Sức mạnh của quy trình tự động hoá trong doanh nghiệp

Sức mạnh của quy trình tự động hoá trong doanh nghiệp
03.03.2021 2653
Tự động hóa quy trình thời đại công nghệ số không còn là lựa chọn, mà là xu thế tất yếu buộc lãnh đạo doanh nghiệp phải nghiêm túc triển khai thực hiện vì sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.

1. Quy trình tự động hoá trong doanh nghiệp là gì?

Tự động hóa quy trình được hiểu là một chuỗi các hành động tự động được tạo ra xuyên suốt quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp đảm bảo mọi luồng công việc diễn ra trôi chảy mà không gặp bất kỳ rào cản nào.


Tự động hoá trở thành quy trình “cần phải có” cho doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số 4.0. Ảnh: Internet

Tự động hóa quy trình công việc được xem là một bước tiến công nghệ hoàn toàn mới, giúp doanh nghiệp tháo gỡ toàn bộ nút thắt thường gặp trong quá trình triển khai quy trình trên giấy. Trách nhiệm của từng cá nhân ở từng giai đoạn đều rất rõ ràng, không còn tình trạng chậm tiến độ, bất đồng nội bộ, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển chung của doanh nghiệp.

2. Lợi ích từ việc sử dụng quy trình trong doanh nghiệp

Cải thiện hiệu suất

Thay vì phải gửi email, cập nhật báo cáo tại nhiều công cụ mới có thể chuyển tiếp công việc cho cá nhân khác, toàn bộ các tác vụ đều được tự động hóa ngay trên phần mềm. Bạn có thể chuyển tiếp hoặc hoàn lại tác vụ trước chỉ với 1 cú nhấp chuột. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhanh chóng nắm bắt tiến độ công việc của người thực hiện trước mình để có sự chuẩn bị thời gian hợp lý, đảm bảo deadline được giao.
 
Loại bỏ các tác vụ thủ công mất thời gian, kém hiệu quả

Nghiên cứu chỉ ra, mỗi năm 1 nhân viên văn phòng mất trung bình 69 ngày cho việc trao đổi, báo cáo, họp hành. Các công việc này cứ thế lặp lại tiêu tốn 5 nghìn tỷ đô la trên phạm vi toàn cầu. Trong khi các thao tác đó hoàn toàn có thể thực hiện trên phần mềm với chi phí thậm chí không bằng 1/10.
Thay vì mất thời gian cho những tác vụ thủ công kém hiệu quả, người lao động có thể cải thiện hiệu suất cũng như chất lượng công việc thông qua việc sử dụng phần mềm công nghệ tự động hóa quy trình làm việc.

Kết hợp dễ dàng nhiều nhiệm vụ, đa phòng ban

Sử dụng nhiều nhóm chat, nhiều file dự án, email, nhà quản lý có thể bị nhầm lẫn, hoặc bỏ xót nhiệm vụ. Việc thiết lập nhiều quy trình khác nhau trong cùng một hệ thống giúp dễ dàng phân bổ – kiểm soát – đánh giá chất lượng công việc của từng cá nhân, phòng ban. Quản lý đa nhiệm vụ, đa phòng ban chính xác, tức thời là điểm nổi bật phần mềm tự động hóa quy trình mang lại.

Minh bạch, dễ kiểm soát, tăng sự tin cậy

Với hệ thống quản lý quy trình, không có những đầu việc không tên hay không có những tranh cãi so bì người làm ít người làm nhiều, người làm tốt lại không được đánh giá cao. Ngay khi được giao việc, thông báo sẽ được gửi tức thời đến người được phân công trên cả 2 nền tảng Web và App di động. Toàn bộ thông tin về số lượng công việc, tiến độ và chất lượng triển khai của từng cá nhân cũng được cập nhật công khai trên phần mềm. Cơ sở để đánh giá chính xác hiệu suất làm việc cũng như quyết định tăng lương, khen thưởng của lãnh đạo cho các cá nhân, bộ phận.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Tự động hóa quy trình xây dựng một văn hóa làm việc chuyên nghiệp, gắn kết. Mỗi cá nhân, phòng ban giữ một nhiệm vụ riêng nhưng cùng nỗ lực hướng tới mục tiêu chung là sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp.
Một văn hóa chất lượng tạo ra những nhân viên hài lòng, chìa khóa giữ chân nhân tài cũng như cải thiện hiệu suất đội ngũ nhân sự.
 
Hạn chế sai sót

Một doanh nghiệp hoạt động không bao giờ xảy ra sai sót là điều không thể, nhưng chủ động trong việc xác định đúng lỗi và ngăn ngừa chúng ngay từ đầu là điều có thể làm được. Với hệ thống quản lý quy trình làm việc, lãnh đạo sẽ dễ dàng nhìn thấy chính xác nút thắt doanh nghiệp đang gặp phải để nhanh chóng có phương án xử lý. Và đương nhiên, đó cũng là bài học để không có bất kỳ lỗi sai tương tự nào xảy ra nữa.

