Tự động hóa quy trình nghiệp vụ tại doanh nghiệp - nhu cầu cấp thiết trong chuyển đổi số!

Tự động hóa quy trình nghiệp vụ tại doanh nghiệp - nhu cầu cấp thiết trong chuyển đổi số!
09.11.2023 966

Theo xu thế của thời đại công nghệ 4.0, tự động hóa quy trình đã trở thành nhu cầu cấp thiết mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần nghiêm túc triển khai. Bởi việc xử lý công việc một cách tự động không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất làm việc mà còn giúp mang lại sự tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.

Quy trình nghiệp vụ là gì?

Quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các hoạt động được sắp xếp theo một trình tự nhất định để hoàn thành các mục tiêu kinh doanh cụ thể. Việc thực hiện các hoạt động được chuẩn hoá sẽ bảo đảm các mục tiêu của doanh nghiệp được đáp ứng và tránh bị bỏ sót. Quy trình nghiệp vụ cũng phản ánh các yếu tố quan trọng trong quá trình kinh doanh.

Thế nào là tự động hoá quy trình trình nghiệp vụ?

Tự động hoá quy trình trình nghiệp vụ là một chuỗi hành động tự động được tạo ra trong suốt quá trình kinh doanh. Điều này nhằm đảm bảo mọi luồng công việc diễn ra mượt mà mà không có bất kỳ trở ngại nào.

Tự động hoá quy trình được xem là một bước nhảy vọt công nghệ hoàn toàn mới, giúp doanh nghiệp giải quyết toàn bộ các vấn đề thường xảy ra trong quá trình triển khai quy trình trên giấy. Không còn tình trạng chậm tiến độ, khó cập nhật thông tin, ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ và chất lượng các công việc của doanh nghiệp.

Việc trang bị một công cụ mạnh mẽ giúp bạn ghi nhận và từng bước cải tiến các quy trình nghiệp vụ tại doanh nghiệp là vô cùng cấp thiết.

Bộ công cụ giúp chuẩn hoá và xây dựng các quy trình nghiệp vụ chuyên nghiệp

E-Office Vitranet24 cung cấp bộ công cụ tự động hoá các quy trình một cách nhanh chóng, minh bạch và tiện lợi. Doanh nghiệp có thể tự cấu hình được các quy trình theo từng bước, cấu hình các giá trị và tạo các biểu mẫu linh hoạt phù hợp theo nhu cầu và đặc thù kinh doanh.

Các bước cấu hình cơ bản cho 1 nghiệp vụ trên E-Office Vitranet24

1. Lập đề xuất

- Người sử dụng sẽ có biểu mẫu đề xuất hiển thị với đầy đủ với các trường thông tin rõ ràng.

- Quy trình giúp người đề xuất dễ dàng thực hiện việc lập đề xuất, hạn chế giấy tờ in ấn.

tu-dong-hoa-quy-trinh-1

Biểu mẫu có trong quy trình lập đề xuất

2. Kiểm soát đề xuất trong mỗi quy trình

E-Office Vitranet24 cho phép thiết lập các bước duyệt và người duyệt trên hệ thống, quản lý và theo dõi dễ dàng tình trạng phê duyệt đề xuất.

- Chủ động trong việc kiểm soát từng bước đề xuất duyệt.

- Cảnh báo nhắc nhở thời hạn phê duyệt.

tu-dong-hoa-quy-trinh-2tu-dong-hoa-quy-trinh-3

Các thông báo đề xuất của quy trình

3. File PDF hoàn chỉnh hiển thị xem trước khi trình duyệt

Các mẫu tệp tin được tự động tạo ra trong quy trình giúp người sử dụng không mất công đi tìm kiếm, và dễ dàng xuất tệp PDF để lưu trữ khi cần.

- Tự động sinh mã tờ trình theo quy tắc.

- Tự động chèn header theo công ty.

- Hiển thị thông tin các thành viên duyệt.

- Chèn chữ ký được thiết lập sẵn.

- File được lưu lại tập trung trên ổ lưu trữ công ty quy định.

- Dữ liệu đầy đủ – trực quan.

tu-dong-hoa-quy-trinh-4

Mẫu PDF theo biểu mẫu của công ty đã được tích hợp sẵn

4. Thông báo quy trình hiển thị trên dòng hoạt động

Bạn có thể nhận được các thông báo theo dõi tiến trình xử lý đề xuất, trạng thái phê duyệt hoặc ý kiến bổ sung từ người duyệt ngay trên dòng hoạt động. Điều này giúp tránh bỏ lỡ thông tin.

