Hiểu về truyền thông nội bộ tránh những sai lầm đáng tiếc

Hiểu về truyền thông nội bộ tránh những sai lầm đáng tiếc
30.01.2023 810

1. Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ và luân chuyển thông tin trong doanh nghiệp

1.2. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là hoạt động truyền tải các thông tin cần thiết từ doanh nghiệp tới các nhân sự, phòng ban trong doanh nghiệp, đây là hoạt động tương tác đa chiều giữa các nhân viên với nhau, giữa nhân viên với lãnh đạo và lãnh đạo với nhân viên. Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong sự hình thành văn hóa Doanh nghiệp nói chung và hoạt động phát triển nhân sự nói riêng.

1.3. Vai trò của truyền thông nội bộ

+ Giúp tổ chức tăng cường được sự thấu hiểu về sứ mệnh, văn hoá và mục tiêu chung cho toàn thể nhân sự

Hoạt động truyền thông nội bộ tốt sẽ giúp nhân viên nắm rõ về định hướng, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp, tổ chức nơi họ đang làm việc. Từ đó, gia tăng niềm tin, tình cảm của nhân viên với Doanh nghiệp. Đồng thời, giúp họ nhận thức được tầm quan trọng của việc cố gắng vì mục tiêu chung.

+ Giúp dòng chảy thông tin được minh bạch, đa chiều

Công tác truyền thông nội bộ giúp thông tin được trao đổi một cách rõ ràng, minh bạch. Các thành viên trong công ty sẽ được cập nhật thông tin một cách nhanh chóng. Đó có thể là tin tức về sản phẩm mới, các sự kiện sắp diễn ra, sự thay đổi chính sách… Khi được cung cấp đầy đủ thông tin, đội ngũ nhân sự sẽ xác định rõ ràng nhiệm vụ, đảm bảo được việc triển khai công việc đúng định hướng và nhận được những thông tin kịp thời.

+ Giúp tăng cường sự đoàn kết, nâng cao tinh thần cho nhân viên

Truyền thông nội bộ góp phần tạo nên sự gắn kết và đồng lòng của các thành viên, việc thấu hiếu và có chung một mục tiêu, hiểu được giá trị của tổ chức nơi họ cống hiến giúp nhân sự có thêm niềm tin và sự trợ giúp của các đồng nghiệp trong công ty.

+ Góp phần giúp đội ngũ nhân sự vững mạnh, gắn bó lâu dài

Truyền thông nội bộ tốt giúp các nhân sự cảm nhận được sự tôn trọng, sự quan tâm chu đáo của doanh nghiệp.Từ đó, khơi gợi cảm giác an toàn, ý chí nỗ lực cống hiến.

1.4. Những sai lầm thường gặp

Cho rằng truyền thông nội bộ chỉ đơn giản là tổ chức sự kiện hay chương trình văn nghệ

Tổ chức sự kiện hay các chương trình nội bộ chỉ là một phần của công tác truyền thông nội bộ. Truyền thông nội bộ gánh vác một số nhiệm vụ sau:

· Phổ biến thông tin về đường lối chính sách, truyền thống văn hóa của Doanh nghiệp.

· Cung cấp các thông tin về Doanh nghiệp như tình hình kinh doanh, sự kiện nội bộ, chính sách,…

· Xây dựng, củng cố và duy trì mối quan hệ nội bộ tốt đẹp.

Việc truyền thông nội bộ thuộc về trách nhiệm của bộ phận nhân sự

Trên thực tế để truyền thông nội bộ hiệu quả cần sự nỗ lực của tất cả các phòng ban và các cấp lãnh đạo, quản lý. Hoạt động truyền thông nội bộ tốt khi nhận được sự hỗ trợ và cung cấp thông tin kịp thời từ các phòng ban, dưới sự định hướng thông tin chung của ban lãnh đạo sẽ đạt hiệu quả cao nhất và tránh “đi lạc hướng”. Vì hoạt động liên quan đến tất cả nhân sự trong công ty, bởi vậy trách nhiệm không chỉ thuộc về 1 phòng ban cụ thể mà cần sự “phối hợp” và “cùng hỗ trợ”.

1.5. Một số thông tin truyền thông nội bộ tham khảo:

Sau đây là tổng hợp một số dạng nội dung và thông tin thường được cân nhắc truyền thông nội bộ trong các tổ chức, doanh nghiệp:

+ Thông tin lịch sử hình thành, truyền thống văn hóa Doanh nghiệp

+ Chiến lược hoạt động, nhiệm vụ của Doanh nghiệp trong từng thời kỳ.

+ Những thành tựu nổi bật trong hoạt động sản xuất kinh doanh

+ Vinh danh các cá nhân, bộ phận làm việc xuất sắc.

+ Thông tin các hội nghị, hội thảo nội bộ quan trọng

+ Các hoạt động văn hoá nội bộ: sinh nhật công ty, ra mắt sản phẩm mới, hoạt động cộng đồng…

1.6. Bộ phận nào trong doanh nghiệp là người phụ trách tốt việc này

Theo khảo sát của tạp chí Karian & Box có đến 53% trong tổng số 1000 nhân viên được khảo sát cho kết quả truyền thông nội bộ là trách nhiệm của bộ phận nhân sự.

