Hiểu về truyền thông nội bộ tránh những sai lầm đáng tiếc

Hiểu về truyền thông nội bộ tránh những sai lầm đáng tiếc
30.01.2023 225

1. Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ và luân chuyển thông tin trong doanh nghiệp

1.2. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là hoạt động truyền tải các thông tin cần thiết từ doanh nghiệp tới các nhân sự, phòng ban trong doanh nghiệp, đây là hoạt động tương tác đa chiều giữa các nhân viên với nhau, giữa nhân viên với lãnh đạo và lãnh đạo với nhân viên. Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong sự hình thành văn hóa Doanh nghiệp nói chung và hoạt động phát triển nhân sự nói riêng.

1.3. Vai trò của truyền thông nội bộ

+ Giúp tổ chức tăng cường được sự thấu hiểu về sứ mệnh, văn hoá và mục tiêu chung cho toàn thể nhân sự

Hoạt động truyền thông nội bộ tốt sẽ giúp nhân viên nắm rõ về định hướng, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp, tổ chức nơi họ đang làm việc. Từ đó, gia tăng niềm tin, tình cảm của nhân viên với Doanh nghiệp. Đồng thời, giúp họ nhận thức được tầm quan trọng của việc cố gắng vì mục tiêu chung.

+ Giúp dòng chảy thông tin được minh bạch, đa chiều

Công tác truyền thông nội bộ giúp thông tin được trao đổi một cách rõ ràng, minh bạch. Các thành viên trong công ty sẽ được cập nhật thông tin một cách nhanh chóng. Đó có thể là tin tức về sản phẩm mới, các sự kiện sắp diễn ra, sự thay đổi chính sách… Khi được cung cấp đầy đủ thông tin, đội ngũ nhân sự sẽ xác định rõ ràng nhiệm vụ, đảm bảo được việc triển khai công việc đúng định hướng và nhận được những thông tin kịp thời.

+ Giúp tăng cường sự đoàn kết, nâng cao tinh thần cho nhân viên

Truyền thông nội bộ góp phần tạo nên sự gắn kết và đồng lòng của các thành viên, việc thấu hiếu và có chung một mục tiêu, hiểu được giá trị của tổ chức nơi họ cống hiến giúp nhân sự có thêm niềm tin và sự trợ giúp của các đồng nghiệp trong công ty.

+ Góp phần giúp đội ngũ nhân sự vững mạnh, gắn bó lâu dài

Truyền thông nội bộ tốt giúp các nhân sự cảm nhận được sự tôn trọng, sự quan tâm chu đáo của doanh nghiệp.Từ đó, khơi gợi cảm giác an toàn, ý chí nỗ lực cống hiến.

1.4. Những sai lầm thường gặp

Cho rằng truyền thông nội bộ chỉ đơn giản là tổ chức sự kiện hay chương trình văn nghệ

Tổ chức sự kiện hay các chương trình nội bộ chỉ là một phần của công tác truyền thông nội bộ. Truyền thông nội bộ gánh vác một số nhiệm vụ sau:

· Phổ biến thông tin về đường lối chính sách, truyền thống văn hóa của Doanh nghiệp.

· Cung cấp các thông tin về Doanh nghiệp như tình hình kinh doanh, sự kiện nội bộ, chính sách,…

· Xây dựng, củng cố và duy trì mối quan hệ nội bộ tốt đẹp.

Việc truyền thông nội bộ thuộc về trách nhiệm của bộ phận nhân sự

Trên thực tế để truyền thông nội bộ hiệu quả cần sự nỗ lực của tất cả các phòng ban và các cấp lãnh đạo, quản lý. Hoạt động truyền thông nội bộ tốt khi nhận được sự hỗ trợ và cung cấp thông tin kịp thời từ các phòng ban, dưới sự định hướng thông tin chung của ban lãnh đạo sẽ đạt hiệu quả cao nhất và tránh “đi lạc hướng”. Vì hoạt động liên quan đến tất cả nhân sự trong công ty, bởi vậy trách nhiệm không chỉ thuộc về 1 phòng ban cụ thể mà cần sự “phối hợp” và “cùng hỗ trợ”.

1.5. Một số thông tin truyền thông nội bộ tham khảo:

Sau đây là tổng hợp một số dạng nội dung và thông tin thường được cân nhắc truyền thông nội bộ trong các tổ chức, doanh nghiệp:

+ Thông tin lịch sử hình thành, truyền thống văn hóa Doanh nghiệp

+ Chiến lược hoạt động, nhiệm vụ của Doanh nghiệp trong từng thời kỳ.

