Cải thiện quản lý tài liệu với phần mềm quản lý văn bản

Cải thiện quản lý tài liệu với phần mềm quản lý văn bản
28.06.2024 249

Với sự gia tăng không ngừng số lượng tài liệu qua từng năm, phần mềm quản lý văn bản đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động và lưu trữ thông tin của một doanh nghiệp.

I. Phần mềm quản lý văn bản là gì?

Trước đây, việc lưu trữ văn bản và hình ảnh thường được thực hiện thủ công bằng cách phân loại, sắp xếp giấy tờ và sổ sách, sau đó đưa vào kho lưu trữ. Tuy nhiên, việc này tốn nhiều thời gian, công sức, diện tích lưu trữ và chi phí bảo quản cao. Ngược lại, sử dụng phần mềm quản lý văn bản đang được ưa chuộng trong thời đại số.

phan-mem-quan-ly-van-ban-1

Phần mềm quản lý văn bản giúp số hóa quản lý và lưu trữ tài liệu.

Phần mềm quản lý văn bản là ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ việc quản lý và tổ chức các tài liệu, văn bản liên quan trong môi trường làm việc. Phần mềm cung cấp đa dạng tính năng như tạo, chỉnh sửa, lưu trữ, xử lý các tài liệu, văn bản đến và đi. Hệ thống giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các cơ quan, doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tính bảo mật cho doanh nghiệp.

II. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản

Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản đang trở thành xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hiện nay.

phan-mem-quan-ly-van-ban-2

Sử dụng phần mềm đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và nhân viên.

1. Tối ưu không gian lưu trữ dữ liệu

Thay vì lưu trữ các tài liệu dưới dạng bản giấy, phần mềm quản lý văn bản này sẽ số hóa chúng thành dạng văn bản điện tử. Điều này cho phép doanh nghiệp lưu trữ với dung lượng không giới hạn, và sắp xếp chúng vào các thư mục khác nhau trong phần mềm.

2. Tiết kiệm chi phí

Việc số hóa hệ thống văn bản và công văn bằng phần mềm quản lý văn bản giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều loại chi phí. Nhờ đó, mà có thể cắt giảm các chi phí trực tiếp như không gian để lưu trữ tài liệu, mua tủ lưu trữ, chi phí mua giấy và mực in, chi phí cho máy in hay chuyển phát nhanh để thông báo cho nhân viên tại các cơ sở và chi nhánh làm việc.

Nhiều hệ thống quản lý văn bản hiện đại còn cung cấp lưu các mẫu báo cáo, đề xuất sẵn có giúp cho việc lập và gửi chúng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, tiết kiệm được thời gian, tiền bạc và công sức.

3. Bảo mật thông tin

phan-mem-quan-ly-van-ban-3

Bảo mật dữ liệu là ưu tiên hàng đầu.

Phần mềm quản lý văn bản thường có tính năng bảo mật cao giúp bảo vệ tài liệu của doanh nghiệp. Với các phần mềm lưu trữ tài liệu trên đám mây, bản sao lưu tự động các dữ liệu của doanh nghiệp có thể lấy lại bất cứ lúc nào. Việc phân quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu cũng thuận tiện hơn để đảm bảo an toàn thông tin.

Bên cạnh đó, các phần mềm quản lý tài liệu cũng có tính năng ghi nhận lại mọi lịch sử thay đổi của tài liệu. Nhờ vậy, tính minh bạch trong quá trình quản lý và sử dụng tài liệu của doanh nghiệp được tăng lên đáng kể.

4. Tối ưu và tiết kiệm thời gian tìm kiếm văn bản

Tối ưu thời gian tìm kiếm văn bản là một trong những yếu tố quan trọng đối với sự thành công của một doanh nghiệp. Trong quá trình quản lý văn bản, các công ty có thể lựa chọn sắp xếp hồ sơ theo nhiều cách khác nhau như chiều ngang (theo thời gian), chiều dọc (theo chủ đề), hoặc kết hợp cả hai. Tuy nhiên, việc tìm kiếm một tài liệu nào đó trong những chồng giấy tờ là một việc làm khó khăn và tốn thời gian.

