QUẢN LÝ TÀI LIỆU KHOA HỌC, DỄ DÀNG TÌM KIẾM, DỄ DÀNG THAO TÁC VỚI E-OFFICE VITRANET24

Dữ liệu của doanh nghiệp bao gồm các tài liệu, công văn, file văn bản,… là những tài nguyên quan trọng và cần được tổ chức, lưu trữ khoa học và dễ dàng tìm kiếm. Bên cạnh đó việc phân quyền sử dụng, phê duyệt, hiệu chỉnh và đảm bảo tính bảo mật trong lưu trữ và chia sẻ tài liệu là vô cùng quan trọng.

+ Nếu bạn đang gặp rắc rối với hàng tá tài liệu trôi nổi, chưa được lưu trữ, quản lý
+ Tài liệu khi cần không thể tìm thấy
+ Phê duyệt ban hành, hiệu chỉnh tài liệu khó khăn
+ Khối lượng tài liệu nhiều, tốn dung lượng và nơi lưu trữ
+ Chưa có công cụ quản lý và lưu trữ, chia sẻ trực tuyến,
…

 
Vậy ĐÂY CHÍNH LÀ GIẢI PHÁP CHO BẠN. Bộ công cụ giúp quản lý và số hoá tài liệu đơn giản, giải quyết thẳng các vấn đề nêu trên.

  - Tiết kiệm không gian làm việc, giảm chi phí và tăng hiệu quả vận hành tài liệu
  - Hiện thực hóa quy trình trên giấy lên hệ thống;
  - Các tài lưu lưu hàng được giám sát chặt chẽ; có sự liên kết giữa các cá nhân – bộ phận – phòng/ban.
  - Giảm tối đa thời gian chờ đợi phê duyệt, cũng như các chi phí.
  - Tiến độ công việc được đẩy nhanh hơn gấp nhiều lần.
  - Độ bảo mật dữ liệu cao.

1. Thông tin văn bản

Các trường để nhập thông tin tài liệu đầy đủ, trực quan, dễ dàng cho người sử dụng.

2. Kiểm soát đề xuất và Cảnh báo hệ thống

Những tài liệu được gửi đi sẽ được phần mềm chủ động kiểm soát đề xuất tại từng bước xét duyệt. Những cảnh báo nhắc nhở duyệt/ từ chối duyệt/ quá hạn duyệt để người dùng nắm rõ.

3. Phê duyệt đề xuất

Các tài liệu được phê duyệt nhanh chóng mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị thuận tiện cho người dùng. Quá trình duyệt có thể tùy chỉnh đính kèm ý kiến đến thành viên liên quan. Giúp mọi thành viên tham gia tiến trình nhanh chóng cập nhập chuẩn xác tình hình. Các thông tin phê duyệt hiển thị đầy đủ, rõ ràng, trực quan.

 

4. Văn bản ban hành được gửi đến nhân viên

Các tài liệu khi gửi đến nhân sự sẽ được xem trực tiếp văn bản trên E - Office mà không cần tải về máy tính. Người sử dụng nhận trực tiếp cảnh báo, có thể sử dụng quy trình “Phát hành bổ sung” khi cần.
Hệ thống kiểm soát phân quyền xem văn bản chặt chẽ. Đảm bảo được tính bảo mật của văn bản.

5. Danh sách các văn bản

  - Tổng hợp các văn bản đã ban hành.
  - Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất/ duyệt. Danh sách văn bản đã ban hành được tổng hợp giúp người dùng dễ dàng tra cứu.

  - Phân quyền chặt chẽ. Nhân sự công ty thấy được danh sách các văn bản ban hành nhưng được phân quyền mới có thể xem được chi tiết văn bản.

   

6. Và còn nhiều tính năng hỗ trợ khác trong phần mềm E- Office của Vitranet24

Để được tư vấn và hỗ trợ cụ thể về phương án triển khai thành công.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí phần mềm tại.
https://vitranet24.com/san-pham-dich-vu/eoffice/

Liên hệ chuyên gia Vitranet24 để được tư vấn cụ thể về phương án triển khai thành công.
Tại Hà Nội: 02432171617 – địa chỉ: 17 Hạ Hồi, P.Trần Hưng Đạo, Q.Hoàn Kiếm
Tại TP.HCM: 02473096077 – địa chỉ: 185Bis Võ Thị Sáu, P.Võ Thị Sáu, Q.3.