Tự động hóa quy trình nghiệp vụ tại doanh nghiệp - nhu cầu cấp thiết trong chuyển đổi số!

Tự động hóa quy trình nghiệp vụ tại doanh nghiệp - nhu cầu cấp thiết trong chuyển đổi số!
09.11.2023 1068

Theo xu thế của thời đại công nghệ 4.0, tự động hóa quy trình đã trở thành nhu cầu cấp thiết mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần nghiêm túc triển khai. Bởi việc xử lý công việc một cách tự động không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất làm việc mà còn giúp mang lại sự tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.

Quy trình nghiệp vụ là gì?

Quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các hoạt động được sắp xếp theo một trình tự nhất định để hoàn thành các mục tiêu kinh doanh cụ thể. Việc thực hiện các hoạt động được chuẩn hoá sẽ bảo đảm các mục tiêu của doanh nghiệp được đáp ứng và tránh bị bỏ sót. Quy trình nghiệp vụ cũng phản ánh các yếu tố quan trọng trong quá trình kinh doanh.

Thế nào là tự động hoá quy trình trình nghiệp vụ?

Tự động hoá quy trình trình nghiệp vụ là một chuỗi hành động tự động được tạo ra trong suốt quá trình kinh doanh. Điều này nhằm đảm bảo mọi luồng công việc diễn ra mượt mà mà không có bất kỳ trở ngại nào.

Tự động hoá quy trình được xem là một bước nhảy vọt công nghệ hoàn toàn mới, giúp doanh nghiệp giải quyết toàn bộ các vấn đề thường xảy ra trong quá trình triển khai quy trình trên giấy. Không còn tình trạng chậm tiến độ, khó cập nhật thông tin, ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ và chất lượng các công việc của doanh nghiệp.

Việc trang bị một công cụ mạnh mẽ giúp bạn ghi nhận và từng bước cải tiến các quy trình nghiệp vụ tại doanh nghiệp là vô cùng cấp thiết.

Bộ công cụ giúp chuẩn hoá và xây dựng các quy trình nghiệp vụ chuyên nghiệp

E-Office Vitranet24 cung cấp bộ công cụ tự động hoá các quy trình một cách nhanh chóng, minh bạch và tiện lợi. Doanh nghiệp có thể tự cấu hình được các quy trình theo từng bước, cấu hình các giá trị và tạo các biểu mẫu linh hoạt phù hợp theo nhu cầu và đặc thù kinh doanh.

Các bước cấu hình cơ bản cho 1 nghiệp vụ trên E-Office Vitranet24

1. Lập đề xuất

- Người sử dụng sẽ có biểu mẫu đề xuất hiển thị với đầy đủ với các trường thông tin rõ ràng.

- Quy trình giúp người đề xuất dễ dàng thực hiện việc lập đề xuất, hạn chế giấy tờ in ấn.

tu-dong-hoa-quy-trinh-1

Biểu mẫu có trong quy trình lập đề xuất

2. Kiểm soát đề xuất trong mỗi quy trình

E-Office Vitranet24 cho phép thiết lập các bước duyệt và người duyệt trên hệ thống, quản lý và theo dõi dễ dàng tình trạng phê duyệt đề xuất.

- Chủ động trong việc kiểm soát từng bước đề xuất duyệt.

- Cảnh báo nhắc nhở thời hạn phê duyệt.

tu-dong-hoa-quy-trinh-2tu-dong-hoa-quy-trinh-3

Các thông báo đề xuất của quy trình

3. File PDF hoàn chỉnh hiển thị xem trước khi trình duyệt

Các mẫu tệp tin được tự động tạo ra trong quy trình giúp người sử dụng không mất công đi tìm kiếm, và dễ dàng xuất tệp PDF để lưu trữ khi cần.

- Tự động sinh mã tờ trình theo quy tắc.

- Tự động chèn header theo công ty.

- Hiển thị thông tin các thành viên duyệt.

- Chèn chữ ký được thiết lập sẵn.

- File được lưu lại tập trung trên ổ lưu trữ công ty quy định.

- Dữ liệu đầy đủ – trực quan.

tu-dong-hoa-quy-trinh-4

Mẫu PDF theo biểu mẫu của công ty đã được tích hợp sẵn

4. Thông báo quy trình hiển thị trên dòng hoạt động

Bạn có thể nhận được các thông báo theo dõi tiến trình xử lý đề xuất, trạng thái phê duyệt hoặc ý kiến bổ sung từ người duyệt ngay trên dòng hoạt động. Điều này giúp tránh bỏ lỡ thông tin.

