Phần mềm chăm sóc khách hàng và lý do doanh nghiệp nên trang bị

Phần mềm chăm sóc khách hàng và lý do doanh nghiệp nên trang bị
28.02.2024 456

Phần mềm chăm sóc khách hàng là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa các hoạt động liên quan đến khách hàng. Hệ thống giúp lưu trữ thông tin, theo dõi tương tác, quản lý các kênh liên lạc và tự động hóa quy trình bán hàng.

I. Phần mềm chăm sóc khách hàng là gì?

phan-mem-cham-soc-khach-hang-1

Phần mềm chăm sóc khách hàng (hay phần mềm CRM) là một ứng dụng được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa các tương tác với khách hàng, đem đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn và gia tăng lòng tin đối với doanh nghiệp. Phần mềm này bao gồm các tính năng như lưu trữ thông tin liên lạc, tương tác với khách hàng, đánh giá khách hàng, chăm sóc sau bán và nhiều tính năng khác nhằm nâng cao dịch vụ khách hàng.

Một số phần mềm còn tích hợp các tính năng phân tích và báo cáo, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành vi và nhu cầu của khách hàng, từ đó cải thiện chiến lược kinh doanh và tăng doanh số.

II. Những khó khăn khi chưa sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng

Đã bao giờ bạn vô tình quên chăm sóc khách hàng dẫn đến bỏ lỡ cơ hội chuyển đổi? Hay dù đã chi rất nhiều tiền vào quảng cáo, nhưng không thể tăng tỷ lệ chốt đơn. Nếu doanh nghiệp thấy khó khăn trong việc quản lý và chăm sóc khách hàng thì có thể đến lúc bạn cần phải sử dụng đến phần mềm hỗ trợ.

phan-mem-cham-soc-khach-hang-8

1. Thông tin khách hàng rời rạc, phân tán, thiếu tập trung

Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang quản lý thông tin khách hàng trên các file Excel, Driver, Word... Tuy nhiên, việc quản lý file như thế này rất khó khăn khi lượng data ngày càng lớn. Thông tin bị phân tán, không thể nắm bắt dữ liệu real time, lịch sử tương tác giao dịch bị mất...

Ví dụ: khi dữ liệu khách hàng đổ về từ nhiều nguồn: facebook, email, zalo…, mà những thông tin này đều chỉ được quản lý thủ công, rất dễ dàng bị bỏ sót, đó là một sự lãng phí tài nguyên nghiêm trọng.

Câu hỏi đặt ra lúc này là làm sao lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng tại một cơ sở duy nhất nhằm phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp? Và phần mềm chăm sóc khách hàng chính là một giải pháp hữu hiệu.

2. Không kiểm soát được nguồn khách hàng

Có rất nhiều doanh nghiệp không biết khách hàng tiềm năng của mình đến từ đâu: hoạt động offline (hội thảo, trưng bày sản phẩm…) hay từ các kênh online (google, facebook, zalo…). Đây chính là điểm yếu khiến các doanh nghiệp thường lãng phí một lượng lớn ngân sách mà không đo lường được hiệu quả.

3. Quản lý hoạt động kinh doanh kém hiệu quả

phan-mem-cham-soc-khach-hang-9

Cải thiện doanh số bán hàng, gia tăng lượng khách hàng là mong muốn của các chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, sẽ thật khó khăn nếu các nhà quản lý và lãnh đạo không thể theo dõi, nắm bắt tình hình kinh doanh để đưa ra những quyết định điều chỉnh phù hợp và kịp thời. Với cách quản lý thủ công, rất khó để theo dõi các dữ liệu quan trọng như trạng thái khách hàng, dữ liệu hợp đồng, lịch sử tương tác… bất cứ khi nào cần.

