Forbes: 9 điều nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án

Forbes: 9 điều nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án
30.01.2024 572

Với phần mềm quản lý dự án phù hợp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc. Việc lưu trữ tất cả thông tin dự án tại một nền tảng giúp nhà quản lý kiểm soát tiến độ và chi tiết công việc, dễ dàng nắm bắt ai đang làm gì và những khó khăn có thể gặp phải.

Tuy nhiên, không phải phần mềm quản lý dự án nào cũng giống nhau. Do vậy, người lãnh đạo sẽ cần cân nhắc kỹ càng để xác định công cụ phù hợp nhất với nhu cầu doanh nghiệp. Tạp chí Forbes đưa ra 9 gợi ý về các yếu tố doanh nghiệp nên xem xét khi tìm kiếm phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp của mình.

1. Loại dự án mà doanh nghiệp đang thực hiện

Hãy xem xét các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và các loại dự án đang thực hiện. Các phần mềm quản lý dự án khác nhau được thiết kế để hỗ trợ các luồng công việc khác nhau, và có thể phù hợp hoặc không phù hợp tùy thuộc vào nhu cầu mỗi doanh nghiệp.

Nếu làm việc trên một dự án phức tạp với nhiều bên phụ thuộc và bên liên quan, bạn có thể xem xét một công cụ cung cấp tính năng hợp tác mạnh mẽ, chẳng hạn như phân công nhiệm vụ, để lại bình luận và theo dõi tiến độ. Ngược lại, đối với một dự án đơn giản hơn, bạn có thể sử dụng một công cụ cơ bản hơn chỉ cho phép bạn theo dõi các nhiệm vụ và thời gian.

2. Liệu nhân viên của bạn có sử dụng hay không

9-dieu-can-nhac-khi-chon-phan-mem-quan-ly-du-an-2

Một phần mềm quản lý dự án dễ sử dụng và trực quan có thể giúp cải thiện khả năng tiếp nhận và năng suất của đội ngũ nhân viên. Nếu một công cụ quá phức tạp hoặc khó sử dụng, nhân viên sẽ không thể sử dụng nó một cách nhất quán, điều này có thể cản trở hiệu quả chung của công cụ đó.

3. Tổ chức của bạn cần hỗ trợ để hoàn thành nhiệm vụ gì

Hãy xem xét những nhiệm vụ mà nhóm của bạn cần hỗ trợ nhiều nhất để hoàn thành - theo dõi dữ liệu, lập ngân sách, chốt giao dịch hoặc bất kỳ việc gì khác - và tìm kiếm phần mềm quản lý dự án có thể sắp xếp thông tin một cách rõ ràng và theo cách mà tất cả các thành viên được phân quyền đều có thể truy cập để xem dữ liệu.

Một công cụ mới sẽ vô dụng nếu mọi người không được đào tạo về cách sử dụng nó, vì vậy hãy dành chút thời gian để hướng dẫn nhân viên về quy trình làm việc mới và tất cả các lợi ích mà phần mềm mang lại.

4. Mức độ phức tạp của phần mềm quản lý dự án

Một yếu tố cần cân nhắc khi tìm kiếm phần mềm quản lý dự án là độ phức tạp của công cụ. Mục đích cốt lõi của việc triển khai công cụ này là tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động, chứ không làm cho chúng trở nên khó khăn hơn. Một giải pháp quản lý dự án lý tưởng là một hệ thống có thể được nhiều người sử dụng một cách dễ dàng. ​

5. Tính năng phân quyền người dùng

Phân quyền người dùng rất quan trọng trong quản lý dự án vì nó đảm bảo chỉ các bên liên quan mới tham gia thảo luận và xem được thông tin cụ thể. Bạn cũng sẽ có thể mời các nhà cung cấp, nhà thầu, đối tác bên ngoài… tham gia các cuộc thảo luận liên quan đến dự án mà không tiết lộ quá nhiều thông tin.

6. Cách đội ngũ của bạn giao tiếp

9-dieu-can-nhac-khi-chon-phan-mem-quan-ly-du-an-3

Giao tiếp rất quan trọng để quản lý dự án. Nếu có trục trặc trong quá trình truyền tin nhắn, thông tin không cập nhật kịp thời, hoặc có nhân viên không sử dụng loại thiết bị mà phần mềm quản lý vận hành, doanh nghiệp sẽ gặp vướng mắc khi giao tiếp. Hãy tìm phần mềm quản lý dự án phù hợp nhất với thói quen sử dụng thiết bị của nhân viên, ưu tiên các phần mềm có ứng dụng trên di động để thuận tiện hơn khi làm việc từ xa.