Để giải quyết vấn đề này, phần mềm quản lý văn bản đã ra đời, giúp cho việc lưu trữ và quản lý văn bản trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Nhân viên có thể lưu trữ toàn bộ công văn và giấy tờ dưới dạng bản mềm, và tìm kiếm văn bản nhanh chóng với bộ lọc thông minh.

5. Rút ngắn thời gian xử lý văn bản

phan-mem-quan-ly-van-ban-4

Phê duyệt đề xuất nhanh chóng chỉ với 1 click.

Với sự hỗ trợ của hệ thống phần mềm quản lý văn bản, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa thời gian tìm kiếm và xử lý văn bản, tăng độ chính xác và hiệu quả trong công tác quản lý văn bản, đồng thời giảm thiểu tình trạng mất mát hoặc sai sót về tài liệu.

III. Nên lựa chọn phần mềm quản lý văn bản nào cho doanh nghiệp của bạn?

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý văn bản cho tổ chức của mình để cải thiện hiệu quả hoạt động, xin mời tham khảo giải pháp E-Office Vitranet24.

phan-mem-quan-ly-van-ban-5
Văn phòng số Vitranet24 giúp bạn tạo, chỉnh sửa, lưu trữ tài liệu dễ dàng.

Văn phòng số Vitranet24 là phần mềm giúp lưu trữ và xử lý văn bản thuận tiện. Bạn có thể xem hay phê duyệt tài liệu trực tuyến bất kỳ lúc nào, bất kỳ nơi đâu, qua máy tính hoặc di động.

Văn bản được quản lý khoa học và chặt chẽ, từ việc phân quyền quản lý, lưu trữ và tìm kiếm, cho đến việc chia sẻ tài liệu từ người này sang người khác, từ nhóm này sang nhóm khác… Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất/ xét duyệt. Danh sách văn bản đã ban hành được tổng hợp giúp người dùng dễ dàng tra cứu. Nhân sự công ty thấy được danh sách các văn bản ban hành nhưng được phân quyền mới có thể xem được chi tiết văn bản.

Phần mềm quản lý văn bản E-Office Vitranet24 được xây dựng trên nền tảng công nghệ uy tín, tiên tiến thế giới Bitrix24. Do đó, người sử dụng hoàn toàn có thể yên tâm về khả năng bảo mật dữ liệu và khả năng tích hợp với các ứng dụng khác của riêng doanh nghiệp hay bên thứ ba.

Với 16+ năm kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự cho Quý khách hàng đang cần giải pháp phần mềm quản lý văn bản.

IV. Lời kết

Phần mềm quản lý văn bản là một bước tiến công nghệ tuyệt vời, là một trong những loại phần mềm quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động trong thời đại số.

(Bài viết được chuyên gia Vitranet24 tổng hợp thông tin từ các trang tư vấn quản lý uy tín tại Việt Nam)