Gia tăng kết nối

Tự động hóa quy trình làm việc kết nối nhiều thực thể – con người, phần mềm và văn hóa làm việc. Phần mềm là nơi thiết lập các nhiệm vụ, chỉ rõ mối quan hệ phụ thuộc của từng cá nhân, phòng ban trong việc thực hiện quy trình chung. Là công cụ giao tiếp kết nối nhân sự, là môi trường trao đổi thuận tiện chỉ liên quan đến công việc. Đó cũng là bàn đạp xây dựng văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp, gắn kết hướng đến một mục tiêu duy nhất là sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.

3. Tầm quan trọng của quy trình tự động hoá trong doanh nghiệp

- Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của Sếp mà không biết phải làm thế nào? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý Sếp.
- Đối với những quá trình công việc cần sự phối hợp nhóm (teamwork) thì quy trình giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào?
- Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện

4. Làm thế nào để xây dựng bộ quy trình tự động trong doanh nghiệp?

Xác định mục tiêu

Để xác định tự động hóa quy trình có mang lại hiệu quả rõ rệt cho doanh nghiệp bạn hay không, bạn trước hết cần xác định chính xác vì sao cần tự động hóa quy trình? Đơn giản để chạy theo xu thế, hay để giải quyết triệt để những khó khăn tồn tại ở cách làm việc cũ nhằm tối ưu thời gian làm việc và cải thiện chất lượng làm việc của đội ngũ nhân sự?

Xây dựng quy trình chuẩn

Tuân thủ theo mô hình BPM Life Cycle, một quy trình “chuẩn mực” được xây dựng và vận hành theo 5 bước:


Mô hình xây dựng và quản lý quy trình BPM Life Cycle

Bước 1: Design (Xây dựng quy trình)
Bước 2: Modelling (Mô hình hóa quy trình)
Bước 3: Execution (Kiểm soát quy trình)
Bước 4: Monitoring (Đánh giá hiệu quả)
Bước 5: Optimization (Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình)

Công thức 5W – 1H – 5M được khuyến khích áp dụng nhằm mô hình hóa quy trình thành các thẻ mô tả, cải thiện việc phối hợp đa chức năng giữa các nguồn lực trong doanh nghiệp để đem lại hiệu quả vận hành cao nhất.
Nội dung công thức 5W – 1H – 5M bao gồm:
5W – 1H: Trả lời 6 câu hỏi:
Why: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
What: Xác định nội dung công việc
Where, When, Who: Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc
How: Xác định phương pháp thực hiện công việc
5M: Xác định nguồn lực
Man: nguồn nhân lực
Money: Chi phí
Material: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng
Machine: máy móc/công nghệ
Method: phương pháp làm việc

Chọn giải pháp tự động hóa quy trình phù hợp

Sau khi thiết lập 1 quy trình chuẩn, doanh nghiệp nên nghiên cứu lựa chọn một phần mềm công nghệ giải quyết bài toán số hóa và thiết lập đa quy trình trên một giao diện trực tuyến.
Bitrix24 đi kèm với các công cụ quản lý quy trình và tự động hóa quy trình kinh doanh trực tuyến miễn phí có thể nâng cao năng suất, đồng thời loại bỏ nhu cầu thực hiện các tác vụ thường xuyên theo cách thủ công.
Hệ thống này độc lập và có thể được sử dụng để thiết lập, tiêu chuẩn hóa và giám sát các quy trình và quy trình làm việc trong bất kỳ phòng ban nào của công ty.
 
Đào tạo nhân viên

Việc từ bỏ một thói quen cũ là rất khó, chưa kể tiếp cận công nghệ mới cũng không hề dễ dàng đối với toàn thể đội ngũ nhân viên. Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần liên kết với bộ phận hỗ trợ đơn vị cung cấp phần mềm để triển khai đào tạo, đảm bảo 100% nhân viên nắm rõ các bước thực hiện quy trình trên 2 nền tảng Web và App di động.

