Sức mạnh của quy trình tự động hoá trong doanh nghiệp

Tự động hóa quy trình công việc được xem là một bước tiến công nghệ hoàn toàn mới, giúp doanh nghiệp tháo gỡ toàn bộ nút thắt thường gặp trong quá trình triển khai quy trình trên giấy. Trách nhiệm của từng cá nhân ở từng giai đoạn đều rất rõ ràng, không còn tình trạng chậm tiến độ, bất đồng nội bộ, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển chung của doanh nghiệp.

2. Lợi ích từ việc sử dụng quy trình trong doanh nghiệp

Cải thiện hiệu suất

Thay vì phải gửi email, cập nhật báo cáo tại nhiều công cụ mới có thể chuyển tiếp công việc cho cá nhân khác, toàn bộ các tác vụ đều được tự động hóa ngay trên phần mềm. Bạn có thể chuyển tiếp hoặc hoàn lại tác vụ trước chỉ với 1 cú nhấp chuột. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhanh chóng nắm bắt tiến độ công việc của người thực hiện trước mình để có sự chuẩn bị thời gian hợp lý, đảm bảo deadline được giao.

 
Loại bỏ các tác vụ thủ công mất thời gian, kém hiệu quả

Nghiên cứu chỉ ra, mỗi năm 1 nhân viên văn phòng mất trung bình 69 ngày cho việc trao đổi, báo cáo, họp hành. Các công việc này cứ thế lặp lại tiêu tốn 5 nghìn tỷ đô la trên phạm vi toàn cầu. Trong khi các thao tác đó hoàn toàn có thể thực hiện trên phần mềm với chi phí thậm chí không bằng 1/10.
Thay vì mất thời gian cho những tác vụ thủ công kém hiệu quả, người lao động có thể cải thiện hiệu suất cũng như chất lượng công việc thông qua việc sử dụng phần mềm công nghệ tự động hóa quy trình làm việc.

Sử dụng nhiều nhóm chat, nhiều file dự án, email, nhà quản lý có thể bị nhầm lẫn, hoặc bỏ xót nhiệm vụ. Việc thiết lập nhiều quy trình khác nhau trong cùng một hệ thống giúp dễ dàng phân bổ – kiểm soát – đánh giá chất lượng công việc của từng cá nhân, phòng ban. Quản lý đa nhiệm vụ, đa phòng ban chính xác, tức thời là điểm nổi bật phần mềm tự động hóa quy trình mang lại.

Minh bạch, dễ kiểm soát, tăng sự tin cậy

Với hệ thống quản lý quy trình, không có những đầu việc không tên hay không có những tranh cãi so bì người làm ít người làm nhiều, người làm tốt lại không được đánh giá cao. Ngay khi được giao việc, thông báo sẽ được gửi tức thời đến người được phân công trên cả 2 nền tảng Web và App di động. Toàn bộ thông tin về số lượng công việc, tiến độ và chất lượng triển khai của từng cá nhân cũng được cập nhật công khai trên phần mềm. Cơ sở để đánh giá chính xác hiệu suất làm việc cũng như quyết định tăng lương, khen thưởng của lãnh đạo cho các cá nhân, bộ phận.

Tự động hóa quy trình xây dựng một văn hóa làm việc chuyên nghiệp, gắn kết. Mỗi cá nhân, phòng ban giữ một nhiệm vụ riêng nhưng cùng nỗ lực hướng tới mục tiêu chung là sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp.
Một văn hóa chất lượng tạo ra những nhân viên hài lòng, chìa khóa giữ chân nhân tài cũng như cải thiện hiệu suất đội ngũ nhân sự.

 
Hạn chế sai sót

Một doanh nghiệp hoạt động không bao giờ xảy ra sai sót là điều không thể, nhưng chủ động trong việc xác định đúng lỗi và ngăn ngừa chúng ngay từ đầu là điều có thể làm được. Với hệ thống quản lý quy trình làm việc, lãnh đạo sẽ dễ dàng nhìn thấy chính xác nút thắt doanh nghiệp đang gặp phải để nhanh chóng có phương án xử lý. Và đương nhiên, đó cũng là bài học để không có bất kỳ lỗi sai tương tự nào xảy ra nữa.