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
9 lợi ích của phần mềm văn phòng điện tử
25.07.2024 72
Phần mềm văn phòng điện tử đang được ưa chuộng sử dụng tại nhiều doanh nghiệp bởi những lợi ích nó đem lại trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động.
Forbes: Xu hướng công nghệ cho nửa cuối năm 2024
23.07.2024 62
Chúng ta nên phát triển những xu hướng nào nửa cuối 2024, và những gì nên loại bỏ để có thể phát triển doanh nghiệp tốt hơn?
Làm sao lựa chọn CRM bất động sản phù hợp nhất?
23.07.2024 212
Một CRM bất động sản phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn là rất quan trọng để chuẩn hóa quy trình, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và chốt được nhiều giao dịch hơn.
Cải thiện vận hành với phần mềm quản trị doanh nghiệp
18.07.2024 279
Phần mềm quản trị doanh nghiệp là các các hệ thống và ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ, quản lý và tự động hóa các chức năng kinh doanh.
Vì sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý khách hàng?
10.07.2024 253
Trong thời đại số, việc quản lý và chăm sóc khách hàng là yếu tố không thể thiếu để tạo nên thành công của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu, chăm sóc khách hàng dễ dàng và hiệu quả hơn.
4 trụ cột của môi trường làm việc lành mạnh
05.07.2024 316
Một môi trường làm việc lành mạnh chắc chắn cần thiết cho sự thành công của doanh nghiệp. Nó giúp cải thiện sự hài lòng và năng suất của nhân viên, đồng thời giảm tỷ lệ vắng mặt và tỷ lệ thôi việc.
Cải thiện quản lý tài liệu với phần mềm quản lý văn bản
28.06.2024 250
Với sự gia tăng không ngừng số lượng tài liệu qua từng năm, phần mềm quản lý văn bản đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động và lưu trữ thông tin của một doanh nghiệp.
Forbes: 6 lợi ích chính của phần mềm quản lý quan hệ khách hàng
21.06.2024 421
Lợi ích của phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) trải dài trong toàn bộ chu trình bán hàng, từ việc xác định khách hàng tiềm năng cho đến việc khiến họ hài lòng và quay lại nhiều hơn.
Vì sao phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ cần thiết?
20.06.2024 316
Phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ là công cụ hàng đầu giúp giải quyết hiệu quả các vấn đề về quản lý và vận hành doanh nghiệp.
6 cách sử dụng công nghệ để cải thiện năng suất làm việc
15.06.2024 162
Sử dụng công nghệ phù hợp có thể giúp cải thiện năng suất và duy trì sự gắn kết của người lao động với doanh nghiệp.
Forbes: Cách chọn chiến lược phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp
13.06.2024 364
Một tổ chức thường sử dụng một hoặc nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp để bao quát tất cả các khía cạnh hoạt động. Forbes chia sẻ ngắn gọn những điểm mà chủ doanh nghiệp nên cân nhắc trước khi quyết định chiến lược phần mềm cho doanh nghiệp mình.
9 công cụ giao tiếp, công tác hiệu quả cho doanh nghiệp lớn
06.06.2024 225
Các công cụ giao tiếp, cộng tác là chất keo gắn kết nội bộ, giúp tăng hiệu quả công và việc và cải thiện việc quản lý vận hành. Các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý hàng đầu từ Mỹ, đã gợi ý 10 công cụ giao tiếp, cộng tác hiệu quả mà các doanh nghiệp lớn nên tham khảo.
Tăng tốc độ giao tiếp, cộng tác với E-Office Vitranet24
05.06.2024 284
Bạn đang gặp khó khăn trong việc kết nối các nhân sự từ nhiều phòng ban, tìm kiếm tài liệu cũ, hay mất nhiều thời gian để gửi thông báo cho toàn bộ nhân viên? Văn phòng số Vitranet24 sẽ giúp bạn giải quyết ngay lập tức các vấn đề trên.
6 công nghệ doanh nghiệp cỡ vừa không nên bỏ qua
04.06.2024 226
Cho dù bạn đang muốn tối ưu hoạt động, bảo mật dữ liệu hay cải thiện quan hệ khách hàng, 6 công nghệ được gợi ý bởi các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý tiên tiến từ Mỹ sẽ hỗ trợ bạn.
5 CRM di động tốt nhất năm 2024
31.05.2024 246
Phần mềm CRM di động giúp doanh nghiệp quản lý và kết nối với khách hàng một cách dễ dàng mọi lúc mọi nơi, mang lại sức sống mới cho hoạt động kinh doanh. Các chuyên gia của Bitrix24 - công nghệ quản lý tiên tiến từ Mỹ đã gợi ý một vài CRM di động mạnh mẽ doanh nghiệp nên tham khảo.
Quản lý
9 lợi ích của phần mềm văn phòng điện tử
25.07.2024 72
Phần mềm văn phòng điện tử đang được ưa chuộng sử dụng tại nhiều doanh nghiệp bởi những lợi ích nó đem lại trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 484
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Khai thác AI để vận hành xuất sắc trong sản xuất
20.05.2024 344
Trong kỷ nguyên sản xuất hiện đại, việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) vào các quy trình vận hành đã trở thành một chiến lược then chốt để đạt được Hoạt động xuất sắc và tối đa hóa các phương pháp Lean Six Sigma.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3108
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.