Phần mềm E-Office và những lợi ích trong vận hành doanh nghiệp

Phần mềm E-Office và những lợi ích trong vận hành doanh nghiệp
09.08.2024 811

Phần mềm E-Office (văn phòng điện tử hay văn phòng số) là một xu hướng đang thay đổi cách chúng ta làm việc, tạo ra sự đột phá trong mô hình văn phòng truyền thống.

I. Phần mềm E-Office là gì?

Trong thời đại 4.0, sự kết nối toàn cầu của Internet cùng nhu cầu tối ưu hóa quy trình, giải quyết nhanh chóng các phát sinh trong công việc đã được đúc kết lại trong những giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp từ xa. Các doanh nghiệp ngày càng chú trọng triển khai phần mềm E-Office. Đây là tín hiệu đáng mừng cho thấy bước chuyển mình đáng kể khi văn phòng truyền thống được mô hình hóa sang văn phòng điện tử với đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của một doanh nghiệp.

loi-ich-phan-mem-eoffice-1

Phần mềm E-Office giúp tạo môi trường làm việc trực tuyến.

Văn phòng điện tử (hay còn gọi là phần mềm E-Office) là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa. Đây một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng tập trung trực tuyến với mục tiêu cốt lõi là xây dựng “văn phòng không giấy”, giúp tất cả các giấy tờ, văn bản vẫn được xử lý ngay lập tức, đảm bảo tiến độ công việc của đội ngũ nhân sự.

II. Lợi ích của phần mềm E-Office trong điều hành và quản trị doanh nghiệp

1. Giảm tối đa chi phí in ấn

Với văn phòng điện tử, các tài liệu, thông tin được lưu trữ dưới dạng file và được sắp xếp theo thứ tự, phân loại trong các thư mục riêng để tiện tra soát. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin và đọc trực tuyến ở bất cứ đâu (ví dụ như 10 người trong phòng Marketing có thể đọc về tài liệu của 1 dự án sắp triển khai thay vì phải in ấn thành 10 bản khác nhau).

Doanh nghiệp không cần phải bỏ nhiều chi phí cho mua giấy, mực in, máy in, phí bảo trì máy – đây là một con số không nhỏ phải chi ở các văn phòng truyền thống.

2. Phần mềm E-Office giúp tiết kiệm thời gian

Việc số hóa các quy trình làm việc và dữ liệu cập nhật trong phần mềm E-Office giúp công việc được thực hiện khoa học, triển khai theo hệ thống hợp lý, nhanh chóng hoàn thiện.

Đặc biệt nó hiệu quả với hệ thống chấm công online. Ở nhiều phần mềm E-Office hỗ trợ phép người dùng chấm công tự động GPS (điện thoại cá nhân có thể truy cập vào hệ thống làm giảm thời gian chờ đợi). Nhân viên cũng tự truy soát số ngày nghỉ phép, bảng chấm công cập nhật luôn trên hệ thống.

loi-ich-phan-mem-eoffice-2

Văn phòng điện tử giúp tăng tốc xử lý công việc.

3. Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ

Phần mềm E-Office đóng góp vào việc xây dựng hệ thống quy trình tự động, cung cấp quyền tự quyết định cho cả nhà quản lý và nhân viên. Mọi đề xuất và giấy tờ đều được xử lý thông qua phần mềm, giúp dễ dàng phê duyệt, từ chối hoặc chuyển tiếp cho người khác.

Việc ký tác cũng được thực hiện đồng bộ với các bước của quy trình, đồng thời nhân viên nhận thông báo tức thì. Điều này tối ưu hóa quy trình kinh doanh liên phòng ban, đảm bảo thực hiện nhanh chóng và mượt mà, đồng thời giúp tăng năng suất và cải thiện phục vụ khách hàng.

Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ làm giảm tối đa những rắc rối phát sinh như nút thắt cổ chai trong công việc gây tồn đọng công việc, lãng phí tiền bạc và thời gian. Thêm vào đó, khi chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, những người mới vào công ty sẽ không mất nhiều thời gian đào tạo – họ chỉ cần theo dõi các quy trình cụ thể trên văn phòng điện tử E-Office và sau đó nhanh chóng có thể làm theo.

Văn phòng số giúp nhân viên có thể chủ động cập nhật tiến độ công việc; trong khi nhà quản lý có thể giám sát, đo lường và đánh giá báo cáo để thúc đẩy đội nhóm hoàn thành mục tiêu. Nhờ sự cải thiện này, hiệu suất hoạt động tăng lên, tốc độ phục vụ khách hàng cải thiện và tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

4. Thiết lập hệ thống quản lý chặt chẽ với phần mềm E-Office

Khi thiết lập một hệ thống quản lý trên phần mềm E-Office, các thông tin, dữ liệu, văn bản và công việc hàng ngày được cập nhật trên phần mềm sẽ được phân chia rõ ràng vào các mục đã được lập trình trên hệ thống. Điều này không chỉ làm việc quản lý của các lãnh đạo chặt chẽ hơn, mà còn giúp đồng bộ thông tin và tránh việc thông tin bị trùng lặp.

loi-ich-phan-mem-eoffice-4

Văn phòng số giúp việc quản lý doanh nghiệp chặt chẽ hơn.