4. Cập nhật dữ liệu chậm trễ

Không kịp thời nắm bắt được hành vi khách hàng, dẫn đến chậm trễ trong công tác tác quản lý gây tổn thất không nhỏ đối với doanh nghiệp. Hành vi và thói quen tiêu dùng của khách hàng luôn luôn theo đổi theo thời gian và nhu cầu, nhất là đối với thời buổi kinh tế có nhiều biến động. Nếu bạn không nhanh chóng cập nhật dữ liệu khách hàng, rất có thể sẽ đánh giá sai về khả năng tiêu dùng của họ, làm lệch hướng các chiến lược quảng bá sản phẩm, bán hàng của doanh nghiệp.

Ngoài ra, không ít người gặp khó khăn trong việc truy cập dữ liệu khi đang đi công tác hoặc không có mặt tại văn phòng. Điều này dẫn đến xử lý công việc chậm trễ và có nguy cơ không giữ chân được khách hàng.

5. Dễ rò rỉ, thất thoát dữ liệu

Khi bạn quản lý dữ liệu khách hàng trên ổ cứng, email… dữ liệu có thể dễ dàng bị đánh cắp hoặc bị xóa mà không khôi phục lại được. Đặc biệt khi có nhân sự nghỉ việc, bạn không thể đảm bảo dữ liệu của doanh nghiệp còn an toàn.

Tài sản quý báu của doanh nghiệp là dữ liệu khách hàng rất dễ thất thoát hoặc rơi vào tay của đối thủ nếu như không được quản lý tập trung và bảo mật kỹ càng. Phần mềm chăm sóc khách hàng ra đời như một cách giúp doanh nghiệp khắc phục khó khăn này.

III. Lợi ích khi sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng

Các công cụ CRM chăm sóc và xây dựng mối quan hệ với khách hàng chính là một ứng dụng phổ biến giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Dưới đây là điều doanh nghiệp nhận được khi có sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm chăm sóc khách hàng.

phan-mem-cham-soc-khach-hang-2

1. Góp phần tăng trưởng doanh số

Phần mềm chăm sóc khách hàng có thể giúp bạn quản lý, xác định, nuôi dưỡng và theo dõi những khách hàng tiềm năng. Khi bạn có thể hỗ trợ khách hàng tốt hơn, là lúc bạn đang giúp chính công việc kinh doanh của mình tốt hơn! Khách hàng hài lòng hơn, quy trình làm việc được tối ưu hơn, các quyết định kinh doanh được đưa ra kịp thời hơn và đội ngũ làm việc hiệu quả hơn thì chắc chắn doanh số bán hàng của công ty sẽ được cải thiện.

2. Tối ưu hóa quy trình quản lý bán hàng

Với những phần mềm chăm sóc khách hàng tiên tiến và mạnh mẽ, bạn sẽ sở hữu công cụ giúp quản lý mọi cơ hội bán hàng theo quy trình chuẩn mực, tối ưu nhất cho doanh nghiệp. Bạn có thể:

- Ghi nhận cơ hội bán hàng theo từng lead với đầy đủ thông tin liên hệ và lịch sử tương tác

- Quản lý các trạng thái chăm sóc khách hàng dễ dàng

- Phân quyền tiếp nhận cho từng nhân sự phụ trách theo quy trình

- Cấu hình, xây dựng các quy trình chăm sóc khách hàng theo quy định của công ty

- Xem các báo cáo trực quan về hiệu quả chăm sóc khách hàng và doanh thu

Phần mềm chăm sóc khách hàng hỗ trợ đội ngũ kinh doanh tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại hàng ngày, vì thế tiết kiệm được thời gian và công sức cho các hoạt động bán hàng khác.

3. Hỗ trợ ra quyết định chiến lược

phan-mem-cham-soc-khach-hang-5

Dữ liệu và các báo cáo chính xác trong toàn tổ chức giúp người quản lý và lãnh đạo luôn được cập nhật thông tin kịp thời, nắm bắt tình hoạt động để đưa ra những quyết định chính xác hơn, chèo lái doanh nghiệp đạt được mục tiêu chung. Những báo cáo trực quan, chi tiết sẽ cho thấy đội ngũ của bạn đang hoạt động như thế nào và điểm nào cần cải thiện, điểm nào cần phát huy.

