Phần mềm E-Office và những lợi ích trong vận hành doanh nghiệp

Phần mềm E-Office (văn phòng điện tử hay văn phòng số) là một xu hướng đang thay đổi cách chúng ta làm việc, tạo ra sự đột phá trong mô hình văn phòng truyền thống.

I. Phần mềm E-Office là gì?

Trong thời đại 4.0, sự kết nối toàn cầu của Internet cùng nhu cầu tối ưu hóa quy trình, giải quyết nhanh chóng các phát sinh trong công việc đã được đúc kết lại trong những giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp từ xa. Các doanh nghiệp ngày càng chú trọng triển khai phần mềm E-Office. Đây là tín hiệu đáng mừng cho thấy bước chuyển mình đáng kể khi văn phòng truyền thống được mô hình hóa sang văn phòng điện tử với đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của một doanh nghiệp.

Phần mềm E-Office giúp tạo môi trường làm việc trực tuyến.

Văn phòng điện tử (hay còn gọi là phần mềm E-Office) là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa. Đây một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng tập trung trực tuyến với mục tiêu cốt lõi là xây dựng “văn phòng không giấy”, giúp tất cả các giấy tờ, văn bản vẫn được xử lý ngay lập tức, đảm bảo tiến độ công việc của đội ngũ nhân sự.

II. Lợi ích của phần mềm E-Office trong điều hành và quản trị doanh nghiệp

1. Giảm tối đa chi phí in ấn

Với văn phòng điện tử, các tài liệu, thông tin được lưu trữ dưới dạng file và được sắp xếp theo thứ tự, phân loại trong các thư mục riêng để tiện tra soát. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin và đọc trực tuyến ở bất cứ đâu (ví dụ như 10 người trong phòng Marketing có thể đọc về tài liệu của 1 dự án sắp triển khai thay vì phải in ấn thành 10 bản khác nhau).

Doanh nghiệp không cần phải bỏ nhiều chi phí cho mua giấy, mực in, máy in, phí bảo trì máy – đây là một con số không nhỏ phải chi ở các văn phòng truyền thống.

2. Phần mềm E-Office giúp tiết kiệm thời gian

Việc số hóa các quy trình làm việc và dữ liệu cập nhật trong phần mềm E-Office giúp công việc được thực hiện khoa học, triển khai theo hệ thống hợp lý, nhanh chóng hoàn thiện.

Đặc biệt nó hiệu quả với hệ thống chấm công online. Ở nhiều phần mềm E-Office hỗ trợ phép người dùng chấm công tự động GPS (điện thoại cá nhân có thể truy cập vào hệ thống làm giảm thời gian chờ đợi). Nhân viên cũng tự truy soát số ngày nghỉ phép, bảng chấm công cập nhật luôn trên hệ thống.

Văn phòng điện tử giúp tăng tốc xử lý công việc.

3. Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ

Phần mềm E-Office đóng góp vào việc xây dựng hệ thống quy trình tự động, cung cấp quyền tự quyết định cho cả nhà quản lý và nhân viên. Mọi đề xuất và giấy tờ đều được xử lý thông qua phần mềm, giúp dễ dàng phê duyệt, từ chối hoặc chuyển tiếp cho người khác.

Việc ký tác cũng được thực hiện đồng bộ với các bước của quy trình, đồng thời nhân viên nhận thông báo tức thì. Điều này tối ưu hóa quy trình kinh doanh liên phòng ban, đảm bảo thực hiện nhanh chóng và mượt mà, đồng thời giúp tăng năng suất và cải thiện phục vụ khách hàng.

Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ làm giảm tối đa những rắc rối phát sinh như nút thắt cổ chai trong công việc gây tồn đọng công việc, lãng phí tiền bạc và thời gian. Thêm vào đó, khi chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, những người mới vào công ty sẽ không mất nhiều thời gian đào tạo – họ chỉ cần theo dõi các quy trình cụ thể trên văn phòng điện tử E-Office và sau đó nhanh chóng có thể làm theo.