5. Tăng năng suất làm việc

Việc sử dụng văn phòng điện tử là một giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả công việc. Nhờ sử dụng giải pháp tiên tiến, mỗi nhân viên sẽ đề ra cho mình các kế hoạch hành động cụ thể, chi tiết và có thời hạn rõ ràng cho công việc của mình. Nhà quản lý cũng dễ dàng nắm được tổng thể tiến độ công việc và hiệu suất nhân viên để có điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.

6. Khắc phục những bất cập khi trao đổi công việc

Với phần mềm E-Office, nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên ngay trên di động, nhìn thấy bức tranh tổng thể và chi tiết ai đi làm, ai vắng mặt, nhân sự nào đi muộn và đi muộn bao nhiêu phút. Tất cả đơn xin nghỉ phép, giải trình chấm công cũng được thực hiện trên phần mềm thay vì gửi email như trước.

Văn phòng số cung cấp môi trường trao đổi thuận tiện ngay dưới mỗi báo cáo hoặc nhiệm vụ, dự án, tránh tình trạng thảo luận qua Zalo, Skype… dễ bỏ lỡ thông tin hoặc bị xao nhãng bởi những đoạn hội thoại không liên quan đến công việc.

Ngoài ra, lợi ích của văn phòng điện tử còn nằm ở khả năng phân loại chi tiết và lưu trữ tài liệu vô thời hạn giúp tìm kiếm nhanh chóng bất kỳ khi nào cần, tiện lợi hơn hẳn cách thức lưu trữ thủ công dễ thất thoát, tốn kém trang thiết bị vật tư.

loi-ich-phan-mem-eoffice-5

Văn phòng điện tử giúp việc tương tác, giao tiếp nội bộ dễ dàng hơn.

7. Bảo mật thông tin hiệu quả

Văn phòng số với những tính năng bảo mật chuẩn quốc tế giúp dữ liệu của doanh nghiệp luôn được bảo vệ chặt chẽ, tránh những xâm nhập trái phép.

Trong quá trình sử dụng, các phần mềm này cũng sẽ cho phép người dùng tự đặt mật khẩu và giới hạn quyền truy cập vào các tệp tin. Điều này sẽ giúp hạn chế các nguy cơ rò rỉ thông tin nội bộ doanh nghiệp.

Phần mềm E-Office là một phương án không thể bỏ qua để nâng cao hiệu quả hoạt động. Văn phòng số có đầy đủ những tính năng giúp doanh nghiệp quản lý tập trung, giảm thiểu giấy tờ, quản lý đa dạng các nghiệp vụ văn phòng. Giúp nâng cao tính linh hoạt và tăng hiệu quả làm việc.

Nếu bạn đang quan tâm đến phần mềm E-Office, hay các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác cho tổ chức của mình, xin mời liên hệ với Vitranet24 theo số điện thoại sau để được tư vấn chi tiết:

+ 024.3217.1617 tại khu vực Hà Nội.

+ 028.7309.6077 tại khu vực TP.HCM.

Hoặc đăng ký tại: https://vitranet24.com/lien-he/

(Bài viết được chuyên gia Vitranet24 tổng hợp thông tin từ các trang tư vấn quản lý uy tín tại Việt Nam)


