Forbes: Tác động của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp

Forbes: Tác động của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp
23.04.2024 597

Vì sao văn phòng số ngày càng trở nên cần thiết và được nhiều doanh nghiệp quan tâm? Forbes đã chỉ ra những tác động tích cực của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt hiện nay.

I. Tác động về mặt ESG

Đối với nhiều công ty, các vấn đề về môi trường, xã hội và quản trị doanh nghiệp (ESG) đã trở thành mối quan tâm ngày càng lớn của cấp hội đồng quản trị - không chỉ vì lý do tuân thủ đạo đức và quy định pháp luật, mà còn vì nhu cầu ngày càng tăng từ khách hàng và khách hàng tiềm năng.

tac-dong-cua-van-phong-so-1

Sử dụng E-Office có thể hỗ trợ việc giải quyết các vấn đề về ESG.

Theo một nghiên cứu của Unilever, 1/3 người tiêu dùng toàn cầu hiện đang chọn mua hàng từ những thương hiệu mà họ tin rằng sẽ mang lại lợi ích cho xã hội hoặc môi trường. Một nghiên cứu khác của Cone Communications cho thấy 87% người dân nói rằng họ có nhiều khả năng mua sản phẩm từ các công ty ủng hộ các vấn đề môi trường xã hội mà họ tin tưởng, trong khi 76% cho biết họ sẽ từ chối mua hàng từ các công ty có quan điểm trái ngược với họ.

Chuyển đổi số có thể là một công cụ quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề về ESG. Phân tích dữ liệu, trí tuệ nhân tạo và các công nghệ liên quan cải thiện đáng kể việc xác định các hoạt động bất hợp pháp và phi đạo đức trên thị trường tài chính và bán lẻ; công nghệ số hỗ trợ rất nhiều trong việc cung cấp quyền truy cập bình đẳng vào thông tin giúp tăng cường tính minh bạch của công ty và sản phẩm, cũng như nhận thức về sức khỏe. Chuyển đổi số và sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp góp phần làm giảm các tác động tiêu cực đến môi trường như tiêu thụ tài nguyên thiên nhiên, ô nhiễm và lãng phí.

Có lẽ một trong những ví dụ điển hình nhất về số hóa có tác động tích cực đến môi trường, đồng thời mang lại lợi ích lớn về hiệu quả kinh doanh là “văn phòng không giấy tờ” hay còn gọi là “văn phòng số” (tức là giảm việc sử dụng giấy trong quy trình hoạt động).

Xu hướng sử dụng phần mềm văn phòng số ngày càng trở nên phổ biến. Giấy rất tốn chi phí, kém hiệu quả và ngày càng không cần thiết khi các công nghệ không cần giấy tờ trở nên phổ biến và dễ sử dụng. Theo tạp chí Corp!, các doanh nghiệp tại Mỹ tiêu tốn khoảng 8 tỷ đô mỗi năm cho việc quản lý giấy tờ, với trung bình 20 đô cho một tập tài liệu. Ngoài ra, văn phòng số giúp cắt giảm đáng kể chi phí tổng thể và quan trọng là giảm lượng khí thải carbon gây ra.

II. Tác động về mặt hoạt động kinh doanh

Không chỉ có những lợi ích đáng kể về môi trường khi giảm thiểu lượng giấy tiêu thụ, lợi ích về mặt kinh doanh khi sử dụng văn phòng số cũng hấp dẫn không kém. Giấy chiếm không gian lưu trữ vật lý khá lớn. Lượng giấy sử dụng cũng tăng trung bình khoảng 22% mỗi năm ở một doanh nghiệp, ước tính tăng gấp đôi trong vòng bốn năm. Đồng nghĩa với số chi phí phải bỏ ra cho việc sử dụng và quản lý giấy tờ cũng tăng mạnh.

tac-dong-cua-van-phong-so-2

Văn phòng số giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian, và nguồn lực quản lý giấy tờ.

