QUẢN LÝ TỜ TRÌNH VÀ XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT TỰ ĐỘNG CHỈ VỚI VÀI CLICK!

QUẢN LÝ TỜ TRÌNH VÀ XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT TỰ ĐỘNG CHỈ VỚI VÀI CLICK!
30.03.2022 1432

  Quá trình làm việc và quản lý hàng ngày chúng ta thường bắt gặp rất nhiều các đề xuất, tờ trình cần gửi tới cấp quản lý xin phê duyệt hoặc hướng dẫn thực hiện. Là một nhân viên không ít lần bạn gặp tình trạng loay hoay với việc tìm các biểu mẫu tờ trình tại công ty, chờ đợi ý kiến phê duyệt và không biết đề xuất của mình đã được cấp trên duyệt hay chưa. Bên cạnh đó, việc thực hiện thủ công bằng bản cứng gây mất thời gian và không nắm được thông tin ý kiến phản hồi của các cấp lãnh đạo. Là một nhà quản lý, với khối lượng công việc bận rộn hàng ngày, bạn cần một công cụ hỗ trợ quản lý các tờ trình của nhân viên, lưu lại lịch sử phê duyệt và cảnh báo cho bạn những tờ trình cần phê duyệt sớm. Nếu đây là các vấn đề bạn đang gặp phải hàng ngày thì bài viết này chính xác dành cho bạn.

   Chúng tôi sẽ giới thiệu tới bạn một công cụ giúp bạn quản lý các Tờ trình và xây dựng các quy trình phê duyệt tự động hiệu quả và giảm thiểu chi phí thủ công trước đây, được tích hợp sẵn trong hệ thống E-Office Vitranet24.

   Tổng quan về Quy trình tự động hoá E-Office Vitranet24:

   E-Office Vitranet24 là mô hình văn phòng điện tử trực tuyến nơi diễn ra các hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp trên môi trường số. Khi triển khai hệ thống sẽ được trang bị công cụ quản lý Quy trình và tờ trình theo các thông tin yêu cầu cần thiết từ quý doanh nghiệp. Chúng tôi gọi đó là tính năng “Quy trình phê duyệt tờ trình tự động ver1.0”.
(Các bước cơ bản diễn ra khi lập một tờ trình và đi qua các cấp duyệt trên
hệ thống E-Office)

Lợi ích mang lại khi sử dụng Quy trình tờ trình tự động của Vitranet24:

   + Các Tờ trình cần trình duyệt sẽ được đảm bảo theo form mẫu có sẵn của doanh nghiệp và quản lý bằng các mã văn bản do đơn vị có thể tự thiết lập. Các đề xuất cần xét duyệt sẽ được chuyển tự động đến người phê duyệt theo quy trình chuẩn của công ty.
 
   + Mỗi đề xuất đều được liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban – Bộ phận để đảm bảo tính liên thông dữ liệu, giảm thiểu rủi ro bị duyệt xót hoặc gửi tới sai người nhận. Từ đó việc kiểm duyệt sẽ diễn ra nhanh chóng, chính xác.
 
   + Đặc biệt người quản lý có thể phê duyệt quy trình khi đang ở bất cứ đâu, trên mọi thiết bị.
 
    + Từng văn bản ban hành được ghi nhận lại rõ ràng, số người đã đọc và chưa đọc thông báo sẽ được hiện thị trên bảng tin.
 
    + Đảm bảo văn bản được truyền thông kịp thời đến đúng đối tượng. Thông tin luôn được lưu trữ an toàn, tính bảo mật cao.
 
    - Ưu điểm nổi bật của “Quy trình tờ trình Vitranet24”
     • Hệ thống định nghĩa sẵn các form tờ trình theo mẫu của riêng doanh nghiệp
     • Kiểm duyệt nhanh, chính xác, thuận tiện trên nhiều thiết bị
     • Bảo đảm truyền thông, bảo mật.
     • Phân loại, Lưu trữ, tìm kiếm, hiệu quả.
     • Giảm thiểu chi phí, thời gian, nguồn lực.
     • Ban hành văn bản đã được phê duyệt theo quy định (form mẫu, mã văn bản).
     • Ghi nhận lịch sử xem xét – duyệt theo từng đề xuất.
     • Kiểm soát được người đã đọc – chưa đọc thông báo trên bản tin.
     • Liên kết chặt chẽ với các phòng ban – bộ phận.

Dưới đây là chi tiết cách thực hiện cho Quy trình tờ trình được thực hiện trong E-Office Vitranet24:

   1. Lập đề xuất: Bước đầu tiên khi sử dụng là lập các đề xuất để gửi tới người phụ trách duyệt.

    - Ở bước này, người sử dụng sẽ có Mẫu form đề xuất hiển thị với đầy đủ với các trường thông tin rõ ràng.
    - Quy trình giúp người đề xuất dễ dàng thực hiện việc lập đề xuất, hạn chế các giấy tờ bản cứng như trước đây.

