9 công cụ giao tiếp, công tác hiệu quả cho doanh nghiệp lớn

Các công cụ giao tiếp, cộng tác là chất keo gắn kết nội bộ, giúp tăng hiệu quả công và việc và cải thiện việc quản lý vận hành. Các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý hàng đầu từ Mỹ, đã gợi ý 10 công cụ giao tiếp, cộng tác hiệu quả mà các doanh nghiệp lớn nên tham khảo.

1. Nền tảng nhắn tin doanh nghiệp

Xác thực hai bước là điều cần thiết cho bất kỳ nền tảng nhắn tin nào hiện nay, ngăn chặn truy cập trái phép ngay cả khi họ có tên người dùng và mật khẩu hợp pháp. Mã hóa dữ liệu hai đầu và ngăn chặn rò rỉ dữ liệu trong quá trình truyền thông tin.

2. Công cụ họp video trực tuyến

Các tổ chức lớn thường cần tổ chức các cuộc họp toàn công ty, hoặc tổ chức hội thảo trực tuyến, nghĩa là phần mềm của họ phải có thể mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu sử dụng nội bộ và liên hệ với người dùng bên ngoài hệ thống. Tính năng bảo vệ bằng mật khẩu giúp cuộc họp của bạn không bị truy cập trái phép, đồng thời các tính năng: nhận xét, tương tác… thúc đẩy sự cộng tác tốt hơn.

Công cụ họp trực tuyến trong Văn phòng số Vitranet24.

Các công cụ họp video được đồng bộ hóa với lịch doanh nghiệp, cho phép bạn gửi lời mời được tự động điều chỉnh theo các múi giờ khác nhau. Bạn cũng có thể ghi lại cuộc họp của mình để những người vắng mặt có thể cập nhật sau.

Ngoài ra, bạn có thể gửi biên bản họp cho tất cả những người tham dự. Trợ lý AI được tích hợp trong các phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể giúp bạn tóm tắt cuộc họp một cách nhanh chóng.

3. Phần mềm quản lý công việc tích hợp công cụ giao tiếp

Các nền tảng quản lý công việc được thiết kế để giúp bạn tạo nhiệm vụ, phân công người chịu trách nhiệm và người quan sát, đặt thời hạn, chia sẻ tài liệu... Không cần trao đổi qua lại bằng lời nói, bạn đã truyền đạt được một lượng lớn thông tin quan trọng, đồng thời tiết kiệm được một khoảng thời gian.

Phần mềm quản lý quy trình công việc có thể tích hợp các công cụ giao tiếp mạnh mẽ và CRM. Điều này cho phép các nhóm quản lý công việc và dự án một cách liền mạch.

Phân tích tích hợp sẽ theo dõi toàn bộ dữ liệu hiệu suất, sử dụng các số liệu như thời gian thực hiện nhiệm vụ, doanh số đạt được, khách hàng tiềm năng được tạo qua từng kênh tiếp thị, v.v.

4. Hệ thống liên lạc hợp nhất

Hệ thống liên lạc hợp nhất (USC) chuẩn hóa hoạt động cộng tác của bạn bằng cách kết nối tất cả các ứng dụng liên lạc: gọi điện, gọi video, nhắn tin, chia sẻ nội dung, v.v. Nó giúp giảm thời gian chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng khác nhau, thay vào đó chỉ cần chuyển đổi giữa các công cụ trên cùng một nền tảng.

Hãy lấy một cuộc trò chuyện bằng tin nhắn làm ví dụ. Nếu đồng nghiệp cần bạn chia sẻ một file tài liệu, bạn không cần phải chuyển qua kho lưu trữ trên đám mây, tải tệp xuống rồi đính kèm vào email. Thay vào đó, bạn có thể gửi tài liệu ngay trong cửa sổ trò chuyện. Chưa hết, chỉ với một click, bạn có thể thêm đồng nghiệp khác vào cuộc trò chuyện để cùng thảo luận công việc.

5. Hệ thống CRM mạnh mẽ

Hệ thống CRM đóng vai trò là bộ não trung tâm, cung cấp cho mọi nhân viên thông tin chính xác, theo thời gian thực về tất cả khách hàng của doanh nghiệp.