Bằng cách đưa tính năng quản lý tài liệu trực tuyến vào quy trình làm việc, doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Tài liệu số dễ quản lý hơn và an toàn hơn nhiều. Tài liệu giấy không chỉ khó quản lý mà còn dễ thất lạc, và khó tìm kiếm hơn tài liệu được lưu trữ trực tuyến. Một nhân viên văn phòng dành khoảng 30% đến 40% thời gian trong ngày để tìm kiếm tài liệu in. Và các tập đoàn chi khoảng 120 tỷ USD hàng năm cho các văn bản in ấn, mà thường trở nên hết giá trị chỉ sau khoảng ba tháng. Việc sử dụng phần mềm văn phòng số giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực cho những hoạt động khác quan trọng hơn.

Các công ty trên khắp thế giới đang nỗ lực trở chuyển đổi số và dùng ít giấy tờ hơn, hướng tới việc sử dụng PDF để tạo các biểu mẫu và hợp đồng số, nhằm tăng tốc độ tương tác và xử lý công việc.

Hãy bắt đầu việc chuyển sang văn phòng số bằng việc kiểm tra tất cả các quy trình kinh doanh sử dụng giấy tờ trong tổ chức của bạn. Hãy xem xét làm thế nào giấy có thể được thay thế bằng các quy trình số. Ví dụ: các biểu mẫu, hợp đồng, hóa đơn, v.v. thường có thể được thay thế bằng tài liệu PDF, chữ ký điện tử cũng dễ sử dụng và thuận tiện hơn. Quá trình chuyển đổi số sẽ giảm đáng kể giấy tờ, đồng thời tăng tốc và tự động hóa các quy trình kinh doanh cơ bản, từ việc chuyển tài liệu đến đối tác, khách hàng và nhân viên để ký, cho đến xử lý, lưu trữ và truy xuất hồ sơ kinh doanh.

Tương tự như vậy, việc chuyển từ in ấn tài liệu tiếp thị và bán hàng giấy sang tài liệu số có thể cắt giảm đáng kể chi phí in ấn và tiêu thụ giấy, đồng thời giúp cập nhật và cải tiến tài liệu dễ dàng hơn nhiều. Bạn cũng có thể cung cấp khả năng truy cập và hiển thị các tài liệu đó cho các đối tượng khách hàng thông qua trang web của bạn.

Khách hàng, đối tác kinh doanh và nhân viên của bạn sẽ đánh giá cao việc chuyển sang văn phòng số, vì nó giúp cải thiện hiệu quả làm việc, và vì bạn đang góp phần bảo vệ môi trường sống.

(Theo: Forbes)


