Vì sao văn phòng số ngày càng trở nên cần thiết và được nhiều doanh nghiệp quan tâm? Forbes đã chỉ ra những tác động tích cực của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt hiện nay.

I. Tác động về mặt ESG

Đối với nhiều công ty, các vấn đề về môi trường, xã hội và quản trị doanh nghiệp (ESG) đã trở thành mối quan tâm ngày càng lớn của cấp hội đồng quản trị - không chỉ vì lý do tuân thủ đạo đức và quy định pháp luật, mà còn vì nhu cầu ngày càng tăng từ khách hàng và khách hàng tiềm năng.

Sử dụng E-Office có thể hỗ trợ việc giải quyết các vấn đề về ESG.

Theo một nghiên cứu của Unilever, 1/3 người tiêu dùng toàn cầu hiện đang chọn mua hàng từ những thương hiệu mà họ tin rằng sẽ mang lại lợi ích cho xã hội hoặc môi trường. Một nghiên cứu khác của Cone Communications cho thấy 87% người dân nói rằng họ có nhiều khả năng mua sản phẩm từ các công ty ủng hộ các vấn đề môi trường xã hội mà họ tin tưởng, trong khi 76% cho biết họ sẽ từ chối mua hàng từ các công ty có quan điểm trái ngược với họ.

Chuyển đổi số có thể là một công cụ quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề về ESG. Phân tích dữ liệu, trí tuệ nhân tạo và các công nghệ liên quan cải thiện đáng kể việc xác định các hoạt động bất hợp pháp và phi đạo đức trên thị trường tài chính và bán lẻ; công nghệ số hỗ trợ rất nhiều trong việc cung cấp quyền truy cập bình đẳng vào thông tin giúp tăng cường tính minh bạch của công ty và sản phẩm, cũng như nhận thức về sức khỏe. Chuyển đổi số và sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp góp phần làm giảm các tác động tiêu cực đến môi trường như tiêu thụ tài nguyên thiên nhiên, ô nhiễm và lãng phí.

Có lẽ một trong những ví dụ điển hình nhất về số hóa có tác động tích cực đến môi trường, đồng thời mang lại lợi ích lớn về hiệu quả kinh doanh là “văn phòng không giấy tờ” hay còn gọi là “văn phòng số” (tức là giảm việc sử dụng giấy trong quy trình hoạt động).

Xu hướng sử dụng phần mềm văn phòng số ngày càng trở nên phổ biến. Giấy rất tốn chi phí, kém hiệu quả và ngày càng không cần thiết khi các công nghệ không cần giấy tờ trở nên phổ biến và dễ sử dụng. Theo tạp chí Corp!, các doanh nghiệp tại Mỹ tiêu tốn khoảng 8 tỷ đô mỗi năm cho việc quản lý giấy tờ, với trung bình 20 đô cho một tập tài liệu. Ngoài ra, văn phòng số giúp cắt giảm đáng kể chi phí tổng thể và quan trọng là giảm lượng khí thải carbon gây ra.

II. Tác động về mặt hoạt động kinh doanh

Không chỉ có những lợi ích đáng kể về môi trường khi giảm thiểu lượng giấy tiêu thụ, lợi ích về mặt kinh doanh khi sử dụng văn phòng số cũng hấp dẫn không kém. Giấy chiếm không gian lưu trữ vật lý khá lớn. Lượng giấy sử dụng cũng tăng trung bình khoảng 22% mỗi năm ở một doanh nghiệp, ước tính tăng gấp đôi trong vòng bốn năm. Đồng nghĩa với số chi phí phải bỏ ra cho việc sử dụng và quản lý giấy tờ cũng tăng mạnh.

Văn phòng số giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian, và nguồn lực quản lý giấy tờ.

Bằng cách đưa tính năng quản lý tài liệu trực tuyến vào quy trình làm việc, doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Tài liệu số dễ quản lý hơn và an toàn hơn nhiều. Tài liệu giấy không chỉ khó quản lý mà còn dễ thất lạc, và khó tìm kiếm hơn tài liệu được lưu trữ trực tuyến. Một nhân viên văn phòng dành khoảng 30% đến 40% thời gian trong ngày để tìm kiếm tài liệu in. Và các tập đoàn chi khoảng 120 tỷ USD hàng năm cho các văn bản in ấn, mà thường trở nên hết giá trị chỉ sau khoảng ba tháng. Việc sử dụng phần mềm văn phòng số giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực cho những hoạt động khác quan trọng hơn.

Các công ty trên khắp thế giới đang nỗ lực trở chuyển đổi số và dùng ít giấy tờ hơn, hướng tới việc sử dụng PDF để tạo các biểu mẫu và hợp đồng số, nhằm tăng tốc độ tương tác và xử lý công việc.

Hãy bắt đầu việc chuyển sang văn phòng số bằng việc kiểm tra tất cả các quy trình kinh doanh sử dụng giấy tờ trong tổ chức của bạn. Hãy xem xét làm thế nào giấy có thể được thay thế bằng các quy trình số. Ví dụ: các biểu mẫu, hợp đồng, hóa đơn, v.v. thường có thể được thay thế bằng tài liệu PDF, chữ ký điện tử cũng dễ sử dụng và thuận tiện hơn. Quá trình chuyển đổi số sẽ giảm đáng kể giấy tờ, đồng thời tăng tốc và tự động hóa các quy trình kinh doanh cơ bản, từ việc chuyển tài liệu đến đối tác, khách hàng và nhân viên để ký, cho đến xử lý, lưu trữ và truy xuất hồ sơ kinh doanh.

Tương tự như vậy, việc chuyển từ in ấn tài liệu tiếp thị và bán hàng giấy sang tài liệu số có thể cắt giảm đáng kể chi phí in ấn và tiêu thụ giấy, đồng thời giúp cập nhật và cải tiến tài liệu dễ dàng hơn nhiều. Bạn cũng có thể cung cấp khả năng truy cập và hiển thị các tài liệu đó cho các đối tượng khách hàng thông qua trang web của bạn.

Khách hàng, đối tác kinh doanh và nhân viên của bạn sẽ đánh giá cao việc chuyển sang văn phòng số, vì nó giúp cải thiện hiệu quả làm việc, và vì bạn đang góp phần bảo vệ môi trường sống.

(Theo: Forbes)