+ Những thành tựu nổi bật trong hoạt động sản xuất kinh doanh

+ Vinh danh các cá nhân, bộ phận làm việc xuất sắc.

+ Thông tin các hội nghị, hội thảo nội bộ quan trọng

+ Các hoạt động văn hoá nội bộ: sinh nhật công ty, ra mắt sản phẩm mới, hoạt động cộng đồng…

1.6. Bộ phận nào trong doanh nghiệp là người phụ trách tốt việc này

Theo khảo sát của tạp chí Karian & Box có đến 53% trong tổng số 1000 nhân viên được khảo sát cho kết quả truyền thông nội bộ là trách nhiệm của bộ phận nhân sự.

Tuy nhiên cũng có nhiều đơn vị lựa chọn bộ phận PR hoặc truyền thông để thực hiện nó. Phòng PR thì có chuyên môn về truyền thông và biết cách để thúc đẩy công tác truyền thông đạt hiệu quả cao nhất. Nhưng phòng nhân sự lại là nơi trực tiếp quản lý tất cả các nhân viên, nắm được cảm xúc, nhu cầu của nhân viên trong doanh nghiệp. Vậy trách nhiệm truyền thông nội bộ sẽ thuộc về bên nào? Bởi vậy việc giao trách nhiệm cho bộ phận nào sẽ tuỳ thuộc vào chiến lược và cơ cấu nhân sự của từng đơn vị và cũng có thể có sự phối hợp từ 2 bộ phận trở lên để đạt được hiệu quả.

2. Phương pháp nào để cải tiến và tăng cường tốc độ truyền thông

2.1. Những điều kiện tiên quyết cần đảm bảo trước khi truyền thông

Để đảm bảo quá trình truyền thông đúng mục đích và đạt được hiệu quả đề ra, thường các tổ chức sẽ xác định rõ những vấn đề sau trước khi triển khai hoạt động truyền thông nội bộ:

+ Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông rõ ràng

+ Có chiến lược truyền thông bài bản

+ Lựa chọn phương tiện/kênh truyền thông phù hợp

2.2. Sử dụng phần mềm truyền thông nội bộ

Đây là phương pháp được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp qui mô nhân sự lớn sử dụng. Việc có phần mềm truyền thông nội bộ riêng giúp nhân sự nhanh chóng tiếp cận được các thông tin cần thiết. Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi các kết quả và nhận phản hồi khách quan từ các nhân sự.

Chi tiết bạn có thể tham khảo những tính năng truyền thông nội bộ hiệu quả trong Giải pháp E-Office Vitranet24, một hệ thống quản lý tích hợp “Truyền thông – Tương tác - Quản lý” vô cùng hiệu quả:

Chi tiết tại: https://vitranet24.com/san-pham-dich-vu/eoffice/

2.3. Các kênh truyền thông truyền thống:

· Bảng tin, Standee:

Thường hiệu quả khi muốn truyền thông sự kiện. Chỉ cần in poster rồi dán lên bảng tin thì hầu như mọi nhân viên đều sẽ nhìn thấy.

· Bản tin Email:

Hình thức này thường được sử dụng khi muốn thông báo các sự kiện, tin tức hay chính sách mới của doanh nghiệp và thường gửi qua email tới từng nhân sự

· Radio: tổ chức chương trình radio cho các nhân viên theo kịch bản nội dung đã định sẵn, nội dung có thể là lời tâm sự của nhân viên, cập nhật thông tin từ cấp trên, hoặc phát các bài hát theo yêu cầu…

· Tổ chức chương trình tổng kết hàng tuần/tháng/quý/năm tuỳ qui mô doanh nghiệp

· Cùng tham gia sự kiện cộng đồng:

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký các sự kiện cộng đồng điều này không chỉ giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên mà còn là cơ hội tuyệt vời để đồng nghiệp cùng hợp tác và thân thiết với nhau.

