Với sự gia tăng không ngừng số lượng tài liệu qua từng năm, phần mềm quản lý văn bản đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động và lưu trữ thông tin của một doanh nghiệp.

I. Phần mềm quản lý văn bản là gì?

Trước đây, việc lưu trữ văn bản và hình ảnh thường được thực hiện thủ công bằng cách phân loại, sắp xếp giấy tờ và sổ sách, sau đó đưa vào kho lưu trữ. Tuy nhiên, việc này tốn nhiều thời gian, công sức, diện tích lưu trữ và chi phí bảo quản cao. Ngược lại, sử dụng phần mềm quản lý văn bản đang được ưa chuộng trong thời đại số.

Phần mềm quản lý văn bản giúp số hóa quản lý và lưu trữ tài liệu.

Phần mềm quản lý văn bản là ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ việc quản lý và tổ chức các tài liệu, văn bản liên quan trong môi trường làm việc. Phần mềm cung cấp đa dạng tính năng như tạo, chỉnh sửa, lưu trữ, xử lý các tài liệu, văn bản đến và đi. Hệ thống giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các cơ quan, doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tính bảo mật cho doanh nghiệp.

II. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản

Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản đang trở thành xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hiện nay.

Sử dụng phần mềm đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và nhân viên.

1. Tối ưu không gian lưu trữ dữ liệu

Thay vì lưu trữ các tài liệu dưới dạng bản giấy, phần mềm quản lý văn bản này sẽ số hóa chúng thành dạng văn bản điện tử. Điều này cho phép doanh nghiệp lưu trữ với dung lượng không giới hạn, và sắp xếp chúng vào các thư mục khác nhau trong phần mềm.

2. Tiết kiệm chi phí

Việc số hóa hệ thống văn bản và công văn bằng phần mềm quản lý văn bản giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều loại chi phí. Nhờ đó, mà có thể cắt giảm các chi phí trực tiếp như không gian để lưu trữ tài liệu, mua tủ lưu trữ, chi phí mua giấy và mực in, chi phí cho máy in hay chuyển phát nhanh để thông báo cho nhân viên tại các cơ sở và chi nhánh làm việc.

Nhiều hệ thống quản lý văn bản hiện đại còn cung cấp lưu các mẫu báo cáo, đề xuất sẵn có giúp cho việc lập và gửi chúng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, tiết kiệm được thời gian, tiền bạc và công sức.

3. Bảo mật thông tin

Bảo mật dữ liệu là ưu tiên hàng đầu.

Phần mềm quản lý văn bản thường có tính năng bảo mật cao giúp bảo vệ tài liệu của doanh nghiệp. Với các phần mềm lưu trữ tài liệu trên đám mây, bản sao lưu tự động các dữ liệu của doanh nghiệp có thể lấy lại bất cứ lúc nào. Việc phân quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu cũng thuận tiện hơn để đảm bảo an toàn thông tin.

Bên cạnh đó, các phần mềm quản lý tài liệu cũng có tính năng ghi nhận lại mọi lịch sử thay đổi của tài liệu. Nhờ vậy, tính minh bạch trong quá trình quản lý và sử dụng tài liệu của doanh nghiệp được tăng lên đáng kể.

4. Tối ưu và tiết kiệm thời gian tìm kiếm văn bản

Tối ưu thời gian tìm kiếm văn bản là một trong những yếu tố quan trọng đối với sự thành công của một doanh nghiệp. Trong quá trình quản lý văn bản, các công ty có thể lựa chọn sắp xếp hồ sơ theo nhiều cách khác nhau như chiều ngang (theo thời gian), chiều dọc (theo chủ đề), hoặc kết hợp cả hai. Tuy nhiên, việc tìm kiếm một tài liệu nào đó trong những chồng giấy tờ là một việc làm khó khăn và tốn thời gian.

Để giải quyết vấn đề này, phần mềm quản lý văn bản đã ra đời, giúp cho việc lưu trữ và quản lý văn bản trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Nhân viên có thể lưu trữ toàn bộ công văn và giấy tờ dưới dạng bản mềm, và tìm kiếm văn bản nhanh chóng với bộ lọc thông minh.

5. Rút ngắn thời gian xử lý văn bản

Phê duyệt đề xuất nhanh chóng chỉ với 1 click.

Với sự hỗ trợ của hệ thống phần mềm quản lý văn bản, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa thời gian tìm kiếm và xử lý văn bản, tăng độ chính xác và hiệu quả trong công tác quản lý văn bản, đồng thời giảm thiểu tình trạng mất mát hoặc sai sót về tài liệu.

III. Nên lựa chọn phần mềm quản lý văn bản nào cho doanh nghiệp của bạn?

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý văn bản cho tổ chức của mình để cải thiện hiệu quả hoạt động, xin mời tham khảo giải pháp E-Office Vitranet24.

Văn phòng số Vitranet24 là phần mềm giúp lưu trữ và xử lý văn bản thuận tiện. Bạn có thể xem hay phê duyệt tài liệu trực tuyến bất kỳ lúc nào, bất kỳ nơi đâu, qua máy tính hoặc di động.

Văn bản được quản lý khoa học và chặt chẽ, từ việc phân quyền quản lý, lưu trữ và tìm kiếm, cho đến việc chia sẻ tài liệu từ người này sang người khác, từ nhóm này sang nhóm khác… Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất/ xét duyệt. Danh sách văn bản đã ban hành được tổng hợp giúp người dùng dễ dàng tra cứu. Nhân sự công ty thấy được danh sách các văn bản ban hành nhưng được phân quyền mới có thể xem được chi tiết văn bản.

Phần mềm quản lý văn bản E-Office Vitranet24 được xây dựng trên nền tảng công nghệ uy tín, tiên tiến thế giới Bitrix24. Do đó, người sử dụng hoàn toàn có thể yên tâm về khả năng bảo mật dữ liệu và khả năng tích hợp với các ứng dụng khác của riêng doanh nghiệp hay bên thứ ba.

Với 16+ năm kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự cho Quý khách hàng đang cần giải pháp phần mềm quản lý văn bản.

IV. Lời kết

Phần mềm quản lý văn bản là một bước tiến công nghệ tuyệt vời, là một trong những loại phần mềm quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động trong thời đại số.

(Bài viết được chuyên gia Vitranet24 tổng hợp thông tin từ các trang tư vấn quản lý uy tín tại Việt Nam)