi ích gì?

1. Giải pháp quản lý thống nhất

Lợi ích chính của phần mềm quản trị doanh nghiệp là nó cho phép các tổ chức kiểm soát đầy đủ các hoạt động kinh doanh từ một trung tâm tập trung. Thay vì phải sử dụng nhiều hệ thống khác nhau để xử lý các hoạt động đa dạng trong doanh nghiệp, các công ty có thể tận hưởng giải pháp quản lý tập trung thông qua một hệ thống duy nhất.

2. Kết nối nội bộ

Phần mềm quản trị kinh doanh không chỉ tập hợp các công cụ và tính năng hữu ích; nó cũng tập hợp các phòng ban, chi nhánh của doanh nghiệp lại với nhau. Mọi người tham gia đều có thể truy cập vào nguồn dữ liệu minh bạch, tạo điều kiện cải thiện hoạt động giao tiếp và phối hợp trong các dự án, nhiệm vụ.

3. Tăng độ chính xác của dữ liệu

Bằng cách triển khai các giải pháp tự động hóa hiệu quả trên tất cả các ứng dụng được kết nối, các tổ chức có thể giảm đáng kể lỗi thủ công. Độ chính xác dữ liệu tăng lên này không chỉ giúp ngăn ngừa những sai lầm nghiêm trọng, mà còn cung cấp cho doanh nghiệp bộ dữ liệu đáng tin cậy hơn để xem xét hiệu suất, đánh giá dự án và xây dựng chiến lược.

4. Cải thiện hiệu quả

Tự động hóa quy trình cho phép các công ty đạt được nhiều thành tựu hơn trong khi sử dụng ít nguồn lực hơn (chẳng hạn như tiền bạc, thời gian hoặc nhân viên). Nói cách khác, khi được xây dựng trên các công nghệ tự động hóa hiệu quả, phần mềm quản trị doanh nghiệp có thể là giải pháp đáng tin cậy cho các tổ chức muốn cải thiện hiệu quả quản lý và vận hành.

III. Những yếu tố nên xem xét khi chọn lựa phần mềm quản trị doanh nghiệp

Các tổ chức đang tìm kiếm phần mềm quản trị doanh nghiệp nên hiểu rõ về nhu cầu của mình, và nên dành thời gian để đánh giá các lựa chọn trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

1. Tùy chọn triển khai

Việc chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp dựa trên đám mây sẽ cho phép tổ chức tận dụng tối đa chức năng của phần mềm mà không phải cài đặt máy chủ, thiết lập, bảo trì, sửa chữa, cập nhật hoặc bảo mật. Mặt khác, giải pháp máy chủ tại chỗ giúp doanh nghiệp tự do hơn trong việc lựa chọn chính xác cách họ quản lý các chức năng kinh doanh của mình, nhưng cũng khiến họ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc quản lý và bảo mật phần mềm.

2. Khả năng tích hợp

Do sự phức tạp của hoạt động kinh doanh hiện đại, nhiều tổ chức sẽ cần nhiều tính năng hơn từ phần mềm quản trị doanh nghiệp của họ so với khả năng sẵn có của hệ thống. Nếu đúng như vậy, các tổ chức này nên ưu tiên các phần mềm quản trị doanh nghiệp có thể dễ dàng tích hợp với các ứng dụng độc lập.

3. Quy mô doanh nghiệp

Cuối cùng, các tổ chức nên xem xét quy mô của chính mình cũng như mức tăng trưởng dự kiến ​​khi đầu tư vào phần mềm quản lý doanh nghiệp. Nói chung, doanh nghiệp càng lớn, càng phức tạp thì càng cần nhiều biện pháp kiểm soát, tự động hóa và liên kết giữa công nghệ và dữ liệu để hoạt động hiệu quả. Mặt khác, các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể sẽ hoạt động hiệu quả với phần mềm quản trị doanh nghiệp cơ bản.

(Bài viết được chuyên gia Vitranet24 tổng hợp thông tin từ các trang tư vấn quản lý uy tín quốc tế)