- Thông báo văn bản được duyệt và ban hành đến các thành viên tiếp nhận kịp thời.

- Kiểm soát được thành viên đã tiếp nhận thông tin.

- Nội dung thông báo rõ ràng.

tu-dong-hoa-quy-trinh-5
Thông báo được hiển thị trên dòng hoạt động

5. Danh sách các đề xuất

Tất cả các danh sách đề xuất, tờ trình được lưu trữ khoa học, dễ tìm kiếm ngay trên hệ thống. Không còn lo ngại về việc thất lạc dữ liệu.

- Hệ thống tổng hợp tất cả các đề xuất của nhân sự trong công ty.

- Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất/ duyệt.

- Lọc, tìm kiếm dễ dàng.

tu-dong-hoa-quy-trinh-6

Danh sách đề xuất

Một số quy trình tiêu biểu trong E-Office Vitranet24

Có rất nhiều các quy trình có thể được số hoá với E-Office Vitranet24. Dưới đây là một số quy trình tiêu biểu mà doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng:

Quy trình công tác

Giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi, nắm được kết quả từng bước duyệt và gửi quy trình tiện lợi trên hệ thống mà không phụ thuộc bản cứng.

Quy trình bao gồm các bước:

Lập đề xuất công tác => Gửi đến các cấp phê duyệt => Các tính năng hỗ trợ thêm => Trả về kết quả cho các bên.

tu-dong-hoa-quy-trinh-7
tu-dong-hoa-quy-trinh-8
tu-dong-hoa-quy-trinh-9

Quy trình văn phòng phẩm

+ Giúp tổng hợp tất các đề xuất văn phòng phẩm của nhân sự trong công ty.

+ Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất hoặc phê duyệt.

+ Thống kê, báo cáo tổng chi phí văn phòng phẩm theo tháng.

+ Các báo cáo chi tiết quá trình đặt mua được theo dõi tức thì trên hệ thống.

tu-dong-hoa-quy-trinh-10
tu-dong-hoa-quy-trinh-11
tu-dong-hoa-quy-trinh-12

Và nhiều quy trình tiện ích khác…

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm giúp tự động hóa quy trình cho doanh nghiệp mình, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể. Với 16+ năm kinh nghiệm triển khai các hệ thống thông tin, phần mềm quản lý doanh nghiệp cho hàng ngàn tổ chức doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự cho Quý khách hàng.

Thông tin liên hệ Vitranet24:

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ V&V

Trụ sở: 17 Hạ Hồi - Q.Hoàn Kiếm - TP.Hà Nội | Tel: 024.3217.1617

Văn phòng Hồ Chí Minh: 185Bis Võ Thị Sáu - P.Võ Thị Sáu - Q.3 | Tel: 028.7309.6077 - 090.369.6077