4. Trung tâm lưu trữ thông tin khách hàng

Phần mềm chăm sóc khách hàng cung cấp một nền tảng lưu trữ toàn bộ dữ liệu khách hàng, từ tên, tuổi, số điện thoại.. cho đến lịch sử tương tác, giao dịch, hóa đơn. Một phần mềm tốt giúp bạn kết nối nhiều kênh bán hàng, và thu thập dữ liệu về CRM từ nhiều nguồn: Website, Landing page, Facebook, Zalo...

5. Đảm bảo an toàn thông tin

Bảo mật thông tin luôn được ưu tiên hàng đầu trong chuyển đổi số, và trở thành một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Phần mềm chăm sóc khách hàng cung cấp các tính năng tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật sẽ là một trong những trợ thủ đắc lực dành cho bạn. Bạn có thể yên tâm rằng dữ liệu khách hàng của mình được lưu trữ an toàn bằng các cơ chế bảo mật hàng đầu theo quy chuẩn quốc tế.

6. Truy cập thông tin dễ dàng mọi lúc, mọi nơi

phan-mem-cham-soc-khach-hang-6

Phần mềm chăm sóc khách hàng có phiên bản di động đảm bảo đội ngũ của bạn có quyền truy cập vào dữ liệu bất kể họ ở đâu. Nhân viên dễ dàng cập nhật thông tin mới cho người khác bằng cách đưa thông tin vào phần mềm qua ứng dụng trên di động. Nhà quản lý cũng có thể theo dõi tình hình công việc ngay cả khi đang di chuyển hay đi công tác, để có những điều phối kịp thời khi cần thiết.

7. Gia tăng sự hài lòng của khách hàng

Hệ thống cung cấp cho đội ngũ của bạn tất cả dữ liệu liên hệ và lịch sử tương tác khách hàng, cũng như thông tin về đến các vấn đề tương tự mà người khác gặp phải. Điều này giúp đội ngũ của bạn cá nhân hóa chăm sóc từng khách hàng, giải quyết nhanh chóng các thắc mắc, đảm bảo họ cảm thấy hài lòng và được hỗ trợ nhiệt tình trong quá trình mua hàng. Chăm sóc khách hàng tốt sẽ gia tăng niềm tin của họ, khiến họ gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp.

IV. Lựa chọn phần mềm chăm sóc khách hàng nào cho doanh nghiệp của bạn?

Mất 1 cơ hội bán hàng do thông tin sai lệch, thời gian phản hồi chậm và bỏ lỡ thời điểm? Không nắm bắt và kiểm soát được tình hình chăm sóc khách hàng của nhân viên? Gặp khó khăn trong quản lý và truy xuất dữ liệu khách hàng?...

Nếu bạn đang gặp phải vấn đề trên, có lẽ điều bạn cần là trang bị một phần mềm chăm sóc khách hàng mạnh mẽ. Hỗ trợ tối ưu việc quản lý quan hệ khách hàng và gia tăng doanh số. CRM Vitranet24 - giải pháp quản lý khách hàng all in one được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng như: bệnh viện Hồng Ngọc, EDUCA Corporation… sẽ là lựa chọn hàng đầu để bạn tham khảo.

phan-mem-cham-soc-khach-hang-7

Phần mềm CRM  Vitranet24 giúp chăm sóc khách hàng đa kênh hiệu quả

CRM Vitranet24 giúp kiểm soát mọi hoạt động của quá trình kinh doanh. Hệ thống quản lý được đầy đủ các đối tượng của quy trình bán hàng, với khả năng tuỳ chỉnh mạnh mẽ. Đặc biệt với sức mạnh tự tạo các quy trình linh động giúp "may đo" theo từng yêu cầu của doanh nghiệp.