- Thông báo văn bản được duyệt và ban hành đến các thành viên tiếp nhận kịp thời.

- Kiểm soát được thành viên đã tiếp nhận thông tin.

- Nội dung thông báo rõ ràng.

tu-dong-hoa-quy-trinh-5
Thông báo được hiển thị trên dòng hoạt động

5. Danh sách các đề xuất

Tất cả các danh sách đề xuất, tờ trình được lưu trữ khoa học, dễ tìm kiếm ngay trên hệ thống. Không còn lo ngại về việc thất lạc dữ liệu.

- Hệ thống tổng hợp tất cả các đề xuất của nhân sự trong công ty.

- Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất/ duyệt.

- Lọc, tìm kiếm dễ dàng.

tu-dong-hoa-quy-trinh-6

Danh sách đề xuất

Một số quy trình tiêu biểu trong E-Office Vitranet24

Có rất nhiều các quy trình có thể được số hoá với E-Office Vitranet24. Dưới đây là một số quy trình tiêu biểu mà doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng:

Quy trình công tác

Giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi, nắm được kết quả từng bước duyệt và gửi quy trình tiện lợi trên hệ thống mà không phụ thuộc bản cứng.

Quy trình bao gồm các bước:

Lập đề xuất công tác => Gửi đến các cấp phê duyệt => Các tính năng hỗ trợ thêm => Trả về kết quả cho các bên.

tu-dong-hoa-quy-trinh-7
tu-dong-hoa-quy-trinh-8
tu-dong-hoa-quy-trinh-9

Quy trình văn phòng phẩm

+ Giúp tổng hợp tất các đề xuất văn phòng phẩm của nhân sự trong công ty.

+ Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất hoặc phê duyệt.

+ Thống kê, báo cáo tổng chi phí văn phòng phẩm theo tháng.

+ Các báo cáo chi tiết quá trình đặt mua được theo dõi tức thì trên hệ thống.

tu-dong-hoa-quy-trinh-10
tu-dong-hoa-quy-trinh-11
tu-dong-hoa-quy-trinh-12

Và nhiều quy trình tiện ích khác…

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm giúp tự động hóa quy trình cho doanh nghiệp mình, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể. Với 16+ năm kinh nghiệm triển khai các hệ thống thông tin, phần mềm quản lý doanh nghiệp cho hàng ngàn tổ chức doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự cho Quý khách hàng.

Thông tin liên hệ Vitranet24:

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ V&V

Trụ sở: 17 Hạ Hồi - Q.Hoàn Kiếm - TP.Hà Nội | Tel: 024.3217.1617

Văn phòng Hồ Chí Minh: 185Bis Võ Thị Sáu - P.Võ Thị Sáu - Q.3 | Tel: 028.7309.6077 - 090.369.6077