Gia tăng kết nối

Tự động hóa quy trình làm việc kết nối nhiều thực thể – con người, phần mềm và văn hóa làm việc. Phần mềm là nơi thiết lập các nhiệm vụ, chỉ rõ mối quan hệ phụ thuộc của từng cá nhân, phòng ban trong việc thực hiện quy trình chung. Là công cụ giao tiếp kết nối nhân sự, là môi trường trao đổi thuận tiện chỉ liên quan đến công việc. Đó cũng là bàn đạp xây dựng văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp, gắn kết hướng đến một mục tiêu duy nhất là sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.

3. Tầm quan trọng của quy trình tự động hoá trong doanh nghiệp

- Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của Sếp mà không biết phải làm thế nào? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý Sếp.
- Đối với những quá trình công việc cần sự phối hợp nhóm (teamwork) thì quy trình giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào?
- Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện

Để xác định tự động hóa quy trình có mang lại hiệu quả rõ rệt cho doanh nghiệp bạn hay không, bạn trước hết cần xác định chính xác vì sao cần tự động hóa quy trình? Đơn giản để chạy theo xu thế, hay để giải quyết triệt để những khó khăn tồn tại ở cách làm việc cũ nhằm tối ưu thời gian làm việc và cải thiện chất lượng làm việc của đội ngũ nhân sự?

Xây dựng quy trình chuẩn

Tuân thủ theo mô hình BPM Life Cycle, một quy trình “chuẩn mực” được xây dựng và vận hành theo 5 bước:

Bước 1: Design (Xây dựng quy trình)
Bước 2: Modelling (Mô hình hóa quy trình)
Bước 3: Execution (Kiểm soát quy trình)
Bước 4: Monitoring (Đánh giá hiệu quả)
Bước 5: Optimization (Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình)

Công thức 5W – 1H – 5M được khuyến khích áp dụng nhằm mô hình hóa quy trình thành các thẻ mô tả, cải thiện việc phối hợp đa chức năng giữa các nguồn lực trong doanh nghiệp để đem lại hiệu quả vận hành cao nhất.
Nội dung công thức 5W – 1H – 5M bao gồm:
5W – 1H: Trả lời 6 câu hỏi:
Why: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
What: Xác định nội dung công việc
Where, When, Who: Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc
How: Xác định phương pháp thực hiện công việc
5M: Xác định nguồn lực
Man: nguồn nhân lực
Money: Chi phí
Material: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng
Machine: máy móc/công nghệ
Method: phương pháp làm việc

Sau khi thiết lập 1 quy trình chuẩn, doanh nghiệp nên nghiên cứu lựa chọn một phần mềm công nghệ giải quyết bài toán số hóa và thiết lập đa quy trình trên một giao diện trực tuyến.

Bitrix24 đi kèm với các công cụ quản lý quy trình và tự động hóa quy trình kinh doanh trực tuyến miễn phí có thể nâng cao năng suất, đồng thời loại bỏ nhu cầu thực hiện các tác vụ thường xuyên theo cách thủ công.
Hệ thống này độc lập và có thể được sử dụng để thiết lập, tiêu chuẩn hóa và giám sát các quy trình và quy trình làm việc trong bất kỳ phòng ban nào của công ty.

 
Đào tạo nhân viên

Việc từ bỏ một thói quen cũ là rất khó, chưa kể tiếp cận công nghệ mới cũng không hề dễ dàng đối với toàn thể đội ngũ nhân viên. Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần liên kết với bộ phận hỗ trợ đơn vị cung cấp phần mềm để triển khai đào tạo, đảm bảo 100% nhân viên nắm rõ các bước thực hiện quy trình trên 2 nền tảng Web và App di động.

Đo lường hiệu quả

Khi quy trình mới đi vào hoạt động, ban lãnh đạo nên chú trọng đến kết quả ứng dụng phần mềm của nhân sự, họ có tích cực sử dụng không, phối hợp làm việc giữa các phòng ban có hiệu quả không? Việc tổ chức họp lắng nghe chia sẻ của những cá nhân trực tiếp sử dụng phần mềm cũng vô cùng quan trọng, giúp lãnh đạo xác định chính xác vướng mắc đang gặp phải để có phương án cải thiện, hỗ trợ nhân viên làm việc năng suất và hiệu quả hơn.

Với bộ công cụ tự tạo quy trình trong Bitrix24 sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện các quy trình, mang đến sự tiện dụng và tạo ra hiệu quả cao trong các hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí vận hành, nhân lực cũng như thời gian cho các hoạt động kinh doanh.