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Công cụ tối ưu hóa quy trình làm việc
14.11.2024 405
Các công cụ tối ưu hóa quy trình làm việc cung cấp cho doanh nghiệp khả năng chuẩn hóa quy trình, loại bỏ sự trùng lặp và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, cho phép các nhóm làm việc hiệu quả hơn và mở rộng quy mô dễ dàng hơn. 
Forbes: Chuyển đổi số là chất xúc tác cho tăng trưởng
12.11.2024 178
Ngày nay, các công ty đã chuyển đổi và số hóa quy trình của mình đã phát triển mạnh mẽ, trong khi những công ty không làm như vậy thì gặp khó khăn. 
Ảnh hưởng của truyền thông nội bộ đến năng suất làm việc
05.11.2024 200
Khi thông tin được truyền đạt rõ ràng, minh bạch và kịp thời, nhân viên cảm thấy mình là một phần quan trọng của tổ chức, từ đó tăng cường động lực và hiệu suất làm việc.
10 công cụ truyền thông nội bộ hữu ích cho tổ chức
17.10.2024 311
Truyền thông nội bộ hiệu quả giúp gắn kết nhân viên trong toàn bộ tổ chức của bạn. Bài viết này sẽ đề cập đến 10 công cụ truyền thông nội bộ hữu ích.
Vì sao truyền thông nội bộ quan trọng với doanh nghiệp?
15.10.2024 265
Truyền thông nội bộ hiệu quả là động lực vô hình giúp thống nhất các mục tiêu, chiến lược và phối hợp các hoạt động hàng ngày ở mọi cấp độ của công ty. 
Sử dụng AI và tự động hóa để phát triển nhân lực
09.10.2024 234
Theo Forbes, các tổ chức có thể sử dụng AI và tự động hóa để tạo ra môi trường tốt hơn cho lực lượng lao động của họ, và tự động hóa có thể giải phóng nhân viên khỏi công việc đơn giản để làm công việc phức tạp, có ý nghĩa và bổ ích hơn.
Quản lý tài liệu hiệu quả trên E-Office Vitranet24 bằng cách nào?
09.10.2024 239
E-Office Vitranet24 có bộ tính năng quản lý tài liệu trực tuyến tiên tiến, giúp cộng tác nhanh chóng và hiệu quả trên toàn công ty của bạn.
10 mẹo quản lý tài liệu hiệu quả
02.10.2024 306
Trong bài viết này, chúng tôi đã tổng hợp một số mẹo quản lý tài liệu hiệu quả để giữ cho các tệp của bạn được sắp xếp hợp lý và an toàn, đồng thời tăng năng suất và hiệu quả làm việc.
Gợi ý 5 phần mềm quản lý dự án hiệu quả cho SMB
27.09.2024 401
Dưới đây là gợi ý 5 phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ từ các chuyên gia hàng đầu nước ngoài.
McKinsey tổng kết tình hình Kinh tế Đông Nam Á Q2/2024
24.09.2024 415
Bên cạnh chuyển đổi số và các phần mềm quản lý doanh nghiệp, tình hình kinh tế Việt Nam và khu vực Đông Nam Á cũng là điều được rất nhiều người quan tâm. Dưới đây là tổng kết nhanh tình hình kinh tế Đông Nam Á và Việt Nam quý 2/2024 từ McKinsey.
Giải pháp văn phòng số được nhiều doanh nghiệp tin dùng
20.09.2024 266
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang là nhu cầu “cấp thiết” hiện nay, Văn phòng số (hay văn phòng điện tử, E-Office) được xem là một phương án hiệu quả để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành toàn doanh nghiệp.
Các hệ thống quản lý được nhiều doanh nghiệp quan tâm
18.09.2024 677
Hệ thống quản lý doanh nghiệp là công cụ hữu hiệu, hỗ trợ tối ưu cho việc vận hành và cải thiện hiệu quả hoạt động. Đây cũng là “cánh tay” đắc lực giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện, thúc đẩy tăng trưởng và tiết kiệm chi phí vận hành.
Top 7 giải pháp văn phòng số được doanh nghiệp tin dùng
06.09.2024 600
E-Office (văn phòng số, văn phòng điện tử) là mô hình quản lý hiện đại đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. 
Forbes: Tự động hóa giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực
23.08.2024 517
Tự động hóa được xem là chiến lược quan trọng để thúc đẩy năng suất và nuôi dưỡng một môi trường làm việc tích cực. Forbes cho biết tự động hóa giúp giải phóng toàn bộ tiềm năng của người lao động cũng như của một tổ chức.
Tự động hóa bán hàng: Chìa khóa tăng doanh thu và giảm chi phí
15.08.2024 527
Theo McKinsey, áp dụng sớm tự động hóa bán hàng giúp tăng hiệu quả bán hàng 10-15% và tiềm năng tăng doanh số lên tới 10%.
Quản lý
“Cha đẻ” Nike: Từ gã nghiện giày đi bán rong đến chủ nhân đế chế tỷ đô
14.11.2024 198
Phil Knight - người đàn ông với nụ cười thân thiện và là chủ nhân của đế chế tỷ đô Nike, nơi sản xuất những đôi giày được sử dụng nhiều nhất thế giới, được biết đến với câu chuyện khởi nghiệp từ tờ 50 đô la ông vay từ bố mình.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 850
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Rác từ chip AI tương đương "thải 13 tỷ iPhone mỗi năm"
05.11.2024 157
Theo nghiên cứu được công bố ngày 30/10 trên Nature Computational Science, sự bùng nổ của làn sóng AI sẽ làm tăng tổng lượng rác thải điện tử toàn cầu từ 3% đến 12% vào năm 2030

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3506
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.