Thủ phạm khiến nhân viên của bạn làm việc mất tập trung, cần loại bỏ ngay!

Thủ phạm khiến nhân viên của bạn làm việc mất tập trung, cần loại bỏ ngay!
13.11.2020 479
Có vẻ như vô hại khi lướt qua hộp thư đến trong email; xem tin nhắn Facebook; một nhiệm vụ đột xuất chen ngang công việc chính,… Nhưng sự thật là những việc đó đang khiến gián đoạn công việc của nhân sự và công nghệ đang vô tình trở thành nguyên nhân gây ra các gián đoạn đó.

Vậy Mất tập trung gây tai hại ra sao với doanh nghiệp?

Một nghiên cứu tâm lý được Sophie Leroy – giáo sư kinh doanh tại Đại học Minnesota, chỉ ra trong cuốn sách: “Why is it so hard to do my work” cho thấy, khi một người không hoàn thành nhiệm vụ trước và chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo, sẽ xuất hiện một hiệu ứng tâm lý gọi là: “Attenttion Residue” – sự lưu tâm với nhiệm vụ gần nhất.
Hiệu ứng tâm lý này gây suy giảm năng suất làm việc của chính người đó ở những công việc sau. Nói một cách khác, công việc càng bị chen ngang, “Attenttion Residue” càng lớn, khả năng làm việc càng kém.
Ngay cả khi quay trở lại hoàn thành nốt công việc ban đầu, Attenttion Residue sẽ phá vỡ sự tập trung toàn diện được hình thành từ điểm xuất phát. Sự tập trung là điều vô cùng khó xây dựng nhưng lại rất dễ bị đánh mất.


Làm sao để giảm sự mất tập trung trong doanh nghiệp?

Sai lầm của mọi người là nỗ lực bù đắp tất cả những phiền nhiễu do công nghệ gây ra, bằng cách làm việc nhanh hơn và nhiều hơn. Tuy nhiên như vậy chỉ khiến công việc căng thẳng hơn, sự thất vọng cao hơn vì áp lực thời gian.
Trong một nghiên cứu công bố trên tờ Havard Business Review năm 2011, hai nhà nghiên cứu năng suất làm việc, Teresa Amabile và Steven J. Kramer chỉ ra rằng người lao động sáng tạo và năng suất hơn khi môi trường làm việc ít gây ra áp lực. 238 cá nhân từ bảy công ty tham gia ghi lại 12.000 mẩu nhật ký, mô tả tâm trạng và tiến độ công việc hàng ngày. Từ đó hai nhà khoa học nhận thấy tương quan giữa 3 yếu tố: sức khỏe tinh thần – tâm trạng, cảm xúc động lực – và chất lượng công việc của họ.
Càng hạnh phúc sự tiến bộ lại tiếp tục phát triển. Và càng thường xuyên trải nghiệm cảm giác tiến bộ trong công việc mọi người càng gia tăng sức sáng tạo.

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp gia tăng sức tập trung cho nhân viên trong khi làm việc?

 Cách đơn giản là cho phép nhân viên tập trung làm từng đầu việc.
Hình ảnh các cá nhân hối hả quanh văn phòng, đến sớm và về muộn,… chỉ đem đến một cảm nhận an toàn vô thức cho người quản lý. Sự thật là nhân viên của bạn có thật sự đang làm việc? Sự chăm chỉ cần được thể hiện bằng năng suất, và điều này cần môi trường làm việc tập trung.

Charles Duhigg, tác giả cuốn sách best seller của New York Times – The Power of Habit, khuyến khích các nhà lãnh đạo tạo ra các thói quen cho toàn bộ tổ chức. Với cách làm việc remote work, tác giả khuyến nghị như sau:
Ấn định thời lượng tối đa cho các cuộc họp lớn: Điều này mang lại cho nhóm cơ hội để suy nghĩ lại về những cuộc họp nào thực sự cần thiết? Các cuộc họp ít quan trọng có thể chuyển sang thông báo bằng văn bản.


