Với phần mềm quản lý dự án phù hợp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc. Việc lưu trữ tất cả thông tin dự án tại một nền tảng giúp nhà quản lý kiểm soát tiến độ và chi tiết công việc, dễ dàng nắm bắt ai đang làm gì và những khó khăn có thể gặp phải.

Tuy nhiên, không phải phần mềm quản lý dự án nào cũng giống nhau. Do vậy, người lãnh đạo sẽ cần cân nhắc kỹ càng để xác định công cụ phù hợp nhất với nhu cầu doanh nghiệp. Tạp chí Forbes đưa ra 9 gợi ý về các yếu tố doanh nghiệp nên xem xét khi tìm kiếm phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp của mình.

1. Loại dự án mà doanh nghiệp đang thực hiện

Hãy xem xét các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và các loại dự án đang thực hiện. Các phần mềm quản lý dự án khác nhau được thiết kế để hỗ trợ các luồng công việc khác nhau, và có thể phù hợp hoặc không phù hợp tùy thuộc vào nhu cầu mỗi doanh nghiệp.

Nếu làm việc trên một dự án phức tạp với nhiều bên phụ thuộc và bên liên quan, bạn có thể xem xét một công cụ cung cấp tính năng hợp tác mạnh mẽ, chẳng hạn như phân công nhiệm vụ, để lại bình luận và theo dõi tiến độ. Ngược lại, đối với một dự án đơn giản hơn, bạn có thể sử dụng một công cụ cơ bản hơn chỉ cho phép bạn theo dõi các nhiệm vụ và thời gian.

2. Liệu nhân viên của bạn có sử dụng hay không

Một phần mềm quản lý dự án dễ sử dụng và trực quan có thể giúp cải thiện khả năng tiếp nhận và năng suất của đội ngũ nhân viên. Nếu một công cụ quá phức tạp hoặc khó sử dụng, nhân viên sẽ không thể sử dụng nó một cách nhất quán, điều này có thể cản trở hiệu quả chung của công cụ đó.

3. Tổ chức của bạn cần hỗ trợ để hoàn thành nhiệm vụ gì

Hãy xem xét những nhiệm vụ mà nhóm của bạn cần hỗ trợ nhiều nhất để hoàn thành - theo dõi dữ liệu, lập ngân sách, chốt giao dịch hoặc bất kỳ việc gì khác - và tìm kiếm phần mềm quản lý dự án có thể sắp xếp thông tin một cách rõ ràng và theo cách mà tất cả các thành viên được phân quyền đều có thể truy cập để xem dữ liệu.

Một công cụ mới sẽ vô dụng nếu mọi người không được đào tạo về cách sử dụng nó, vì vậy hãy dành chút thời gian để hướng dẫn nhân viên về quy trình làm việc mới và tất cả các lợi ích mà phần mềm mang lại.

4. Mức độ phức tạp của phần mềm quản lý dự án

Một yếu tố cần cân nhắc khi tìm kiếm phần mềm quản lý dự án là độ phức tạp của công cụ. Mục đích cốt lõi của việc triển khai công cụ này là tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động, chứ không làm cho chúng trở nên khó khăn hơn. Một giải pháp quản lý dự án lý tưởng là một hệ thống có thể được nhiều người sử dụng một cách dễ dàng. ​

5. Tính năng phân quyền người dùng

Phân quyền người dùng rất quan trọng trong quản lý dự án vì nó đảm bảo chỉ các bên liên quan mới tham gia thảo luận và xem được thông tin cụ thể. Bạn cũng sẽ có thể mời các nhà cung cấp, nhà thầu, đối tác bên ngoài… tham gia các cuộc thảo luận liên quan đến dự án mà không tiết lộ quá nhiều thông tin.

6. Cách đội ngũ của bạn giao tiếp

Giao tiếp rất quan trọng để quản lý dự án. Nếu có trục trặc trong quá trình truyền tin nhắn, thông tin không cập nhật kịp thời, hoặc có nhân viên không sử dụng loại thiết bị mà phần mềm quản lý vận hành, doanh nghiệp sẽ gặp vướng mắc khi giao tiếp. Hãy tìm phần mềm quản lý dự án phù hợp nhất với thói quen sử dụng thiết bị của nhân viên, ưu tiên các phần mềm có ứng dụng trên di động để thuận tiện hơn khi làm việc từ xa.

7. Công cụ phù hợp với sự đa dạng của đội nhóm

Các dự án tập hợp những người có kỹ năng và vai trò khác nhau, từ bán hàng, tiếp thị đến công nghệ, sáng tạo, phân tích và quản lý... Các vai trò và cấp độ thâm niên khác nhau cần có bảng thông tin và mức độ hiển thị khác nhau. Một số người làm việc tốt hơn với các danh sách, số khác lại thích bảng Kanban, biểu đồ Gantt hoặc lịch. Việc sử dụng một hệ thống linh hoạt và thân thiện với các bên liên quan khác nhau là vô cùng hữu ích trong việc tăng cường sự hài lòng và cộng tác của nhóm dự án.

8. Khả năng tích hợp của phần mềm quản lý dự án

Hậu Covid, rất nhiều ưa chuộng hình thức làm việc từ xa, vì vậy các tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp giao tiếp hiệu quả trong nội bộ cũng như với đối tác và nhà cung cấp bên ngoài. Thêm vào đó, khi công cụ quản lý dự án tích hợp với các nền tảng hiện có của doanh nghiệp, nó sẽ giúp tiết kiệm thời gian khi nhập dữ liệu và không phải tìm kiếm thông tin ở nhiều nơi khác nhau.

9. Nó sẽ giúp khắc phục vấn đề như thế nào

Vấn đề lớn nhất mà công ty bạn phải đối mặt hiện nay là gì? Có thiếu sự liên lạc giữa các bộ phận không? Các dự án có bị thiếu tổ chức và thường xuyên bị trễ thời hạn không? Có khối lượng công việc không đồng đều giữa các thành viên trong nhóm?... Tất cả những điểm yếu này sẽ đóng một vai trò rất lớn trong việc xác định phần mềm quản lý dự án nào sẽ hoạt động tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. Mỗi giải pháp bạn xem xét phải khắc phục được những điểm khó khăn này, đồng thời hứa hẹn sẽ đơn giản hóa các quy trình và cải thiện năng suất tổng thể.

(Bài viết được dịch và biên tập từ Forbes: Nine Factors To Consider When Choosing The Perfect Project Management Tool)