- Quản lý các kênh liên hệ (Chăm sóc khách hàng đa kênh)

- Quản lý cơ hội kinh doanh theo quy trình

- Quản lý dữ liệu khách hàng

- Quản lý giao dịch, báo giá, hợp đồng, hóa đơn

- Công cụ Marketing và tiếp thị lại hiệu quả

- Quản lý quá trình chăm sóc sau bán

- Quản lý KPI và hiệu suất của nhân viên bán hàng

CRM Vitranet24 được đặt trong một môi trường tổng thể của doanh nghiệp, cho phép kết nối đến toàn bộ người dùng tại các phòng ban giúp hỗ trợ quá trình bán hàng. Phần mềm này được xây dựng trên nền tảng Bitrix24 - top 3 hệ thống chăm sóc khách hàng đa kênh tốt nhất 2023 theo Forbes đánh giá.

Với 16+ năm kinh nghiệm, và sở hữu một trong những công nghệ tiên tiến nhất thế giới về phần mềm quản lý doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công phần mềm chăm sóc khách hàng, đem lại hiệu quả thực sự và cải thiện lập tức vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải!

V. Lời kết

Phần mềm chăm sóc khách hàng - một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Ứng dụng tốt hệ thống này sẽ mang lại hiệu quả cạnh tranh và góp phần nâng cao doanh số bán hàng của bạn. Chúc bạn ứng dụng được phần mềm chăm sóc khách hàng phù hợp cho quý công ty.

(Bài viết được chuyên gia Vitranet24 tổng hợp thông tin từ các trang tư vấn quản lý uy tín tại Việt Nam)


