6 xu hướng làm việc từ xa đang thay đổi cách làm việc hiện đại

Xu hướng làm việc từ xa ngày càng được ưa chuộng trong những năm gần đây, định hình lại đáng kể cách chúng ta làm việc trong thời đại 4.0.

1. Các mô hình làm việc kết hợp

Các mô hình làm việc kết hợp là một trong những xu hướng làm việc từ xa có tác động mạnh mẽ nhất - sự kết hợp giữa hình thức làm việc trực tiếp truyền thống, và sự tự do làm việc tại nhà.

Khi làm việc từ xa ngày càng được ưa chuộng, thì đây là một bước đi thông minh giúp các doanh nghiệp duy trì lòng trung thành của nhân viên, và thu hút những ứng viên tài giỏi ưa thích làm việc linh hoạt. Cách này giúp gia tăng sự hài lòng của nhân viên trong công việc, và cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Để thiết lập văn phòng số, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ dựa trên đám mây. Lấy phần mềm quản lý công việc làm ví dụ, bạn có thể theo dõi tiến độ trong thời gian thực, truyền đạt thông tin cập nhật qua thông báo trên web và thiết bị di động, cũng như truy cập vào các nhiệm vụ mọi lúc mọi nơi.

2. Vừa đi du lịch, vừa làm việc

Một trong những xu hướng làm việc từ xa hấp dẫn nhất là có quyền tự do đi du lịch khắp thế giới, trong khi hoàn thành mọi trách nhiệm trong công việc của mình. Xu hướng này không chỉ là thay đổi nơi diễn ra công việc, mà còn thể hiện một góc nhìn mới về cách công việc hòa nhập với cuộc sống của chúng ta.

Cách thức này đòi hỏi công nghệ làm việc từ xa dựa trên đám mây để mọi người có thể cộng tác từ mọi nơi trên thế giới.

Đối với nhiều nhà lãnh đạo truyền thống, đây có thể là một vấn đề nan giải khi phải quản lý lực lượng lao động từ xa. Làm thế nào họ có thể chắc chắn rằng nhân viên của họ đang làm việc? May mắn thay, sự phát triển của công nghệ đã mang đến những công cụ mới giúp các ông chủ yên tâm hơn.

- Phần mềm quản lý doanh nghiệp tập trung nhiều tính năng như lên lịch, theo dõi thời gian thực hiện nhiệm vụ, và báo cáo để cung cấp cho bộ phận nhân sự nhiều thông tin rõ ràng và minh bạch hơn.

- Phần mềm quản lý nhân sự lưu trữ toàn bộ dữ liệu nhân sự (thời gian làm việc, hiệu suất…) thuận tiện cho việc quản lý.

- Nền tảng quản lý dự án cho phép những người quản lý kiểm soát công việc dễ dàng hơn, với các thông báo cảnh báo cho cả hai bên khi công việc gần đến thời hạn.

3. Thu hẹp khoảng cách bằng các công cụ cộng tác ảo

Một trong những lợi ích to lớn của việc làm việc từ xa là khả năng các công ty kết nối với khách hàng và cộng tác viên mới từ khắp mọi nơi trên thế giới. Đây là một trong những xu hướng có tác động mạnh nhất về mặt tăng trưởng doanh thu trực tiếp, vì nó có thể tiết kiệm thời gian hoạt động, đồng thời tiếp cận đối tượng mới.

Ví dụ, gọi điện video giờ đây đã trở thành một phần của cuộc sống hàng ngày, giúp tiết kiệm thời gian di chuyển khi không cần thiết. Thời gian rảnh này có thể được sử dụng để làm các công việc khác quan trọng hơn. Nhiều nền tảng văn phòng điện tử còn tích hợp liền mạch với lịch và hệ thống quản lý dự án, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong cách quản lý công việc.

Để thực sự tận dụng xu hướng làm việc từ xa, điều quan trọng là phải tập trung vào trải nghiệm người dùng, và khả năng tích hợp dễ dàng cùng với các công cụ hiện tại của bạn. Các nền tảng quản lý all-in-one cung cấp nhiều tính năng được kết nối với nhau ngay từ đầu, giúp việc áp dụng và mở rộng quy mô dễ dàng hơn so với các ứng dụng riêng lẻ được kết nối lỏng lẻo.

4. Cải thiện phúc lợi của nhân viên thông qua làm việc từ xa

Quản lý lực lượng lao động từ xa tập trung chủ yếu vào sức khỏe của nhân viên, trong đó các tổ chức nhận ra tầm quan trọng trong việc hỗ trợ sức khỏe tinh thần, cân bằng giữa công việc và cuộc sống và phòng ngừa kiệt sức. Tuy nhiên, trên thực tế, việc lựa chọn mô hình làm việc tại nhà không phải là một giải pháp đơn giản.

