Quá trình làm việc và quản lý hàng ngày chúng ta thường bắt gặp rất nhiều các đề xuất, tờ trình cần gửi tới cấp quản lý xin phê duyệt hoặc hướng dẫn thực hiện. Là một nhân viên không ít lần bạn gặp tình trạng loay hoay với việc tìm các biểu mẫu tờ trình tại công ty, chờ đợi ý kiến phê duyệt và không biết đề xuất của mình đã được cấp trên duyệt hay chưa. Bên cạnh đó, việc thực hiện thủ công bằng bản cứng gây mất thời gian và không nắm được thông tin ý kiến phản hồi của các cấp lãnh đạo. Là một nhà quản lý, với khối lượng công việc bận rộn hàng ngày, bạn cần một công cụ hỗ trợ quản lý các tờ trình của nhân viên, lưu lại lịch sử phê duyệt và cảnh báo cho bạn những tờ trình cần phê duyệt sớm. Nếu đây là các vấn đề bạn đang gặp phải hàng ngày thì bài viết này chính xác dành cho bạn.
Chúng tôi sẽ giới thiệu tới bạn một công cụ giúp bạn quản lý các Tờ trình và xây dựng các quy trình phê duyệt tự động hiệu quả và giảm thiểu chi phí thủ công trước đây, được tích hợp sẵn trong hệ thống E-Office Vitranet24.
Tổng quan về Quy trình tự động hoá E-Office Vitranet24:
E-Office Vitranet24 là mô hình văn phòng điện tử trực tuyến nơi diễn ra các hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp trên môi trường số. Khi triển khai hệ thống sẽ được trang bị công cụ quản lý Quy trình và tờ trình theo các thông tin yêu cầu cần thiết từ quý doanh nghiệp. Chúng tôi gọi đó là tính năng “Quy trình phê duyệt tờ trình tự động ver1.0”.
(Các bước cơ bản diễn ra khi lập một tờ trình và đi qua các cấp duyệt trên
hệ thống E-Office)
Lợi ích mang lại khi sử dụng Quy trình tờ trình tự động của Vitranet24:
+ Các Tờ trình cần trình duyệt sẽ được đảm bảo theo form mẫu có sẵn của doanh nghiệp và quản lý bằng các mã văn bản do đơn vị có thể tự thiết lập. Các đề xuất cần xét duyệt sẽ được chuyển tự động đến người phê duyệt theo quy trình chuẩn của công ty.
+ Mỗi đề xuất đều được liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban – Bộ phận để đảm bảo tính liên thông dữ liệu, giảm thiểu rủi ro bị duyệt xót hoặc gửi tới sai người nhận. Từ đó việc kiểm duyệt sẽ diễn ra nhanh chóng, chính xác.
+ Đặc biệt người quản lý có thể phê duyệt quy trình khi đang ở bất cứ đâu, trên mọi thiết bị.
+ Từng văn bản ban hành được ghi nhận lại rõ ràng, số người đã đọc và chưa đọc thông báo sẽ được hiện thị trên bảng tin.
+ Đảm bảo văn bản được truyền thông kịp thời đến đúng đối tượng. Thông tin luôn được lưu trữ an toàn, tính bảo mật cao.
- Ưu điểm nổi bật của “Quy trình tờ trình Vitranet24”
• Hệ thống định nghĩa sẵn các form tờ trình theo mẫu của riêng doanh nghiệp
• Kiểm duyệt nhanh, chính xác, thuận tiện trên nhiều thiết bị
• Bảo đảm truyền thông, bảo mật.
• Phân loại, Lưu trữ, tìm kiếm, hiệu quả.
• Giảm thiểu chi phí, thời gian, nguồn lực.
• Ban hành văn bản đã được phê duyệt theo quy định (form mẫu, mã văn bản).
• Ghi nhận lịch sử xem xét – duyệt theo từng đề xuất.
• Kiểm soát được người đã đọc – chưa đọc thông báo trên bản tin.
• Liên kết chặt chẽ với các phòng ban – bộ phận.
Dưới đây là chi tiết cách thực hiện cho Quy trình tờ trình được thực hiện trong E-Office Vitranet24:
1. Lập đề xuất: Bước đầu tiên khi sử dụng là lập các đề xuất để gửi tới người phụ trách duyệt.
- Ở bước này, người sử dụng sẽ có Mẫu form đề xuất hiển thị với đầy đủ với các trường thông tin rõ ràng.
- Quy trình giúp người đề xuất dễ dàng thực hiện việc lập đề xuất, hạn chế các giấy tờ bản cứng như trước đây.
Mẫu form biểu có trong quy trình lập đề xuất
2. Kiểm soát đề xuất
E-Office cho phép thiết lập các bước duyệt và người duyệt trên hệ thống, quản lý và theo dõi dễ dàng tình trạng duyệt và cảnh báo nhắc nhở thời hạn duyệt tới người phụ trách.
- Chủ động trong việc kiểm soát từng bước đề xuất duyệt
- Cảnh báo nhắc nhở duyệt tờ trình/ quá hạn duyệt tờ trình.
Các cảnh báo đề xuất của quy trình
3. File PDF hoàn chỉnh hiển thị xem trước khi trình duyệt:
Các mẫu file được tự động sinh ra trong quy trình giúp người thao tác không mất công đi tìm các form biểu và dễ dàng xuất file PDF để lưu trữ nếu cần.
- Tự động sinh mã tờ trình theo quy tắc.
- Tự động chèn header theo công ty.
- Hiển thị thông tin các thành viên duyệt.
- Chèn chữ ký được thiết lập sẵn.
- File được lưu lại tập trung trên ổ lưu trữ công ty quy định.
- Dữ liệu đầy đủ – trực quan
Mẫu File PDF theo biểu mẫu của công ty đã được tích hợp sẵn
4. Thông báo quy trình gửi hiển thị trên dòng hoạt động:
Khi sử dụng tính năng này, bạn sẽ nhận được các thông báo theo dõi tiến trình xử lý của Tờ trình, trạng thái phê duyệt hoặc ý kiến bổ sung từ người duyệt.
- Thông báo văn bản được duyệt và ban hành đến các thành viên tiếp nhận kịp thời.
- Kiểm soát được thành viên đã tiếp nhận thông tin
- Nội dung thông báo rõ ràng.
5. Danh sách các đề xuất:
Tất cả các danh sách đề xuất, tờ trình được lưu trữ khoa học, dễ tìm kiếm bên trong khu vực quản lý của bạn, không còn lo ngại về việc thất lạc dữ liệu, và tìm thấy ngay khi cần tìm.
- Hệ thống tổng hợp tất cả các đề xuất của nhân sự trong công ty.
- Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất/ duyệt
- Lọc - tìm kiếm dễ dàng.
Danh sách đề xuất
Với hệ thống quản lý tờ trình và đề xuất này,
E-Office Vitranet24 giúp số hoá và tự động hoá hầu hết các quy trình văn bản tại doanh nghiệp, giúp cắt giảm đáng kể chi phí thư tín, in ấn giấy tờ và không gian lưu trữ vật lý.
Các nghiệp vụ phê duyệt và đề xuất được tiến hành nhanh chóng, không gây mất thời gian. Việc kiểm soát các quy trình sẽ diễn ra một cách chặt chẽ, người dùng sẽ dễ dàng theo dõi đánh giá và có các thông tin kịp thời để giải quyết công việ của mình. Từ đó dẫn đến việc cải tiến nâg cao tốc độ công việc, từng bước sống tốt trong kỷ nguyên số.
Tiếng Anh
Tiếng Việt
420
Xem chi tiết