 Mẫu form biểu có trong quy trình lập đề xuất

2. Kiểm soát đề xuất

E-Office cho phép thiết lập các bước duyệt và người duyệt trên hệ thống, quản lý và theo dõi dễ dàng tình trạng duyệt và cảnh báo nhắc nhở thời hạn duyệt tới người phụ trách.
    - Chủ động trong việc kiểm soát từng bước đề xuất duyệt
    - Cảnh báo nhắc nhở duyệt tờ trình/ quá hạn duyệt tờ trình.

Các cảnh báo đề xuất của quy trình

3. File PDF hoàn chỉnh hiển thị xem trước khi trình duyệt:

    Các mẫu file được tự động sinh ra trong quy trình giúp người thao tác không mất công đi tìm các form biểu và dễ dàng xuất file PDF để lưu trữ nếu cần.
    - Tự động sinh mã tờ trình theo quy tắc.
    - Tự động chèn header theo công ty.
    - Hiển thị thông tin các thành viên duyệt.
    - Chèn chữ ký được thiết lập sẵn.
    - File được lưu lại tập trung trên ổ lưu trữ công ty quy định.
    - Dữ liệu đầy đủ – trực quan
Mẫu File PDF theo biểu mẫu của công ty đã được tích hợp sẵn

4. Thông báo quy trình gửi hiển thị trên dòng hoạt động:

Khi sử dụng tính năng này, bạn sẽ nhận được các thông báo theo dõi tiến trình xử lý của Tờ trình, trạng thái phê duyệt hoặc ý kiến bổ sung từ người duyệt.
 
    - Thông báo văn bản được duyệt và ban hành đến các thành viên tiếp nhận kịp thời.
    - Kiểm soát được thành viên đã tiếp nhận thông tin
    - Nội dung thông báo rõ ràng.

5. Danh sách các đề xuất:
    Tất cả các danh sách đề xuất, tờ trình được lưu trữ khoa học, dễ tìm kiếm bên trong khu vực quản lý của bạn, không còn lo ngại về việc thất lạc dữ liệu, và tìm thấy ngay khi cần tìm.
    - Hệ thống tổng hợp tất cả các đề xuất của nhân sự trong công ty.
    - Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất/ duyệt
    - Lọc - tìm kiếm dễ dàng.
Danh sách đề xuất

    Với hệ thống quản lý tờ trình và đề xuất này, E-Office Vitranet24 giúp số hoá và tự động hoá hầu hết các quy trình văn bản tại doanh nghiệp, giúp cắt giảm đáng kể chi phí thư tín, in ấn giấy tờ và không gian lưu trữ vật lý.
 
    Các nghiệp vụ phê duyệt và đề xuất được tiến hành nhanh chóng, không gây mất thời gian. Việc kiểm soát các quy trình sẽ diễn ra một cách chặt chẽ, người dùng sẽ dễ dàng theo dõi đánh giá và có các thông tin kịp thời để giải quyết công việ của mình. Từ đó dẫn đến việc cải tiến nâg cao tốc độ công việc, từng bước sống tốt trong kỷ nguyên số.
 
Mời bạn tìm đọc các thông tin liên quan về Quy trình và Tờ trình tự động tại doanh nghiệp:
Ứng dụng Quy trình tự động hoá: https://vitranet24.com/tin-quan-ly/tu-dong-hoa-bang-quy-trinh.html
Tìm hiểu về E-Office Vitranet24: 
https://vitranet24.com/san-pham-dich-vu/eoffice/
E-Office môi trường làm việc của tương lai: 
https://vitranet24.com/tin-quan-ly/tim-hieu-van-phong-dien-tu.html

