Tự động hóa quy trình nghiệp vụ tại doanh nghiệp - nhu cầu cấp thiết trong chuyển đổi số!

Tự động hóa quy trình nghiệp vụ tại doanh nghiệp - nhu cầu cấp thiết trong chuyển đổi số!
09.11.2023 495

Theo xu thế của thời đại công nghệ 4.0, tự động hóa quy trình đã trở thành nhu cầu cấp thiết mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần nghiêm túc triển khai. Bởi việc xử lý công việc một cách tự động không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất làm việc mà còn giúp mang lại sự tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.

Quy trình nghiệp vụ là gì?

Quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các hoạt động được sắp xếp theo một trình tự nhất định để hoàn thành các mục tiêu kinh doanh cụ thể. Việc thực hiện các hoạt động được chuẩn hoá sẽ bảo đảm các mục tiêu của doanh nghiệp được đáp ứng và tránh bị bỏ sót. Quy trình nghiệp vụ cũng phản ánh các yếu tố quan trọng trong quá trình kinh doanh.

Thế nào là tự động hoá quy trình trình nghiệp vụ?

Tự động hoá quy trình trình nghiệp vụ là một chuỗi hành động tự động được tạo ra trong suốt quá trình kinh doanh. Điều này nhằm đảm bảo mọi luồng công việc diễn ra mượt mà mà không có bất kỳ trở ngại nào.

Tự động hoá quy trình được xem là một bước nhảy vọt công nghệ hoàn toàn mới, giúp doanh nghiệp giải quyết toàn bộ các vấn đề thường xảy ra trong quá trình triển khai quy trình trên giấy. Không còn tình trạng chậm tiến độ, khó cập nhật thông tin, ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ và chất lượng các công việc của doanh nghiệp.

Việc trang bị một công cụ mạnh mẽ giúp bạn ghi nhận và từng bước cải tiến các quy trình nghiệp vụ tại doanh nghiệp là vô cùng cấp thiết.

Bộ công cụ giúp chuẩn hoá và xây dựng các quy trình nghiệp vụ chuyên nghiệp

E-Office Vitranet24 cung cấp bộ công cụ tự động hoá các quy trình một cách nhanh chóng, minh bạch và tiện lợi. Doanh nghiệp có thể tự cấu hình được các quy trình theo từng bước, cấu hình các giá trị và tạo các biểu mẫu linh hoạt phù hợp theo nhu cầu và đặc thù kinh doanh.

Các bước cấu hình cơ bản cho 1 nghiệp vụ trên E-Office Vitranet24

1. Lập đề xuất

- Người sử dụng sẽ có biểu mẫu đề xuất hiển thị với đầy đủ với các trường thông tin rõ ràng.

- Quy trình giúp người đề xuất dễ dàng thực hiện việc lập đề xuất, hạn chế giấy tờ in ấn.

tu-dong-hoa-quy-trinh-1

Biểu mẫu có trong quy trình lập đề xuất

2. Kiểm soát đề xuất trong mỗi quy trình

E-Office Vitranet24 cho phép thiết lập các bước duyệt và người duyệt trên hệ thống, quản lý và theo dõi dễ dàng tình trạng phê duyệt đề xuất.

- Chủ động trong việc kiểm soát từng bước đề xuất duyệt.

- Cảnh báo nhắc nhở thời hạn phê duyệt.

tu-dong-hoa-quy-trinh-2tu-dong-hoa-quy-trinh-3

Các thông báo đề xuất của quy trình

3. File PDF hoàn chỉnh hiển thị xem trước khi trình duyệt

Các mẫu tệp tin được tự động tạo ra trong quy trình giúp người sử dụng không mất công đi tìm kiếm, và dễ dàng xuất tệp PDF để lưu trữ khi cần.

- Tự động sinh mã tờ trình theo quy tắc.

- Tự động chèn header theo công ty.

- Hiển thị thông tin các thành viên duyệt.

- Chèn chữ ký được thiết lập sẵn.

- File được lưu lại tập trung trên ổ lưu trữ công ty quy định.

- Dữ liệu đầy đủ – trực quan.

tu-dong-hoa-quy-trinh-4

Mẫu PDF theo biểu mẫu của công ty đã được tích hợp sẵn

4. Thông báo quy trình hiển thị trên dòng hoạt động

Bạn có thể nhận được các thông báo theo dõi tiến trình xử lý đề xuất, trạng thái phê duyệt hoặc ý kiến bổ sung từ người duyệt ngay trên dòng hoạt động. Điều này giúp tránh bỏ lỡ thông tin.

