Tự động hoá thông qua quy trình một cuộc cách mạng???

  

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể tự động hóa một số nhiệm vụ và quy trình mà bạn phải trả cho một số công ty khác?
Theo báo cáo thống kê Tự động hóa Doanh nghiệp năm 2021 của McKinsey:
• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ dự kiến sẽ áp dụng tự động hóa quy trình kinh doanh trên quy mô lớn, tạo ra thị trường có cơ hội trị giá hơn 1,6 tỷ đô la Mỹ trong giai đoạn 2021-2026   

• Các CEO dành gần 20% thời gian cho công việc có thể được tự động hóa, chẳng hạn như phân tích dữ liệu hoạt động và xem xét các báo cáo trạng thái
• Sử dụng tự động hóa, 60% công việc có thể tiết kiệm 30% thời gian của họ cho các nhiệm vụ như tạo đầu mối kinh doanh, phê duyệt thủ tục giấy tờ và xử lý tài liệu
• Các tổ chức mất 20 đến 30% doanh thu mỗi năm do các quy trình không hiệu quả
Các tập đoàn lớn và những gã khổng lồ công nghệ đã nhận ra điều đó từ lâu - các công ty như Google, Microsoft và Amazon đã sử dụng tự động hóa quy trình thông minh trong gần một thập kỷ. Bây giờ đã đến lúc các doanh nghiệp khác cần nắm được công nghệ này.

Các Quy Trình Thông Minh Trong E-Office Vitranet24 Một Cuộc Cách Mạng?
Tính năng xây dựng quy trình có trong giải pháp E-Office Vitranet24 cho phép tự định nghĩa và xây dựng các quy trình làm việc khác nhau (quy trình hành chính, mua sắm, tuyển dụng, quản lý nhân sự, sản xuất…).
Ưu điểm của hệ thống:
+ Xây dựng quy trình bằng công cụ kéo thả đa năng một cách đơn giản, nhanh chóng, không cần code. Đáp ứng 100% việc xây dựng các quy trình cơ bản và 80-90% các quy trình phức tạp nhiều nghiệp vụ.
+ Các thành phần (tham số, biến số) của quy trình được liên kết chặt chẽ với các dữ liệu khác của hệ thống.
+ Ứng dụng các quy trình đã xây dựng rất dễ dàng trong các nghiệp vụ đang có của hệ thống.

- Hệ thống cho phép tạo các bước để tiếp nhận các văn bản đến
- Hệ thống cho phép tiếp nhận văn bản từ email và các nguồn khác
- Văn thư tiến hành xin chỉ đạo xử lý từ lãnh đạo
- Dựa vào chỉ đạo, thư ký hoặc văn thư sẽ chuyển tiếp yêu cầu xử lý công văn đến các thành viên liên quan
- Toàn bộ quá trình sẽ được lưu trữ và hỗ trợ truy vấn một cách dễ dàng. Lãnh đạo sẽ xem được toàn bộ trạng thái xử lý công văn đến. 

1.2 Quy trình phê duyệt công văn đi, tài liệu
- Quy trình phê duyệt, xử lý tài liệu, công văn sẽ được quy trình hóa và tự động hóa hỗ trợ hoạt động trình duyệt, phê duyệt, lưu trữ trong doanh nghiệp được nhanh chóng và dễ dàng
- Quy trình có thể customize theo đặc thù của từng doanh nghiệp
- Có thể tích hợp chữ kí điện tử để hỗ trợ việc phê duyệt của các cấp lãnh đạo (Token và SimCA của các đơn vị CKS bên ngoài cũng như của Ban Cơ Yếu Chính Phủ)
- Dễ dàng giao và quản lý việc thực hiện nhiệm vụ đối với các cá nhân, phòng ban có liên quan đến các loại văn bản, công văn.
- Quản lý tốt lịch sử phê duyệt và quản lý tài liệu, thống kê trạng thái tài liệu và nắm rõ quy trình xử lý đang dừng tại đâu, do ai hay phòng ban nào xử lý.
- Các cấp quản lý cũng như lãnh đạo có thể dễ dàng phê duyệt bằng các công cụ: Moblile app, máy tính bảng… ngay khi đang đi công tác hoặc làm việc ngoài văn phòng.

- Việc đề xuất, trình kí sẽ hoạt động theo đúng quy định của từng công ty: từ nhân viên đề xuất -> trưởng nhóm -> trưởng phòng -> giám đốc…
- Form đề xuất có thể được xây dựng theo form riêng của từng công ty
- Những người đã phê duyệt (approve) sẽ hiện chữ ký vào đúng vị trí
- Quy trình đề xuất - trình kí có thể là khởi đầu cho các quy trình nghiệp vụ khác. 

1.4 Các quy trình hành chính
Các quy trình hành chính trong công ty hoàn toàn có thể được xây dựng và tùy biến linh hoạt,
nhân viên có thể dễ dàng tạo các yêu cầu trên mobile, các cấp quản lý cũng dễ dàng phê duyệt trên các phương tiện làm việc: laptop, máy tính bảng, mobile.
- Quy trình xin nghỉ phép
- Quy trình xin đi công tác
- Quy trình làm việc ngoài văn phòng
- Quy trình quản lý xe
- Quy trình mua sắm
- Quy trình đặt văn phòng phẩm

1.5 Các quy trình quản lý nhân sự
- Hệ thống cho phép xây dựng các quy trình quản lý nhân sự đã được ban hành trong doanh nghiệp, ví dụ như:
+ Quy trình tuyển dụng
+ Quy trình tiếp nhận nhân viên mới
+ Quy trình điều chuyển nhân viên
+ Quy trình sa thải nhân sự
- Chức năng BPM hỗ trợ cấu hình quy trình dễ dàng và có thể customize nhanh chóng theo đặc thù từng doanh nghiệp
- Quy trình hỗ trợ các cấp quản lý phê duyệt tiện lợi hơn: có thể truy cập từ Mobile App
- Lịch sử phê duyệt và xử lý quy trình giúp quản lý và thống kê trạng thái quy trình nhanh chóng (quy trình đã đóng hay đang xử lý, đang tồn đọng tại cá nhân, bộ phận nào)

Để tìm hiểu rõ hơn về bộ công cụ xây dựng quy trình trong E-Office hoặc đăng ký dùng thử hệ thống Vitranet24, xin mời quý anh chị xem tại: https://vitranet24.com/san-pham-dich-vu/eoffice/
Chúc quý đơn vị sớm ứng dụng và tự động hoá được nhiều quy trình công việc hữu ích cho mình.

(Thông tin bài viết có tham khảo số liệu từ báo cáo của công ty tư vấn quản lý toàn cầu McKinsey năm 2021)