11 bước tạo lập và quản lý quy trình công việc hiệu quả

11 bước tạo lập và quản lý quy trình công việc hiệu quả
18.01.2024 345

Xây dựng quy trình làm việc là điều bắt buộc phải có nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình hoạt động trơn tru, hiệu quả. Và phần mềm quản lý quy trình công việc là một công cụ quan trọng giúp tối ưu hoạt động này cho doanh nghiệp.

I. 11 bước tạo lập và quản lý quy trình làm việc hiệu quả

phan-mem-quan-ly-quy-trinh-cong-viec-1

Việc xây dựng và quản lý quy trình làm việc trong doanh nghiệp đòi hỏi nhà lãnh đạo phải nhìn thấy cả bức tranh tổng quan, đồng thời chú ý đến hàng trăm chi tiết nhỏ trong đó. Bạn có thể tham khảo các bước dưới đây và điều chỉnh cho phù hợp với doanh nghiệp mình

1. Xác định nhu cầu

Doanh nghiệp bắt buộc phải xác định nhu cầu hoặc mong muốn cụ thể của mình. Chẳng hạn như: cần áp dụng các tiêu chuẩn mới, nâng cấp hệ thống, tái cấu trúc doanh nghiệp…

2. Xác định mục đích

Việc xác định mục đích sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước để thực hiện công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất công việc, thời gian thực hiện,…

Người quản lý tiến hành nghiên cứu, phân tích nguồn lực hiện có để tìm ra phương pháp, lập kế hoạch phân bổ thời gian và thiết lập từng bước thực hiện công việc.

3. Xác định phạm vi quy trình làm việc

Xác định phạm vi sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ quy trình làm việc được đề ra.

Phạm vi điều chỉnh có thể là toàn bộ tổ chức, theo bộ phận hay theo cá nhân, theo không gian, thời gian, lĩnh vực…

4. Xác định số bước công việc

Để xây dựng tốt quy trình làm việc, bạn cần xác định số bước công việc cần làm. Số bước của một quy trình có thể được xác định tùy thuộc vào tính chất của công việc đó.

Quy trình có quá nhiều bước sẽ dẫn đến rắc rối trong việc kiểm soát, ngược lại thì sẽ dẫn đến không đủ để kiểm soát. Thông thường, một quy trình sẽ có khoảng 8 đến 12 bước. Tuy nhiên, không có khuôn mẫu cố định cho tất cả doanh nghiệp. Quy trình làm việc với các bước cụ thể có thể được số hóa nhờ một phần mềm quản lý quy trình công việc mạnh mẽ.

5. Xác định các điểm kiểm soát

Tiếp theo, bạn cần xác định các điểm kiểm soát chính. Do nguồn lực có hạn, ban quản lý, lãnh đạo không thể rà soát mọi chi tiết công việc. Vậy nên doanh nghiệp chỉ tiến hành kiểm định, kiểm tra tại một số điểm trọng yếu.

6. Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm

phan-mem-quan-ly-quy-trinh-cong-viec-2

Mỗi bước công việc sẽ do một bộ phận hay một cá nhân phụ trách, chịu trách nhiệm chính. Để phân công giao việc chính xác, người quản lý đảm bảo nhân sự có đủ trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm thực tế. Khi có nhiều quy trình phức tạp, bạn cũng cần phân thêm vị trí hỗ trợ, hay người giám sát thực hiện.

Với phần mềm quản lý quy trình công việc, vai trò và nhiệm vụ của mỗi người tham gia đều được công khai rõ ràng trên hệ thống. Thuận tiện cho các thành viên và nhà quản lý nắm bắt thông tin.

7. Chuẩn bị tài liệu hỗ trợ bổ sung

Quy trình sau khi hoàn thành cần được kèm theo bản giải thích các định nghĩa, thuật ngữ, diễn giải các từ ngữ viết tắt để người đọc hiểu được.

Nếu quy trình có các biểu mẫu kèm theo thì cần quy định rõ các biểu mẫu, các thông tin, quy định biểu mẫu nằm trong nội dung nào. Phần mềm quản lý quy trình công việc tạo một nền tảng lưu trữ trực tuyến các tài liệu này, để doanh nghiệp sử dụng bất cứ khi nào cần.

8. Xác định phương pháp kiểm soát

Nhà quản lý cần xác định một số phương pháp để kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quy trình để đảm bảo đánh giá đúng mức độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.