Văn phòng Đà Nẵng: 50 Nguyễn Hữu Thọ - Q.Hải Châu | Tel: 023.6307.1068

Email: vitranet24@vivicorp.com

Website: https://www.vitranet24.com


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Công cụ tối ưu hóa quy trình làm việc
14.11.2024 382
Các công cụ tối ưu hóa quy trình làm việc cung cấp cho doanh nghiệp khả năng chuẩn hóa quy trình, loại bỏ sự trùng lặp và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, cho phép các nhóm làm việc hiệu quả hơn và mở rộng quy mô dễ dàng hơn. 
Forbes: Chuyển đổi số là chất xúc tác cho tăng trưởng
12.11.2024 167
Ngày nay, các công ty đã chuyển đổi và số hóa quy trình của mình đã phát triển mạnh mẽ, trong khi những công ty không làm như vậy thì gặp khó khăn. 
Ảnh hưởng của truyền thông nội bộ đến năng suất làm việc
05.11.2024 186
Khi thông tin được truyền đạt rõ ràng, minh bạch và kịp thời, nhân viên cảm thấy mình là một phần quan trọng của tổ chức, từ đó tăng cường động lực và hiệu suất làm việc.
10 công cụ truyền thông nội bộ hữu ích cho tổ chức
17.10.2024 281
Truyền thông nội bộ hiệu quả giúp gắn kết nhân viên trong toàn bộ tổ chức của bạn. Bài viết này sẽ đề cập đến 10 công cụ truyền thông nội bộ hữu ích.
Vì sao truyền thông nội bộ quan trọng với doanh nghiệp?
15.10.2024 245
Truyền thông nội bộ hiệu quả là động lực vô hình giúp thống nhất các mục tiêu, chiến lược và phối hợp các hoạt động hàng ngày ở mọi cấp độ của công ty. 
Sử dụng AI và tự động hóa để phát triển nhân lực
09.10.2024 232
Theo Forbes, các tổ chức có thể sử dụng AI và tự động hóa để tạo ra môi trường tốt hơn cho lực lượng lao động của họ, và tự động hóa có thể giải phóng nhân viên khỏi công việc đơn giản để làm công việc phức tạp, có ý nghĩa và bổ ích hơn.
Quản lý tài liệu hiệu quả trên E-Office Vitranet24 bằng cách nào?
09.10.2024 232
E-Office Vitranet24 có bộ tính năng quản lý tài liệu trực tuyến tiên tiến, giúp cộng tác nhanh chóng và hiệu quả trên toàn công ty của bạn.
10 mẹo quản lý tài liệu hiệu quả
02.10.2024 294
Trong bài viết này, chúng tôi đã tổng hợp một số mẹo quản lý tài liệu hiệu quả để giữ cho các tệp của bạn được sắp xếp hợp lý và an toàn, đồng thời tăng năng suất và hiệu quả làm việc.
Gợi ý 5 phần mềm quản lý dự án hiệu quả cho SMB
27.09.2024 396
Dưới đây là gợi ý 5 phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ từ các chuyên gia hàng đầu nước ngoài.
McKinsey tổng kết tình hình Kinh tế Đông Nam Á Q2/2024
24.09.2024 395
Bên cạnh chuyển đổi số và các phần mềm quản lý doanh nghiệp, tình hình kinh tế Việt Nam và khu vực Đông Nam Á cũng là điều được rất nhiều người quan tâm. Dưới đây là tổng kết nhanh tình hình kinh tế Đông Nam Á và Việt Nam quý 2/2024 từ McKinsey.
Giải pháp văn phòng số được nhiều doanh nghiệp tin dùng
20.09.2024 260
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang là nhu cầu “cấp thiết” hiện nay, Văn phòng số (hay văn phòng điện tử, E-Office) được xem là một phương án hiệu quả để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành toàn doanh nghiệp.
Các hệ thống quản lý được nhiều doanh nghiệp quan tâm
18.09.2024 669
Hệ thống quản lý doanh nghiệp là công cụ hữu hiệu, hỗ trợ tối ưu cho việc vận hành và cải thiện hiệu quả hoạt động. Đây cũng là “cánh tay” đắc lực giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện, thúc đẩy tăng trưởng và tiết kiệm chi phí vận hành.
Top 7 giải pháp văn phòng số được doanh nghiệp tin dùng
06.09.2024 573
E-Office (văn phòng số, văn phòng điện tử) là mô hình quản lý hiện đại đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. 
Forbes: Tự động hóa giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực
23.08.2024 505
Tự động hóa được xem là chiến lược quan trọng để thúc đẩy năng suất và nuôi dưỡng một môi trường làm việc tích cực. Forbes cho biết tự động hóa giúp giải phóng toàn bộ tiềm năng của người lao động cũng như của một tổ chức.
Tự động hóa bán hàng: Chìa khóa tăng doanh thu và giảm chi phí
15.08.2024 518
Theo McKinsey, áp dụng sớm tự động hóa bán hàng giúp tăng hiệu quả bán hàng 10-15% và tiềm năng tăng doanh số lên tới 10%.
Quản lý
“Cha đẻ” Nike: Từ gã nghiện giày đi bán rong đến chủ nhân đế chế tỷ đô
14.11.2024 179
Phil Knight - người đàn ông với nụ cười thân thiện và là chủ nhân của đế chế tỷ đô Nike, nơi sản xuất những đôi giày được sử dụng nhiều nhất thế giới, được biết đến với câu chuyện khởi nghiệp từ tờ 50 đô la ông vay từ bố mình.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 830
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Rác từ chip AI tương đương "thải 13 tỷ iPhone mỗi năm"
05.11.2024 142
Theo nghiên cứu được công bố ngày 30/10 trên Nature Computational Science, sự bùng nổ của làn sóng AI sẽ làm tăng tổng lượng rác thải điện tử toàn cầu từ 3% đến 12% vào năm 2030

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3477
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.