Phần mềm CRM Vitranet24 là giải pháp giúp quản lý bán hàng toàn diện.

Ví dụ: toàn bộ nhóm bán hàng sẽ có đầy đủ thông tin chi tiết về khách hàng, đơn đặt hàng đang chờ xử lý, lịch sử mua hàng, trạng thái đơn hàng và lượng hàng tồn kho hiện tại. Thông tin này giúp nhân viên giải quyết các truy vấn một cách nhanh chóng, và tạo dựng niềm tin với khách hàng.

6. Nền tảng truyền thông nội bộ

Việc xây dựng nền tảng truyền thông nội bộ giúp doanh nghiệp dễ dàng truyền tải thông điệp, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và gắn kết nội bộ nhân viên.

Các thông báo của toàn công ty sẽ xuất hiện trên bảng tin của mọi nhân sự. Bạn cũng có thể chia sẻ những thành tích và cột mốc quan trọng, và đồng nghiệp có thể chúc mừng qua nút like.

Các tổ chức lớn với nhiều chi nhánh thường sử dụng cùng một công cụ truyền thông, giao tiếp để phá bỏ rào cản giữa các nhân viên. Với mạng xã nội bộ, mọi người sẽ dễ cảm thấy gắn kết hơn với doanh nghiệp, và sẵn sàng cộng tác hơn.

7. Hệ thống quản lý tài liệu

Các doanh nghiệp xử lý rất nhiều tài liệu, và cách họ lưu trữ tài liệu đó có thể là yếu tố chính dẫn đến thành công. Ví dụ: bộ lọc tìm kiếm thông minh giúp bạn tìm thấy tài liệu, hình ảnh… nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Bộ lọc tìm kiếm thông minh trong phần mềm quản lý tài liệu Vitranet24.

Bạn cũng có thể tự bảo mật các tài liệu bằng phân quyền truy cập, chỉ cho phép một số ít người được chọn xem và chỉnh sửa tệp. Lịch sử tài liệu sẽ lưu các phiên bản chỉnh sửa, và người thực hiện chúng, vì vậy bạn có thể tìm được các phiên bản cũ của một tài liệu.

8. Các phần mềm bảo mật dữ liệu cao

Hãy lựa chọn các trung tâm lưu trữ dữ liệu giúp duy trì hệ thống của bạn trực tuyến 24/7, trong khi các bản sao lưu tự tạo hàng ngày có thể giúp bạn duy trì hoạt động trong những trường hợp mất dữ liệu. Cần đảm bảo rằng các tệp của họ được lưu trữ an toàn trên các máy chủ tiêu chuẩn Safe Harbor và cách ly với các công ty khác sử dụng cùng hệ thống.

9. Phần mềm quản lý có thể kết nối API

API giúp bạn kết nối các ứng dụng khác nhau mà doanh nghiệp thường sử dụng. Việc này nhằm đảm bảo việc doanh nghiệp chỉ cần làm việc trên một hệ thống tập trung, tiết kiệm thời gian và tránh các sai sót.

Lợi ích chính của việc tích hợp là doanh nghiệp có thể tùy chỉnh ứng dụng và quy trình làm việc theo nhu cầu cụ thể của mình. Điều này có thể bao gồm sửa đổi hệ thống CRM để theo dõi tương tác của khách hàng tốt hơn, hoặc tạo các mẫu quản lý dự án tùy chỉnh.

Một phần mềm quản lý doanh nghiệp với đầy đủ các công cụ giao tiếp, cộng tác làm việc và khả năng tích hợp cũng như bảo mật cao sẽ rất lý tưởng cho các doanh nghiệp lớn. Và E-Office Vitranet24 sẽ là một giải pháp bạn nên tham khảo. Phần mềm được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến từ Mỹ, giúp doanh nghiệp tăng tốc độ xử lý công việc và bảo mật dữ liệu.

Nếu bạn đang quan tâm đến E-Office Vitranet24, xin mời liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại sau để được tư vấn chi tiết:

+ 024.3217.1617 tại khu vực Hà Nội.

+ 028.7309.6077 tại khu vực TP.HCM.

(Thông tin trong bài được dịch và biên tập từ Bitrix24)