Hiểu về truyền thông nội bộ tránh những sai lầm đáng tiếc

1. Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ và luân chuyển thông tin trong doanh nghiệp

1.2. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là hoạt động truyền tải các thông tin cần thiết từ doanh nghiệp tới các nhân sự, phòng ban trong doanh nghiệp, đây là hoạt động tương tác đa chiều giữa các nhân viên với nhau, giữa nhân viên với lãnh đạo và lãnh đạo với nhân viên. Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong sự hình thành văn hóa Doanh nghiệp nói chung và hoạt động phát triển nhân sự nói riêng.

1.3. Vai trò của truyền thông nội bộ

+ Giúp tổ chức tăng cường được sự thấu hiểu về sứ mệnh, văn hoá và mục tiêu chung cho toàn thể nhân sự

Hoạt động truyền thông nội bộ tốt sẽ giúp nhân viên nắm rõ về định hướng, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp, tổ chức nơi họ đang làm việc. Từ đó, gia tăng niềm tin, tình cảm của nhân viên với Doanh nghiệp. Đồng thời, giúp họ nhận thức được tầm quan trọng của việc cố gắng vì mục tiêu chung.

+ Giúp dòng chảy thông tin được minh bạch, đa chiều

Công tác truyền thông nội bộ giúp thông tin được trao đổi một cách rõ ràng, minh bạch. Các thành viên trong công ty sẽ được cập nhật thông tin một cách nhanh chóng. Đó có thể là tin tức về sản phẩm mới, các sự kiện sắp diễn ra, sự thay đổi chính sách… Khi được cung cấp đầy đủ thông tin, đội ngũ nhân sự sẽ xác định rõ ràng nhiệm vụ, đảm bảo được việc triển khai công việc đúng định hướng và nhận được những thông tin kịp thời.

+ Giúp tăng cường sự đoàn kết, nâng cao tinh thần cho nhân viên

Truyền thông nội bộ góp phần tạo nên sự gắn kết và đồng lòng của các thành viên, việc thấu hiếu và có chung một mục tiêu, hiểu được giá trị của tổ chức nơi họ cống hiến giúp nhân sự có thêm niềm tin và sự trợ giúp của các đồng nghiệp trong công ty.

+ Góp phần giúp đội ngũ nhân sự vững mạnh, gắn bó lâu dài

Truyền thông nội bộ tốt giúp các nhân sự cảm nhận được sự tôn trọng, sự quan tâm chu đáo của doanh nghiệp.Từ đó, khơi gợi cảm giác an toàn, ý chí nỗ lực cống hiến.

1.4. Những sai lầm thường gặp

Cho rằng truyền thông nội bộ chỉ đơn giản là tổ chức sự kiện hay chương trình văn nghệ

Tổ chức sự kiện hay các chương trình nội bộ chỉ là một phần của công tác truyền thông nội bộ. Truyền thông nội bộ gánh vác một số nhiệm vụ sau:

· Phổ biến thông tin về đường lối chính sách, truyền thống văn hóa của Doanh nghiệp.

· Cung cấp các thông tin về Doanh nghiệp như tình hình kinh doanh, sự kiện nội bộ, chính sách,…

· Xây dựng, củng cố và duy trì mối quan hệ nội bộ tốt đẹp.

Việc truyền thông nội bộ thuộc về trách nhiệm của bộ phận nhân sự

Trên thực tế để truyền thông nội bộ hiệu quả cần sự nỗ lực của tất cả các phòng ban và các cấp lãnh đạo, quản lý. Hoạt động truyền thông nội bộ tốt khi nhận được sự hỗ trợ và cung cấp thông tin kịp thời từ các phòng ban, dưới sự định hướng thông tin chung của ban lãnh đạo sẽ đạt hiệu quả cao nhất và tránh “đi lạc hướng”. Vì hoạt động liên quan đến tất cả nhân sự trong công ty, bởi vậy trách nhiệm không chỉ thuộc về 1 phòng ban cụ thể mà cần sự “phối hợp” và “cùng hỗ trợ”.