- Thông báo văn bản được duyệt và ban hành đến các thành viên tiếp nhận kịp thời.

- Kiểm soát được thành viên đã tiếp nhận thông tin.

- Nội dung thông báo rõ ràng.

tu-dong-hoa-quy-trinh-5
Thông báo được hiển thị trên dòng hoạt động

5. Danh sách các đề xuất

Tất cả các danh sách đề xuất, tờ trình được lưu trữ khoa học, dễ tìm kiếm ngay trên hệ thống. Không còn lo ngại về việc thất lạc dữ liệu.

- Hệ thống tổng hợp tất cả các đề xuất của nhân sự trong công ty.

- Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất/ duyệt.

- Lọc, tìm kiếm dễ dàng.

tu-dong-hoa-quy-trinh-6

Danh sách đề xuất

Một số quy trình tiêu biểu trong E-Office Vitranet24

Có rất nhiều các quy trình có thể được số hoá với E-Office Vitranet24. Dưới đây là một số quy trình tiêu biểu mà doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng:

Quy trình công tác

Giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi, nắm được kết quả từng bước duyệt và gửi quy trình tiện lợi trên hệ thống mà không phụ thuộc bản cứng.

Quy trình bao gồm các bước:

Lập đề xuất công tác => Gửi đến các cấp phê duyệt => Các tính năng hỗ trợ thêm => Trả về kết quả cho các bên.

tu-dong-hoa-quy-trinh-7
tu-dong-hoa-quy-trinh-8
tu-dong-hoa-quy-trinh-9

Quy trình văn phòng phẩm

+ Giúp tổng hợp tất các đề xuất văn phòng phẩm của nhân sự trong công ty.

+ Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất hoặc phê duyệt.

+ Thống kê, báo cáo tổng chi phí văn phòng phẩm theo tháng.

+ Các báo cáo chi tiết quá trình đặt mua được theo dõi tức thì trên hệ thống.

tu-dong-hoa-quy-trinh-10
tu-dong-hoa-quy-trinh-11
tu-dong-hoa-quy-trinh-12

Và nhiều quy trình tiện ích khác…

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm giúp tự động hóa quy trình cho doanh nghiệp mình, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể. Với 16+ năm kinh nghiệm triển khai các hệ thống thông tin, phần mềm quản lý doanh nghiệp cho hàng ngàn tổ chức doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự cho Quý khách hàng.

Thông tin liên hệ Vitranet24:

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ V&V

Trụ sở: 17 Hạ Hồi - Q.Hoàn Kiếm - TP.Hà Nội | Tel: 024.3217.1617

Văn phòng Hồ Chí Minh: 185Bis Võ Thị Sáu - P.Võ Thị Sáu - Q.3 | Tel: 028.7309.6077 - 090.369.6077