★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
“Cẩm nang” tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp viễn thông từ Oliver Wyman
06.12.2023 261
Oliver Wyman - công ty tư vấn quản lý đa quốc gia đã chỉ ra một số chiến lược chính để thúc đẩy tăng trưởng doanh thu cho các danh nghiệp viễn thông trong bối cảnh suy thoái kinh tế.
Báo Công Thương nói về hệ sinh thái “Văn phòng điện tử trực tuyến"
01.12.2023 78
Báo Công thương nhắc đến thành tựu trong dự án triển khai văn phòng số cho công ty Behn Meyer Việt Nam của Vitranet24 và tầm quan trọng của việc xây dựng các Hệ thống "Văn phòng điện tử" tại doanh nghiệp.
Big Data tạo nên cuộc cách mạng trong ngành Logistics
01.12.2023 165
Big data được xem như là một công cụ hỗ trợ quan trọng không thể thiếu cho nhiều doanh nghiệp trong việc phát triển chiến lược kinh doanh. Lĩnh vực Logistics cũng không ngoại lệ, Big data góp phần quan trọng trong việc phát triển và mở rộng chuỗi cung ứng trên thị trường.
Động lực thúc đẩy chuyển đổi số ngành ngân hàng
29.11.2023 142
Theo PwC, động lực chính thúc đẩy số hóa dịch vụ ngân hàng tại Đông Nam Á là cải thiện trải nghiệm dịch vụ ngân hàng của khách hàng. Các ngân hàng cũng kỳ vọng sẽ tăng lợi nhuận bằng các tăng doanh thu và giảm chi phí hoạt động.
Chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
25.11.2023 125
Đối với những doanh nghiệp nhỏ với số vốn ít và khả năng đầu tư vào công nghệ còn hạn chế, họ nên làm gì để chuyển đổi số?
Nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp với phần mềm quản lý dự án
14.11.2023 232
Triển khai phần mềm quản lý dự án là giải pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm mục đích nâng cao chất lượng và tối ưu nguồn lực trong thời kỳ chuyển đổi số.
7 yếu tố quan trọng giúp triển khai văn phòng số thành công cho doanh nghiệp
11.11.2023 122
Trước tình hình kinh tế suy thoái và tác động của cuộc cách mạng công nghệ 4.0, ứng dụng công nghệ vào xây dựng văn phòng số linh hoạt, kết nối liền mạch từ xa được xem là một trong những chiến lược hiệu quả nhất để cải thiện hoạt động kinh doanh.
Tự động hóa quy trình nghiệp vụ tại doanh nghiệp - nhu cầu cấp thiết trong chuyển đổi số!
09.11.2023 502
Theo xu thế của thời đại công nghệ 4.0, tự động hóa quy trình đã trở thành nhu cầu cấp thiết mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần nghiêm túc triển khai.
Chuyển đổi số ngành bán lẻ: thực trạng và những lợi ích thiết thực
09.11.2023 417
Ngành bán lẻ đang chứng kiến sự thay đổi nhanh chóng của hành vi mua sắm của người tiêu dùng trong quá trình chuyển đổi số.
Tầm quan trọng của "Văn phòng điện tử" và cách xây dựng hệ thống E-Office cho doanh nghiệp!
07.11.2023 1355
Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển phát triển bùng nổ như hiện nay, "Văn phòng số" hay hệ thống quản lý E-Office ngày càng trở nên cần thiết và được quan tâm tại nhiều doanh nghiệp, tổ chức.
Văn phòng số – Giải pháp vận hành tối ưu cho mọi doanh nghiệp
01.11.2023 479
Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 và đại dịch COVID-19 đã thúc đẩy quá trình chuyển đổi số tại nơi làm việc diễn ra nhanh hơn bao giờ hết. Trong đó, thách thức đối với nhiều doanh nghiệp là nhận ra tiềm năng và triển khai giải pháp văn phòng số hiệu quả.
Vì sao doanh nghiệp cần có chiến lược giữ chân khách hàng?
26.10.2023 590
Đi đâu để tìm được nhóm đối tượng dễ bán hàng nhất?
QUẢN LÝ TÀI LIỆU: Lợi ích và Giải pháp hiện đại đến từ Vitranet24
20.10.2023 791
Trong thế giới số hóa hiện nay, việc quản lý tài liệu đã trở thành một yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và mượt mà. Dưới đây, chúng tôi sẽ nêu rõ các lợi ích khi bạn áp dụng bảo quản tài liệu đúng cách và làm thế nào sản phẩm phần mềm Bitrix24 của chúng tôi có thể giúp bạn đạt được mục tiêu đó. 
Top 5 phần mềm quản lý doanh nghiệp được tin dùng nhất hiện nay
10.10.2023 497
Trong thời đại 4.0, phần mềm quản lý doanh nghiệp trở thành công cụ đắc lực để thúc đẩy chuyển đổi số, nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu chi phí.
CRM Bitrix24 top 3 hệ thống chăm sóc khách hàng đa kênh tốt nhất 2023 theo đánh giá của Forbes
07.10.2023 704
Theo Forbes, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM Bitrix24 được đánh giá là hệ thống Giao tiếp tích hợp tốt nhất.
Quản lý
“Cẩm nang” tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp viễn thông từ Oliver Wyman
06.12.2023 261
Oliver Wyman - công ty tư vấn quản lý đa quốc gia đã chỉ ra một số chiến lược chính để thúc đẩy tăng trưởng doanh thu cho các danh nghiệp viễn thông trong bối cảnh suy thoái kinh tế.

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 6910
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Nhìn lại 1 năm của ChatGPT: 5 cách “AI kỳ diệu” này đã thay đổi thế giới
04.12.2023 107
Chatbot trí tuệ nhân tạo (AI) ChatGPT của OpenAI ra mắt vào cuối năm 2022 và đã thay đổi nhiều lĩnh vực đời sống chỉ trong vòng một năm.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2621
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.