Cùng chuyên mục
Hiểu về truyền thông nội bộ tránh những sai lầm đáng tiếc
30.01.2023 226
Hoạt động truyền thông nội bộ tốt sẽ giúp nhân viên nắm rõ về định hướng, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp, tổ chức nơi họ đang làm việc. Từ đó, gia tăng niềm tin, tình cảm của nhân viên với Doanh nghiệp. Đồng thời, giúp họ nhận thức được tầm quan trọng của việc cố gắng vì mục tiêu chung.
Mẹo quản lý tài liệu và công cụ miễn phí giúp bạn lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến!
01.12.2022 306
Vậy làm thế nào để giải quyết tình trạng trên? Ngoài việc tìm kiếm một công cụ quản lý tài liệu phù hợp có thể cho cá nhân/tổ chức, bạn còn cần nắm bắt những kiến thức sơ bộ trong quản lý và làm việc với tài liệu. Xin mời xem chia sẻ sau đây từ chuyên gia Vitranet24:
Công nghệ quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới về social intranet
29.10.2022 306
Vitranet24 nhận thấy đây là xu hướng tất yếu và quyết định lựa chọn công nghệ Bitrix24 làm nền tảng công nghệ chuyên sâu, bên cạnh các công nghệ chủ lực khác trong việc phát triển các hệ thống quản lý tối ưu cho doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam và khu vực.
Giải pháp đẩy nhanh tốc độ số hoá, cải thiện hiệu quả truyền thông tương tác giao tiếp doanh nghiệp
25.10.2022 335
Theo kết quả nghiên cứu của APCO Worldwide và Gagen McDonald, việc ứng dụng các mạng xã hội nội bộ giúp nhân viên của họ hứng thú và tương tác tốt hơn tới 61% trong công việc:
Chuyển đổi số bắt đầu từ xây dựng môi trường cộng tác trực tuyến
18.10.2022 364
61% nhân viên cho rằng các công cụ mạng xã hội giúp họ tương tác trong công việc với đồng nghiệp ở xa hiệu quả hơn; 58% nhân viên thích làm việc ở công ty có sử dụng mạng xã hội nội bộ.
Tự động hoá các quy trình nghiệp vụ xu thế tất yếu cho sự phát triển doanh nghiệp.
29.08.2022 380
Sớm hay muộn thì bất kỳ công ty nào cũng bắt đầu tự động hóa các quy trình liên quan đến các công việc với nhiều cấp duyệt, nhiều bước cần sự phối hợp từ 02 người trở lên hoặc nhiều phòng ban bộ phận. Và để có những bộ quy trình chuẩn, đáp ứng yêu cầu của từng tổ chức thì việc thử nghiệm điều chỉnh trong quá trình dùng là hoàn toàn cần thiết. Bởi vậy chúng ta rất cần 1 công cụ tạo quy trình không những đáp ứng về mặt ứng dụn mà còn cần sự “linh hoạt” giúp ta có thể tuỳ chỉnh mà không cần đập đi làm mới sau mỗi lần thử nghiệm.
Một nền tảng duy nhất để vận hành doanh nghiệp của bạn!
04.08.2022 736
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý doanh nghiệp tối ưu giúp giải quyết các khó khăn đang gặp phải trong chuyển đổi số, quản lý công việc, quản trị nhân sự hay marketing bán hàng thì đây chính là hệ thống quản lý không thể bỏ qua!
Làm việc từ nhà, tại văn phòng hoặc khi di chuyển!
19.07.2022 420
Vitranet24 cung cấp cho bạn tất cả các công cụ cần thiết để vận hành doanh nghiệp trực tuyến tăng cường truyền thông, giao tiếp và quản lý công việc hiệu quả. Đặc biệt phù hợp với qui mô doanh nghiệp lớn có nhiều nhân sự và đang găp khó khăn trong kết nối, giao tiếp và tương tác làm việc.
Quản lý dễ dàng nguồn tài nguyên quý giá của doanh nghiệp với Module Quản lý nhân sự E- Office
09.04.2022 685
Tính năng quản lý thông tin nhân sự là nơi tích hợp lưu trữ và cung cấp toàn bộ thông tin nhân sự trong doanh nghiệp. Quản lý nhân sự trong phần mềm của E- Office mang lại các lợi ích sau cho doanh nghiệp:
Theo tỷ phú Mark Zuckerberg xu hướng nghề nghiệp nào sẽ lên ngôi trong tương lai?
07.04.2022 641
Chủ tịch tập đoàn kiêm Giám đốc điều hành Meta Platform (Facebook) nhận định rằng: Sự sáng tạo và những kết nối cá nhân sẽ trở nên đắt giá trong tương lai. Với tốc độ phát triển công nghệ ngày một nhanh thì các công việc hàng ngày sẽ đòi hỏi nhiều sức sáng tạo hơn bao giờ hết.
QUẢN LÝ TÀI LIỆU KHOA HỌC, DỄ DÀNG TÌM KIẾM, DỄ DÀNG THAO TÁC VỚI E-OFFICE VITRANET24