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Số hóa các quy trình công việc với E-Office Vitranet24
23.05.2024 92
Có rất nhiều quy trình có thể được số hóa với E-Office Vitranet24. Dưới đây là một số quy trình tiêu biểu mà doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng.
Giải quyết khó khăn trong tương tác giao tiếp với E-Office Vitranet24
21.05.2024 122
E-Office Vitranet24 có bộ công cụ hỗ trợ giao tiếp, tương tác vô cùng hiệu quả. Giúp xây dựng môi trường cộng tác làm việc với tốc độ liên lạc tăng nhanh, đem lại hiệu quả cao.
7 công nghệ chuyển đổi số hữu ích cho doanh nghiệp
16.05.2024 112
Công nghệ chuyển đổi số không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra những cơ hội mới, thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo.
Nâng cao hiệu quả kinh doanh nhờ ứng dụng AI
14.05.2024 213
AI là một công cụ thiết thực, mạnh mẽ đang định hình lại cách chúng ta kinh doanh, giúp các hoạt động trở nên thông minh hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Dịch vụ tư vấn chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp
10.05.2024 261
Vitranet24 cung cấp dịch vụ tư vấn chuyển đổi số và triển khai các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp, giúp các đơn vị đẩy nhanh tự động hoá, tối ưu phương pháp quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Vì sao hệ thống ERP ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm?
08.05.2024 267
Trong thời kỳ chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, các phần mềm quản lý doanh nghiệp đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để quản trị toàn diện các hoạt động, gia tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót. Trong đó, hệ thống ERP đang được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Forbes: Tác động của chuyển đổi số đến mô hình kinh doanh
07.05.2024 297
Chuyển đổi số tác động đến nhiều mô hình kinh doanh truyền thống. Các công ty tích hợp công nghệ vào mô hình kinh doanh của mình để cải tiến hoặc tạo ra mô hình kinh doanh mới, phát triển hoạt động và đem đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Nhưng đồng thời cũng phải đối mặt với các thách thức mới trong thị trường cạnh tranh này.
Forbes: Tác động của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp
23.04.2024 598
Vì sao văn phòng số ngày càng trở nên cần thiết và được nhiều doanh nghiệp quan tâm? Forbes đã chỉ ra những tác động tích cực của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt hiện nay.
Phần mềm CRM giúp tối ưu hiệu quả bán hàng
16.04.2024 430
CRM Vitranet24 là hệ thống tổng thể giúp quản lý mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phần mềm giúp thúc đẩy bán hàng gia tăng doanh số, đặc biệt là tiền đề để cải tiến và tiết kiệm chi phí bán hàng hiệu quả.
Lợi ích của CRM trong việc giữ chân khách hàng trung thành
10.04.2024 658
Việc giữ chân và xây dựng lòng trung thành của khách hàng cực kỳ quan trọng với doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh kinh doanh đầy cạnh tranh hiện nay. CRM được xem là một công cụ đắc lực, hỗ trợ doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng để đem đến trải nghiệm tốt hơn, xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng.
Giá trị của chuyển đổi số - chia sẻ từ Harvard Business Review
09.04.2024 584
Trong khi 89% công ty lớn trên toàn cầu đang tiến hành chuyển đổi số và ứng dụng AI, họ chỉ đạt được 31% mức tăng doanh thu dự kiến, và 25% mức tiết kiệm chi phí dự kiến từ sự nỗ lực này. 
Giải pháp văn phòng số được các doanh nghiệp lớn tin dùng
04.04.2024 5731
Chuyển đổi số hiện là nhu cầu “cấp thiết”, đòi hỏi các doanh nghiệp áp dụng một công cụ đặc biệt để kiểm soát và chuẩn hóa quy trình hoạt động. “Văn phòng số” là một phương án hiệu quả để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành toàn doanh nghiệp.
Hệ thống CRM: giải pháp giúp tăng doanh số thời đại 4.0
30.03.2024 324
Hệ thống CRM không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng toàn diện, mà còn hỗ trợ việc duy trì và phát triển mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Từ đó nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng với doanh nghiệp, tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển thị trường.
Vì sao phần mềm quản lý công văn ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng?
29.03.2024 207
Cùng với sự phát triển của công nghệ thời đại 4.0, phần mềm quản lý công văn ra đời để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý văn bản, hỗ trợ văn thư tìm kiếm văn bản nhanh chóng và hiệu quả.
Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn là thiết yếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
28.03.2024 308
Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, không khó để doanh nghiệp xây dựng một kênh bán riêng, hay fanpage trên mạng xã hội. Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn được chuyên gia đánh giá là không thể thiếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
Quản lý
Số hóa các quy trình công việc với E-Office Vitranet24
23.05.2024 92
Có rất nhiều quy trình có thể được số hóa với E-Office Vitranet24. Dưới đây là một số quy trình tiêu biểu mà doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 320
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Khai thác AI để vận hành xuất sắc trong sản xuất
20.05.2024 106
Trong kỷ nguyên sản xuất hiện đại, việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) vào các quy trình vận hành đã trở thành một chiến lược then chốt để đạt được Hoạt động xuất sắc và tối đa hóa các phương pháp Lean Six Sigma.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2971
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.