Tuy nhiên cũng có nhiều đơn vị lựa chọn bộ phận PR hoặc truyền thông để thực hiện nó. Phòng PR thì có chuyên môn về truyền thông và biết cách để thúc đẩy công tác truyền thông đạt hiệu quả cao nhất. Nhưng phòng nhân sự lại là nơi trực tiếp quản lý tất cả các nhân viên, nắm được cảm xúc, nhu cầu của nhân viên trong doanh nghiệp. Vậy trách nhiệm truyền thông nội bộ sẽ thuộc về bên nào? Bởi vậy việc giao trách nhiệm cho bộ phận nào sẽ tuỳ thuộc vào chiến lược và cơ cấu nhân sự của từng đơn vị và cũng có thể có sự phối hợp từ 2 bộ phận trở lên để đạt được hiệu quả.

2. Phương pháp nào để cải tiến và tăng cường tốc độ truyền thông

2.1. Những điều kiện tiên quyết cần đảm bảo trước khi truyền thông

Để đảm bảo quá trình truyền thông đúng mục đích và đạt được hiệu quả đề ra, thường các tổ chức sẽ xác định rõ những vấn đề sau trước khi triển khai hoạt động truyền thông nội bộ:

+ Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông rõ ràng

+ Có chiến lược truyền thông bài bản

+ Lựa chọn phương tiện/kênh truyền thông phù hợp

2.2. Sử dụng phần mềm truyền thông nội bộ

Đây là phương pháp được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp qui mô nhân sự lớn sử dụng. Việc có phần mềm truyền thông nội bộ riêng giúp nhân sự nhanh chóng tiếp cận được các thông tin cần thiết. Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi các kết quả và nhận phản hồi khách quan từ các nhân sự.

Chi tiết bạn có thể tham khảo những tính năng truyền thông nội bộ hiệu quả trong Giải pháp E-Office Vitranet24, một hệ thống quản lý tích hợp “Truyền thông – Tương tác - Quản lý” vô cùng hiệu quả:

Chi tiết tại: https://vitranet24.com/san-pham-dich-vu/eoffice/

2.3. Các kênh truyền thông truyền thống:

· Bảng tin, Standee:

Thường hiệu quả khi muốn truyền thông sự kiện. Chỉ cần in poster rồi dán lên bảng tin thì hầu như mọi nhân viên đều sẽ nhìn thấy.

· Bản tin Email:

Hình thức này thường được sử dụng khi muốn thông báo các sự kiện, tin tức hay chính sách mới của doanh nghiệp và thường gửi qua email tới từng nhân sự

· Radio: tổ chức chương trình radio cho các nhân viên theo kịch bản nội dung đã định sẵn, nội dung có thể là lời tâm sự của nhân viên, cập nhật thông tin từ cấp trên, hoặc phát các bài hát theo yêu cầu…

· Tổ chức chương trình tổng kết hàng tuần/tháng/quý/năm tuỳ qui mô doanh nghiệp

· Cùng tham gia sự kiện cộng đồng:

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký các sự kiện cộng đồng điều này không chỉ giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên mà còn là cơ hội tuyệt vời để đồng nghiệp cùng hợp tác và thân thiết với nhau.