Chắc chắn, lợi ích của làm việc tại nhà là rất lớn: Tiết kiệm tiền đi lại hàng ngày, dành nhiều thời gian hơn cho gia đình... Tuy nhiên, cũng có nhiều bất lợi, chẳng hạn như ranh giới giữa cuộc sống cá nhân và công việc bị xóa nhòa, sự tách biệt với xã hội, hay đòi hỏi phương pháp quản lý chặt chẽ hơn.

Một cách thức để chống lại những bất lợi này là các công ty phải cần lưu ý hơn đến sức khỏe của nhân viên. Bắt đầu với việc quản lý lịch trình hợp lý để tránh tình trạng kiệt sức. Theo dõi hiệu suất giúp bạn biết được mỗi nhân viên có thể tiến bộ nhanh như thế nào, và biểu đồ Gantt là một cách trực quan để áp dụng dữ liệu đó vào khối lượng công việc của từng cá nhân. Phần mềm quản lý nhân sự hiện đại có khả năng lưu trữ toàn bộ dữ liệu nhân sự, giúp các nhà quản lý và lãnh đạo có thể xem xét để đưa ra các quyết định nhân sự tốt hơn.

Những tổ chức coi trọng sức khỏe tinh thần của nhân viên và đưa ra các kế hoạch hỗ trợ sẽ có một đội ngũ nhân viên hạnh phúc và trung thành hơn, góp phần tạo sự tăng trưởng mạnh mẽ.

5. Tuyển dụng nhân sự tài năng từ khắp mọi nơi

Với sự cộng tác liền mạch mà hệ thống quản lý doanh nghiệp dựa trên đám mây mang lại, bạn có thể cân nhắc tuyển dụng nhân viên mới từ mọi nơi trên thế giới. Điều này mang lại cho bạn nguồn nhân lực tài giỏi với những kỹ năng mới, cũng như sự hiểu biết về các thị trường mới.

Các công cụ cộng tác ảo đủ mạnh mẽ để hỗ trợ giao tiếp theo thời gian thực, thông qua cuộc gọi video, trò chuyện và nền tảng quản lý công việc được đồng bộ hóa hoàn toàn, khiến nó không quá khác biệt so với công việc tại văn phòng. Hơn nữa, các công ty có thể cải thiện năng suất, giảm chi phí chung và nâng cao sự hài lòng của nhân viên.

Vấn đề chính khi làm việc ở những múi giờ khác nhau là một khó khăn đối với các nhóm trải rộng trên toàn cầu. Thật không công bằng khi mong đợi các cá nhân ở Việt Nam thức dậy lúc nửa đêm để tham gia các cuộc gọi ở Mỹ. Một cách giải quyết cho vấn đề này là ghi lại các cuộc gọi điện video, bao gồm tất cả các biện pháp can thiệp và nhận xét bằng văn bản.

Phần mềm quản lý được hỗ trợ bởi AI trợ giúp bằng cách ghi chú và thậm chí tự động dịch tất cả các vấn đề thảo luận để đảm bảo sự gắn kết tối đa trong các nhóm ở xa nhau về mặt địa lý.

6. Bảo mật dữ liệu khi làm việc từ xa

Làm việc trực tuyến có nguy cơ bị xâm nhập trái phép, rò rỉ dữ liệu. Bởi vậy, các công nghệ bảo mật thông tin ngày càng được doanh nghiệp chú trọng. Một số người được yêu cầu sử dụng mạng riêng ảo (VPN) để bảo vệ thông tin khi làm việc trực tuyến. Ngoài ra, xác thực đa yếu tố ngăn chặn các truy cập trái phép ngay cả khi họ có mật khẩu tài khoản.

Một trong những số liệu thống kê làm việc từ xa đáng lo ngại hơn cho năm 2024 là lỗi của con người tiếp tục là nguyên nhân hàng đầu gây ra rò rỉ dữ liệu, ở mức 31%. Tương lai của làm việc trực tuyến sẽ có nhiều mối đe dọa hơn trên không gian mạng, vì vậy việc lựa chọn các giải pháp bảo mật cao là rất quan trọng. Cùng với việc bảo vệ dữ liệu, tài sản và danh tiếng của bạn, việc bảo mật hệ thống của bạn cũng tạo dựng niềm tin với nhân viên và khách hàng.

Với xu hướng làm việc từ xa đang ngày càng phát triển, doanh nghiệp rất cần một giải pháp quản lý mạnh mẽ để kiểm soát mọi hoạt động và thúc đẩy tăng trưởng. Nếu bạn đang quan tâm đến phần mềm E-Office giúp xây dựng môi trường làm việc trực tuyến hiệu quả, xin mời liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại sau để được tư vấn chi tiết:

+ 024.3217.1617 tại khu vực Hà Nội.

+ 028.7309.6077 tại khu vực TP.HCM.

(Thông tin trong bài được dịch và biên tập từ Bitrix24)