1.5. Một số thông tin truyền thông nội bộ tham khảo:

Sau đây là tổng hợp một số dạng nội dung và thông tin thường được cân nhắc truyền thông nội bộ trong các tổ chức, doanh nghiệp:

+ Thông tin lịch sử hình thành, truyền thống văn hóa Doanh nghiệp

+ Chiến lược hoạt động, nhiệm vụ của Doanh nghiệp trong từng thời kỳ.

+ Những thành tựu nổi bật trong hoạt động sản xuất kinh doanh

+ Vinh danh các cá nhân, bộ phận làm việc xuất sắc.

+ Thông tin các hội nghị, hội thảo nội bộ quan trọng

+ Các hoạt động văn hoá nội bộ: sinh nhật công ty, ra mắt sản phẩm mới, hoạt động cộng đồng…

1.6. Bộ phận nào trong doanh nghiệp là người phụ trách tốt việc này

Theo khảo sát của tạp chí Karian & Box có đến 53% trong tổng số 1000 nhân viên được khảo sát cho kết quả truyền thông nội bộ là trách nhiệm của bộ phận nhân sự.

Tuy nhiên cũng có nhiều đơn vị lựa chọn bộ phận PR hoặc truyền thông để thực hiện nó. Phòng PR thì có chuyên môn về truyền thông và biết cách để thúc đẩy công tác truyền thông đạt hiệu quả cao nhất. Nhưng phòng nhân sự lại là nơi trực tiếp quản lý tất cả các nhân viên, nắm được cảm xúc, nhu cầu của nhân viên trong doanh nghiệp. Vậy trách nhiệm truyền thông nội bộ sẽ thuộc về bên nào? Bởi vậy việc giao trách nhiệm cho bộ phận nào sẽ tuỳ thuộc vào chiến lược và cơ cấu nhân sự của từng đơn vị và cũng có thể có sự phối hợp từ 2 bộ phận trở lên để đạt được hiệu quả.

2. Phương pháp nào để cải tiến và tăng cường tốc độ truyền thông

2.1. Những điều kiện tiên quyết cần đảm bảo trước khi truyền thông

+ Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông rõ ràng

+ Có chiến lược truyền thông bài bản

+ Lựa chọn phương tiện/kênh truyền thông phù hợp

2.2. Sử dụng phần mềm truyền thông nội bộ

Đây là phương pháp được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp qui mô nhân sự lớn sử dụng. Việc có phần mềm truyền thông nội bộ riêng giúp nhân sự nhanh chóng tiếp cận được các thông tin cần thiết. Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi các kết quả và nhận phản hồi khách quan từ các nhân sự.

Chi tiết bạn có thể tham khảo những tính năng truyền thông nội bộ hiệu quả trong Giải pháp E-Office Vitranet24, một hệ thống quản lý tích hợp “Truyền thông – Tương tác - Quản lý” vô cùng hiệu quả:

Chi tiết tại: https://vitranet24.com/san-pham-dich-vu/eoffice/

2.3. Các kênh truyền thông truyền thống:

· Bảng tin, Standee:

Thường hiệu quả khi muốn truyền thông sự kiện. Chỉ cần in poster rồi dán lên bảng tin thì hầu như mọi nhân viên đều sẽ nhìn thấy.

· Bản tin Email:

Hình thức này thường được sử dụng khi muốn thông báo các sự kiện, tin tức hay chính sách mới của doanh nghiệp và thường gửi qua email tới từng nhân sự

· Radio: tổ chức chương trình radio cho các nhân viên theo kịch bản nội dung đã định sẵn, nội dung có thể là lời tâm sự của nhân viên, cập nhật thông tin từ cấp trên, hoặc phát các bài hát theo yêu cầu…

· Tổ chức chương trình tổng kết hàng tuần/tháng/quý/năm tuỳ qui mô doanh nghiệp

· Cùng tham gia sự kiện cộng đồng:

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký các sự kiện cộng đồng điều này không chỉ giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên mà còn là cơ hội tuyệt vời để đồng nghiệp cùng hợp tác và thân thiết với nhau.