9. Xác định giai đoạn thử nghiệm, kiểm tra, đánh giá

Các nội dung kiểm tra thử nghiệm gồm có: công đoạn cần kiểm tra, điểm kiểm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người kiểm tra, hồ sơ báo cáo…

10. Mô tả, hướng dẫn các bước thực hiện

Lúc này, nhiệm vụ của người quản lý là mô tả, diễn giải lại các bước và cách thức thực hiện công việc cho toàn bộ đội ngũ tuân theo.

Trong trường hợp việc diễn giải quá dài, doanh nghiệp nên tạo kho lưu trữ, tổng hợp tài liệu riêng. Lưu trữ trên phần mềm quản lý quy trình công việc là một giải pháp hữu hiệu và thuận tiện.

11. Hoàn thiện biểu mẫu, chú thích, tài liệu đính kèm

Cuối cùng, bạn cần hoàn thành tài liệu tham khảo có định nghĩa và biểu mẫu đính kèm.

II. Đơn giản hóa xây dựng và quản lý quy trình với phần mềm quản lý quy trình công việc

phan-mem-quan-ly-quy-trinh-cong-viec-3

Phần mềm quản lý quy trình công việc hỗ trợ doanh nghiệp giảm thao tác thủ công, chuyển đổi số đồng đều mọi nghiệp vụ trên một nền tảng duy nhất. Nó đem lại những lợi ích nổi bật như:

  • Tạo ra cơ sở phối hợp thông suốt giữa phòng ban, bộ phận. Thúc đẩy khả năng xử lý công việc nhanh nhẹn của cá nhân, đội nhóm.

  • Góp phần đảm bảo dự án, công việc luôn đi đúng hướng, đúng tiến độ đề ra.

  • Người quản lý theo sát từng bước để tối ưu hóa ngay tức thời.

  • Tăng cường sự tham gia, đề cao tinh trách nhiệm của nhân viên trước mục tiêu chung.

  • Nâng cao hiệu suất, cải thiện bộ máy bằng cách xác định vai trò rõ ràng và đưa ra hướng đi cụ thể theo giai đoạn.

Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý quy trình công việc, doanh nghiệp dễ dàng nâng cấp cách thức vận hành, nâng cao năng suất nhờ những quy trình liền mạch, liên thông và tự động hóa.

III. Một số quy trình tiên tiến trên phần mềm quản lý quy trình công việc

1. Quy trình phê duyệt tài liệu

phan-mem-quan-ly-quy-trinh-cong-viec-4

Lưu đồ các bước trong quy trình duyệt công văn đi, tài liệu trong E-Office Vitranet24

- Hỗ trợ hoạt động trình duyệt, phê duyệt, lưu trữ trong doanh nghiệp được nhanh chóng và dễ dàng.

- Quy trình trên phần mềm quản lý quy trình công việc có thể tùy chỉnh theo đặc thù của từng doanh nghiệp.

- Có thể tích hợp chữ kí điện tử.

- Dễ dàng giao và quản lý việc thực hiện nhiệm vụ đối với các cá nhân, phòng ban có liên quan đến các loại văn bản, công văn.

- Dễ dàng phê duyệt bằng di động ngay khi đang đi công tác hoặc làm việc ngoài văn phòng.

2. Quy trình trình ký, đề xuất

phan-mem-quan-ly-quy-trinh-cong-viec-5

Ví dụ về thông báo phê duyệt đề xuất trên phần mềm

- Việc đề xuất, trình kí sẽ hoạt động theo đúng quy định của từng công ty: từ nhân viên đề xuất -> trưởng nhóm -> trưởng phòng -> giám đốc…

- Form đề xuất trên phần mềm quản lý quy trình công việc có thể được xây dựng theo form riêng của từng công ty.

- Những người đã phê duyệt sẽ hiện chữ ký vào đúng vị trí.

3. Các quy trình hành chính

Các quy trình hành chính trong công ty hoàn toàn có thể được xây dựng và tùy biến linh hoạt, nhân viên có thể dễ dàng tạo các yêu cầu, và các cấp quản lý cũng dễ dàng phê duyệt trên hệ thống phần mềm quản lý quy trình công việc:

- Quy trình xin nghỉ phép

- Quy trình xin đi công tác

- Quy trình làm việc ngoài văn phòng

- Quy trình quản lý xe

- Quy trình mua sắm

- Quy trình đặt văn phòng phẩm

phan-mem-quan-ly-quy-trinh-cong-viec-7

Mẫu đề xuất đi công tác 

4. Các quy trình quản lý nhân sự

Hệ thống cho phép xây dựng các quy trình quản lý nhân sự đã được ban hành trong doanh nghiệp, ví dụ như:

- Quy trình tuyển dụng

- Quy trình tiếp nhận nhân viên mới

- Quy trình điều chuyển nhân viên

- Quy trình sa thải nhân sự

Lịch sử phê duyệt và xử lý được thể hiện rõ ràng trên phần mềm quản lý quy trình công việc, giúp quản lý và thống kê trạng thái quy trình nhanh chóng (quy trình đã đóng hay đang xử lý, đang tồn đọng tại cá nhân, bộ phận nào).