Văn phòng Đà Nẵng: 50 Nguyễn Hữu Thọ - Q.Hải Châu | Tel: 023.6307.1068

Email: vitranet24@vivicorp.com

Website: https://www.vitranet24.com


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
“Cẩm nang” tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp viễn thông từ Oliver Wyman
06.12.2023 3
Oliver Wyman - công ty tư vấn quản lý đa quốc gia đã chỉ ra một số chiến lược chính để thúc đẩy tăng trưởng doanh thu cho các danh nghiệp viễn thông trong bối cảnh suy thoái kinh tế.
Báo Công Thương nói về hệ sinh thái “Văn phòng điện tử trực tuyến"
01.12.2023 50
Báo Công thương nhắc đến thành tựu trong dự án triển khai văn phòng số cho công ty Behn Meyer Việt Nam của Vitranet24 và tầm quan trọng của việc xây dựng các Hệ thống "Văn phòng điện tử" tại doanh nghiệp.
Big Data tạo nên cuộc cách mạng trong ngành Logistics
01.12.2023 125
Big data được xem như là một công cụ hỗ trợ quan trọng không thể thiếu cho nhiều doanh nghiệp trong việc phát triển chiến lược kinh doanh. Lĩnh vực Logistics cũng không ngoại lệ, Big data góp phần quan trọng trong việc phát triển và mở rộng chuỗi cung ứng trên thị trường.
Động lực thúc đẩy chuyển đổi số ngành ngân hàng
29.11.2023 134
Theo PwC, động lực chính thúc đẩy số hóa dịch vụ ngân hàng tại Đông Nam Á là cải thiện trải nghiệm dịch vụ ngân hàng của khách hàng. Các ngân hàng cũng kỳ vọng sẽ tăng lợi nhuận bằng các tăng doanh thu và giảm chi phí hoạt động.
Chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
25.11.2023 110
Đối với những doanh nghiệp nhỏ với số vốn ít và khả năng đầu tư vào công nghệ còn hạn chế, họ nên làm gì để chuyển đổi số?
Nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp với phần mềm quản lý dự án
14.11.2023 223
Triển khai phần mềm quản lý dự án là giải pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm mục đích nâng cao chất lượng và tối ưu nguồn lực trong thời kỳ chuyển đổi số.
7 yếu tố quan trọng giúp triển khai văn phòng số thành công cho doanh nghiệp
11.11.2023 112
Trước tình hình kinh tế suy thoái và tác động của cuộc cách mạng công nghệ 4.0, ứng dụng công nghệ vào xây dựng văn phòng số linh hoạt, kết nối liền mạch từ xa được xem là một trong những chiến lược hiệu quả nhất để cải thiện hoạt động kinh doanh.
Tự động hóa quy trình nghiệp vụ tại doanh nghiệp - nhu cầu cấp thiết trong chuyển đổi số!
09.11.2023 496
Theo xu thế của thời đại công nghệ 4.0, tự động hóa quy trình đã trở thành nhu cầu cấp thiết mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần nghiêm túc triển khai.
Chuyển đổi số ngành bán lẻ: thực trạng và những lợi ích thiết thực
09.11.2023 412
Ngành bán lẻ đang chứng kiến sự thay đổi nhanh chóng của hành vi mua sắm của người tiêu dùng trong quá trình chuyển đổi số.
Tầm quan trọng của "Văn phòng điện tử" và cách xây dựng hệ thống E-Office cho doanh nghiệp!
07.11.2023 1311
Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển phát triển bùng nổ như hiện nay, "Văn phòng số" hay hệ thống quản lý E-Office ngày càng trở nên cần thiết và được quan tâm tại nhiều doanh nghiệp, tổ chức.
Văn phòng số – Giải pháp vận hành tối ưu cho mọi doanh nghiệp
01.11.2023 470
Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 và đại dịch COVID-19 đã thúc đẩy quá trình chuyển đổi số tại nơi làm việc diễn ra nhanh hơn bao giờ hết. Trong đó, thách thức đối với nhiều doanh nghiệp là nhận ra tiềm năng và triển khai giải pháp văn phòng số hiệu quả.
Vì sao doanh nghiệp cần có chiến lược giữ chân khách hàng?
26.10.2023 568
Đi đâu để tìm được nhóm đối tượng dễ bán hàng nhất?
QUẢN LÝ TÀI LIỆU: Lợi ích và Giải pháp hiện đại đến từ Vitranet24
20.10.2023 785
Trong thế giới số hóa hiện nay, việc quản lý tài liệu đã trở thành một yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và mượt mà. Dưới đây, chúng tôi sẽ nêu rõ các lợi ích khi bạn áp dụng bảo quản tài liệu đúng cách và làm thế nào sản phẩm phần mềm Bitrix24 của chúng tôi có thể giúp bạn đạt được mục tiêu đó. 
Top 5 phần mềm quản lý doanh nghiệp được tin dùng nhất hiện nay
10.10.2023 491
Trong thời đại 4.0, phần mềm quản lý doanh nghiệp trở thành công cụ đắc lực để thúc đẩy chuyển đổi số, nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu chi phí.
CRM Bitrix24 top 3 hệ thống chăm sóc khách hàng đa kênh tốt nhất 2023 theo đánh giá của Forbes
07.10.2023 698
Theo Forbes, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM Bitrix24 được đánh giá là hệ thống Giao tiếp tích hợp tốt nhất.
Quản lý
“Cẩm nang” tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp viễn thông từ Oliver Wyman
06.12.2023 3
Oliver Wyman - công ty tư vấn quản lý đa quốc gia đã chỉ ra một số chiến lược chính để thúc đẩy tăng trưởng doanh thu cho các danh nghiệp viễn thông trong bối cảnh suy thoái kinh tế.

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 6903
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Nhìn lại 1 năm của ChatGPT: 5 cách “AI kỳ diệu” này đã thay đổi thế giới
04.12.2023 75
Chatbot trí tuệ nhân tạo (AI) ChatGPT của OpenAI ra mắt vào cuối năm 2022 và đã thay đổi nhiều lĩnh vực đời sống chỉ trong vòng một năm.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2618
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.