Tự động hoá các quy trình nghiệp vụ xu thế tất yếu cho sự phát triển doanh nghiệp.

Tự động hoá các quy trình nghiệp vụ xu thế tất yếu cho sự phát triển doanh nghiệp.
29.08.2022 1053

Sớm hay muộn thì bất kỳ công ty nào cũng bắt đầu tự động hóa các quy trình liên quan đến các công việc với nhiều cấp duyệt, nhiều bước cần sự phối hợp từ 02 người trở lên hoặc nhiều phòng ban bộ phận. Và để có những bộ quy trình chuẩn, đáp ứng yêu cầu của từng tổ chức thì việc thử nghiệm điều chỉnh trong quá trình dùng là hoàn toàn cần thiết. Bởi vậy chúng ta rất cần 1 công cụ tạo quy trình không những đáp ứng về mặt ứng dụn mà còn cần sự “linh hoạt” giúp ta có thể tuỳ chỉnh mà không cần đập đi làm mới sau mỗi lần thử nghiệm.

Vitrranet24 xin giới thiệu bộ công cụ thông minh giúp các đơn vị tự tạo các quy trình số hoá mạnh mẽ, linh hoạt, đáp ứng hầu hết các nghiệp vụ cơ bản, lặp đi lặp lại tại doanh nghiệp. Trước hết, cùng tìm hiểu khái niệm quy trình nghiệp vụ là gì và thế nào là tự động hoá quy trình nghiệp vụ.

Quy trình nghiệp vụ là gì?
Quy trình nghiệp vụ được hiểu là một chuỗi các công việc theo thứ tự nhất định cần được thực hiện để đạt được những mục tiêu kinh doanh cụ thể. Việc triển khai công việc theo những quy trình nghiệp vụ được chuẩn hoá sẽ đảm bảo các mục tiêu của doanh nghiệp được đáp ứng và không bị bỏ sót. Quy trình nghiệp vụ cũng thể hiện các thành phần chính quan trọng của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Thế nào là tự động hoá quy trình trình nghiệp vụ? 
Tự động hoá quy trình trình nghiệp vụ được hiểu là Tự động hóa quy trình được hiểu là một chuỗi các hành động tự động được tạo ra xuyên suốt quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp đảm bảo mọi luồng công việc diễn ra trôi chảy mà không gặp bất kỳ rào cản nào. Tự động hóa quy trình công việc được xem là một bước tiến công nghệ hoàn toàn mới, giúp doanh nghiệp tháo gỡ toàn bộ nút thắt thường gặp trong quá trình triển khai quy trình trên giấy. Trách nhiệm của từng cá nhân ở từng giai đoạn đều rất rõ ràng, không còn tình trạng chậm tiến độ, bất đồng nội bộ, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển chung của doanh nghiệp.

Bộ công cụ giúp chuẩn hoá và xây dựng các quy trình nghiệp vụ chuyên nghiệp
Vitranet24 cung cấp bộ công cụ tự động hoá các quy trình một cách nhanh chóng, minh bạch và tiện lợi có sẵn trong Hệ thống E-Office Vitranet24. Bộ công cụ này cho phép doanh nghiệp tự cấu hình được các quy trình theo từng bước, cấu hình các giá trị và tạo các form biểu linh hoạt phù hợp đặc thù từng doanh nghiệp.

Các bước cấu hình cơ bản cho 1 nghiệp vụ trên E-Office Vitranet24:

1. Lập đề xuất: Bước đầu tiên khi sử dụng là lập các đề xuất để gửi tới người phụ trách duyệt. 
    - Ở bước này, người sử dụng sẽ có Mẫu form đề xuất hiển thị với đầy đủ với các trường thông tin rõ ràng. 
    - Quy trình giúp người đề xuất dễ dàng thực hiện việc lập đề xuất, hạn chế các giấy tờ bản cứng như trước đây. 

 Mẫu form biểu có trong quy trình lập đề xuất

2. Kiểm soát đề xuất trong mỗi quy trình

E-Office Vitranet24 cho phép thiết lập các bước duyệt và người duyệt trên hệ thống, quản lý và theo dõi dễ dàng tình trạng duyệt và cảnh báo nhắc nhở thời hạn duyệt tới người phụ trách. 
    - Chủ động trong việc kiểm soát từng bước đề xuất duyệt 
    - Cảnh báo nhắc nhở duyệt tờ trình/ quá hạn duyệt tờ trình. 