IV. Phần mềm quản lý quy trình công việc hiệu quả

Một phần mềm tự động hóa các luồng công việc đơn giản, trực quan sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao nghiệp vụ quản lý vận hành, tiết kiệm thời gian, chi phí. Thấu hiểu điều đó, Vitranet24 mang đến giải pháp E-Office Vitranet24. Hệ thống cung cấp nền tảng số hóa, liên kết các quy trình giữa nhiều phòng ban, nghiệp vụ cốt lõi. Giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc, quản lý công việc, dự án.. từ đó tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác.

phan-mem-quan-ly-quy-trinh-cong-viec-9

  • Được xây dựng trên nền tảng công nghệ uy tín thế giới về phần mềm quản lý doanh nghiệp - Bitrix24 với độ bảo mật cao.

  • Cho phép doanh nghiệp tự xây dựng, tùy chỉnh quy trình theo nhu cầu.

  • Khả năng kết nối với các phần mềm, ứng dụng của riêng doanh nghiệp hoặc bên thứ ba.

  • Nền tảng lưu trữ, chia sẻ dữ liệu tập trung, an toàn.

  • Giao diện thân thiện, cung cấp cái nhìn trực quan giúp bộ phận quản lý phát hiện – xử lý các điểm tắc nghẽn kịp thời.

  • Công cụ giao tiếp và làm việc trực tuyến 24/7

Với phần mềm quản lý quy trình công việc E-Office Vitranet24, doanh nghiệp dễ dàng giám sát, cải tiến quy trình. Từ đó thúc đẩy hoạt động kinh doanh tăng trưởng mạnh mẽ hơn.

Với 16+ năm kinh nghiệm hoạt động, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công phần mềm quản lý quy trình công việc, đem lại hiệu quả thực sự và cải thiện lập tức vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải!

