Tự động hoá doanh nghiệp bắt đầu từ xây dựng và chuẩn hoá các quy trình làm việc

1. Quy trình là gì?

Quy trình trong doanh nghiệp là một chuỗi các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự cố định, nhằm quản lý và thực hiện một hoạt động hay sản phẩm/dịch vụ nào đó. Dựa vào chức năng, các quy trình trong doanh nghiệp có thể được chia thành 4 nhóm: Quy trình quản lý vận hành; Quy trình quản lý khách hàng; Quy trình đổi mới; và Quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.

2. Tầm quan trọng của chuẩn hoá các quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Quản lý công việc theo quy trình giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được bức tranh toàn cảnh của tổ chức. Đặc biệt, mỗi giai đoạn trong từng quy trình đều có một thời gian giải quyết, điều này giúp người quản lý biết được các công việc đang tắc nghẽn ở đâu và ai là người phụ trách khâu đó để xác định ngay nguyên nhanh và có phương án giải quyết kịp thời.

 
Quản lý công việc theo quy trình giúp bộ máy doanh nghiệp vận hành trơn tru, xuyên suốt. Mặt khác, có quy trình làm việc khoa học giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong công việc, nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu thời gian làm việc hiệu quả.

3. Quy trình làm việc tự động của Bitrix24

Bitrix24 đi kèm với các công cụ quản lý và tự động hóa quy trình kinh doanh trực tuyến miễn phí có thể nâng cao năng suất của bạn, đồng thời loại bỏ sự cần thiết phải thực hiện các tác vụ thông thường theo cách thủ công. Hệ thống này độc lập trong ngành và có thể được sử dụng để thiết lập, tiêu chuẩn hóa và giám sát các quy trình làm việc trong bất kỳ phòng ban nào của công ty.

- Quản lý quy trình công việc, tài liệu
Bitrix24 đi kèm với tính năng quản lý tài liệu miễn phí, hoàn hảo cho quy trình làm việc. Nó thường được sử dụng để phê duyệt, có thể là một quy trình phê duyệt đơn giản hoặc phức tạp hoặc một cuộc bỏ phiếu thăm dò ý kiến.

- Tự động hóa quy trình nhân sự
HRIS (hệ thống thông tin nhân sự) miễn phí trong Bitrix24 có khả năng tự động hóa hầu hết các quy trình làm việc của nhân sự, ví dụ như yêu cầu nghỉ ốm hay nghỉ phép, quản lý hồ sơ, yêu cầu dịch vụ và biểu mẫu nhân sự hoặc tạo cổng tự phục vụ của nhân viên.

- Quản lý quy trình làm việc CRM
Các công cụ quản lý quy trình kinh doanh được tích hợp vào Bitrix24 CRM để tự động hóa quy trình bán hàng. Bạn có thể sử dụng nó để tự động chỉ định khách hàng tiềm năng mới cho đại diện bán hàng của mình dựa trên một số quy tắc hoặc thông báo cho người giám sát qua email khi khách hàng tiềm năng thay đổi trạng thái. Khi bạn đã quen với nó, bạn có thể xây dựng các quy trình làm việc phức tạp hơn nhiều liên quan đến tiếp thị qua email hoặc các hoạt động có giá trị cao khác.

3. Cách thức xây dựng các quy trình làm việc

Bước 1: Thiết lập danh sách các việc cần làm tương ứng với mỗi bước, nhân sự phụ trách, thời gian thực hiện và định nghĩa kết quả cho mỗi quy trình: Hoàn thành kém hay hoàn thành xuất sắc.

Bước 2: Thiết lập trình tự thực hiện các công việc, phân chia vai trò của các thành viên tham gia thực hiện công việc.

Bước 3: Hệ thống tự động giao nhiệm vụ cho các thành viên tương ứng với từng vai trò, kiểm soát thời gian, nhắc nhở tiến độ công việc, và hiển thị sự tương tác giữa các thành viên.

 
Bước 4: Công việc sẽ được người quản lý đánh giá kém, bình thường, xuất sắc dựa vào kết quả mà nhân viên đó phụ trách. Nếu công việc mang lại nhiều giá trị, có ý nghĩa sẽ được đánh giá cao và được thưởng, ngược lại công việc không đáp ứng như mô tả sẽ bị đánh giá kém và bị phạt.

Bên cạnh đó, tính năng nhắc nhở công việc của Bitrix24 giúp nhân viên luôn luôn năm được thời hạn, không bị bỏ sót công việc từ đó có thể sắp xếp lịch biểu thực hiện công việc hợp lý đảm bảo đúng yêu cầu và thời hạn.

Đối với mỗi quy trình làm việc khác nhau, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh thiết lập các cấu trúc dữ liệu khác nhau, các bước thực hiện khác nhau để phù hợp với tính chất công việc đó. Không chỉ giới hạn trong các quy trình riêng lẻ, Bitrix24 còn giúp doanh nghiệp liên kết toàn diện tất cả các quy trình gồm nhiều phòng ban với nhau.