Các cảnh báo đề xuất của quy trình

3. File PDF hoàn chỉnh hiển thị xem trước khi trình duyệt:

    Các mẫu file được tự động sinh ra trong quy trình giúp người thao tác không mất công đi tìm các form biểu và dễ dàng xuất file PDF để lưu trữ nếu cần. 
    - Tự động sinh mã tờ trình theo quy tắc. 
    - Tự động chèn header theo công ty. 
    - Hiển thị thông tin các thành viên duyệt. 
    - Chèn chữ ký được thiết lập sẵn. 
    - File được lưu lại tập trung trên ổ lưu trữ công ty quy định. 
    - Dữ liệu đầy đủ – trực quan 
Mẫu File PDF theo biểu mẫu của công ty đã được tích hợp sẵn

4. Thông báo quy trình gửi hiển thị trên dòng hoạt động:

Khi sử dụng tính năng này, bạn sẽ nhận được các thông báo theo dõi tiến trình xử lý của Tờ trình, trạng thái phê duyệt hoặc ý kiến bổ sung từ người duyệt.
  
    - Thông báo văn bản được duyệt và ban hành đến các thành viên tiếp nhận kịp thời. 
    - Kiểm soát được thành viên đã tiếp nhận thông tin 
    - Nội dung thông báo rõ ràng. 

5. Danh sách các đề xuất: 
    Tất cả các danh sách đề xuất, tờ trình được lưu trữ khoa học, dễ tìm kiếm bên trong khu vực quản lý của bạn, không còn lo ngại về việc thất lạc dữ liệu, và tìm thấy ngay khi cần tìm. 
    - Hệ thống tổng hợp tất cả các đề xuất của nhân sự trong công ty. 
    - Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất/ duyệt 
    - Lọc - tìm kiếm dễ dàng. 
Danh sách đề xuất


Có rất nhiều các quy trình có thể được số hoá với E-Office Vitranet24 và sau đây là một số quy trình tiêu biểu để quý đơn vị dễ hình dung:

Quy trình công tác
Giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi, nắm được kết quả từng bước duyệt và gửi quy trình tiện lợi trên hệ thống mà không phụ thuộc bản cứng.

Quy trình bao gồm các bước:
Lập đề xuất công tác => Gửi đến các cấp phê duyệt => Các tính năng hỗ trợ thêm => Trả về kết quả cho các bên









Quy trình văn phòng phẩm 
+ Giúp tổng hợp tất các đề xuất văn phòng phẩm của nhân sự trong công ty
+ Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất hoặc phê duyệt
+ Thống kê, báo cáo tổng chi phí văn phòng phẩm theo tháng
+ Các báo cáo chi tiết quá trình đặt mau được theo dõi tức thì trên hệ thống

Lập đề xuất công tác => Gửi đến các cấp phê duyệt => Trả về kết quả cho các bên => Các tính năng hỗ trợ thêm






… và nhiều quy trình tiện ích khác

Tự động hóa quy trình công việc giúp doanh nghiệp tháo gỡ các nút thắt thường gặp trong quá trình triển khai các quy trình trên giấy. Không còn tình trạng chậm tiến độ, khó cập nhật thông tin, ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ và chất lượng các công việc của doanh nghiệp. Việc trang bị một công cụ mạnh mẽ giúp bạn ghi nhận và từng bước cải tiến các quy trình nghiệp vụ tại doanh nghiệp là vô cùng cấp thiết. Hi vọng qua bài viết này quý đơn vị sẽ có thêm bộ công cụ tự động hoá quy trình hiệu quả và tiết kiệm chi phí. 