Nhân viên được tự giác đánh dấu thời gian offline để làm việc: Với các phần mềm quản lý công việc hiện nay, cho phép bạn liên lạc làm việc trực tuyến 24/7 nhưng đó cũng là trở ngại khi gây sự mất tập trung cho nhân viên vì quá nhiều thông báo và tương tác gửi đến họ. Bởi vậy tạo ra mức ưu tiên cho các nhân viên tập trung tối đa vào từng nhiệm vụ và cho họ khoảng thời gian offline để hoàn tất việc của mình là cần thiết. Mọi người có thể xem lịch làm việc của nhau trên các ứng dụng như Google Calendar… trước khi đẩy thêm thông báo công việc mới bằng email, tin nhắn.

Nhân viên/trưởng nhóm/trưởng bộ phận liệt kê một tác vụ quan trọng nhất định phải giải quyết trong ngày: Danh sách các mục tiêu hoàn thành trong một ngày hoặc một tuần cũng có thể giảm thiểu. Bằng cách xác định một điều quan trọng nhất rồi tập trung hoàn thiện, sẽ khiến năng suất tốt hơn.

Trước một khung giờ nhất định vào buổi sáng, sẽ không có email/trò chuyện nhóm: Buổi sáng được các chuyên gia năng suất coi là thời gian tốt nhất để làm việc chăm chỉ, thay vì bỏ nhiều giờ suy nghĩ để ra các quyết định. Ví dụ công ty có thể ra một chính sách: trước 10 giờ sáng hoặc thậm chí buổi trưa mọi người sẽ không kiểm tra email, tin nhắn. Và hoàn thành nốt công việc đang dở.

Đề cao văn hoá làm việc không đồng bộ: Giao tiếp không đồng bộ (Async) – gửi tin nhắn mà không mong đợi phản hồi ngay lập tức – có thể giải phóng nhóm của bạn để tập trung vào công việc, và kết nối lại sau để trả lời. Hãy nói rõ với nhóm của bạn rằng các phản hồi chậm trễ không chỉ được chấp nhận mà còn là cách giao tiếp ưa thích.

Hướng dẫn cụ thể về cách thức giao tiếp trên ứng dụng trò chuyện: Work Place, Slack, Skype,… có thể gây mất tập trung. Nhưng nếu cả nhóm cùng thống nhất một quy tắc sử dụng, sẽ gây ít gián đoạn hơn.

Chẳng hạn, nếu một bản cập nhật các đầu việc của Project có độ dài nhiều hơn một màn hình di động hoặc ngang ngửa một email, cả nhóm sẽ nhận được một cuộc gọi video.

Cuộc gọi sẽ tạo cảm giác giống như ở cùng phòng giữa các thành viên, và khiến người nhận cuộc gọi biết tầm quan trọng của thông tin mới.

Báo cáo State of Remote Work 2017 report do start-up lĩnh vực họp trực tuyến – OWL Labs (Hoa Kỳ) tiền hành cho biết, nếu được cung cấp môi trường phù hợp các nhân viên từ xa sẽ cho nhiều thay đổi:

• 90% nói rằng cuộc sống gia đình và cá nhân của họ đã cải thiện.
• 85% đồng ý rằng căng thẳng của họ đã giảm.
• 80% cho rằng tinh thần và sự gắn kết tổ chức được cải thiện.

Công nghệ và các hệ thống quản lý doanh nghiệp thông minh cho chúng ta sức mạnh để giao tiếp ngay lập tức với bất cứ ai trên thế giới. Nhưng khi không được kiểm soát, tất cả các cuộc trò chuyện gia tăng sẽ cản trở năng lực tập trung sáng tạo, giải quyết vấn đề và hiệu quả hoạt động công ty.

Hi vọng chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn và nhân viên của bạn làm việc hiệu qủa và tập trung hơn. Trân trọng cảm ơn!