7. Công cụ phù hợp với sự đa dạng của đội nhóm

Các dự án tập hợp những người có kỹ năng và vai trò khác nhau, từ bán hàng, tiếp thị đến công nghệ, sáng tạo, phân tích và quản lý... Các vai trò và cấp độ thâm niên khác nhau cần có bảng thông tin và mức độ hiển thị khác nhau. Một số người làm việc tốt hơn với các danh sách, số khác lại thích bảng Kanban, biểu đồ Gantt hoặc lịch. Việc sử dụng một hệ thống linh hoạt và thân thiện với các bên liên quan khác nhau là vô cùng hữu ích trong việc tăng cường sự hài lòng và cộng tác của nhóm dự án.

8. Khả năng tích hợp của phần mềm quản lý dự án

Hậu Covid, rất nhiều ưa chuộng hình thức làm việc từ xa, vì vậy các tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp giao tiếp hiệu quả trong nội bộ cũng như với đối tác và nhà cung cấp bên ngoài. Thêm vào đó, khi công cụ quản lý dự án tích hợp với các nền tảng hiện có của doanh nghiệp, nó sẽ giúp tiết kiệm thời gian khi nhập dữ liệu và không phải tìm kiếm thông tin ở nhiều nơi khác nhau.

9. Nó sẽ giúp khắc phục vấn đề như thế nào

9-dieu-can-nhac-khi-chon-phan-mem-quan-ly-du-an-1

Vấn đề lớn nhất mà công ty bạn phải đối mặt hiện nay là gì? Có thiếu sự liên lạc giữa các bộ phận không? Các dự án có bị thiếu tổ chức và thường xuyên bị trễ thời hạn không? Có khối lượng công việc không đồng đều giữa các thành viên trong nhóm?... Tất cả những điểm yếu này sẽ đóng một vai trò rất lớn trong việc xác định phần mềm quản lý dự án nào sẽ hoạt động tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. Mỗi giải pháp bạn xem xét phải khắc phục được những điểm khó khăn này, đồng thời hứa hẹn sẽ đơn giản hóa các quy trình và cải thiện năng suất tổng thể.

(Bài viết được dịch và biên tập từ Forbes: Nine Factors To Consider When Choosing The Perfect Project Management Tool)