Đo lường hiệu quả

Khi quy trình mới đi vào hoạt động, ban lãnh đạo nên chú trọng đến kết quả ứng dụng phần mềm của nhân sự, họ có tích cực sử dụng không, phối hợp làm việc giữa các phòng ban có hiệu quả không? Việc tổ chức họp lắng nghe chia sẻ của những cá nhân trực tiếp sử dụng phần mềm cũng vô cùng quan trọng, giúp lãnh đạo xác định chính xác vướng mắc đang gặp phải để có phương án cải thiện, hỗ trợ nhân viên làm việc năng suất và hiệu quả hơn.
Với bộ công cụ tự tạo quy trình trong Bitrix24 sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện các quy trình, mang đến sự tiện dụng và tạo ra hiệu quả cao trong các hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí vận hành, nhân lực cũng như thời gian cho các hoạt động kinh doanh.
★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
9 lợi ích của phần mềm văn phòng điện tử
25.07.2024 64
Phần mềm văn phòng điện tử đang được ưa chuộng sử dụng tại nhiều doanh nghiệp bởi những lợi ích nó đem lại trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động.
Forbes: Xu hướng công nghệ cho nửa cuối năm 2024
23.07.2024 62
Chúng ta nên phát triển những xu hướng nào nửa cuối 2024, và những gì nên loại bỏ để có thể phát triển doanh nghiệp tốt hơn?
Làm sao lựa chọn CRM bất động sản phù hợp nhất?
23.07.2024 212
Một CRM bất động sản phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn là rất quan trọng để chuẩn hóa quy trình, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và chốt được nhiều giao dịch hơn.
Cải thiện vận hành với phần mềm quản trị doanh nghiệp
18.07.2024 279
Phần mềm quản trị doanh nghiệp là các các hệ thống và ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ, quản lý và tự động hóa các chức năng kinh doanh.
Vì sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý khách hàng?
10.07.2024 253
Trong thời đại số, việc quản lý và chăm sóc khách hàng là yếu tố không thể thiếu để tạo nên thành công của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu, chăm sóc khách hàng dễ dàng và hiệu quả hơn.
4 trụ cột của môi trường làm việc lành mạnh
05.07.2024 316
Một môi trường làm việc lành mạnh chắc chắn cần thiết cho sự thành công của doanh nghiệp. Nó giúp cải thiện sự hài lòng và năng suất của nhân viên, đồng thời giảm tỷ lệ vắng mặt và tỷ lệ thôi việc.
Cải thiện quản lý tài liệu với phần mềm quản lý văn bản
28.06.2024 249
Với sự gia tăng không ngừng số lượng tài liệu qua từng năm, phần mềm quản lý văn bản đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động và lưu trữ thông tin của một doanh nghiệp.
Forbes: 6 lợi ích chính của phần mềm quản lý quan hệ khách hàng
21.06.2024 421
Lợi ích của phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) trải dài trong toàn bộ chu trình bán hàng, từ việc xác định khách hàng tiềm năng cho đến việc khiến họ hài lòng và quay lại nhiều hơn.
Vì sao phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ cần thiết?
20.06.2024 316
Phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ là công cụ hàng đầu giúp giải quyết hiệu quả các vấn đề về quản lý và vận hành doanh nghiệp.
6 cách sử dụng công nghệ để cải thiện năng suất làm việc
15.06.2024 162
Sử dụng công nghệ phù hợp có thể giúp cải thiện năng suất và duy trì sự gắn kết của người lao động với doanh nghiệp.
Forbes: Cách chọn chiến lược phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp
13.06.2024 364
Một tổ chức thường sử dụng một hoặc nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp để bao quát tất cả các khía cạnh hoạt động. Forbes chia sẻ ngắn gọn những điểm mà chủ doanh nghiệp nên cân nhắc trước khi quyết định chiến lược phần mềm cho doanh nghiệp mình.
9 công cụ giao tiếp, công tác hiệu quả cho doanh nghiệp lớn
06.06.2024 225
Các công cụ giao tiếp, cộng tác là chất keo gắn kết nội bộ, giúp tăng hiệu quả công và việc và cải thiện việc quản lý vận hành. Các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý hàng đầu từ Mỹ, đã gợi ý 10 công cụ giao tiếp, cộng tác hiệu quả mà các doanh nghiệp lớn nên tham khảo.
Tăng tốc độ giao tiếp, cộng tác với E-Office Vitranet24
05.06.2024 284
Bạn đang gặp khó khăn trong việc kết nối các nhân sự từ nhiều phòng ban, tìm kiếm tài liệu cũ, hay mất nhiều thời gian để gửi thông báo cho toàn bộ nhân viên? Văn phòng số Vitranet24 sẽ giúp bạn giải quyết ngay lập tức các vấn đề trên.
6 công nghệ doanh nghiệp cỡ vừa không nên bỏ qua
04.06.2024 226
Cho dù bạn đang muốn tối ưu hoạt động, bảo mật dữ liệu hay cải thiện quan hệ khách hàng, 6 công nghệ được gợi ý bởi các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý tiên tiến từ Mỹ sẽ hỗ trợ bạn.
5 CRM di động tốt nhất năm 2024
31.05.2024 246
Phần mềm CRM di động giúp doanh nghiệp quản lý và kết nối với khách hàng một cách dễ dàng mọi lúc mọi nơi, mang lại sức sống mới cho hoạt động kinh doanh. Các chuyên gia của Bitrix24 - công nghệ quản lý tiên tiến từ Mỹ đã gợi ý một vài CRM di động mạnh mẽ doanh nghiệp nên tham khảo.
Quản lý
9 lợi ích của phần mềm văn phòng điện tử
25.07.2024 64
Phần mềm văn phòng điện tử đang được ưa chuộng sử dụng tại nhiều doanh nghiệp bởi những lợi ích nó đem lại trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 484
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Khai thác AI để vận hành xuất sắc trong sản xuất
20.05.2024 344
Trong kỷ nguyên sản xuất hiện đại, việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) vào các quy trình vận hành đã trở thành một chiến lược then chốt để đạt được Hoạt động xuất sắc và tối đa hóa các phương pháp Lean Six Sigma.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3108
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.