Văn phòng số giúp nhân viên có thể chủ động cập nhật tiến độ công việc; trong khi nhà quản lý có thể giám sát, đo lường và đánh giá báo cáo để thúc đẩy đội nhóm hoàn thành mục tiêu. Nhờ sự cải thiện này, hiệu suất hoạt động tăng lên, tốc độ phục vụ khách hàng cải thiện và tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

4. Thiết lập hệ thống quản lý chặt chẽ với phần mềm E-Office

Khi thiết lập một hệ thống quản lý trên phần mềm E-Office, các thông tin, dữ liệu, văn bản và công việc hàng ngày được cập nhật trên phần mềm sẽ được phân chia rõ ràng vào các mục đã được lập trình trên hệ thống. Điều này không chỉ làm việc quản lý của các lãnh đạo chặt chẽ hơn, mà còn giúp đồng bộ thông tin và tránh việc thông tin bị trùng lặp.

Văn phòng số giúp việc quản lý doanh nghiệp chặt chẽ hơn.

5. Tăng năng suất làm việc

Việc sử dụng văn phòng điện tử là một giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả công việc. Nhờ sử dụng giải pháp tiên tiến, mỗi nhân viên sẽ đề ra cho mình các kế hoạch hành động cụ thể, chi tiết và có thời hạn rõ ràng cho công việc của mình. Nhà quản lý cũng dễ dàng nắm được tổng thể tiến độ công việc và hiệu suất nhân viên để có điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.

6. Khắc phục những bất cập khi trao đổi công việc

Với phần mềm E-Office, nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên ngay trên di động, nhìn thấy bức tranh tổng thể và chi tiết ai đi làm, ai vắng mặt, nhân sự nào đi muộn và đi muộn bao nhiêu phút. Tất cả đơn xin nghỉ phép, giải trình chấm công cũng được thực hiện trên phần mềm thay vì gửi email như trước.

Văn phòng số cung cấp môi trường trao đổi thuận tiện ngay dưới mỗi báo cáo hoặc nhiệm vụ, dự án, tránh tình trạng thảo luận qua Zalo, Skype… dễ bỏ lỡ thông tin hoặc bị xao nhãng bởi những đoạn hội thoại không liên quan đến công việc.

Ngoài ra, lợi ích của văn phòng điện tử còn nằm ở khả năng phân loại chi tiết và lưu trữ tài liệu vô thời hạn giúp tìm kiếm nhanh chóng bất kỳ khi nào cần, tiện lợi hơn hẳn cách thức lưu trữ thủ công dễ thất thoát, tốn kém trang thiết bị vật tư.

Văn phòng điện tử giúp việc tương tác, giao tiếp nội bộ dễ dàng hơn.

7. Bảo mật thông tin hiệu quả

Văn phòng số với những tính năng bảo mật chuẩn quốc tế giúp dữ liệu của doanh nghiệp luôn được bảo vệ chặt chẽ, tránh những xâm nhập trái phép.

Trong quá trình sử dụng, các phần mềm này cũng sẽ cho phép người dùng tự đặt mật khẩu và giới hạn quyền truy cập vào các tệp tin. Điều này sẽ giúp hạn chế các nguy cơ rò rỉ thông tin nội bộ doanh nghiệp.

Phần mềm E-Office là một phương án không thể bỏ qua để nâng cao hiệu quả hoạt động. Văn phòng số có đầy đủ những tính năng giúp doanh nghiệp quản lý tập trung, giảm thiểu giấy tờ, quản lý đa dạng các nghiệp vụ văn phòng. Giúp nâng cao tính linh hoạt và tăng hiệu quả làm việc.

Nếu bạn đang quan tâm đến phần mềm E-Office, hay các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác cho tổ chức của mình, xin mời liên hệ với Vitranet24 theo số điện thoại sau để được tư vấn chi tiết:

+ 024.3217.1617 tại khu vực Hà Nội.

+ 028.7309.6077 tại khu vực TP.HCM.

Hoặc đăng ký tại: https://vitranet24.com/lien-he/

(Bài viết được chuyên gia Vitranet24 tổng hợp thông tin từ các trang tư vấn quản lý uy tín tại Việt Nam)