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể hơn về việc xây dựng các bộ quy trình tiện ích và hiệu quả:
+ Khu vực Hà Nội: 024.32.17.16.17
+ Khu vực Hồ Chí Minh: 028.73.09.60.77
+ Email: vitranet24@vivicorp.com
★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
6 cách sử dụng công nghệ để cải thiện năng suất làm việc
15.06.2024 31
Sử dụng công nghệ phù hợp có thể giúp cải thiện năng suất và duy trì sự gắn kết của người lao động với doanh nghiệp.
Forbes: Cách chọn chiến lược phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp
13.06.2024 72
Một tổ chức thường sử dụng một hoặc nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp để bao quát tất cả các khía cạnh hoạt động. Forbes chia sẻ ngắn gọn những điểm mà chủ doanh nghiệp nên cân nhắc trước khi quyết định chiến lược phần mềm cho doanh nghiệp mình.
9 công cụ giao tiếp, công tác hiệu quả cho doanh nghiệp lớn
06.06.2024 108
Các công cụ giao tiếp, cộng tác là chất keo gắn kết nội bộ, giúp tăng hiệu quả công và việc và cải thiện việc quản lý vận hành. Các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý hàng đầu từ Mỹ, đã gợi ý 10 công cụ giao tiếp, cộng tác hiệu quả mà các doanh nghiệp lớn nên tham khảo.
Tăng tốc độ giao tiếp, cộng tác với E-Office Vitranet24
05.06.2024 162
Bạn đang gặp khó khăn trong việc kết nối các nhân sự từ nhiều phòng ban, tìm kiếm tài liệu cũ, hay mất nhiều thời gian để gửi thông báo cho toàn bộ nhân viên? Văn phòng số Vitranet24 sẽ giúp bạn giải quyết ngay lập tức các vấn đề trên.
6 công nghệ doanh nghiệp cỡ vừa không nên bỏ qua
04.06.2024 129
Cho dù bạn đang muốn tối ưu hoạt động, bảo mật dữ liệu hay cải thiện quan hệ khách hàng, 6 công nghệ được gợi ý bởi các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý tiên tiến từ Mỹ sẽ hỗ trợ bạn.
5 CRM di động tốt nhất năm 2024
31.05.2024 116
Phần mềm CRM di động giúp doanh nghiệp quản lý và kết nối với khách hàng một cách dễ dàng mọi lúc mọi nơi, mang lại sức sống mới cho hoạt động kinh doanh. Các chuyên gia của Bitrix24 - công nghệ quản lý tiên tiến từ Mỹ đã gợi ý một vài CRM di động mạnh mẽ doanh nghiệp nên tham khảo.
6 xu hướng làm việc từ xa đang thay đổi cách làm việc hiện đại
31.05.2024 155
Xu hướng làm việc từ xa ngày càng được ưa chuộng trong những năm gần đây, định hình lại đáng kể cách chúng ta làm việc trong thời đại 4.0.
Số hóa các quy trình công việc với E-Office Vitranet24
23.05.2024 209
Có rất nhiều quy trình có thể được số hóa với E-Office Vitranet24. Dưới đây là một số quy trình tiêu biểu mà doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng.
Giải quyết khó khăn trong tương tác giao tiếp với E-Office Vitranet24
21.05.2024 223
E-Office Vitranet24 có bộ công cụ hỗ trợ giao tiếp, tương tác vô cùng hiệu quả. Giúp xây dựng môi trường cộng tác làm việc với tốc độ liên lạc tăng nhanh, đem lại hiệu quả cao.
7 công nghệ chuyển đổi số hữu ích cho doanh nghiệp
16.05.2024 227
Công nghệ chuyển đổi số không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra những cơ hội mới, thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo.
Nâng cao hiệu quả kinh doanh nhờ ứng dụng AI
14.05.2024 274
AI là một công cụ thiết thực, mạnh mẽ đang định hình lại cách chúng ta kinh doanh, giúp các hoạt động trở nên thông minh hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Dịch vụ tư vấn chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp
10.05.2024 342
Vitranet24 cung cấp dịch vụ tư vấn chuyển đổi số và triển khai các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp, giúp các đơn vị đẩy nhanh tự động hoá, tối ưu phương pháp quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Vì sao hệ thống ERP ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm?
08.05.2024 329
Trong thời kỳ chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, các phần mềm quản lý doanh nghiệp đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để quản trị toàn diện các hoạt động, gia tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót. Trong đó, hệ thống ERP đang được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Forbes: Tác động của chuyển đổi số đến mô hình kinh doanh
07.05.2024 380
Chuyển đổi số tác động đến nhiều mô hình kinh doanh truyền thống. Các công ty tích hợp công nghệ vào mô hình kinh doanh của mình để cải tiến hoặc tạo ra mô hình kinh doanh mới, phát triển hoạt động và đem đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Nhưng đồng thời cũng phải đối mặt với các thách thức mới trong thị trường cạnh tranh này.
Forbes: Tác động của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp
23.04.2024 685
Vì sao văn phòng số ngày càng trở nên cần thiết và được nhiều doanh nghiệp quan tâm? Forbes đã chỉ ra những tác động tích cực của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt hiện nay.
Quản lý
6 cách sử dụng công nghệ để cải thiện năng suất làm việc
15.06.2024 31
Sử dụng công nghệ phù hợp có thể giúp cải thiện năng suất và duy trì sự gắn kết của người lao động với doanh nghiệp.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 390
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Khai thác AI để vận hành xuất sắc trong sản xuất
20.05.2024 222
Trong kỷ nguyên sản xuất hiện đại, việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) vào các quy trình vận hành đã trở thành một chiến lược then chốt để đạt được Hoạt động xuất sắc và tối đa hóa các phương pháp Lean Six Sigma.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3025
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.