(Bài viết sử dụng thông tin từ bài của tác giả Nguyễn Việt Dũng trang Doanh nhan online).
Cùng chuyên mục
5 xu hướng quản trị mới nhất cho doanh nghiệp 2021
20.04.2021 150
Doanh nghiệp muốn thành công, trụ vững trong thị trường đầy biến động, khó khăn, nhất định phải thay đổi từ tư duy, nhận thức đến công nghệ. Dưới đây là những xu hướng quản trị mới nhất được Vitranet24 tổng hợp giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về thị trường và giải pháp quản lý doanh nghiệp trong năm 2021. 
Bitrix24 - Giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện
16.04.2021 127
Việc quản lý doanh nghiệp chưa bao giờ là dễ dàng với các nhà quản lý. Rất nhiều những công cụ, giải pháp ra đời để giải quyết vấn đề cho doanh nghiệp nhưng kéo theo đó là việc làm thế nào để chọn một công cụ phù hợp với doanh nghiệp của mình? Với phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể, Bitrix24 đã được hơn 8,000,000 tổ chức trên toàn thế giới tin dùng và hài lòng. Vậy doanh nghiệp của bạn còn lý do gì để từ chối giải pháp toàn diện như vậy? 
Tự động hoá doanh nghiệp bắt đầu từ xây dựng và chuẩn hoá các quy trình làm việc
10.03.2021 248
Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, việc thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và quy định nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban cụ thể là điều cốt yếu. Chính vì thế, quản lý công việc theo quy trình trở thành một bài toán khó mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng quan tâm.
Sức mạnh của quy trình tự động hoá trong doanh nghiệp
03.03.2021 331
Tự động hóa quy trình thời đại công nghệ số không còn là lựa chọn, mà là xu thế tất yếu buộc lãnh đạo doanh nghiệp phải nghiêm túc triển khai thực hiện vì sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.
Làm thế nào để xây dựng một chiến lược tăng trưởng cho năm 2021 khi phải đối mặt với sự không chắc chắn???
24.02.2021 243
Một số lãnh đạo doanh nghiệp đang xây dựng chiến lược mở rộng cho năm 2021, trong khi những người khác chỉ đơn giản là muốn ổn định khi đối mặt với quá nhiều bất ổn. Việc lập kế hoạch cho tương lai ngày càng trở nên thách thức. Do đó, nhiều chủ doanh nghiệp và các nhà lãnh đạo có thể tự hỏi làm thế nào họ có thể phát triển một chiến lược tăng trưởng cho năm 2021???
Giáp pháp giúp doanh nghiệp bắt kịp thời đại số
28.01.2021 256
Cụm từ “Digital Transfomation” chưa bao giờ “hot” đến vậy, khi mà người người, “nhà nhà” đều chuyển đổi số để khai thác được tối đa tiềm năng và làm việc hiệu quả nhất.
8 cách tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhỏ
23.01.2021 262
Tài chính luôn là vấn đề mang tính quyết định đến sự phát triển của một doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp trước khi đi vào vận hành đều phải có một kế hoạch chi tiết và khả thi về việc sử dụng các nguồn vốn, các đòn bẩy tài chính và lợi nhuận. Tối ưu hóa các khoản chi không có nghĩa là tiết kiệm đến mức tối đa và cắt giảm các chi phí, mà là việc sử dụng các nguồn tiền một cách khoa học, hiệu quả.
Làm thế nào để thành công trong năm 2021?
21.01.2021 256
Nhằm giúp doanh nghiệp có thể phục hồi một cách nhanh chóng sau đại dịch Covid-19, Bitrix24 xin gợi ý một số “bí quyết” sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của mình có thể thay đổi “cái nhìn” và đạt nhiều thành công trong năm 2021. 
Thủ phạm khiến nhân viên của bạn làm việc mất tập trung, cần loại bỏ ngay!
13.11.2020 480
Có vẻ như vô hại khi lướt qua hộp thư đến trong email; xem tin nhắn Facebook; một nhiệm vụ đột xuất chen ngang công việc chính,… Nhưng sự thật là những việc đó đang khiến gián đoạn công việc của nhân sự và công nghệ đang vô tình trở thành nguyên nhân gây ra các gián đoạn đó.
Chuyển đổi số doanh nghiệp là gì?
22.10.2020 576