Cùng chuyên mục
8 ích lợi phần mềm quản lý dự án đem lại cho doanh nghiệp
26.09.2023 410
Phần mềm quản lý dự án giúp các doanh nghiệp có thể quản lý dự án từ đầu đến cuối, từ khi bắt đầu triển khai cho đến khi hoàn thành dự án. Mọi hoạt động được thực hiện nhanh chóng và được lưu lại trong hệ thống.
Khuyến nghị từ Tạp chí Kinh doanh Harvard: 4 trụ cột của chuyển đổi số thành công
19.09.2023 554
Harvard Business Review đã đưa ra khuyến nghị 4 trụ cột quan trọng của chuyển đổi số bao gồm: Nâng cao ứng dụng CNTT, Số hóa hoạt động vận hành, Digital marketing và Xây dựng các doanh nghiệp mới.
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) - Mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp
12.09.2023 661
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là một trong những vấn đề quan tâm hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Bởi, khách hàng là những người trực tiếp đem lại doanh thu, lợi nhuận và là người chi trả cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thực trạng và xu hướng chuyển đổi số tại Việt Nam năm 2023
08.09.2023 214
Để vượt qua khủng hoảng và tận dụng những tiềm năng của thời đại số, chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà là điều kiện tiên quyết.
Bật mí kinh nghiệm quản lý nhân sự tài tình và hiệu quả
29.08.2023 143
Làm thế nào để quản lý nhân sự hiệu quả và sáng tạo?
5 yếu tố chính quyết định chuyển đổi số thành công
22.08.2023 155
Theo McKinsey, chuyển đổi số có thể giúp doanh nghiệp đạt được 20% đến 50% lợi nhuận kinh tế, và nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng lên đến 30%. Vậy doanh nghiệp cần làm gì để ứng dụng công nghệ hiệu quả và nâng cao lợi thế cạnh tranh?
Hệ thống HA cluster và hiệu quả mang lại cho việc xử lý dữ liệu lớn cho doanh nghiệp
07.06.2023 387
Đối với việc triển khai các dự án với các đơn vị cần sử lý khối dữ liệu lớn, Vitranet24 đã ứng dụng hiệu quả hệ thống này trong các dự án...
Chuyển đổi số thành công từ bước đầu với Bitrix24
28.04.2023 539
Trong rất nhiều các nền tảng công nghệ trên thị trường hiện nay, Bitrix24 là một giải pháp phù hợp mà các chuyên gia có kinh nghiệm khuyên dùng, phù hợp với đặc tính hay thay đổi và chưa được quy chuẩn tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
Hiểu về truyền thông nội bộ tránh những sai lầm đáng tiếc
30.01.2023 811
Hoạt động truyền thông nội bộ tốt sẽ giúp nhân viên nắm rõ về định hướng, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp, tổ chức nơi họ đang làm việc. Từ đó, gia tăng niềm tin, tình cảm của nhân viên với Doanh nghiệp. Đồng thời, giúp họ nhận thức được tầm quan trọng của việc cố gắng vì mục tiêu chung.
Mẹo quản lý tài liệu và công cụ miễn phí giúp bạn lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến!
01.12.2022 826
Vậy làm thế nào để giải quyết tình trạng trên? Ngoài việc tìm kiếm một công cụ quản lý tài liệu phù hợp có thể cho cá nhân/tổ chức, bạn còn cần nắm bắt những kiến thức sơ bộ trong quản lý và làm việc với tài liệu. Xin mời xem chia sẻ sau đây từ chuyên gia Vitranet24:
Công nghệ quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới về social intranet
29.10.2022 698
Vitranet24 nhận thấy đây là xu hướng tất yếu và quyết định lựa chọn công nghệ Bitrix24 làm nền tảng công nghệ chuyên sâu, bên cạnh các công nghệ chủ lực khác trong việc phát triển các hệ thống quản lý tối ưu cho doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam và khu vực.
Giải pháp đẩy nhanh tốc độ số hoá, cải thiện hiệu quả truyền thông tương tác giao tiếp doanh nghiệp
25.10.2022 732
Theo kết quả nghiên cứu của APCO Worldwide và Gagen McDonald, việc ứng dụng các mạng xã hội nội bộ giúp nhân viên của họ hứng thú và tương tác tốt hơn tới 61% trong công việc:
Chuyển đổi số bắt đầu từ xây dựng môi trường cộng tác trực tuyến
18.10.2022 652
61% nhân viên cho rằng các công cụ mạng xã hội giúp họ tương tác trong công việc với đồng nghiệp ở xa hiệu quả hơn; 58% nhân viên thích làm việc ở công ty có sử dụng mạng xã hội nội bộ.
Tự động hoá các quy trình nghiệp vụ xu thế tất yếu cho sự phát triển doanh nghiệp.
29.08.2022 639
Sớm hay muộn thì bất kỳ công ty nào cũng bắt đầu tự động hóa các quy trình liên quan đến các công việc với nhiều cấp duyệt, nhiều bước cần sự phối hợp từ 02 người trở lên hoặc nhiều phòng ban bộ phận. Và để có những bộ quy trình chuẩn, đáp ứng yêu cầu của từng tổ chức thì việc thử nghiệm điều chỉnh trong quá trình dùng là hoàn toàn cần thiết. Bởi vậy chúng ta rất cần 1 công cụ tạo quy trình không những đáp ứng về mặt ứng dụn mà còn cần sự “linh hoạt” giúp ta có thể tuỳ chỉnh mà không cần đập đi làm mới sau mỗi lần thử nghiệm.
Một nền tảng duy nhất để vận hành doanh nghiệp của bạn!
04.08.2022 1107
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý doanh nghiệp tối ưu giúp giải quyết các khó khăn đang gặp phải trong chuyển đổi số, quản lý công việc, quản trị nhân sự hay marketing bán hàng thì đây chính là hệ thống quản lý không thể bỏ qua!
Quản lý
8 ích lợi phần mềm quản lý dự án đem lại cho doanh nghiệp
26.09.2023 410
Phần mềm quản lý dự án giúp các doanh nghiệp có thể quản lý dự án từ đầu đến cuối, từ khi bắt đầu triển khai cho đến khi hoàn thành dự án. Mọi hoạt động được thực hiện nhanh chóng và được lưu lại trong hệ thống.

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 6286
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
7 xu hướng công nghệ nổi bật 2023
04.01.2023 482
AI, robot trở nên phổ thông trong khi VR, AR thúc đẩy làn sóng metaverse cùng những kỳ vọng về Web3, thiết bị chăm sóc sức khỏe đeo tay.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2448
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.