★★★★★
★★★★★
5/5 - (2 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Lợi ích của CRM trong việc giữ chân khách hàng trung thành
10.04.2024 311
Việc giữ chân và xây dựng lòng trung thành của khách hàng cực kỳ quan trọng với doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh kinh doanh đầy cạnh tranh hiện nay. CRM được xem là một công cụ đắc lực, hỗ trợ doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng để đem đến trải nghiệm tốt hơn, xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng.
Giá trị của chuyển đổi số - chia sẻ từ Harvard Business Review
09.04.2024 351
Trong khi 89% công ty lớn trên toàn cầu đang tiến hành chuyển đổi số và ứng dụng AI, họ chỉ đạt được 31% mức tăng doanh thu dự kiến, và 25% mức tiết kiệm chi phí dự kiến từ sự nỗ lực này. 
Giải pháp văn phòng số được các doanh nghiệp lớn tin dùng
04.04.2024 2273
Chuyển đổi số hiện là nhu cầu “cấp thiết”, đòi hỏi các doanh nghiệp áp dụng một công cụ đặc biệt để kiểm soát và chuẩn hóa quy trình hoạt động. “Văn phòng số” là một phương án hiệu quả để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành toàn doanh nghiệp.
Hệ thống CRM: giải pháp giúp tăng doanh số thời đại 4.0
30.03.2024 184
Hệ thống CRM không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng toàn diện, mà còn hỗ trợ việc duy trì và phát triển mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Từ đó nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng với doanh nghiệp, tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển thị trường.
Vì sao phần mềm quản lý công văn ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng?
29.03.2024 114
Cùng với sự phát triển của công nghệ thời đại 4.0, phần mềm quản lý công văn ra đời để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý văn bản, hỗ trợ văn thư tìm kiếm văn bản nhanh chóng và hiệu quả.
Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn là thiết yếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
28.03.2024 147
Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, không khó để doanh nghiệp xây dựng một kênh bán riêng, hay fanpage trên mạng xã hội. Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn được chuyên gia đánh giá là không thể thiếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
Hệ thống quản lý văn bản: xu hướng quản trị 4.0
22.03.2024 191
Thay vì quản lý theo cách truyền thống, với sự hỗ trợ của hệ thống quản lý văn bản, doanh nghiệp có thể cải tiến công tác lưu trữ, xử lý văn bản hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu quy trình, thủ tục rườm rà, và nâng cao hiệu quả làm việc.
10 công cụ AI miễn phí giúp bạn làm việc hiệu quả hơn
16.03.2024 278
Với sự tiến bộ của trí tuệ nhân tạo (AI), giờ đây người dùng có thể tìm thấy các AI miễn phí để hỗ trợ sáng tạo hình ảnh, văn bản và video… Dưới đây là một số công cụ hữu ích mà bạn có thể tham khảo.
10 công cụ "vàng" giúp nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp tốt hơn
14.03.2024 647
Các chuyên gia của Bitrix24 đã tổng hợp danh sách 10 công cụ hữu ích, giúp các nhà quản lý và lãnh đạo tăng cường hiệu quả quản lý và cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Forbes: 7 bài học lãnh đạo giúp bạn chinh phục thành công
12.03.2024 604
Nhóm tác giả của Forbes đã chắt lọc những bài học lãnh đạo quan trọng nhất mà họ đã học được trong nhiều năm qua. Những điều đã giúp bản thân và tổ chức của họ đạt được những thành công nhất định.
5 xu hướng công nghệ 2024 doanh nghiệp nên lưu ý
08.03.2024 387
Vào năm 2024, các doanh nghiệp sẽ tiếp tục đón nhận những công nghệ tiên tiến tiếp theo để thiết kế một môi trường số tốt hơn.
Ứng dụng AI: Công nghệ thay đổi cuộc sống
04.03.2024 230
Trí tuệ nhân tạo (AI) đã không còn là thuật ngữ xa lạ với chúng ta. Từ những trợ lý ảo như Siri và Google Assistant đến các hệ thống gợi ý phức tạp trên Netflix và YouTube, AI đang dần trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta.
Bước tiến mang tính cách mạng trong phần mềm AI
04.03.2024 226
Khám phá sức mạnh biến đổi của phần mềm AI trong việc định hình lại các ngành công nghiệp, tăng cường hiệu quả và dẫn đầu trong các đổi mới. Bài viết này đi sâu vào những tiến bộ và ứng dụng mới nhất của phần mềm AI.
Tối ưu vận hành với hệ thống quản lý doanh nghiệp
02.03.2024 668
Trong thời đại 4.0, việc xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ đang được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng. Với một hệ thống quản lý doanh nghiệp chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể nâng cao hiệu quả quản trị, năng lực cạnh tranh của tổ chức cũng như hướng tới sự phát triển bền vững.
Trí tuệ nhân tạo là gì? Hé lộ tương lai với AI
01.03.2024 350
Artificial Intelligence (AI), hay "trí tuệ nhân tạo" như được biết đến ở Việt Nam, là biểu tượng của sự sáng tạo con người, bao gồm nỗ lực không ngừng của chúng ta để tạo ra máy móc mô phỏng trí tuệ con người. Bài viết này bắt đầu hành trình khám phá để làm sáng tỏ AI, truy tìm nguồn gốc của nó, tiết lộ cơ chế hoạt động và dự đoán hướng đi của nó, từ đó vẽ nên bức tranh toàn diện về công nghệ biến đổi này.
Quản lý
6 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng chất lượng
12.04.2024 261
Một phần mềm quản lý bán hàng hay CRM mạnh mẽ có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình thủ công như tạo báo giá, hóa đơn, hợp đồng… giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên, tránh sai sót trong quá trình làm việc.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 190
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
CEO công nghệ dùng AI thế nào?
10.04.2024 86
Mark Zuckerberg phát triển trợ lý AI và đặt tên Jarvis để quản lý ngôi nhà của mình, còn Tim Cook nói có dùng ChatGPT trong cuộc sống cá nhân.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2877
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.