Nhiều tập đoàn lớn, lâu đời chật vật trong khi các doanh nghiệp mới, nhỏ và linh hoạt hơn nhờ áp dụng những mô hình kinh doanh mới. Nhưng cơ hội vẫn dành cho tất cả. Chuyển đổi số doanh nghiệp doanh nghiệp có thể thực hiện thông qua việc tư duy lại hướng kinh doanh, đánh giá lại chuỗi giá trị, kết nối lại với khách hàng và cấu trúc lại doanh nghiệp.
Chuyển đổi số và tác động của chuyển đổi số tới sự tồn vong của doanh nghiệp!
01.08.2020 685
Quản lý doanh nghiệp trên nền tảng số đã khẳng định tính ưu việt trong bối cảnh dịch Covid-19 diễn biến phức tạp. Qua đó cho thấy, việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng như chuyển đổi số là một xu thế tất yếu, nếu doanh nghiệp không tham gia sẽ đứng ngoài cuộc chơi. 
"Phần mềm quản lý Doanh nghiệp 4.0 Bitrix24" giải pháp số hoá không thể thiếu
29.07.2020 715
Để tiến tới số hoá doanh nghiệp kịp thời và có hiệu quả nhất các đơn vị đang ráo riết tìm kiếm cho mình một hệ thống quản lý phù hợp hoặc nâng cấp cải tiến các phần mềm quản lý cũ đã lỗi thời. Vậy trong hàng trăm, hàng ngàn các phần mềm trên thị trường đâu sẽ là giải pháp tốt cho doanh nghiệp của bạn? 
Chuyện làm lãnh đạo: Khả năng trời sinh hay cần rèn luyện?
20.11.2019 1948
Theo Brigette Hyacinth các nhà lãnh đạo có 80% xuất phát từ rèn luyện và 20% là thiên phú.  Quả trứng hay con gà có trước? Tồn tại hay không tồn tại? Tự nhiên hay nuôi dưỡng? Liệu cuối cùng chúng ta có thể đặt những cuộc tranh luận xưa cũ bất tận này sang một bên để nghỉ ngơi và đi đến kết luận không? Tương tự như thế, "lãnh đạo là khả năng bẩm sinh hay được tạo nên" cũng là câu hỏi tạo ra rất nhiều tranh cãi suốt thời gian qua.
8 nguyên tắc cho một giám đốc điều hành giỏi
18.11.2019 1999
Các giám đốc điều hành giỏi có thể là những người có tính cách, thái độ, quan niệm về giá trị, điểm mạnh và điểm yếu khác nhau. Tuy nhiên, để trở thành một giám đốc điều hành có sức thuyết phục, họ thường phải: Đặt câu hỏi “Cần phải làm điều gì?'' Đây là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của nhà quản trị doanh nghiệp. Nếu không đặt ra được câu hỏi này, một giám đốc điều hành (GĐĐH) có nhiều quyền lực và tầm ảnh hưởng nhất cũng có thể trở thành một người làm việc không có kết quả.
Quy trình kinh doanh là gì? cách quản lý quy trình kinh doanh
15.11.2019 2606
Quản lý quy trình kinh doanh, từ thông dụng mới nhất của công ty, là điều vô cùng quý giá cho doanh nghiệp. Tại sao? Nó cho phép các công ty tối đa hóa lợi nhuận và có được lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ của họ. Sử dụng BPM giúp phát triển và triển khai các ứng dụng tùy chỉnh nhanh hơn và dễ dàng hơn, đồng thời cho phép phản ứng nhanh với mọi thay đổi về nhu cầu pháp lý, khách hàng và thị trường. Chính xác thì quản lý quy trình kinh doanh nghĩa là gì? Theo Liên Hợp Quốc, BPM là một hệ thống hỗ trợ các quy trình công việc cần thiết để điều hành một công ty thành công. 
Quản lý
Làm thế nào để đồng bộ hoá quy trình bán hàng?
23.04.2021 95
Một vấn đề phổ biến mà các công ty đang gặp phải là khoảng cách giữa các quy trình bán hàng chưa có sự thống nhất, đồng bộ hoá. Nhân viên thường nhầm lẫn các quy trình của nhau nên việc xử lý các đơn hàng thường gặp tình trạng thiếu, mất, bỏ sót,… đơn hàng. Vậy làm thế nào để chuẩn hoá quy trình bán hàng cho doanh nghiệp? 

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 2578
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Bluezone ứng dụng đột phá truy vết Covid-19 và hướng đi mới cho sản phẩm công nghệ Việt?
22.02.2021 214
Trong bối cảnh dịch Covid-19 tác động mạnh mẽ, ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hoạt động của nền kinh tế - xã hội từ đầu năm 2020 theo chiều hướng xấu, quá trình chuyển đổi số quốc gia đã diễn ra mạnh mẽ hơn, toàn diện hơn; nhất là đối với các hoạt động kinh tế, thương mại, giáo dục, văn hóa, hành chính, giao thông - vận tải... Đặc biệt, doanh nghiệp công nghệ Việt Nam đã nhanh chóng thích ứng và đối phó hiệu quả với đại dịch Covid-19.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 930
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.