04.04.2022 565
Dữ liệu của doanh nghiệp bao gồm các tài liệu, công văn, file văn bản,… là những tài nguyên quan trọng và cần được tổ chức, lưu trữ khoa học và dễ dàng tìm kiếm. Bên cạnh đó việc phân quyền sử dụng, phê duyệt, hiệu chỉnh và đảm bảo tính bảo mật trong lưu trữ và chia sẻ tài liệu là vô cùng quan trọng. 
QUẢN LÝ TỜ TRÌNH VÀ XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT TỰ ĐỘNG CHỈ VỚI VÀI CLICK!
30.03.2022 821
Quá trình làm việc và quản lý hàng ngày chúng ta thường bắt gặp rất nhiều các đề xuất, tờ trình cần gửi tới cấp quản lý xin phê duyệt hoặc hướng dẫn thực hiện. Là một nhân viên không ít lần bạn gặp tình trạng loay hoay với việc tìm các biểu mẫu tờ trình tại công ty, chờ đợi ý kiến phê duyệt và không biết đề xuất của mình đã được cấp trên duyệt hay chưa. Bên cạnh đó, việc thực hiện thủ công bằng bản cứng gây mất thời gian và không nắm được thông tin ý kiến phản hồi của các cấp lãnh đạo. Là một nhà quản lý, với khối lượng công việc bận rộn hàng ngày, bạn cần một công cụ hỗ trợ quản lý các tờ trình của nhân viên, lưu lại lịch sử phê duyệt và cảnh báo cho bạn những tờ trình cần phê duyệt sớm. Nếu đây là các vấn đề bạn đang gặp phải hàng ngày thì bài viết này chính xác dành cho bạn.
Tuyệt chiêu giúp Nhà lãnh đạo kiểm soát sự căng thẳng để tránh "trật đường ray"
26.03.2022 586
Những nhà lãnh đạo cấp cao thường nhạy bén với những điều xảy ra xung quanh họ. Ở quy mô lớn, họ nhìn thấy được thị trường. Ở quy mô nhỏ hơn, họ nhìn thấy được sự thay đổi các giá trị của khách hàng – những yếu tố có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận kinh doanh. Trong nội bộ công ty, họ đánh giá được những kết quả kinh doanh và những nhân sự tạo ra các kết quả đó. Họ cũng nhìn thấy được các trở ngại tiềm ẩn. Tuy nhiên, điều mà nhiều lãnh đạo không thể nhìn thấy là những thứ diễn ra bên trong họ. Có một sợi dây truyền dẫn trực tiếp từ những điều diễn ra bên trong nhà lãnh đạo đến các hành động họ thực hiện ra bên ngoài, các mối quan hệ họ xây dựng, và những tác động họ tạo ra.
CHÌA KHOÁ NÀO CHO SỰ TĂNG TRƯỞNG CỦA DOANH NGHIỆP 2022?
26.01.2022 761
Năm 2021 là một năm đầy nỗ lực của toàn xã hội đặc biệt là các doanh nghiệp trong việc đối phó với khó khăn của dịch bệnh COVID-19. Tuy nhiên sau tất cả thì các doanh nghiệp hiện nay đã và đang dần học cách sống chung với đại dịch, chủ động tìm kiếm cơ hội, không ngừng phát triển. Việc làm thế nào để liên tục tăng trưởng luôn là vấn đề khiến các nhà quản lý phải đau đầu. Vậy hãy cùng Vitranet24 tìm hiểu những xu hướng công nghệ của năm 2022 có thể sẽ tạo ra những đột phá mới trong vận hành doanh nghiệp.
E-Office - Môi trường làm việc của tương lai
21.12.2021 1010
Làn sóng cách mạng 4.0 mang đến những thay đổi hết sức mạnh mẽ cho xu hướng vận hành của các doanh nghiệp. Các cụm từ như E-Office, Phần mềm văn phòng điện tử hay “văn phòng không giấy tờ” đang dần trở nên quen thuộc hơn với các doanh nghiệp. Vậy trong bài biết hôm nay chúng tôi xin được giới thiệu về chủ đề đang nhận được rất nhiều sự quan tâm của các nhà quản trị doanh nghiệp hiện nay này.
Quản lý
CRM quản lý mối quan hệ khách hàng, hoạt động then chốt cần chuyển đổi số
23.03.2023 22
Việc trang bị một hệ thống quản lý bán hàng – CRM tốt giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, thúc đẩy bán hàng gia tăng doanh số đặc biệt là tiền để để cả tiến và tiết kiệm chi phí bán hàng hiệu quả. 

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 5632
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
7 xu hướng công nghệ nổi bật 2023
04.01.2023 188
AI, robot trở nên phổ thông trong khi VR, AR thúc đẩy làn sóng metaverse cùng những kỳ vọng về Web3, thiết bị chăm sóc sức khỏe đeo tay.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2205
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.