Văn phòng Đà Nẵng: 50 Nguyễn Hữu Thọ - Q.Hải Châu | Tel: 023.6307.1068

Email: vitranet24@vivicorp.com

Website: https://www.vitranet24.com


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
9 lợi ích của phần mềm văn phòng điện tử
25.07.2024 72
Phần mềm văn phòng điện tử đang được ưa chuộng sử dụng tại nhiều doanh nghiệp bởi những lợi ích nó đem lại trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động.
Forbes: Xu hướng công nghệ cho nửa cuối năm 2024
23.07.2024 62
Chúng ta nên phát triển những xu hướng nào nửa cuối 2024, và những gì nên loại bỏ để có thể phát triển doanh nghiệp tốt hơn?
Làm sao lựa chọn CRM bất động sản phù hợp nhất?
23.07.2024 213
Một CRM bất động sản phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn là rất quan trọng để chuẩn hóa quy trình, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và chốt được nhiều giao dịch hơn.
Cải thiện vận hành với phần mềm quản trị doanh nghiệp
18.07.2024 279
Phần mềm quản trị doanh nghiệp là các các hệ thống và ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ, quản lý và tự động hóa các chức năng kinh doanh.
Vì sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý khách hàng?
10.07.2024 253
Trong thời đại số, việc quản lý và chăm sóc khách hàng là yếu tố không thể thiếu để tạo nên thành công của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu, chăm sóc khách hàng dễ dàng và hiệu quả hơn.
4 trụ cột của môi trường làm việc lành mạnh
05.07.2024 316
Một môi trường làm việc lành mạnh chắc chắn cần thiết cho sự thành công của doanh nghiệp. Nó giúp cải thiện sự hài lòng và năng suất của nhân viên, đồng thời giảm tỷ lệ vắng mặt và tỷ lệ thôi việc.
Cải thiện quản lý tài liệu với phần mềm quản lý văn bản
28.06.2024 250
Với sự gia tăng không ngừng số lượng tài liệu qua từng năm, phần mềm quản lý văn bản đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động và lưu trữ thông tin của một doanh nghiệp.
Forbes: 6 lợi ích chính của phần mềm quản lý quan hệ khách hàng
21.06.2024 421
Lợi ích của phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) trải dài trong toàn bộ chu trình bán hàng, từ việc xác định khách hàng tiềm năng cho đến việc khiến họ hài lòng và quay lại nhiều hơn.
Vì sao phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ cần thiết?
20.06.2024 316
Phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ là công cụ hàng đầu giúp giải quyết hiệu quả các vấn đề về quản lý và vận hành doanh nghiệp.
6 cách sử dụng công nghệ để cải thiện năng suất làm việc
15.06.2024 162
Sử dụng công nghệ phù hợp có thể giúp cải thiện năng suất và duy trì sự gắn kết của người lao động với doanh nghiệp.
Forbes: Cách chọn chiến lược phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp
13.06.2024 365
Một tổ chức thường sử dụng một hoặc nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp để bao quát tất cả các khía cạnh hoạt động. Forbes chia sẻ ngắn gọn những điểm mà chủ doanh nghiệp nên cân nhắc trước khi quyết định chiến lược phần mềm cho doanh nghiệp mình.
9 công cụ giao tiếp, công tác hiệu quả cho doanh nghiệp lớn
06.06.2024 225
Các công cụ giao tiếp, cộng tác là chất keo gắn kết nội bộ, giúp tăng hiệu quả công và việc và cải thiện việc quản lý vận hành. Các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý hàng đầu từ Mỹ, đã gợi ý 10 công cụ giao tiếp, cộng tác hiệu quả mà các doanh nghiệp lớn nên tham khảo.
Tăng tốc độ giao tiếp, cộng tác với E-Office Vitranet24
05.06.2024 284
Bạn đang gặp khó khăn trong việc kết nối các nhân sự từ nhiều phòng ban, tìm kiếm tài liệu cũ, hay mất nhiều thời gian để gửi thông báo cho toàn bộ nhân viên? Văn phòng số Vitranet24 sẽ giúp bạn giải quyết ngay lập tức các vấn đề trên.
6 công nghệ doanh nghiệp cỡ vừa không nên bỏ qua
04.06.2024 226
Cho dù bạn đang muốn tối ưu hoạt động, bảo mật dữ liệu hay cải thiện quan hệ khách hàng, 6 công nghệ được gợi ý bởi các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý tiên tiến từ Mỹ sẽ hỗ trợ bạn.
5 CRM di động tốt nhất năm 2024
31.05.2024 246
Phần mềm CRM di động giúp doanh nghiệp quản lý và kết nối với khách hàng một cách dễ dàng mọi lúc mọi nơi, mang lại sức sống mới cho hoạt động kinh doanh. Các chuyên gia của Bitrix24 - công nghệ quản lý tiên tiến từ Mỹ đã gợi ý một vài CRM di động mạnh mẽ doanh nghiệp nên tham khảo.
Quản lý
9 lợi ích của phần mềm văn phòng điện tử
25.07.2024 72
Phần mềm văn phòng điện tử đang được ưa chuộng sử dụng tại nhiều doanh nghiệp bởi những lợi ích nó đem lại trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 484
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Khai thác AI để vận hành xuất sắc trong sản xuất
20.05.2024 344
Trong kỷ nguyên sản xuất hiện đại, việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) vào các quy trình vận hành đã trở thành một chiến lược then chốt để đạt được Hoạt động xuất sắc và tối đa hóa các phương pháp Lean Six Sigma.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3108
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.