★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Tối ưu vận hành với hệ thống quản lý doanh nghiệp
02.03.2024 77
Trong thời đại 4.0, việc xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ đang được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng. Với một hệ thống quản lý doanh nghiệp chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể nâng cao hiệu quả quản trị, năng lực cạnh tranh của tổ chức cũng như hướng tới sự phát triển bền vững.
Trí tuệ nhân tạo là gì? Hé lộ tương lai với AI
01.03.2024 10
Artificial Intelligence (AI), hay "trí tuệ nhân tạo" như được biết đến ở Việt Nam, là biểu tượng của sự sáng tạo con người, bao gồm nỗ lực không ngừng của chúng ta để tạo ra máy móc mô phỏng trí tuệ con người. Bài viết này bắt đầu hành trình khám phá để làm sáng tỏ AI, truy tìm nguồn gốc của nó, tiết lộ cơ chế hoạt động và dự đoán hướng đi của nó, từ đó vẽ nên bức tranh toàn diện về công nghệ biến đổi này.
Hệ thống văn phòng điện tử: Bí kíp cải thiện hiệu quả làm việc
29.02.2024 27
Trong thời đại công nghệ số, việc áp dụng hệ thống văn phòng điện tử đã trở thành một bước tiến quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Bài viết này sẽ đi sâu vào lợi ích và tầm quan trọng của việc triển khai hệ thống văn phòng điện tử, cũng như đưa ra một số gợi ý về cách lựa chọn và triển khai hệ thống phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Ứng dụng phần mềm chuyển đổi số để tối ưu hiệu quả kinh doanh
29.02.2024 674
Trong thế giới kinh doanh ngày nay, việc áp dụng phần mềm chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà đã trở thành yếu tố thiết yếu để tồn tại và phát triển. Công nghệ kỹ thuật số mang lại cơ hội để doanh nghiệp cải thiện quy trình, tăng cường hiệu suất và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Dưới đây là cái nhìn sâu sắc về cách thức phần mềm chuyển đổi số hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc thích ứng và phát triển trong kỷ nguyên số.
Phần mềm chăm sóc khách hàng và lý do doanh nghiệp nên trang bị
28.02.2024 266
Phần mềm chăm sóc khách hàng là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa các hoạt động liên quan đến khách hàng. Hệ thống giúp lưu trữ thông tin, theo dõi tương tác, quản lý các kênh liên lạc và tự động hóa quy trình bán hàng.
10 tính năng hàng đầu nên tìm kiếm trong hệ thống CRM hiện đại
22.02.2024 251
Để giúp bạn lựa chọn được giải pháp CRM phù hợp, các chuyên gia của Bitrix24 đã gợi ý 10 tính năng hàng đầu nên tìm kiếm trong hệ thống CRM hiện đại.
Làm sao để chọn giải pháp AI phù hợp cho CRM của bạn?
20.02.2024 360
Các chuyên gia của Bitrix24 đã đưa ra những gợi ý về cách lựa chọn và triển khai công cụ AI trong CRM, cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa tương tác với khách hàng, tăng năng suất và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.
4 xu hướng nổi bật về thị trường bán lẻ online 2024
06.02.2024 828
Theo báo cáo toàn cảnh thị trường sàn bán lẻ trực tuyến 2023 và dự báo 2024 được Metric công bố, có 4 xu hướng nổi bật về thị trường bán lẻ online 2024
Harvard Business Review nhận định các rủi ro và thách thức mới của AI tạo sinh
01.02.2024 481
Sự phát triển nhanh chóng của AI tạo sinh, bao gồm các mô hình Ngôn ngữ lớn (LLM) như ChatGPT/GPT-4 của OpenAI, đang tạo ra những rủi ro và thách thức mới cho doanh nghiệp. Theo nhóm tác giả của tạp chí HBR (I. Glenn Cohen, Theodoros Evgeniou và Martin Husovec), các công ty nên chú trọng việc xây dựng các chính sách thực tiễn liên quan đến việc sử dụng các công nghệ này.
Forbes: 9 điều nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án
30.01.2024 573
Với phần mềm quản lý dự án phù hợp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc. Forbes đưa ra 9 gợi ý về các yếu tố doanh nghiệp nên xem xét khi tìm kiếm phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp của mình.
Cách mạng hóa việc lưu trữ giấy tờ với phần mềm quản lý tài liệu
24.01.2024 223
Với những lợi ích tuyệt vời, phần mềm quản lý tài liệu đang dần thay thế cách quản lý truyền thống rườm rà có nhiều rủi ro, đồng thời giúp doanh nghiệp yên tâm hơn về tính bảo mật thông tin cùng kho lưu trữ rộng lớn vô thời hạn.
Forbes chia sẻ cách lựa chọn phần mềm quản lý công việc
23.01.2024 420
Phần mềm quản lý công việc được thiết kế giúp người dùng quản lý toàn bộ các đầu mục công việc, từ đó đẩy nhanh tốc độ xử lý, giảm thiểu sai sót và đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác.
11 bước tạo lập và quản lý quy trình công việc hiệu quả
18.01.2024 346
Xây dựng quy trình làm việc là điều bắt buộc phải có nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình hoạt động trơn tru, hiệu quả. Và phần mềm quản lý quy trình công việc là một công cụ quan trọng giúp tối ưu hoạt động này cho doanh nghiệp.
Forbes gợi ý 5 xu hướng quản lý nhân sự 2024
16.01.2024 677
Xu hướng quản lý nhân sự cho năm 2024 là gì? Sau suốt một năm trò chuyện, thảo luận cùng những chuyên gia trong lĩnh vực nhân sự, tác giả Meghan M. Biro đã tổng hợp các chủ đề được quan tâm hàng đầu.
Havard Business Review: những lưu ý về kinh tế toàn cầu 2024
11.01.2024 242
Theo tác giả Walter Frick, tình hình kinh tế chung vào năm 2024 sẽ tiếp tục khó khăn - nhưng có những chủ đề và câu hỏi quan trọng mà mỗi nhà lãnh đạo doanh nghiệp nên để ý khi chuẩn bị cho 2024.
Quản lý
Tối ưu vận hành với hệ thống quản lý doanh nghiệp
02.03.2024 77
Trong thời đại 4.0, việc xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ đang được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng. Với một hệ thống quản lý doanh nghiệp chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể nâng cao hiệu quả quản trị, năng lực cạnh tranh của tổ chức cũng như hướng tới sự phát triển bền vững.

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 7288
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Gemini (Google Bard) và ChatGPT: AI nào tốt hơn?
01.03.2024 191
Các chuyên gia của Bitrix24 đã tổng hợp một số đánh giá về ưu và nhược điểm của 2 công cụ AI nổi trội hiện nay, nhằm giúp bạn lựa chọn được AI phù hợp với nhu cầu của mình.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2781
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.