V. Kết luận

Xây dựng và quản lý quy trình làm việc trong doanh nghiệp càng rõ ràng, cụ thể thì vận hành doanh nghiệp càng nhanh chóng đạt được hiệu quả cao nhất.
★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Tối ưu vận hành với hệ thống quản lý doanh nghiệp
02.03.2024 71
Trong thời đại 4.0, việc xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ đang được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng. Với một hệ thống quản lý doanh nghiệp chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể nâng cao hiệu quả quản trị, năng lực cạnh tranh của tổ chức cũng như hướng tới sự phát triển bền vững.
Trí tuệ nhân tạo là gì? Hé lộ tương lai với AI
01.03.2024 10
Artificial Intelligence (AI), hay "trí tuệ nhân tạo" như được biết đến ở Việt Nam, là biểu tượng của sự sáng tạo con người, bao gồm nỗ lực không ngừng của chúng ta để tạo ra máy móc mô phỏng trí tuệ con người. Bài viết này bắt đầu hành trình khám phá để làm sáng tỏ AI, truy tìm nguồn gốc của nó, tiết lộ cơ chế hoạt động và dự đoán hướng đi của nó, từ đó vẽ nên bức tranh toàn diện về công nghệ biến đổi này.
Hệ thống văn phòng điện tử: Bí kíp cải thiện hiệu quả làm việc
29.02.2024 27
Trong thời đại công nghệ số, việc áp dụng hệ thống văn phòng điện tử đã trở thành một bước tiến quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Bài viết này sẽ đi sâu vào lợi ích và tầm quan trọng của việc triển khai hệ thống văn phòng điện tử, cũng như đưa ra một số gợi ý về cách lựa chọn và triển khai hệ thống phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Ứng dụng phần mềm chuyển đổi số để tối ưu hiệu quả kinh doanh
29.02.2024 667
Trong thế giới kinh doanh ngày nay, việc áp dụng phần mềm chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà đã trở thành yếu tố thiết yếu để tồn tại và phát triển. Công nghệ kỹ thuật số mang lại cơ hội để doanh nghiệp cải thiện quy trình, tăng cường hiệu suất và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Dưới đây là cái nhìn sâu sắc về cách thức phần mềm chuyển đổi số hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc thích ứng và phát triển trong kỷ nguyên số.
Phần mềm chăm sóc khách hàng và lý do doanh nghiệp nên trang bị
28.02.2024 265
Phần mềm chăm sóc khách hàng là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa các hoạt động liên quan đến khách hàng. Hệ thống giúp lưu trữ thông tin, theo dõi tương tác, quản lý các kênh liên lạc và tự động hóa quy trình bán hàng.
10 tính năng hàng đầu nên tìm kiếm trong hệ thống CRM hiện đại
22.02.2024 251
Để giúp bạn lựa chọn được giải pháp CRM phù hợp, các chuyên gia của Bitrix24 đã gợi ý 10 tính năng hàng đầu nên tìm kiếm trong hệ thống CRM hiện đại.
Làm sao để chọn giải pháp AI phù hợp cho CRM của bạn?
20.02.2024 360
Các chuyên gia của Bitrix24 đã đưa ra những gợi ý về cách lựa chọn và triển khai công cụ AI trong CRM, cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa tương tác với khách hàng, tăng năng suất và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.
4 xu hướng nổi bật về thị trường bán lẻ online 2024
06.02.2024 828
Theo báo cáo toàn cảnh thị trường sàn bán lẻ trực tuyến 2023 và dự báo 2024 được Metric công bố, có 4 xu hướng nổi bật về thị trường bán lẻ online 2024
Harvard Business Review nhận định các rủi ro và thách thức mới của AI tạo sinh
01.02.2024 481
Sự phát triển nhanh chóng của AI tạo sinh, bao gồm các mô hình Ngôn ngữ lớn (LLM) như ChatGPT/GPT-4 của OpenAI, đang tạo ra những rủi ro và thách thức mới cho doanh nghiệp. Theo nhóm tác giả của tạp chí HBR (I. Glenn Cohen, Theodoros Evgeniou và Martin Husovec), các công ty nên chú trọng việc xây dựng các chính sách thực tiễn liên quan đến việc sử dụng các công nghệ này.
Forbes: 9 điều nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án
30.01.2024 572
Với phần mềm quản lý dự án phù hợp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc. Forbes đưa ra 9 gợi ý về các yếu tố doanh nghiệp nên xem xét khi tìm kiếm phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp của mình.
Cách mạng hóa việc lưu trữ giấy tờ với phần mềm quản lý tài liệu
24.01.2024 222
Với những lợi ích tuyệt vời, phần mềm quản lý tài liệu đang dần thay thế cách quản lý truyền thống rườm rà có nhiều rủi ro, đồng thời giúp doanh nghiệp yên tâm hơn về tính bảo mật thông tin cùng kho lưu trữ rộng lớn vô thời hạn.
Forbes chia sẻ cách lựa chọn phần mềm quản lý công việc
23.01.2024 420
Phần mềm quản lý công việc được thiết kế giúp người dùng quản lý toàn bộ các đầu mục công việc, từ đó đẩy nhanh tốc độ xử lý, giảm thiểu sai sót và đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác.
11 bước tạo lập và quản lý quy trình công việc hiệu quả
18.01.2024 346
Xây dựng quy trình làm việc là điều bắt buộc phải có nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình hoạt động trơn tru, hiệu quả. Và phần mềm quản lý quy trình công việc là một công cụ quan trọng giúp tối ưu hoạt động này cho doanh nghiệp.
Forbes gợi ý 5 xu hướng quản lý nhân sự 2024
16.01.2024 677
Xu hướng quản lý nhân sự cho năm 2024 là gì? Sau suốt một năm trò chuyện, thảo luận cùng những chuyên gia trong lĩnh vực nhân sự, tác giả Meghan M. Biro đã tổng hợp các chủ đề được quan tâm hàng đầu.
Havard Business Review: những lưu ý về kinh tế toàn cầu 2024
11.01.2024 242
Theo tác giả Walter Frick, tình hình kinh tế chung vào năm 2024 sẽ tiếp tục khó khăn - nhưng có những chủ đề và câu hỏi quan trọng mà mỗi nhà lãnh đạo doanh nghiệp nên để ý khi chuẩn bị cho 2024.
Quản lý
Tối ưu vận hành với hệ thống quản lý doanh nghiệp
02.03.2024 71
Trong thời đại 4.0, việc xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ đang được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng. Với một hệ thống quản lý doanh nghiệp chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể nâng cao hiệu quả quản trị, năng lực cạnh tranh của tổ chức cũng như hướng tới sự phát triển bền vững.

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 7287
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Gemini (Google Bard) và ChatGPT: AI nào tốt hơn?
01.03.2024 185
Các chuyên gia của Bitrix24 đã tổng hợp một số đánh giá về ưu và nhược điểm của 2 công cụ AI nổi trội hiện nay, nhằm giúp bạn lựa chọn được AI phù hợp với nhu cầu của mình.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2781
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.